办公室管理制度及岗位职责汇总

办公室管理制度及岗位职责

发文管理制度

1、草拟公文要观点明确，条理清楚，文字简练，用词规范，书写工整。

文稿送领导人审阅批示前，一般办公室要有专人对发文的必要性，行文规则，内容是否准确，文字是否严谨通顺等进行审核。

2、领导人审批公文要认真负责，要签署自己的意见、姓名和时间。

上级来文，除绝密或注明不准翻印的以外，经办公室主任批准可以翻印、转发。

3、公文的打印要准确、清晰、整洁、及时。对原稿不应随便改动，若有疑问，应向有关同志提出并征得同意后再改动。

4、文件加盖印章，应以领导人签发的签字为据。

5、发文要及时、准确、要登记。装封时要点清份数，避免错装、少装。发送单位的地址、名称要书写清楚，要清点发送单位，避免错发、少发。

6、对请示性、批复性、商洽性的文件，发出时要在发文登记薄上注明待复或已复的标记，以备查询。

收文管理制度

1、要设专人进行收文的管理。收件人要对所收文件进行认真地

签收、拆封、登记工作。

2、拆封是收件人的职责，原则上其他人员不得拆封。拆封后要进行清点，未登记前不能传阅。发现来文缺页、手续不全或不合行文等，应及时与发文单位联系补发或退回。

3、对来文要明确登记范围并进行认真登记，登记要简单清晰，便于查找；登记项目要齐全，一般包括、文件名称、顺序号、收文日期、密级、份数、来文机关等。

4、收文登记后，要尽量尽快送有关领导进行文件的批分、批办工作。

5、领导批分、批办文件后，要尽快按领导意见将文件送到承办处室。需要传阅的文件要安排有关领导和有关处室阅读。在传阅过程中，要防止文件横传、积压、丢失。文件阅退后，如有领导批示，要及时按领导意见处理。

已经领导批示或已交有关处室办理的公文，要进行检查催办，防止漏办和延误。文件处理结果要及时反馈有关领导、办后要归档。

档案工作管理制度

1、档案资料包括、党、政、工、团等文件资料实行集中统一管理。配备必要的设备，形成一个档案资料信息中心。

2、档案资料是学校的管理基础，要使这项工作及手段与学校现代化管理同步发展。

3、建立一支专职或兼职的管理队伍。

4、档案资料管理要有一套健全的制度、校规校纪和科室职责范围中对档案工作要有明确的规定；有关人员的岗位职责对资料工作要有要求。

5、档案工作人员要参加学校各项基础性建设等项工作以监督帮助档案资料齐全完整。

6、要制定文件归档范围，按范围目录，要求处室按时将文件材料归档。案卷整理要符合档案专业要求。

7、档案资料要防火、防潮、防害。

8、要有文件和资料的密级规定，按期划密、调密和解密工作。要按文件期限进行档案资料的销毁处理。

9、提高档案工作人员素质，不断进行业务培训，不断更新知识，满足工作和工作职务聘任需要。

介绍信和印章管理制度

1、出据介绍信必须经有关领导签字批准。

2、对空白介绍信要严加控制，一般不准使用。

3、对已开出的介绍信不用时，要及时销毁或退回，不得随意乱放或遗失。

4、使用学校印章，学校领导人印章必须经领导签字批准。使用处室印章必须经主任批准。

5、可用办公室印章办理的工作，不必用学校印章。

6、用印章要进行登记，包括用印章时间、用印章人、用印章事

由、批准人、经手人等。

7、用印章时应掌握用印章的目的，应向签用的领导说明情况，对不符合手续的要予以拒绝。

8、印章应有专人保管，限定在办公室内使用，不得随意交给他人或拿出办公室。印章要妥善放置，严禁丢失。

9、如因出据介绍信、用印发生问题，要追究责任。

接待工作管理制度

接待工作包括内宾接待和外宾接待。

1、接待人员要树立为他人热情服务的思想，提高服务质量，端正服务态度，主动、积极为来宾提供方便。

2、在接待工作中，不论内宾、外宾，不论职位高低，都应平等相待，落落大方，谦虚谨慎，不卑不亢。

3、接待前要做好准备工作。作出接待计划。要把来宾的一般情况，活动目的，要求，以级迎送、会见、宴请、交通、礼品、费用结算、安全保卫、新闻报道、活动日程等内容包括在计划之内。对较大型的接待工作，要组成专门的接待组。

4、接待工作要注意勤俭节约，不铺张浪费，要严格按规定的制度办理。

5、在接待工作中发生的情况和问题要及时向领导请示汇报，及时进行研究处理。

6、接待人员要注意仪容仪表，着装整洁大方，举止文明。

7、外宾接待人员要严格执行外事纪律，杜绝有损国格、人格的事情发生。

8、做好接待记录、接待工作总结，有必要的要存档备查。

信息工作管理制度

1、搞好信息工作是发挥办公室参谋、助手作用的重要保证，必须加强管理。要坚持信息为上级领导服务，为处室服务的原则。

2、要建立一支素质好、能力强的信息队伍，有一个完整的信息网络，保持信息渠道的畅通。

3、认真做好信息的筛选。要选择服务对象针对强的、有价值的信息，一般包括:（１）上级重要会议、政策、文件、工作布置的贯彻执行情况及反映；（２）与当前工作有密切关系并具有指导意义的；（３）具有政策性、全局性、倾向性、苗头性、突发性的；（４）改革及工作中出现的新情况、新问题、新经验。

4、报出的信息要经校长审阅。

5、根据不同服务对象的不同要求，根据不同的信息内容，建立不同的传递信息的形式。

6、信息具有实效性，报送要及时。信息要准，要能反映客观事物的本质。文字要简练，立意要明确。

7、领导对所反映的信息如有批示，要及时处理，并将处理结果反馈。