商务信函格式PPT讲义版
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1、信头（Letter Head）
2、封内地址 ( Inside Address)
3、称呼 (Salutation)
4、事由 (Subject)
5、正文 (Body of the Letter)
6、结尾套语 （Complimentary Close）
7、签名（Signature）
8、附件（Enclosure）
签名落款之下，左对齐 Enc./Encl. 复数形式Encls
抄送（Carbon Copy）
• 位置： 附件之下， 左对齐 • 表示该信件 同时抄送给 他人
【例】 • C.C/ cc ：Mr Smith • cc to：Mr Smith • Copy to: Mr Smith • Copies to: Mr Smith
4、事由 subject line
• 位置： 1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线 • 例
1. Re: Your Βιβλιοθήκη Baidurder No.463 for1,000 Wide-screen TV Sets
2. SHEEP WOOL
5、正文 Body
• 函件只写在信纸的一面，很少两面都用。 • 如果正文较长，一页纸不够，第二页应至 少有三行正文，不可没有正文而只有一个签 名。 • 第一页最后一行的右边写上to be continued。 •第二页信纸不用信头，第一行要写上收信者 单位、页数和日期，如： xxx Company, —2— March 24, 2009
3、称呼——写信人对收信人的称呼
• 位置： 词首字母全 封内地址下，空两行，必须齐头 大写，结尾 用逗号 • 写法： 对男士（正规）：Dear Sir，Dear Sirs,或 Gentlemen: Gentlemen后用冒号 对女士（正规）：Dear Madam, Dear Mesdames, 对关系密切的商业伙伴：Dear Jack
• 位置： 齐头式靠左对齐，缩格式偏右 • 正规场合下常用： 第一个单词首字母大写， 末尾用逗号 1.Yours faithfully, 2.Yours truly, 3.Faithfully yours, 4.Truly yours,
7、签名 signature
结尾套语 手写签名
Yours faithfully, Pam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator Yours faithfully, Pam Lotis Inspection coordinator
附言（Postscript /P.S.）
• 用于补写要叙述的事情 • 一般地说，正式信件最好少用或不用。 • 可用来强调或提醒一些信中特别重要的 内容
必要部分
• • • • • • 信头 封内地址 称呼 正文 结尾套语 签字
附加部分
• • • • • • 经办人 信函编号 事由 附件 抄送 附言
外贸英语函电的特点？
2、夹杂大量的贸易术语、缩略语、缩 写词 FOB, CIF Shanghai B/L, L/C, BRGDS,TKS,ASAP, YL11/11RVD
外贸英语函电的特点？
3、与外贸业务实践密切相关 immediate shipment
国际惯例 30天内 美国 10天内
一、商务书信的组成部分(Text B) Parts of a Business Letter
1、信头 letter head
发信人的名称、地址、邮编、电 话号码、传真号码、电子信箱等联系 方式； • 发信日期（Date） • 信函编号（Reference Number）
•
2、封内地址 inside name and address
经办人——如收信人为某公司，而发信人要
求该公司某特定人收阅和经办，则可写上 Attention (缩写为Attn.)： • 位置： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 一般要加下划线 • 例 1. Attention: Mr. Smith ，Export Manager 2. Attention of Mr. Smith 3. To the attention of Mr. Smith
什么是外贸英语函电？
在国际商务往来中用 以传递信息、处理商务 事宜以及联络和沟通关 系的信函和电讯文书。
电讯文书
信函类型
• 商洽函 • 询问函 • 答复函 • 请求函 • 告知函 • 联系函
外贸英语函电的特点？
1、独特的语言风格和较正式用语 • We are in the market for silk blouses and should be pleased if you kindly quote us your price for the goods listed below: …… • enquiry, offer
For Ciba-Geigy Chemicals Co.
Ciba-Geigy Chemicals Co. Pam Lotis
Yours faithfully, L. Van Linde L. Van Linde
Manager, QAD Software Co.
打印签名 职务
公司名称
8、附件 enclosure
2、封内地址 ( Inside Address)
3、称呼 (Salutation)
4、事由 (Subject)
5、正文 (Body of the Letter)
6、结尾套语 （Complimentary Close）
7、签名（Signature）
8、附件（Enclosure）
签名落款之下，左对齐 Enc./Encl. 复数形式Encls
抄送（Carbon Copy）
• 位置： 附件之下， 左对齐 • 表示该信件 同时抄送给 他人
【例】 • C.C/ cc ：Mr Smith • cc to：Mr Smith • Copy to: Mr Smith • Copies to: Mr Smith
4、事由 subject line
• 位置： 1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线 • 例
1. Re: Your Βιβλιοθήκη Baidurder No.463 for1,000 Wide-screen TV Sets
2. SHEEP WOOL
5、正文 Body
• 函件只写在信纸的一面，很少两面都用。 • 如果正文较长，一页纸不够，第二页应至 少有三行正文，不可没有正文而只有一个签 名。 • 第一页最后一行的右边写上to be continued。 •第二页信纸不用信头，第一行要写上收信者 单位、页数和日期，如： xxx Company, —2— March 24, 2009
3、称呼——写信人对收信人的称呼
• 位置： 词首字母全 封内地址下，空两行，必须齐头 大写，结尾 用逗号 • 写法： 对男士（正规）：Dear Sir，Dear Sirs,或 Gentlemen: Gentlemen后用冒号 对女士（正规）：Dear Madam, Dear Mesdames, 对关系密切的商业伙伴：Dear Jack
• 位置： 齐头式靠左对齐，缩格式偏右 • 正规场合下常用： 第一个单词首字母大写， 末尾用逗号 1.Yours faithfully, 2.Yours truly, 3.Faithfully yours, 4.Truly yours,
7、签名 signature
结尾套语 手写签名
Yours faithfully, Pam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator Yours faithfully, Pam Lotis Inspection coordinator
附言（Postscript /P.S.）
• 用于补写要叙述的事情 • 一般地说，正式信件最好少用或不用。 • 可用来强调或提醒一些信中特别重要的 内容
必要部分
• • • • • • 信头 封内地址 称呼 正文 结尾套语 签字
附加部分
• • • • • • 经办人 信函编号 事由 附件 抄送 附言
外贸英语函电的特点？
2、夹杂大量的贸易术语、缩略语、缩 写词 FOB, CIF Shanghai B/L, L/C, BRGDS,TKS,ASAP, YL11/11RVD
外贸英语函电的特点？
3、与外贸业务实践密切相关 immediate shipment
国际惯例 30天内 美国 10天内
一、商务书信的组成部分(Text B) Parts of a Business Letter
1、信头 letter head
发信人的名称、地址、邮编、电 话号码、传真号码、电子信箱等联系 方式； • 发信日期（Date） • 信函编号（Reference Number）
•
2、封内地址 inside name and address
经办人——如收信人为某公司，而发信人要
求该公司某特定人收阅和经办，则可写上 Attention (缩写为Attn.)： • 位置： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 一般要加下划线 • 例 1. Attention: Mr. Smith ，Export Manager 2. Attention of Mr. Smith 3. To the attention of Mr. Smith
什么是外贸英语函电？
在国际商务往来中用 以传递信息、处理商务 事宜以及联络和沟通关 系的信函和电讯文书。
电讯文书
信函类型
• 商洽函 • 询问函 • 答复函 • 请求函 • 告知函 • 联系函
外贸英语函电的特点？
1、独特的语言风格和较正式用语 • We are in the market for silk blouses and should be pleased if you kindly quote us your price for the goods listed below: …… • enquiry, offer
For Ciba-Geigy Chemicals Co.
Ciba-Geigy Chemicals Co. Pam Lotis
Yours faithfully, L. Van Linde L. Van Linde
Manager, QAD Software Co.
打印签名 职务
公司名称
8、附件 enclosure