职务说明书编写要求

职务说明书

职务说明书（Job Description），也称岗位说明书或工作说明书

什么是职务说明书

职务说明书是工作分析人员根据某项职务工作的物质和环境特点，对工作人员必须具备的生理和心理需求进行的详细说明。它是职务分析的结果，是经职务分析形成的书面文件。

目录

• 1 什么是职务说明书

• 2 职务说明书的组成

• 3 职务说明书编制要点

• 4 职务说明书的内容

• 5 职务说明书的主要项目[1]

• 6 职务说明书的作用

•7 职务说明书的写作

•8 职务说明书的编写要求[1]

•9 职务说明书案例分析:

o9.1 案例一:理货员的职务说明书[2]

o9.2 案例二：财务经理的职务说明书[3]

•10 参考文献

职务说明书的组成

职务说明书由职务描述与职务规范两部分组成，这类似苏联劳动心理学家编制出的职业图谱和心理图谱，职业图谱是描述职业的社会经济的、制造技术的、卫生保健等特征；心理图谱分析了职业对于人的心理要求。职务说明书的精确与否将直接影响到职务分析的有效性。

1、职务描述

职务描述是经过职务分析收集资料后产生的。职务描述是说明某一职务的职务性质、责任权利关系、主体资格条件等内容的书面文件。

2、职务规范

职务规范是任职者任用条件的具体说明，二者结合起来构成了针对某一职务的完整、全面、详细的职务说明。

编写职务说明书就是编制职务描述和职务规范两个书面文件。职务规范集中于对任职人员的分析，职务描述侧重于反映工作定向分析的结果，职务描述可用于设计业绩评价形式，职务评价和建立报酬系统，能确定需要完成工作的教育和训练，为设计适当的招聘、选择、训练和开发计划提供依据。

职位说明书根据用途不同有各种不同的标准，通常使用的是内部管理用途的职位说明书，但是烽火猎聘公司根据招聘市场的特点，提出了招聘用职位说明书的提法。内部管理用途的职位说明书的一般是下面的有机组成部分构成的：

一、职位名称。例如，拿人力资源部门的经理来说，以下简称HRM。职位名称应该写为经理。

二、部门名称。HRM的部门名称应该写为人力资源部。

三、任职人。要写上任职人的名字。并要有任职人签字的地方，以示有效性。

四、直接主管。HRM的直接主管应该写为分管副总经理。要提供直接主管签字的地方，以示有效性。

五、任职时间。任职时间也就是生效时间，一般也就是与劳动合同的时间一致。

六、任职条件。包括学历要求，工作经验要求，特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模式，熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。

七、下属人数。指的是部门内所管辖的人数。

八、沟通关系。一般分为外部与内部两个层面。如HRM的内部沟通有分管副总经理，部门经理与员工。外部沟通有上级主管部门，所在城市人事劳动部门，各主要媒体或招聘网站，各主要培训机构，应聘人员或同行，相关行业协会。

九、职位设置的目的。如HRM的职位目的为：根据公司战略发展需求，设计运用人力资源管理模式和相关激励政策，激发员工潜力，开发人才，实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。

十、行政权限。指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限等。

十一、工作内容和职责。这是职位说明书重之又重的地方，所耗费的笔墨也最多。包括了职责范围与负责程度，衡量标准等。如HRM的职责包括这几方面：组织体系与制度；培训；人事考核与绩效评估；招聘；薪酬激励政策；职位管理，部门管理与建设等等。

十二、能力要求与个性倾向与特征等。属于个性化的东西，应该算是职位的修正要求吧。

十三、职业生涯发展规划。包括职位关系与理论支持。职位关系又分为直接晋升的职位，相关转换的职位，升迁至此的职位。理论支持是指学习和培训所达到的相关要求。

职务说明书编制要点

1、对职位的描述，不是任职者的现在工作

2、不局限于现状，着眼于组织设定岗位需要

3、针对对岗位而不是人

4、归纳而非罗列

职位说明书一般用表单形式编制，通常分七大部分设计表单：

1、基本信息：职位名称，部门，直接上级，所属下级，职责分析日期，编写日期等；

2、职位目的：对职位概述；

3、职责和权限：分主要职责权限、相关职责权限和临时性工作；

4、工作关系：分内部关系和外部关系，包括联系部门、人员；

5、任职资格：包括教育水平、工作经验、技能和水平、个性和品质等；

6、考核指标，权重，薪资等级，职位发展方向；

7、工作环境。

职务说明书的内容

职务说明书不存在标准格式，所以每个组织的职务说明和内容都不相同，但是作为一般规律都应说明所执行的工作、职务的目的和范围、员工为什么做工作、做什么工作及如何工作，参见表1：

表1 招聘助理的职务说明书

表1 招聘助理的职务说明书

多数职务描述有三个主要部分：职务头衔、职务确定和职务责任。职务说明书应具备以下各项内容：

1、职务的识别部分

这部分位于职务说明书的首部，有识别和确定某项职务的作用。主要内容有职务头衔、职务所在的部门、职务分析者及其向谁报告、最近修改职务说明书的时间和编号等等。其中职务名称头衔是其主要内容。

职务头衔是指对一组职位的称呼，如软件技术员、助理会计师等等。设定头衔有几个作用，第一头衔名称归纳职务活动的特点，对职务提示出一个整体概念以及职务的责任，如销售员名称会暗示该职务有销售特征和责任；第二它对员工有心理上的作用，如将拉圾清扫工作称为“清洁工程师”能提高这一职务在人们心中的地位；第三头衔也可反映出该职务与其他职务的关系、处于何种级别水平等，如助理工程师、初级工程师、高级工程师的头衔可说明职务的不同等级。

2、功能部分

功能部分是描述职务应完成的工作、任务和责任，说明工作活动本身的特性和进行工作的环境特性等等。这部分首先是确定组成职务的责任和任务。任务是指员工要完成的工作，或是制造产品或提供服务的行为。责任则是一系列主要任务的集合，职务的责任依据完成任务的花费的时间和重要性依优先次序排列。因此，有关职务责任说明通常按其重要的程度编写。

此外这部分说明劳动手段和工作环境。劳动手段即工人用来执行职务的具体活动的机器、工具、设备和辅助装置。工作环境是说明工作是处在何种环境状态完成的，如在室内外、温度、湿度，或是需站立、久坐、受电磁、噪音、有害气体、传染病等不良环境状态。它是提供员工的工作环境方面的信息。

3、职务说明部分

这部分反映为取得成功的职务绩效所需要的工人特性。通常是描述从事该职务的员工应该具备的经验、教育和培训等条件和特殊的知识、能力和技能等。

职务说明书的主要项目1）岗位基本信息。包括：岗位名称；直接上级岗位名称；所属部门；岗位编码；工资等级；定员人数；岗位性质。同时也可选择性地列出岗位分析人员姓名、人数和岗位分析结果的批准人等栏目。