商务信函课件

六、索赔函 （一）索赔函的概念
索赔函就是合同当事人一方因另一方的故意、过失或疏忽给自己带来损失 时向另一方提出赔偿要求的应用文。
贵公司一直是我公司最重要的客户之一，我们也非常珍惜贵公司在业界 的信誉，希望我们能共同努力解决这个问题。
祝您工作愉快！ ××公司××经理 2008年6月15日
五、投诉函
（一）投诉函的概念
所谓投诉函就是指当事人一方的某种权利或 者利益因另一方的不当行为而遭受侵害时，向另一 方主管部门或者第三方主管部门提出投诉的应用文， 要求侵权方停止侵害、为当事人恢复名誉、继续履 行某种义务、赔礼道歉或者补偿损失等。
商务信函
一、询问函 (一)询问函的概念
询问函是指交易的一方打算购买或出售某种商品， 向对方询问买卖该商品的有关交易条件，或者就该项交 易提出带有保留条件的建议。
(二)询问函的表现形式
询问函可由买方发出，也可由卖方发出（如寄 送价目单）。其形式可以是口头形式（如电话），也 可以是书面形式，如书信、电报、电传、传真、电子 邮件等，有时也采用询价单方式的询问函。目前，国 际贸易业务中采用传真和电子邮件形式的询问函较为 普遍。随着信息网络技术的发展，利用电子邮件和商 务网络进行询问已成趋势。按照我国《合同法》的规 定，寄送的价目单、招标公告、拍卖公告、招股说明 书和商业广告等都属于此类。
催款函 ××公司王经理：
您好！我公司曾于6月2日去函请求贵公司就××合同项下共计10万元整 的未结货款汇入我方账户。然而，截止到昨天，我方仍未能收到贵公司的货 款，对此我方深感失望。
我公司目前仍未能收到贵公司关于延期付款原因的说明，如果贵公司目 前资金紧张或者对我们商定的付款方案感到困难，可以来函或者派人前来进 一步洽谈。
行取货。 联系电话：×××××××× 其他事项：本报价有效期截止到2008年6月13日。
2008年1月13日
××公司销售部
三、订购函
（一）订购函的概念
订购函是买方为了采购某种商品向供货商发出的 愿意按某种条件订购某种货物的信函。
（二）订购函的写法
订购函的结构基本上和销售函一致，包括抬头（称 呼）、正文和结尾等几个关键部分。抬头一般写“××
公 司销售部”或“××公司销售经理”等。
正文是订购函的重点，对其层次安排略有讲究。 结尾部分可以表明对尽早收到答复或者货物的希望， 并对供货商的配合提前表示感谢，最后是署名和日期。
订购函 戴尔公司××销售代表：
您好！贵公司上周发来的商用笔记本电脑的宣传手册已经收到，在此表示感谢。我公 司对其××牌笔记本（网上报价4 000元整）很感兴趣，拟订购 20台，详细配置如下：
二、销售函
（一）销售函的概念
销售函顾名思义就是卖方为了向买方销售商品， 以信函的形式向买方说明销售某种商品的各种条件， 并承诺愿意按照这些条件与买方成交。
（二）销售函的写法
销售函的结构通常包括称呼、正文和结尾等三 个部分。称呼的写法通常是“××采购经理”或“×× 公司采购部负责人”等。正文的内容一般要包括商品 的名称、品质或规格、数量、包装、价格、交货和支 付等主要条件。
销售函
×××公司采购经理： 您好！感谢贵公司去年采购我公司×××型号的×××设备。现向贵公司提供我公司今年关于×××产品的报
价单，详情如下： 产品名称：×××大型制衣设备 产品型号：××× 产品价格：每台10万元。10台以上9 0折优惠，20台以上8 5折优惠，30台及以上8折优惠。 付款方式：先交定金，比例为总价的20%，其余货款在我方发货日起10日内付清。 交货方式：我方通过铁路运输将货送抵贵方所在地火车站。费用和保险费由我方支付。贵方需在火车站自
××公司采购经理×× 2008年6月10日
Biblioteka Baidu
四、催款函
（一）催款函的概念
催款函顾名思义就是供货方向买方发出的希望买 方 尽快付清货款的应用文书。
(二)催款函的写法
催款函的主体结构一般包括抬头、正文和结尾 三个部分。这里略去抬头和结尾，重点说明催款信正 文的写法。
催款函的正文一般包括三个部分：首先应向对 方通报过期未结账款的详细情况，然后提出要求，敦 促对方在希望的时间内付款，最后也可以提示对方可 以采取哪些还款方案，必要时还可告诉对方如果继续 拒绝还款可能带来哪些法律后果。
（三）询问函的写法
买方向卖方发函 （1）称呼或者抬头。 （2）正文。 （3）结尾。
卖方向买方发函
询问函
×××公司采购经理： 兹定于××月××日在×××市×××路本公司展览厅举行年度
冬季大展销活动，作为我公司最尊贵的客户之一，您及您公司其 他代
表将作为贵宾被邀请参加我们的展销活动。届时，我们安排了 ×××
中央处理器：英特尔赛扬处理器540(1 86GHz) 操作系统：Linux 内存：512MB DDR2内存 显示器：15 4英寸WXGA TFT显示屏 硬盘：80GB* SATA硬盘 光驱：24X CD RW/DVD* Combo Drive 显卡：Intel GMA X3100显卡 售后服务：1年内免费上门服务* 我们希望在十日内收到货物。对于货款的支付问题，我公司将按原既定 的办法办理。 顺祝商祺！
活动，您可以有选择性地参加您喜欢的活动，如果您有兴趣，也 可以
就您感兴趣的新产品和我公司×××经理直接面谈。 我们期待着您的答复，也真诚地期待着您的到来！ 祝您工作愉快，万事如意！ ××公司 ××××年××月××日
(四)询问函的回复
收到对方的询问函之后，收信人应择机回信。 回信要首先要说明来函收悉，指出对方某日来函的主 旨内容，如“我方已收悉贵方6月3日来函询问我公司 家具价格及安装费用事宜……”，然后可简要回述对 方的问题，再按照对方的要求提供完整详细的资料， 最后应指出希望所提供的资料能为对方所用，并希望 对方再次来函洽谈业务。
(二)投诉函的写法
投诉函的结构主要包括抬头、正文和结尾等几 项。抬头是被投诉方的相关部门如“××公司客户服 务处”或者相关行政部门如“××市工商行政管理局” 等。结尾要签署投诉人的名称和投诉日期。现在的投 诉一般都要求实名投诉。投诉函的正文是最重要的组 成部分，一般包括背景介绍、说明投诉的事实、提出 解决问题的办法三个部分。