xxxxxxx有限公司档案管理制度

xxxxxxxxxxxxxx公司

档案管理制度

第一章总则

第一条目的

为了加强xxxxxxxxxxxxxx公司（以下简称公司）的档案管理，有效地保护和利用档案，为企业经营管理与发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理规定》，结合本公司实际情况，特制定本制度。

第二条原则

公司档案是公司成立、经营、技术、贸易等各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、磁片、磁带、光碟等各种载体的历史记录，是考查和研究公司工作、历史的重要依据。公司档案实行统一领导，分类管理原则。凡是公司在各项活动中形成的具有凭证、查考、保存价值的各种文件（含文书档案及财务、人事、诉讼案件材料等专门档案），均应按照归档要求分别由办公室文员、财务、项目部门等职能部门负责收集、整理并归档，按门类集中统一管理，公司所有人员都应自觉维护公司档案的完整与安全，任何个人不得擅自保存和销毁。

第三条适用范围

本制度适用于公司各部门。下属分（子）公司可参照本制度执行。

第二章档案管理机构及其职责

第四条管理机构

档案室隶属于公司综合管理部，是公司档案管理工作的归口部门，负责制定档案管理办法并进行监督和检查。公司的各类档案分别由档案室及有关部门集中保管；各部门要根据本部门档案特性制定具体实施细则，将档案工作列入管理和考评。

第五条职责

档案工作职责是根据国家档案工作有关政策法规，制定集团档案管理具体办法；指导和督促各部门搞好文件材料的立卷、归档工作；负责公司档案的收集、整理、保管、统计、借阅工作；保护档案的完整和安全；对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁；按规定期限督促各部门及时办理档案移交。

第三章档案材料的收集与管理

第六条材料收集

各部门应指定兼职文书人员负责收集管理本部门文件材料，定

期将需存档的文件材料向档案室移交。如有人员变动，及时通知档案室。

第七条管理

1、公司在各项工作活动中形成的全部档案为一个全宗，不得分散或与其它全宗混淆。

2、公司档案实行统一分类编号。按不同的类别、不同的载体形态分别编制案卷（件）目录，案卷（件），每年排列的方法应统一，前后保持一致。

3、应整理和保存全宗的立卷（件）说明、分类方法、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录等。

4、定期进行档案鉴定。对确认无保存价值的档案，必须登记造册，提出销毁报告，经领导批准，由两人以上在指定地点监销。

5、要爱护档案，不得拆卷、涂改、撕毁、划道、勾点、污损、抽换、折叠等。阅卷人要保证档案的齐全、完整、安全，严守档案机密，不得泄露档案内容。

6、凡本公司业务活动中所形成的各类收、发文（含签报、函电、会议材料等），一律由综合管理部的文员统一收集、整理后，每月向集团档案室移交。

7、一项工作由几个部门参与办理时，在工作中形成的文件材料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。以公司名义参展，由参展部门收集归档。

8、公司员工外出调研、考察、学习或参加上级机关召开的重要会议等公务活动，应及时将情况报告及参会的主要文件资料向档案室办理归档手续。

9、公司召开的会议，由主办部门指定专人将会议文件材料、声像资料向档案室办理归档手续。

10、以公司名义签定的各类合同、协议及相关文件，办理完毕后，原件交档案室。各部门需要有关合同、协议时，可按照集团借阅规定办理。

第四章归档范围及整理方法

第八条归档范围

1、凡是反映公司职能活动中形成的有保存、查考、利用价值的文字、图表、声像等形式的文件材料，均属归档范围。

2、公司召开的重要会议文件材料。（如会议通知、报告、总结、纪要、领导人讲话、典型发言、会议简报等）

3、公司的各项培训计划、培训讲义、培训活动中的录音、录像等材料。

4、公司对内、对外印发的正式发文与有关单位来往的重要文书（电话记录、传真件等）；公司各类汇编、出版刊物等。

5、公司的各项工作计划、发展纲要（规划）、总结、报告、请示、批复、统计报表、简报等。

6、公司与有关单位签定的各类重要合同、协议（意向书）等具有法律凭证性文件

材料。

7、公司成立、机构设置（调整）、章程、出资协议、验资报告

及有关集团证件材料。

8、公司人员出国或参加重要外事活动所形成的文件材料及参加上级重要会议所带回的文件材料。

9、公司收文、发文、使用印章登记及对外开具的介绍信存根。

10、重要的来信、来访工作材料。

11、公司干部任免（备案）、调整、奖惩、聘任、职务评定，员工录用、转正、离退职等文件材料。

12、公司员工劳资、福利等方面的文件材料。

13、公司的历史性事件、大事记及反映集团重要活动的录音、录像等材料。

第九条整理方法

1、归档工作是以“件”为单位进行分类、排列、编目、装订、装盒的有序过程。

2、遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

3、归档文件材料中应将每份文件正本在前，定稿（批件）在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；多种文字形成的同一份文件不得分开，中文在前，外文在后；文电（传真件）可合一立卷（件）。

4、不同年度的文件一般分别立卷。但跨年度的请示及批复，放在批复年；没有复文的，放在请示年立卷。跨年度的规划，放在针对的第一年，跨年度的总结放在针对总结的一年；跨年度的会议文件放在会议开幕年。其他文件的立卷归档按有关规定执行。

5、归档文件分类，采用年度——机构（问题）——保管期限进行分类。

6、归档文件材料排列：结合时间、重要程度排列；会议文件、综合统计报表等成套性文件可集中排列。