商务信函格式PPT讲义版
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第三节 商务函电PPT课件
贵公司开发之中的××公寓，属高档次花园式建筑，一俟完工， 定为北京增添新色。如在公寓中，配套使用，我方将不胜荣幸。望贵 公司垂询购买，早传佳音。
此致 敬礼
××厨具公司 ×年×月×日
拒不履约索赔书 ××公司：
关于合约的××号沙滩鞋600箱，按规定应于×月× 日前装运。将要到期时我方曾先后两次发函催促，未见办 理。考虑你方一时困难，而且一向履约情况较好，我方才 同意推迟装运时间，但不能超过两星期。函中还一再提请 你方注意，沙滩鞋的销售是受季节影响的，推迟太长时间， 对你方不利，但至今你方仍置之不理，我们对此深表遗憾。 货物积压仓库，已给我公司带来了很大的损失。为此我方 不得不撤消合约，开按合约规定向你方提出赔偿仓租×× 美元，保险费××美元，共计××美元。特此函达，希予 办理。
特此函达。 顺祝商祺！
上海光明装潢材料厂 2006年7月10日
写在最后
经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量 Study Constantly, And You Will Know Everything. The More
Yours faithfully, Tony smith
一、商务信函的含义
商务信函属于函的一种，是国内各商业 企业之间或国内商业企业与外商之间交 流信息、联系业务、洽谈贸易以及处理 商务问题时所使用的函件。
二、商务信函的特点
（一）商务性。 商务信函从内容到形式充满了强烈的商务色彩，它以洽淡生意为内
三、商务信函的种类
商务信函的种类繁多，可从不同的角度划分，这里主要从发函目的 和内容进行划分。
（一）联系函。 主要用于建立商务关系，原来未有业务往来的商业企业，在市场调查 中发现彼此间有建立业务关系的必要，其中一方通过发函联系，介绍自 己的经营范围，表示希望合作的意图，从而建立起双方的业务关系。 （二）询答函。 包括询问函和答复函两种，询问函是一方向对方询问商品的范围、 种类、质量标准和价格等。答复函即针对询问函提出的问题和要求作出 答复。 （三） 交涉函。
此致 敬礼
××厨具公司 ×年×月×日
拒不履约索赔书 ××公司：
关于合约的××号沙滩鞋600箱，按规定应于×月× 日前装运。将要到期时我方曾先后两次发函催促，未见办 理。考虑你方一时困难，而且一向履约情况较好，我方才 同意推迟装运时间，但不能超过两星期。函中还一再提请 你方注意，沙滩鞋的销售是受季节影响的，推迟太长时间， 对你方不利，但至今你方仍置之不理，我们对此深表遗憾。 货物积压仓库，已给我公司带来了很大的损失。为此我方 不得不撤消合约，开按合约规定向你方提出赔偿仓租×× 美元，保险费××美元，共计××美元。特此函达，希予 办理。
特此函达。 顺祝商祺！
上海光明装潢材料厂 2006年7月10日
写在最后
经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量 Study Constantly, And You Will Know Everything. The More
Yours faithfully, Tony smith
一、商务信函的含义
商务信函属于函的一种，是国内各商业 企业之间或国内商业企业与外商之间交 流信息、联系业务、洽谈贸易以及处理 商务问题时所使用的函件。
二、商务信函的特点
（一）商务性。 商务信函从内容到形式充满了强烈的商务色彩，它以洽淡生意为内
三、商务信函的种类
商务信函的种类繁多，可从不同的角度划分，这里主要从发函目的 和内容进行划分。
（一）联系函。 主要用于建立商务关系，原来未有业务往来的商业企业，在市场调查 中发现彼此间有建立业务关系的必要，其中一方通过发函联系，介绍自 己的经营范围，表示希望合作的意图，从而建立起双方的业务关系。 （二）询答函。 包括询问函和答复函两种，询问函是一方向对方询问商品的范围、 种类、质量标准和价格等。答复函即针对询问函提出的问题和要求作出 答复。 （三） 交涉函。
第六章商业信函的格式ppt2
组成部分分项示例
1. China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie 信头 Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@ Our Ref. Your Ref. 2. Date: 15th November, 20-日期
信函组成 部分示例
5.We thank you for your enquiry of 5 November.
In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply.
缩格式示例
St Gangsgatan 143 Stockholm, 105 45 Sweden Telex: 53892 SHELEC SS Tel: 46-8-738-6000 Fax: 46-8-738-6016 E-mail: hwlee@ Our Reference No. H/W—T008 Your Reference No.
《如何书写商业信函》课件
评估自己的写作水 平：通过阅读自己 的商业信函，找出 其中的不足之处， 如语法错误、拼写 错误、表达不清等。
改进写作技巧：针 对自己存在的问题， 学习并运用正确的 语法、拼写和表达 方式，提高自己的 写作水平。
寻求他人的帮助： 可以向老师、同事 或朋友寻求帮助， 让他们帮助自己找 出问题并提供改进 建议。
注意语气和措辞： 在写作商业信函 时，要注意语气 和措辞，使用礼 貌、专业、客观 的语言，以便建 立良好的商业关 系。
Part 收件人姓名] 先生/女士”
问候：使用礼 貌用语，如 “您好”、
“早上好”、 “晚上好”等
结尾：使用敬 语，如“此
致”、“敬礼” 等
提供一些商业信函写作的资源和建议， 如书籍、网站等，帮助学员更好地学 习和掌握商业信函的书写技巧
鼓励学员在实践中不断练习和提升自 己的商业信函书写能力
汇报人：
商业信函书写中需要掌握的技巧：掌握正确的格式和结构、注意措辞和语气、使用适当 的称呼和结尾等
商业信函的写作技巧和注意 事项
商业信函的基本结构和格式
商业信函的实例分析和解读 本次课程的主要收获和感悟
提供商业信函的书写技巧和规范，帮 助学员更好地掌握商业信函的书写技 巧
介绍一些优秀的商业信函写作案例， 供学员参考和学习
● 确认信：确认双方达成的商业协议或交易细节，需明确表述协议内容，并表达对协议的认可和遵守。 ● 催款信：向客户催促未付的款项，需礼貌地提醒对方付款时间和金额，同时表达对款项的期待和关切。 ● 投诉信：向供应商或客户投诉产品或服务问题，需详细描述问题情况，并提出解决方案或改进建议。 ● 合同信：签订商业合同或协议，需明确双方的权利和义务，并表达对合同的认可和遵守。
订单信的格式和结构 订单信的常用表达
商务英语信函写作PPT课件
下方，中间空一行。标题一般要大写 • （4）抄送副本（Courtesy Copy，C.C.），信函的副本需抄
送给第三方“C.C. Ravi Gopal, General Manager” • （4）邮寄说明：航空By Air-Mail；挂号信Registered；快信
Express；Printed Matter 印刷品； Confidential 密件
• Thank you for your letter regarding shipment．
• We are glad to have got your business card and some of your samples．
• You kindly presented your business card and some
式
.
7
.
8
商务信函的格式
• 基本部分： • （1）信头 • （2）日期：英国12 July 2003；July 12,2003 • （3）信内地址 • （4）称呼语：Dear Sirs（写给某个机构而非具体某个人）；
Dear Sir or Madam（写给某个不知姓名的部门或机构负责人） • （5）正文 • （6）信尾客套语：置于信函正文空出2-4行处
称呼 Dear Sir (s) /Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Miss Jones/ Dear Sam
结尾敬语 Yours faithfully
Yours sincerely
• （7）签名
.
9
英文商务信函的组成部分
• 其他部分： • （1）附件（Enclosure，Enc.） • （2）档号（Ref.） • （3）标题（Subject）：信函内容的简要提示，置于称呼语
送给第三方“C.C. Ravi Gopal, General Manager” • （4）邮寄说明：航空By Air-Mail；挂号信Registered；快信
Express；Printed Matter 印刷品； Confidential 密件
• Thank you for your letter regarding shipment．
• We are glad to have got your business card and some of your samples．
• You kindly presented your business card and some
式
.
7
.
8
商务信函的格式
• 基本部分： • （1）信头 • （2）日期：英国12 July 2003；July 12,2003 • （3）信内地址 • （4）称呼语：Dear Sirs（写给某个机构而非具体某个人）；
Dear Sir or Madam（写给某个不知姓名的部门或机构负责人） • （5）正文 • （6）信尾客套语：置于信函正文空出2-4行处
称呼 Dear Sir (s) /Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Miss Jones/ Dear Sam
结尾敬语 Yours faithfully
Yours sincerely
• （7）签名
.
9
英文商务信函的组成部分
• 其他部分： • （1）附件（Enclosure，Enc.） • （2）档号（Ref.） • （3）标题（Subject）：信函内容的简要提示，置于称呼语
《商务函电》PPT课件
3
Some letters may contain one or more of the following, which depend on the different situation of each writing requirement: 8 — reference notation 9 — attention line 10 — subject line 11 — enclosure 12 — carbon copy 13 — postscript
each paragra件每ph格一in式段de不首nt同行ed有往an区里d别缩bl，进oc齐。ke头d 式on下e w正it文h 全all部lin齐es左o边n ，the缩le进ft式. 下正文
10
6) Complimentary Close (结束语) There are many ways of complementary close to show respect. It carries no specific meanings. Usually we keep them in pace with the salutation. When the salutation is “Dear sir (s)”, complimentary close will be “yours faithfully, yours sincerely”; when salutation uses “Gentleman (men)”, complimentary close will be “yours truly, truly yours”, etc.
Doctor John Smith, Professor Joyce Gwillian 3) 对认识的男性，可以同时写上职称甚至工作单位，如： Mr. John Smith,
Some letters may contain one or more of the following, which depend on the different situation of each writing requirement: 8 — reference notation 9 — attention line 10 — subject line 11 — enclosure 12 — carbon copy 13 — postscript
each paragra件每ph格一in式段de不首nt同行ed有往an区里d别缩bl，进oc齐。ke头d 式on下e w正it文h 全all部lin齐es左o边n ，the缩le进ft式. 下正文
10
6) Complimentary Close (结束语) There are many ways of complementary close to show respect. It carries no specific meanings. Usually we keep them in pace with the salutation. When the salutation is “Dear sir (s)”, complimentary close will be “yours faithfully, yours sincerely”; when salutation uses “Gentleman (men)”, complimentary close will be “yours truly, truly yours”, etc.
Doctor John Smith, Professor Joyce Gwillian 3) 对认识的男性，可以同时写上职称甚至工作单位，如： Mr. John Smith,
商务邮件书写PPT课件
商务邮件书写-正文书写原则
18
1. 背景简单 干净简练 2. 颜色统一 最多两种 3. 字体易读 字号统一 4. 或中或西 切勿杂乱 5. 一事一段 段间隔行 6. 适当留白 松紧有度
商务邮件书写-正文书写格式
19
商务邮件书写-正文书写格式
20
商务邮件书写-正文书写格式
21
不要动不动使用 之类的笑脸字符 在商务信函了里面使用 之类的笑脸字符会显得比较幼稚。
商务邮件书写-邮件结构
11
签名档
商务邮件书写-邮件签名
12
原则之一 清晰简洁
正
文 书
原则之二 完整周详
写
五 原
原则之三 注意语气
则
原则之四 正确
原则之五 一致
商务邮件书写-正文书写原则
13
原则之一 清晰简洁
✓Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容 确实很多，正文应制作述。 ✓正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰 的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让 人家拉滚动条才能看完你的邮件。
转发敏感或者机密信息要小心谨慎 – 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人
记住：只发有必要的邮件，认真发邮件！
商务邮件书写-注意事项
24
事务邮件
X经理/总： 您好！非常荣幸能够代表我公司与您联系。我是XXXX公司的
XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产品 报价及相关介绍发送给您，请您查阅附件！ 如果邮件中有任何 不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电 话：*********，或联系XXX（该客户的具体主管以上负责人） 手机号：XXXX。
收件人的邮箱地址
18
1. 背景简单 干净简练 2. 颜色统一 最多两种 3. 字体易读 字号统一 4. 或中或西 切勿杂乱 5. 一事一段 段间隔行 6. 适当留白 松紧有度
商务邮件书写-正文书写格式
19
商务邮件书写-正文书写格式
20
商务邮件书写-正文书写格式
21
不要动不动使用 之类的笑脸字符 在商务信函了里面使用 之类的笑脸字符会显得比较幼稚。
商务邮件书写-邮件结构
11
签名档
商务邮件书写-邮件签名
12
原则之一 清晰简洁
正
文 书
原则之二 完整周详
写
五 原
原则之三 注意语气
则
原则之四 正确
原则之五 一致
商务邮件书写-正文书写原则
13
原则之一 清晰简洁
✓Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容 确实很多，正文应制作述。 ✓正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰 的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让 人家拉滚动条才能看完你的邮件。
转发敏感或者机密信息要小心谨慎 – 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人
记住：只发有必要的邮件，认真发邮件！
商务邮件书写-注意事项
24
事务邮件
X经理/总： 您好！非常荣幸能够代表我公司与您联系。我是XXXX公司的
XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产品 报价及相关介绍发送给您，请您查阅附件！ 如果邮件中有任何 不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电 话：*********，或联系XXX（该客户的具体主管以上负责人） 手机号：XXXX。
收件人的邮箱地址
商务礼仪项目五商务函电礼仪【精品ppt】
此致
敬礼
中央电视台（章）
XX年XX月XX日
回执
领队姓名：
职务：
联系电话：
指导教师姓名：
职务：
联系电话：
联系人：
电话：
传真：
精品课件，下载后可以编辑
示例
请柬
尊敬的××先生：
敝公司定于2015年6月30日至7月5日8： 00—17：00在宁波国际会展中心3号楼展览大 厅举办现代家具贸易洽谈会。恭候光临。
2.今年是你十八岁的生日，你想要举办一场隆重的成年典礼并 邀请你的朋友和长辈一起来见证你的成年礼，要用哪一种文体的 邀请呢？
精品课件，下载后可以编辑
邀请函与请柬的写法
1.标题：邀请函或请柬写在第一行居中或封面上。 2.称谓：被邀请者（个人的姓名或单位）名称写在第 二行顶格。要写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以 用“ 同志”、“经理”、“教授” 、“先生”、“女士 ”、“小姐”称呼。通常还要加上“尊敬的”之类定语。 3.正文：
尊敬的: 先生/女士 中华慈善总会等国内多家公益民间机构与国际联合劝募协会、美中贸易全国委员会
共同发起的“跨国公司与公益事业高级论坛”（以下简称论坛）将于2003年11月9-11日在 北京隆重举行。 此次论坛由高级论坛和公益项目展示会两部分组成。高级论坛主要包括： 中国公益事业的现状、机遇和挑战；跨国公司/企业在现代公益事业中的作用、责任和地 位；跨国公司和公益机构之间的合作关系及公益机构管理能力的评估机制。公益项目展 示会将采取会展形式与论坛同时举行，供各公司、各公益机构通过图、文、声像等形式 进行展览和交流。
项目五 商务信函礼仪
精品课件，下载后可以编辑
第一节 商务信函
一、商务信函的作用 影响对公司的评价，展示己方实力 一目了然 书面跟进 充当意见不和，起争端时的证明
函的写法ppt课件(2024)
函的写法ppt课件
2024/1/28
1
CATALOGUE
目 录
2024/1/28
• 函的基本概念与分类 • 函的写作原则与技巧 • 函的结构与要素 • 函的实例分析与讨论 • 函的写作注意事项 • 函的写作实践与应用
2
01
CATALOGUE
函的基本概念与分类
2024/1/28
3
定义及功能
2024/1/28
尽量使用简练、明了的语言，避免冗 长和复杂的句子，使读者能够快速理 解函件内容。
05
04
表达清晰
在表达观点、要求或情感时，要清晰 明了，避免模棱两可或含糊不清的表 述。
27
THANKS
感谢观看
2024/1/28
28
17
道歉信
2024/1/28
道歉信的基本格式和要素
01
包括标题、称谓、正文、结尾敬语、落款等。
道歉信的写作技巧
02
如明确道歉原因、表达歉意和愧疚之情、提出补救措施等。
道歉信实例分析
03
结合具体案例，分析道歉信的写作要点和注意事项。
18
其他类型函件
01
其他类型函件的基本格式和要素
根据不同类型的函件，如商务函、询问函等，介绍其基本格式和要素。
2024/1/28
8
语言简练，表达清晰
使用简练、准确的语 言表达意思，避免冗 长和复杂的句子结构 。
避免使用模糊或含糊 不清的措辞，确保信 息的准确性。
2024/1/28
保持语言清晰、流畅 ，让读者能够轻松理 解函件的内容。
9
格式规范，遵循惯例
遵循函件的格式规范，包括标 题、称谓、正文、结尾等部分 。
2024/1/28
1
CATALOGUE
目 录
2024/1/28
• 函的基本概念与分类 • 函的写作原则与技巧 • 函的结构与要素 • 函的实例分析与讨论 • 函的写作注意事项 • 函的写作实践与应用
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01
CATALOGUE
函的基本概念与分类
2024/1/28
3
定义及功能
2024/1/28
尽量使用简练、明了的语言，避免冗 长和复杂的句子，使读者能够快速理 解函件内容。
05
04
表达清晰
在表达观点、要求或情感时，要清晰 明了，避免模棱两可或含糊不清的表 述。
27
THANKS
感谢观看
2024/1/28
28
17
道歉信
2024/1/28
道歉信的基本格式和要素
01
包括标题、称谓、正文、结尾敬语、落款等。
道歉信的写作技巧
02
如明确道歉原因、表达歉意和愧疚之情、提出补救措施等。
道歉信实例分析
03
结合具体案例，分析道歉信的写作要点和注意事项。
18
其他类型函件
01
其他类型函件的基本格式和要素
根据不同类型的函件，如商务函、询问函等，介绍其基本格式和要素。
2024/1/28
8
语言简练，表达清晰
使用简练、准确的语 言表达意思，避免冗 长和复杂的句子结构 。
避免使用模糊或含糊 不清的措辞，确保信 息的准确性。
2024/1/28
保持语言清晰、流畅 ，让读者能够轻松理 解函件的内容。
9
格式规范，遵循惯例
遵循函件的格式规范，包括标 题、称谓、正文、结尾等部分 。
商务信函基本知识(课堂PPT)
• 也可按“月、日、年”的次序排（
美国），如Jan. 15, 2008
33
LDOAGTEO
• （二）编号和日期
• 2.日期（Date): • 应居信头右下角三至六行处。
• 打印日期注意事项：
•
（2）月份能否用数字代替,例
如，3/9/99 ？
• 月份要写英文名称，不能用数字 代替, 例如，3/9/99
一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一回答而且对自己 要表达的重要信息说明清楚。信函的完整性有助于建立良好的企业 形像，节省双方的商务往来时间而达到预期的效果，避免因重要信 息不全而引起不必要的纠纷。
完整（completeness ）6
LOGO
具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、 丰富生动，表达要完整。商务信函写作中注意避免类似：soon, at an early date, good, nearly 等笼统的、含混不清的表达法。 例如：I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具体， 那就更好了，例如 I will send the samples to you next Monday.
• London, SCT 6DY, England
• Tel:63216260
• Fax:63302700
28
letterLhOeaGdO
缩• SHANGHAI PHARMACEUTICAL CO.,LTD 行• P.O.Box No. 1752, Shanghai 式 20002,China
•
简洁（conciseness）
Chapter9商务信函.ppt
Chapter 9
Business Letters 商务信函
返回
Business Letters
知识目标：1. 了解商务信函的基本知识 2. 掌握商务信函的语言特点及其常用翻
译技巧 3. 掌握状语从句的常用译法
能力目标：1. 能够正确地翻译商务信函常用词 汇和句型 2. 能够运用所学翻译技巧熟练地翻译常 见商务信函 3. 能够较为熟练地翻译状语从句
❖您2006年8月2日询问上款书籍的信函业 已收到。谨此说明我们有此书现货，且可 为您保留一本至8月31日。
❖例7：
❖We are happy to inform you that the swimsuits which you ordered have been shipped on SS Everspring due to sail from Keelung on May 13 and due to arrive in New York on July 1, 2006.
A. Letterhead 信笺抬头;信头（写信人地址等） B. Date line 写信日期 C. Reference number 文档号 D. Inside name and address 信内地址（收信人） E. Attention 主办人 F. Salutation 称呼
G. Subject line 事由 H. Body 正文 I. Complimentary close 结尾敬语 J. Signature 签字 K. Carbon Copy 抄送 副本 [C.C.:] L. Enclosure notation 附件 [Enc./Encl.] M. Postscript 附言 [P.S.]
商务信函的写作原则
❖例1： ❖I should be pleased to discuss the building
Business Letters 商务信函
返回
Business Letters
知识目标：1. 了解商务信函的基本知识 2. 掌握商务信函的语言特点及其常用翻
译技巧 3. 掌握状语从句的常用译法
能力目标：1. 能够正确地翻译商务信函常用词 汇和句型 2. 能够运用所学翻译技巧熟练地翻译常 见商务信函 3. 能够较为熟练地翻译状语从句
❖您2006年8月2日询问上款书籍的信函业 已收到。谨此说明我们有此书现货，且可 为您保留一本至8月31日。
❖例7：
❖We are happy to inform you that the swimsuits which you ordered have been shipped on SS Everspring due to sail from Keelung on May 13 and due to arrive in New York on July 1, 2006.
A. Letterhead 信笺抬头;信头（写信人地址等） B. Date line 写信日期 C. Reference number 文档号 D. Inside name and address 信内地址（收信人） E. Attention 主办人 F. Salutation 称呼
G. Subject line 事由 H. Body 正文 I. Complimentary close 结尾敬语 J. Signature 签字 K. Carbon Copy 抄送 副本 [C.C.:] L. Enclosure notation 附件 [Enc./Encl.] M. Postscript 附言 [P.S.]
商务信函的写作原则
❖例1： ❖I should be pleased to discuss the building
商务信函礼仪课件.pptx
第五章 商务信函礼仪
2020/12/2
0
第一节 商务信函
一、商务信函的作用 影响对公司的评价，展示己方实力 一目了然 书面跟进 充当意见不和，起争端时的证明
2020/12/2
1
二、商务信函的内容
一封信写得是否完整， 建议用五个“Ｗ”来检验：
“Who，What，Where， When 及Why(包括How)”
随着中国加入世界贸易组织，特别是在中共十六大提出的全面建设小康社会、完善社 会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的合作发 展提供新的契机。我深信，此次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益 事业的现状、机遇及其面临的挑战；并通过各方的广泛接触和交流，促进双方伙伴关系 及合作机制的建立。
为方便会务安排，请您百忙之中，于3月25日前填好回执， 传真至：0755-83629785，或电话联系0755-83632248，联系人：李小姐，谢谢。 会议内容如下： 1、富士最新接触器、热继电器介绍 2、富士高性能断路器介绍 3、富士新型马达保护断路器介绍 4、富士G11S/P11S及超小型MINI变频器介绍 5、现场技术交流 主办：富士电机（上海）有限公司 协会：深圳市自动化学会 支持媒体：《变频器世界》杂志社 2004年3月12日
2020/12/2
7
五、商务信函的写作特点 最好打印 语言：口语化，朴实 礼貌：语气 内容：目的性强，直接，精确 长度：简洁 校对成信 回复迅速
2020/12/2
8
你知道书信的折叠礼仪吗？
2020/12/2
9
第二节 商务信函分类
一、分类 1. 与销售相关的信函 介绍公司及产品 解释信 询问信
2. 客户信函 邀请函 致谢函 回复投诉信 致歉信
2020/12/2
0
第一节 商务信函
一、商务信函的作用 影响对公司的评价，展示己方实力 一目了然 书面跟进 充当意见不和，起争端时的证明
2020/12/2
1
二、商务信函的内容
一封信写得是否完整， 建议用五个“Ｗ”来检验：
“Who，What，Where， When 及Why(包括How)”
随着中国加入世界贸易组织，特别是在中共十六大提出的全面建设小康社会、完善社 会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的合作发 展提供新的契机。我深信，此次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益 事业的现状、机遇及其面临的挑战；并通过各方的广泛接触和交流，促进双方伙伴关系 及合作机制的建立。
为方便会务安排，请您百忙之中，于3月25日前填好回执， 传真至：0755-83629785，或电话联系0755-83632248，联系人：李小姐，谢谢。 会议内容如下： 1、富士最新接触器、热继电器介绍 2、富士高性能断路器介绍 3、富士新型马达保护断路器介绍 4、富士G11S/P11S及超小型MINI变频器介绍 5、现场技术交流 主办：富士电机（上海）有限公司 协会：深圳市自动化学会 支持媒体：《变频器世界》杂志社 2004年3月12日
2020/12/2
7
五、商务信函的写作特点 最好打印 语言：口语化，朴实 礼貌：语气 内容：目的性强，直接，精确 长度：简洁 校对成信 回复迅速
2020/12/2
8
你知道书信的折叠礼仪吗？
2020/12/2
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第二节 商务信函分类
一、分类 1. 与销售相关的信函 介绍公司及产品 解释信 询问信
2. 客户信函 邀请函 致谢函 回复投诉信 致歉信
相关主题
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1、信头（Letter Head）
2、封内地址 ( Inside Address)
3、称呼 (Salutation)
4、事由 (Subject)
5、正文 (Body of the Letter)
6、结尾套语 （Complimentary Close）
7、签名（Signature）
8、附件（Enclosure）
4、事由 subject line
• 位置： 1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线 • 例
1. Re: Your Order No.463 for1,000 Wide-screen TV Sets
2. SHEEP WOOL
5、正文 Body
• 函件只写在信纸的一面，很少两面都用。 • 如果正文较长，一页纸不够，第二页应至 少有三行正文，不可没有正文而只有一个签 名。 • 第一页最后一行的右边写上to be continued。 •第二页信纸不用信头，第一行要写上收信者 单位、页数和日期，如： xxx Company, —2— March 24, 2009
3、称呼——写信人对收信人的称呼
• 位置： 词首字母全 封内地址下，空两行，必须齐头 大写，结尾 用逗号 • 写法： 对男士（正规）：Dear Sir，Dear Sirs,或 Gentlemen: Gentlemen后用冒号 对女士（正规）：Dear Madam, Dear Mesdames, 对关系密切的商业伙伴：Dear Jack
签名落款之下，左对齐 Enc./Encl. 复数形式Encls
抄送（Carbon Copy）
• 位置： 附件之下， 左对齐 • 表示该信件 同时抄送给 他人
【例】 • C.C/ cc ：Mr Smith • cc to：Mr Smith • Copy to: Mr Smith • Copies to: Mr Smith
什么是外贸处理商务 事宜以及联络和沟通关 系的信函和电讯文书。
电讯文书
信函类型
• 商洽函 • 询问函 • 答复函 • 请求函 • 告知函 • 联系函
外贸英语函电的特点？
1、独特的语言风格和较正式用语 • We are in the market for silk blouses and should be pleased if you kindly quote us your price for the goods listed below: …… • enquiry, offer
1、信头 letter head
发信人的名称、地址、邮编、电 话号码、传真号码、电子信箱等联系 方式； • 发信日期（Date） • 信函编号（Reference Number）
•
2、封内地址 inside name and address
经办人——如收信人为某公司，而发信人要
求该公司某特定人收阅和经办，则可写上 Attention (缩写为Attn.)： • 位置： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 一般要加下划线 • 例 1. Attention: Mr. Smith ，Export Manager 2. Attention of Mr. Smith 3. To the attention of Mr. Smith
• 位置： 齐头式靠左对齐，缩格式偏右 • 正规场合下常用： 第一个单词首字母大写， 末尾用逗号 1.Yours faithfully, 2.Yours truly, 3.Faithfully yours, 4.Truly yours,
7、签名 signature
结尾套语 手写签名
Yours faithfully, Pam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator Yours faithfully, Pam Lotis Inspection coordinator
外贸英语函电的特点？
2、夹杂大量的贸易术语、缩略语、缩 写词 FOB, CIF Shanghai B/L, L/C, BRGDS,TKS,ASAP, YL11/11RVD
外贸英语函电的特点？
3、与外贸业务实践密切相关 immediate shipment
国际惯例 30天内 美国 10天内
一、商务书信的组成部分(Text B) Parts of a Business Letter
附言（Postscript /P.S.）
• 用于补写要叙述的事情 • 一般地说，正式信件最好少用或不用。 • 可用来强调或提醒一些信中特别重要的 内容
必要部分
• • • • • • 信头 封内地址 称呼 正文 结尾套语 签字
附加部分
• • • • • • 经办人 信函编号 事由 附件 抄送 附言
For Ciba-Geigy Chemicals Co.
Ciba-Geigy Chemicals Co. Pam Lotis
Yours faithfully, L. Van Linde L. Van Linde
Manager, QAD Software Co.
打印签名 职务
公司名称
8、附件 enclosure
2、封内地址 ( Inside Address)
3、称呼 (Salutation)
4、事由 (Subject)
5、正文 (Body of the Letter)
6、结尾套语 （Complimentary Close）
7、签名（Signature）
8、附件（Enclosure）
4、事由 subject line
• 位置： 1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线 • 例
1. Re: Your Order No.463 for1,000 Wide-screen TV Sets
2. SHEEP WOOL
5、正文 Body
• 函件只写在信纸的一面，很少两面都用。 • 如果正文较长，一页纸不够，第二页应至 少有三行正文，不可没有正文而只有一个签 名。 • 第一页最后一行的右边写上to be continued。 •第二页信纸不用信头，第一行要写上收信者 单位、页数和日期，如： xxx Company, —2— March 24, 2009
3、称呼——写信人对收信人的称呼
• 位置： 词首字母全 封内地址下，空两行，必须齐头 大写，结尾 用逗号 • 写法： 对男士（正规）：Dear Sir，Dear Sirs,或 Gentlemen: Gentlemen后用冒号 对女士（正规）：Dear Madam, Dear Mesdames, 对关系密切的商业伙伴：Dear Jack
签名落款之下，左对齐 Enc./Encl. 复数形式Encls
抄送（Carbon Copy）
• 位置： 附件之下， 左对齐 • 表示该信件 同时抄送给 他人
【例】 • C.C/ cc ：Mr Smith • cc to：Mr Smith • Copy to: Mr Smith • Copies to: Mr Smith
什么是外贸处理商务 事宜以及联络和沟通关 系的信函和电讯文书。
电讯文书
信函类型
• 商洽函 • 询问函 • 答复函 • 请求函 • 告知函 • 联系函
外贸英语函电的特点？
1、独特的语言风格和较正式用语 • We are in the market for silk blouses and should be pleased if you kindly quote us your price for the goods listed below: …… • enquiry, offer
1、信头 letter head
发信人的名称、地址、邮编、电 话号码、传真号码、电子信箱等联系 方式； • 发信日期（Date） • 信函编号（Reference Number）
•
2、封内地址 inside name and address
经办人——如收信人为某公司，而发信人要
求该公司某特定人收阅和经办，则可写上 Attention (缩写为Attn.)： • 位置： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 一般要加下划线 • 例 1. Attention: Mr. Smith ，Export Manager 2. Attention of Mr. Smith 3. To the attention of Mr. Smith
• 位置： 齐头式靠左对齐，缩格式偏右 • 正规场合下常用： 第一个单词首字母大写， 末尾用逗号 1.Yours faithfully, 2.Yours truly, 3.Faithfully yours, 4.Truly yours,
7、签名 signature
结尾套语 手写签名
Yours faithfully, Pam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator Yours faithfully, Pam Lotis Inspection coordinator
外贸英语函电的特点？
2、夹杂大量的贸易术语、缩略语、缩 写词 FOB, CIF Shanghai B/L, L/C, BRGDS,TKS,ASAP, YL11/11RVD
外贸英语函电的特点？
3、与外贸业务实践密切相关 immediate shipment
国际惯例 30天内 美国 10天内
一、商务书信的组成部分(Text B) Parts of a Business Letter
附言（Postscript /P.S.）
• 用于补写要叙述的事情 • 一般地说，正式信件最好少用或不用。 • 可用来强调或提醒一些信中特别重要的 内容
必要部分
• • • • • • 信头 封内地址 称呼 正文 结尾套语 签字
附加部分
• • • • • • 经办人 信函编号 事由 附件 抄送 附言
For Ciba-Geigy Chemicals Co.
Ciba-Geigy Chemicals Co. Pam Lotis
Yours faithfully, L. Van Linde L. Van Linde
Manager, QAD Software Co.
打印签名 职务
公司名称
8、附件 enclosure