工程文件管理制度新
工程文件管理制度
工程文件管理制度工程文件管理制度是指在工程项目过程中对于各种相关文件的管理规定和措施，旨在确保文件的安全、可靠、高效地保存和使用。
良好的文件管理制度对于提高工程项目的管理水平、推动项目的顺利进行具有重要意义。
下面将就工程文件管理制度进行详细阐述。
一、文件分类管理在工程文件管理制度中，首先需要对文件进行科学合理的分类管理。
根据文件的性质、用途和管理要求进行分类，常见的分类包括项目合同文件、设计文件、施工文件、验收文件、质量文件、安全文件、经济文件等。
每种文件按照一定的标准和流程进行管理，确保文件的有序管理和查阅。
二、文件编号与版本控制为了保证文件的唯一性和可追溯性，在工程文件管理制度中引入文件编号与版本控制的机制。
对于每个文件都进行编号，并在文件中标明版本号和修订日期。
当有更新或修改时，需要按照一定的流程办理，确保文件的版本信息准确无误。
三、文件存储与传递为了保证工程文件的安全性和完整性，在工程文件管理制度中需要规定文件的存储和传递方式。
实物文件应放置在专门的文件柜或文件室中，并进行定期巡检和保养。
同时，应制定相应的文件借阅和归还制度，确保文件能够及时准确地传递给需要的人员。
四、文件查阅与查询一个科学有效的工程文件管理制度应该能够方便地进行文件的查阅和查询。
制定明确的文件查阅规程和查询流程，在保证文件安全的前提下，提高文件的使用效率。
可以利用电子文件管理系统，实现文件的快速检索和查阅，提高工作效率。
五、文件保密与备份工程文件管理制度应加强对于文件的保密工作，确保工程项目的商业机密和敏感信息不被泄露。
应设立相应的权限管理制度，确保只有有关人员可以查阅相关文件。
此外，在文件管理制度中也应规定文件的定期备份措施，以应对突发情况或数据丢失的风险。
六、文件销毁与档案管理根据法律法规和工程文件管理制度，对于不再需要保留的文件，应进行及时的销毁处理。
销毁过程应记录详细，确保文件的彻底消除。
对于需要长期保留的文件，应建立档案管理制度，进行分类整理和专门档案柜存储，确保文件可以长期保存和使用。
工程施工项目文件管理制度
工程施工项目文件管理制度第一章总则第一条为规范工程施工项目文件管理，提高施工效率，保障工程质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于施工项目的文件管理工作。
第三条本制度内容包括施工项目文件的编制、审批、备案、归档等各项管理要求。
第四条施工单位应遵守本制度规定，建立健全文件管理制度，并组织实施。
第五条工程监理单位应对施工单位的文件管理工作进行监督检查，及时发现问题并提出整改要求。
第六条项目建设单位应对施工单位和监理单位的文件管理工作进行检查，确保按照要求落实到位。
第二章施工项目文件的编制第七条施工单位应编制施工项目的文件，包括施工图纸、技术规范、质量标准、施工组织设计、施工方案等。
第八条施工单位应按照工程施工的实际情况，结合法律法规和相关标准要求，编制施工项目文件。
第九条施工单位应设立文件编制专责人和团队，负责对施工项目文件的编写、审查和完善工作。
第十条施工单位应对编制的文件进行内部审核，确保其内容符合实际要求。
第十一条施工单位应向监理单位和建设单位提交编制完成的文件，并及时提供必要的说明和解释。
第三章施工项目文件的审批第十二条施工单位应将编制完成的文件提交给工程监理单位进行审查。
第十三条工程监理单位应对施工单位提交的文件进行审查，提出意见和建议。
第十四条施工单位应根据监理单位提出的意见和建议对文件进行修改和完善。
第十五条完善后的施工项目文件应再次提交给监理单位进行审批。
第十六条工程监理单位应审批符合要求的文件，并签署批准意见。
第十七条施工单位应将监理单位审批的文件进行备案，并做好归档工作。
第四章施工项目文件的备案和归档第十八条施工单位应将审批完成的文件进行备案，确保其真实有效。
第十九条项目建设单位应对备案完成的文件进行归档，并建立完整的档案管理制度。
第二十条施工单位和监理单位应负责归档工作，并妥善保存文件档案。
第二十一条施工项目文件的归档应按照法律法规和相关标准要求，进行分类、编号和存档。
第五章工程施工项目文件的管理第二十二条所有工程施工项目文件应建立档案管理制度，规范管理和使用。
工程项目文件管理制度
工程项目文件管理制度1. 引言本文档旨在规范工程项目文件的管理制度，以确保文件的安全性、完整性和可追溯性。
工程项目文件包括但不限于合同、设计图纸、施工方案、测试记录等。
2. 文件管理原则为了有效管理工程项目文件，以下原则需得以遵守：- 文件保密原则：确保项目文件的机密性和保密性，避免未经授权的访问或泄露。
- 文件完整原则：保证文件的真实、完整和准确，禁止擅自篡改、删除或丢失文件。
- 文件审查原则：对文件进行合理的审查，确保文件符合项目要求和法律法规的规定。
- 文件存储原则：采取安全可靠的存储方式，保证文件的安全性、可追溯性和易获取性。
3. 文件管理流程3.1 文件创建与编号- 所有工程项目文件都应该在创建时进行编号，并按照一定的规则进行命名，以便后续的文件管理和查找。
- 文件编号应当包含项目名称、文件类型、创建时间等信息，以确保唯一性和信息的准确性。
3.2 文件存储与归档- 工程项目文件应当统一存储于指定的文件管理系统或服务器中，确保文件的安全。
- 文件应按照文件类型、项目阶段或其他规定进行分类归档，方便后续查找和管理。
- 归档文件应当定期备份，并采取必要的措施保证其保存完整和可读性。
3.3 文件传递与访问- 文件的传递应当遵循一定的流程和授权机制，确保文件的传递过程安全可控。
- 对于需要共享或使用文件的人员，应当有明确的访问权限和使用规范。
- 访问文件时应进行记录，记录包括访问者、访问时间和目的等，以便对文件的使用情况进行监管和追溯。
4. 文件管理责任4.1 项目经理- 项目经理是工程项目文件的主要管理者，负责文件的创建、归档、传递等工作。
- 项目经理应确保文件的准确性和完整性，并对文件管理制度的执行情况负责。
4.2 项目参与人员- 项目参与人员应按照文件管理制度的规定，合理、规范地创建、归档和传递文件。
- 参与人员应积极配合文件管理工作，确保文件的安全和有效管理。
5. 文件管理监督与评估为了保证文件管理制度的有效实施，应进行定期的监督和评估。
工程技术文件管理制度
工程技术文件管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范工程技术文件的管理，提高工作效率和质量，确保工程的安全和可持续发展，制订本制度。
第二条适用范围本制度适用于本企业的工程技术文件的编制、审批、发布、使用、变更和保存等活动。
第二章文档命名规范第三条文件命名方法•所有文件命名应准确反映文件内容，简明扼要。
•文件命名应采用阿拉伯数字、英文字母和下划线的组合。
•采用主次分类命名法，主分类和次分类之间用下划线分隔。
•采用层级命名法，各级命名之间用下划线分隔。
第四条文件分类根据文件的用途和性质，工程技术文件可分为： 1. 方案类文件：主要包括工程设计方案、施工方案等。
2. 图纸类文件：主要包括工程建筑图纸、设备图纸等。
3. 规范类文件：主要包括工程施工规范、质量检测规范等。
4. 报告类文件：主要包括工程验收报告、技术交底报告等。
5. 资料类文件：主要包括工程技术资料、工程档案等。
第三章文件编制和审批第五条文件编制要求1.文件内容要真实、准确、全面，不得任意捏造或遗漏重要信息。
2.文件编制应符合相关法律法规和行业规范的要求。
3.文件编制应注重条理性、可读性和规范性，确保易于理解和使用。
4.文件编制应体现科学性、先进性和可操作性，提高工程效率和质量。
5.文件编制应注意语言的准确性和用词的规范性，避免歧义和误解。
第六条文件审批流程1.文件编制人员应提交文件草案给主管部门审核。
2.主管部门对文件草案进行审查，同意后将文件提交给相关部门审核。
3.相关部门对文件进行审核，并提出修改意见或建议。
4.文件编制人员根据相关部门的意见进行修改，并提交最终稿给主管部门审批。
5.主管部门对最终稿进行审批，如无问题，即可正式发布和使用。
第四章文件发布和使用第七条文件发布要求1.发布的文件应在企业内部进行通知，并确保所有相关人员能够及时获取到文件。
2.文件发布应明确发布日期和生效日期，确保文件在规定时间内得到有效落实。
第八条文件使用要求1.相关人员应根据工作职责和权限，合理使用工程技术文件。
最新工程资料管理制度
最新工程资料管理制度在现代工程项目中，资料管理是一个至关重要且必不可少的环节。
合理有效的工程资料管理可以保证项目的顺利进行，提高工作效率，降低成本，并且对于项目的后续运维和管理也具有重要意义。
为了满足这一需求，制定一套科学合理的工程资料管理制度是非常必要的。
一、制度的目的和意义工程资料管理制度的目的是为了规范和统一工程项目中的资料管理工作，确保项目资料的完整性、准确性和可追溯性。
具体意义如下：1. 提高工作效率：制定一套科学合理的工程资料管理制度，可以明确各个环节的职责和流程，避免信息交流和沟通的混乱，提高工作效率。
2. 降低成本：合理的资料管理制度可以减少资料的重复采集和整理工作，避免浪费资源和时间，从而降低项目成本。
3. 保证项目顺利进行：通过规范的资料管理制度，可以确保项目资料的准确性和及时性，避免因为资料错误或者延误而影响项目进度。
4. 便于后续运维和管理：良好的资料管理制度可以为项目的后续运维和管理提供可靠的依据，方便项目的维护和更新工作。
二、制度的内容和要求1. 资料归档和分类：制定明确的资料归档和分类规范，根据资料的性质、用途和重要程度进行分类，并建立相应的档案管理系统。
2. 资料采集和整理：明确资料采集的方式和标准，确保采集到的资料准确、完整、可追溯。
对于已有的资料，要进行及时的整理和归档。
3. 资料存储和保管：建立专门的资料存储和保管系统，确保资料的安全性和可访问性。
制定相应的权限管理制度，规定不同人员对于不同资料的访问权限。
4. 资料传递和交流：明确资料传递和交流的渠道和方式，确保信息的及时传递和沟通，避免信息的丢失和错误。
5. 资料更新和维护：建立资料更新和维护的机制，定期对已有的资料进行检查和更新，确保资料的时效性和准确性。
6. 资料销毁和备份：制定资料销毁和备份的规范和流程，确保资料的安全和可追溯性。
对于过期或者无用的资料，要进行及时的销毁和清理。
三、制度的执行和监督为了确保工程资料管理制度的有效执行，需要做到以下几点：1. 培训和宣传：对项目成员进行相关的资料管理制度培训，让大家了解制度的内容和要求，并且宣传制度的重要性和意义。
工程文件档案管理制度
工程文件档案管理制度第一章总则第一条为规范工程文件档案管理工作，提高工程文件档案管理效率和质量，保障工程文件档案的完整性和真实性，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的工程文件档案管理工作，包括工程设计文件、施工图纸、施工合同、验收报告等一切与工程相关的文件档案管理。
第三条本制度遵循依法管理、科学管理、规范管理的原则，贯彻实行全员参与、属地管理、分类管理、专人负责、定期检查的工程文件档案管理模式。
第四条本制度由本单位负责工程文件档案管理的部门具体负责组织实施，全单位遵守执行。
如有违反者，将追究相关责任。
第二章工程文件档案的保存管理第五条对于工程文件档案的保存管理，按照不同级别和不同种类进行统一规范管理。
第六条工程文件档案主要保存内容包括：工程设计文件、施工图纸等设计文件；合同、招标文件等施工合同相关文件；验收报告、竣工验收文件等验收相关文件等。
第七条工程文件档案的存放应按照规定的存档期限进行分类，分类设定应有固定标识、编号等标识，以便查阅。
第八条工程文件档案存放位置应设定在安全、防火、防水、防盗等要求的场所，并严格按照文件档案的保密级别进行存放。
第九条工程文件档案的借阅应经过合法审批，并由专人进行管理和记录，借阅期限严格执行规定的时间。
第十条工程文件档案的销毁应按照规定的销毁程序进行，不得私自销毁，销毁记录应详细、真实。
第三章工程文件档案的整理整顿第十一条工程文件档案的整理整顿应按照所制定的整理整顿计划进行，计划由专门人员负责编制。
第十二条工程文件档案的整理整顿应按照文件的重要性、完整性进行分类整理，对于缺失、损坏的文件应及时进行修复或补充。
第十三条工程文件档案的整理整顿应按照规定的方法进行整理，确保文件的可查阅性和完整性。
第十四条工程文件档案整理整顿完成后，应有专门的人员进行审核确认，并形成相关报告进行存档，以备查阅。
第四章工程文件档案的利用第十五条工程文件档案的利用应按照相关规定进行，只有经过审核确认后，方可进行借阅。
工程项目文件管理制度
第一章总则第一条为了加强工程项目文件管理，确保工程项目文件的完整、准确、安全，提高工程项目管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本工程项目实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本工程项目所有文件的管理，包括设计文件、施工文件、监理文件、合同文件、验收文件、竣工文件等。
第三条本制度遵循以下原则：（一）统一管理原则：工程项目文件实行统一归口管理，明确管理职责，确保文件管理的规范化、标准化。
（二）分级管理原则：根据文件的重要性和密级，实行分级管理，确保文件的安全。
（三）归档原则：工程项目文件必须按照规定进行归档，保证文件的真实性、完整性和可用性。
（四）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，严格保密，确保信息安全。
第二章文件分类及归档第四条工程项目文件分为以下类别：（一）设计文件：包括设计方案、施工图纸、设计变更等。
（二）施工文件：包括施工组织设计、施工方案、施工记录、施工验收记录等。
（三）监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理日志、监理通知等。
（四）合同文件：包括合同文本、补充协议、变更协议等。
（五）验收文件：包括验收报告、验收记录、验收证明等。
（六）竣工文件：包括竣工图纸、竣工报告、竣工资料等。
第五条工程项目文件归档要求：（一）文件应按照类别、时间顺序进行整理，便于查阅。
（二）文件应注明文件名称、编制单位、编制日期、密级等信息。
（三）文件应使用规范化的文件格式，保证文件的可读性。
（四）文件归档前，应进行审查、核实，确保文件的真实性、完整性和准确性。
第三章文件管理职责第六条工程项目文件管理实行责任制，具体职责如下：（一）项目经理负责工程项目文件的整体管理工作，对文件管理质量负总责。
（二）项目技术负责人负责设计文件、施工文件、监理文件的管理工作。
（三）项目合同负责人负责合同文件的管理工作。
（四）项目验收负责人负责验收文件的管理工作。
（五）项目档案管理员负责工程项目文件的归档、保管、借阅等工作。
工程文件发放管理制度
工程文件发放管理制度一、总则为了规范和加强工程文件的管理，保障工程文件的安全性和完整性，促进工程项目进度和质量的提升，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内所有工程项目的文件发放管理工作。
三、发放权限1. 文件的发放权限仅限于负责工程项目的相关部门负责人及项目经理。
2. 需要发放文件的人员须提供身份证明和相关授权文件，经审核确认后方可发放。
四、文件发放流程1. 申请：项目相关部门负责人或项目经理向资料管理部门提出文件发放申请。
2. 审核：资料管理部门审核申请人员的权限，确保其有发放文件的资格。
3. 发放：符合条件的申请人员领取文件，同时在文件上填写领取人、领取时间等相关信息。
4. 签收：领取文件的人员需在文件上签字确认，并在登记簿上有所记录，方可离开。
五、文件保管1. 文件发放后，项目相关部门负责人需妥善保管好文件，确保文件安全性和完整性。
2. 文件的使用范围仅限于项目相关部门内部人员，并未经允许不得向外传播。
3. 文件遗失或损坏需及时向资料管理部门报告，并重新办理申请手续。
六、文件归还1. 文件使用完毕后，项目相关部门负责人应当及时将文件归还给资料管理部门。
2. 归还时需经过检查确认文件的完整性，如有遗漏或损坏需进行记录并重新办理申请手续。
七、责任追究1. 未经允许私自发放文件的行为属于严重违规，责任人将受到相应处罚。
2. 私自更改发放文件内容导致不良后果的，责任人应当承担相应法律责任。
3. 未按规定归还文件或遗失文件，造成不良后果的，责任人应当进行赔偿。
八、附则1. 项目相关部门负责人应当认真履行文件管理的职责，做好文件的保管和使用工作。
2. 资料管理部门要加强对文件发放管理的监督和检查，确保管理制度的执行。
3. 本管理制度的解释权归公司资料管理部门所有，如有疑问或建议可随时咨询。
以上为本公司工程文件发放管理制度，希望全体员工认真遵守，确保文件管理的顺利进行，提高工程项目质量和进度，谢谢！。
工程部文件和记录管理制度
工程部文件和记录管理制度第一章总则第一条为了加强工程部的文件和记录管理，规范工作流程，提高工作效率，促进项目顺利进行，制定本制度。
第二条工程部的文件和记录管理应遵循“便于查找、规范记录、严格保密、合理利用”的原则。
第三条工程部文件和记录管理的内容包括但不限于项目合同、工程计划、施工图纸、技术资料、验收报告、变更通知、会议纪要等。
第二章文件管理第四条文件的分类和编号1. 文件应按照其性质和用途进行分类，包括项目文件、技术文件、合同文件等。
2. 文件应统一编号，编号应包括发文单位、文件性质、发文日期等信息，方便查找和管理。
第五条文件的出具和签发1. 文件应经相关负责人审核签字，并加盖单位公章。
2. 文件应在规定的时间内出具和签发，不得延误。
第六条文件的分发和归档1. 分发应确保准确无误，目标清晰，内容完整。
2. 归档应按照一定的规范进行，分类明确，记录齐全。
第七条文件的保密和销毁1. 机密文件应妥善保存，不得随意传阅或外泄。
2. 文件的销毁应及时进行，经审核后，第三章记录管理第八条记录的建立和备份1. 记录应随时建立，确保记录的真实性和完整性。
2. 记录应定期进行备份，避免信息丢失。
第九条记录的保密和查询1. 记录应按照相关规定进行保密，不得随意泄露。
2. 记录的查询应方便快捷，可通过系统或文件进行查阅。
第十条记录的整理和归档1. 记录应定期进行整理，保持清晰有序。
2. 归档应按照一定的规范进行，保证记录的完整性。
第四章特殊文件和记录管理第十一条重要文件和记录管理1. 重要文件和记录应根据需要进行备份，以确保安全。
2. 重要文件和记录不得私自调动或修改，应经相关负责人审核。
第十二条机密文件和记录管理1. 机密文件和记录应严格保密，不得随意外传或泄露。
2. 机密文件和记录的保管应安全可靠，不得遗失或遗漏。
第五章处罚规定第十三条对于违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、降职、罚款等。
工程文件管理制度
工程文件管理制度第一章总则第一条为了规范和加强工程文件管理，提高工程管理效益，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有工程项目的文件管理工作。
第三条工程项目文件指的是在工程项目建设过程中产生的相关文件和资料，包括工程设计文件、施工图纸、合同协议、施工记录、验收资料、竣工文件等。
第四条工程文件管理应当遵循便于查找、安全保密、完整性有保障的原则，确保文件资料的准确性和权威性。
第五条公司应当建立健全文件管理制度，明确文件的归档管理、查阅、传递、销毁等流程和责任人。
第六条公司应当配备专业的文件管理人员，进行文件归档、整理和管理工作。
第二章文件的归档管理第七条工程文件应当按照项目名称、项目阶段、文件类型等多个维度进行归档划分，建立清晰的档案分类体系。
第八条文件应当按照归档编号、文件名称、日期等进行登记和索引，方便快速查找。
第九条归档文件应当进行密封、标识，确保文件的安全和保密性。
第十条归档文件应当妥善保存，防止遭受火灾、水灾、盗窃等意外破坏，定期进行防潮、防蛀处理。
第十一条归档文件的借阅、传递应当经过书面申请，经过审批后方可操作，借阅期限应当明确。
第三章文件的查阅第十二条对于需要查阅工程文件的人员，应当提供必要的证明材料，如身份证、工作证明等，以保证文件的安全性。
第十三条查阅工程文件应当在专门的档案室或者档案阅览室进行，禁止带走文件或者在外部复印文件。
第十四条查阅文件时应当注意保持文件的完整性和整齐性，不得随意涂写、撕毁或者污染文件。
第四章文件的传递第十五条文件的传递应当通过正规的渠道进行，不得私自外传或者私自传递。
第十六条文件传递应当经过严格的审核和登记，确保传递的准确性和及时性。
第十七条文件传递中应当保持文件的安全性和完整性，不得随意泄露文件内容，避免造成损失。
第五章文件的销毁第十八条公司应当根据文件的保管期限和保密等级，确定文件的销毁时间和方式。
第十九条文件销毁应当由专人进行，确保文件的完全销毁，不得留下任何痕迹和信息。
工程文件档案管理制度
第一章总则第一条为加强工程文件档案的管理，确保工程文件档案的完整、准确、系统，提高工程文件档案的管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有工程项目，包括新建、改建、扩建、维修等工程项目。
第三条工程文件档案管理应遵循以下原则：1. 法规依据：严格执行国家有关档案管理的法律法规和政策；2. 完整性：确保工程文件档案的完整性，不得遗漏；3. 准确性：确保工程文件档案内容的准确性，不得有误；4. 系统性：确保工程文件档案的系统性和有序性；5. 安全性：确保工程文件档案的安全，防止丢失、损坏和泄密；6. 保密性：严格按照国家保密法律法规，对涉密工程文件档案进行保密管理。
第二章职责与分工第四条工程文件档案管理实行分级负责制，具体职责如下：1. 工程项目负责人：负责工程文件档案的管理工作，对工程文件档案的完整性、准确性、系统性负责；2. 档案管理员：负责工程文件档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作；3. 专业技术负责人：负责工程文件档案的技术审核和质量控制；4. 人力资源部门：负责档案管理人员的培训和考核；5. 信息部门：负责工程文件档案的信息化建设。
第五条各部门应按照职责分工，共同做好工程文件档案管理工作。
第三章收集与整理第六条工程文件档案的收集范围包括：1. 工程项目立项、审批、招投标、合同、设计、施工、监理、验收等全过程文件；2. 工程设计变更、洽商、验收、整改等文件；3. 工程施工记录、检验报告、试验报告、材料清单等文件；4. 工程验收报告、保修期文件等。
第七条工程文件档案的整理要求：1. 分类整理：按照工程文件档案的性质、用途、形成时间等进行分类整理；2. 编号：对整理好的工程文件档案进行编号，确保档案的唯一性；3. 归档：将整理好的工程文件档案按照编号顺序进行归档；4. 保存：对归档的工程文件档案进行保存，确保档案的完整性和安全性。
工程资料管理规章制度(四篇)
工程资料管理规章制度1、目的为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，特制定本文件资料管理制度。
2、适用范围本管理制度适用于集团所属各项目公司，适用于除政府部门批件原件之外的工程管理文件资料(办公室存档)及图纸;1、管理内容及要求3.1文件资料的接收、分发3.1.1对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。
3.1.2设计院发来的的图纸和设计变更，资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐，电子版及时报备集团工程部。
3.1.3为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发现象，领取单位应指定领取人名单，并书面备案工程部资料员;工程部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸。
3.2版本更新3.2.1工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识，以确认是否为有效版本。
3.2.2新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张(某几张、某一部分)进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张(哪几张，哪一部分)作废更换。
3.3图纸资料的补遗和索赔3.3.1图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时，工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。
3.3.2如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理，督促落实。
3.4图纸不符的处理收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门。
3.5对单位、分部(分项)工程的有关要求3.5.1工程部所有文件按单位工程或分部(分项)工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。
单位分部(分项)工程验收前应组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。
工程文件档案管理制度
一、总则1.1 为加强工程文件档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高工程文件档案的利用效率，依据国家有关档案管理的法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
1.2 本制度适用于本单位所有工程项目从立项、设计、施工、验收到竣工等各个阶段的文件档案管理工作。
1.3 本制度遵循统一领导、分级管理、归档及时、安全保密的原则。
二、组织机构及职责2.1 成立工程文件档案管理领导小组，负责领导、协调、监督工程文件档案管理工作。
2.2 设立工程文件档案室，负责工程文件档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作。
2.3 各工程项目部应设立档案管理员，负责本项目的文件档案管理工作。
2.4 各部门、各岗位应按照职责分工，共同做好工程文件档案管理工作。
三、档案收集与整理3.1 档案收集：工程文件档案的收集应从工程项目的立项开始，贯穿于整个工程过程。
收集的文件档案应包括以下内容：（1）工程立项文件、合同、设计文件、施工图纸、施工组织设计等。
（2）施工过程中的各类记录、报表、报告、验收报告、保修书等。
（3）竣工图纸、竣工报告、竣工验收备案表等。
（4）与工程相关的其他文件、资料。
3.2 档案整理：收集到的文件档案应按照档案分类标准进行分类、编号、装订、编制目录。
四、档案保管与利用4.1 档案保管：工程文件档案应按照规定的保管期限和条件进行保管，确保档案的安全、完整。
（1）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施。
（2）档案员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
4.2 档案利用：工程文件档案的利用应遵循以下原则：（1）遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案安全。
（2）根据工作需要，提供档案查阅、复制等服务。
（3）对档案利用者进行档案保密教育，确保档案信息的安全。
五、档案销毁5.1 档案销毁应严格按照国家有关档案管理的法律法规执行。
5.2 档案销毁前，应进行鉴定，确定是否具有销毁条件。
5.3 档案销毁应采取集中销毁方式，由档案员负责监督实施。
工程技术文件管理制度
工程技术文件管理制度一、目的和适用范围1.1 本制度旨在规范工程技术文件的编制、审查、批准、发布、修订、废止等管理工作，确保工程技术文件的准确性和有效性，为工程建设提供技术支持和管理依据。
1.2 本制度适用于公司所有工程技术文件的管理工作。
二、工程技术文件的分类和编制要求2.1 工程技术文件分为勘察设计文件、施工组织设计文件、施工方案文件、施工图纸、施工技术规范、工程质量验收标准、工程验收文件等。
2.2 工程技术文件的编制应符合国家相关法律法规、行业标准和技术规范的要求，确保文件内容的真实、准确、完整和有效。
2.3 工程技术文件的编制应充分考虑工程实际情况，确保文件的可操作性和实用性。
2.4 工程技术文件的编制应采用规范的格式和符号，文字表述应清晰、简练、易懂。
三、工程技术文件的审查和批准3.1 工程技术文件应由相关责任人负责审查，确保文件符合国家法律法规、行业标准和技术规范的要求。
3.2 工程技术文件应由项目负责人或其授权人员进行批准，确保文件的可操作性和实用性。
3.3 工程技术文件的审查和批准过程应记录在案，并存档备查。
四、工程技术文件的发布和修订4.1 工程技术文件经审查批准后，由项目负责人或其授权人员进行发布，确保文件的及时、准确、全面传达给相关人员。
4.2 工程技术文件发布后，如遇国家法律法规、行业标准和技术规范发生变化，或工程实际情况发生变化，应进行及时修订。
4.3 工程技术文件的修订应按照原审查、批准程序进行，确保文件修订的准确性和有效性。
五、工程技术文件的废止5.1 工程技术文件废止应由项目负责人或其授权人员提出，经相关责任人审查批准后进行废止。
5.2 工程技术文件废止后，应确保相关人员在日常工作中不再使用废止的文件，避免对工程造成不良影响。
六、工程技术文件的管理和保护6.1 工程技术文件应按照公司的档案管理制度进行管理和保护，确保文件的长期保存和便于查阅。
6.2 工程技术文件应按照公司的保密制度进行保密管理，确保文件不被非法泄露、复制、篡改或损坏。
工程文件保管制度
工程文件保管制度一、目的与范围制度的主要目的是为了确保所有工程文件能够得到妥善的保管、管理和归档，以便于查询、使用和追溯。
该制度适用于公司内所有参与工程项目的部门和个人。
二、文件分类与编码所有工程文件应按照其性质和用途进行分类，并赋予唯一的编码。
例如，设计文件、施工记录、合同文件等都应有明确的分类标准和编码规则，以便快速识别和检索。
三、文件生成与审批工程文件的生成应遵循严格的流程，包括初稿的准备、审核、修改以及最终的批准。
每一步骤都应有明确的责任人，并确保文件内容的准确性和完整性。
四、文件存储与保管所有工程文件应保存在指定的安全区域，如实体存档室或电子数据库。
实体文件应防火、防潮、防虫害，电子文件则应定期备份，防止数据丢失。
同时，对于敏感或关键文件，应实施额外的安全措施，如加密或限制访问权限。
五、文件借阅与复制为了保护文件的安全和保密性，任何借阅或复制行为都应经过严格审批。
借阅者需填写借阅登记表，注明借阅日期、归还日期和借阅目的，并在规定时间内归还。
复制文件时，应确保不泄露敏感信息，并遵守相关的知识产权法律法规。
六、文件更新与废弃随着项目的进展，某些文件可能不再适用或需要更新。
所有更新的文件应及时替换旧版，并通知所有相关人员。
废弃的文件应按照公司的规定进行销毁，确保不会泄露任何敏感信息。
七、档案管理与审计应定期对工程文件的存储和管理情况进行审计，确保制度的执行效果。
审计结果应记录并作为改进管理制度的依据。
八、应急处理与灾难恢复针对可能发生的自然灾害、火灾、网络攻击等紧急情况，应制定相应的应急预案和灾难恢复计划。
这包括建立备用存储设施、定期进行数据备份和演练等措施。
九、培训与责任所有涉及工程文件管理的员工都应接受相应的培训，了解文件保管的重要性和具体操作流程。
同时，明确各自的职责和义务，确保每个人都能按照规定行事。
工程项目技术文件管理制度
工程项目技术文件管理制度一、总则为规范和管理工程项目技术文件，提高工程质量，保障工程安全，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于所有工程项目的设计、施工、竣工验收及运维管理过程中的技术文件管理工作。
三、技术文件的定义技术文件是指工程项目开展过程中产生的各类设计、施工、验收、竣工、运维等与工程有关的书面资料和电子文档，包括但不限于设计图纸、施工图纸、规范标准、施工方案、验收报告等。
四、技术文件的分类1. 设计文件：包括初步设计、施工图纸、技术规范等。
2. 施工文件：包括施工方案、安全技术交底、施工日志等。
3. 竣工验收文件：包括竣工资料、验收报告等。
4. 运维文件：包括运行维护手册、检修记录等。
5. 其他辅助文件：包括相关研究报告、技术咨询意见等。
五、技术文件的管理责任1. 项目经理负责工程项目的技术文件管理工作，组织实施技术文件的收集、整理、归档和保管。
2. 设计负责人、施工单位、验收机构等相关责任人员要按照规定的程序和标准提交和审核技术文件。
3. 项目部门要定期对技术文件进行检查，确保技术文件的完整性和准确性。
4. 所有相关人员要遵守技术文件管理制度，保护技术文件的安全和机密性。
六、技术文件的流程1. 技术文件的生成：由设计单位、施工单位等相关责任机构按照规定的标准和程序编制相关技术文件。
2. 技术文件的审核：由专业人员对技术文件进行审核，确保技术文件符合相关标准和规范。
3. 技术文件的归档：技术文件按照文件管理规定进行归档，确保技术文件的保存安全和完整性。
4. 技术文件的提取：需要使用技术文件时，可向项目经理提出申请，经批准后可以提取相关技术文件。
5. 技术文件的更新：技术文件需随工程进展不断更新和完善，确保技术文件的及时性和有效性。
七、技术文件的保密性1. 技术文件属于公司和工程项目的重要资产，未经授权不得向外部泄露技术文件内容。
2. 对于涉及商业机密或个人隐私的技术文件，需要加强保密措施，确保技术文件的安全性。
工程文件资料档案管理制度
工程文件资料档案管理制度第一章总则第一条为加强对工程文件资料档案的管理，规范文件资料的保存、归档和检索工作，提高文件档案管理的效率和质量，保障工程项目的顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于所有涉及工程项目的文件资料档案管理工作，包括项目计划、设计文件、施工方案、竣工验收资料、工程变更等相关文件资料的管理。
第三条工程文件资料档案管理应遵循合法、合规、保密的原则，确保文件档案的完整性、可靠性和安全性。
第四条公司建立专门的文件资料档案管理部门，负责工程文件资料档案的管理工作，并制定相应的管理制度和流程。
第五条所有参与文件资料档案管理工作的人员，应接受相应的培训和考核，具备相关的知识和技能，确保工作的规范、高效。
第二章文件资料的归档第六条工程项目的文件资料应按照一定的分类和归档标准进行整理和管理，确保文件资料的方便查阅和保存。
第七条文件资料的分类主要包括项目管理文件、设计文件、施工文件、验收文件、变更文件等，每类文件应设置独立的档案柜或文件夹进行存放。
第八条文件资料的归档应按照日期、项目名称、文件类型等要素进行整理，并编制详细的档案目录，方便查阅和管理。
第九条文件归档的负责人应定期对文件进行检查和整理，及时发现问题并进行处理，确保文件资料的完整性和正确性。
第十条文件资料归档后，应定期进行备份和存档，确保文件的安全性和可靠性，防止文件丢失或损坏。
第三章文件资料的检索第十一条工程文件资料的检索应尽可能简便和高效，确保用户能够及时获取所需的文件资料。
第十二条文件资料的检索应提供多种检索方式，包括按日期、项目名称、文件类型、关键词等进行检索，满足不同用户的需求。
第十三条文件资料的检索应设定权限，确保用户只能查阅和获取与其工作相关的文件资料，保护文件的机密性和安全性。
第十四条文件资料的检索应建立详细的操作规程和流程，培训用户如何正确、快速地进行检索工作，提高工作效率。
第四章文件资料的销毁第十五条工程文件资料的销毁应根据规定的销毁周期和程序进行，确保文件的安全销毁和处理。
工程项目文件存档管理制度
工程项目文件存档管理制度第一章总则第一条为规范工程项目文件的存档管理，提高文件管理的效率和质量，加强项目管理的规范化和有序性，特制定本制度。
第二条本制度适用于工程项目文件的存档管理工作，适用于项目管理单位及相关参与单位。
第三条工程项目文件包括但不限于项目立项文件、合同文件、设计文件、施工文件、验收文件、报告文件等。
第四条工程项目文件存档管理应遵循合法、准确、全面、保密的原则。
第五条工程项目文件存档管理应做到结构合理、分类明确、操作简便、安全可靠。
第六条项目文件存档管理工作应当与工程项目管理相结合，相互配合，确保文件管理工作更加高效和规范。
第七条项目管理部门应当加强对项目文件存档管理的监督和指导，确保项目文件能够安全保管、有效管理。
第八条项目文件存档管理制度的解释权归项目管理部门所有。
第章项目文件存档管理的责任第九条项目管理部门负责组织、协调和指导工程项目文件的存档管理工作。
第十条项目管理部门有权制定文件存档管理方针、政策和程序，推动文件存档管理工作的开展。
第十一条项目管理部门应当指派专人负责文件存档管理工作，并向其明确工作职责和权限。
第十二条各参与单位应当配合项目管理部门做好工程项目文件的存档管理工作，确保文件能够及时归档、管理完整。
第十三条各参与单位应当按照文件存档管理的相关规定，及时提供相关文件，配合项目管理部门的工作。
第十四条项目管理部门应当对文件存档管理工作进行周期性的检查和评估，制定并实施相应的改进措施。
第十五条各参与单位应当积极配合项目管理部门进行文件存档管理工作的检查和评估。
第十六条项目管理部门应当向上级主管部门报告文件存档管理工作的进展情况和重要问题，并及时协调解决。
第十七条对于文件存档管理工作中的不合规行为，项目管理部门应当及时予以处理，并作出相应的处理结果。
第三章文件存档管理的操作流程第十八条文件存档管理应当遵循以下操作流程：（一）文件接收：当收到相关文件时，应当立即登记并确认文件的真实性和重要性。
工程文件管理制度
工程文件管理制度工程文件管理制度1（一）技术文件、往来文件、工地文件（二）竣工资料1、上级主管部门的有关文件，如施工证、开工证、各种报批报建所要办理的手续、文件等。
2、建设单位和施工单位签订的工程合同。
3、设计图纸会审记录，图纸变更记录及确认签证。
4、施工组织设计方案。
5、施工日志。
6、工程例会记录及工程整改意见联系单。
7、采购的工程材料的合格证、商检证及测验报告。
8、隐蔽工程验收报告。
9、自检报告。
10、竣工验收申请报告。
工程文件管理制度21.总则1.1本工作制度依据工程承建合同文件、国家和行业行政规章制度以及工程建设管理文件有关规定制订。
1.2.本制度适用于建设单位单位、监理单位(监理机构)及承包商之间所有工程文件的传递与管理。
1.3.工程文件分类及其组成。
1.3.1设计文件。
指由设计单位通过建设单位提供，或由建设单位提供，或按承建合同规定由承包商提供可用于工程实施的施工图纸、设计说明书、技术要求、技术标准以及其相应的设计修改通知，或按合同规定可由监理工程师签署的变更批示等文件。
1.3.2施工文件。
指承包商根据工程承建合同规定或根据监理文件要求必须报送监理单位的施工组织设计、施工技术措施、施工计划、材料供应计划、工程项目开工申请、工程检测试验报告、合同支付报表、合同索赔与合同商务文件、各种工程施工问题请示以及与工程实施、竣工、维护等一切工程承建活动有关的各种图纸、报告、图片和原始记录、报表、材料与资料等。
所有反映工程承建合同过程与工程承建活动的文件。
其中由分包施工承包商盖章并由承包商授权签发的施工文件属于二级施工文件。
1.3.3监理文件。
指监理工程师在建设单位授权和按工程承建合同规定开展监理工作所编制发布的文件，以及有关工程建设活动的批复、简报、通报、通知、规定、签证以及协调会议纪要等，所有反映工程承包与建设监理合同履行过程和建设监理过程的文件。
1.3.4建设单位指示。
指经建设单位或建设单位有关部门依照工程承建合同和建设监理文件规定签发、下达、批转的与工程建设活动有关的纪要、简报、通报、通知、规定、批复、批转、以及与此有关的各种文图、函件等。
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阜新煤制天然气动力区工程工程文件管理制度长春国电建设监理有限公司阜新监理部2011年6月30日工程文件管理制度1 目的和范围1.1规范本工程施工期间工程文件的管理，是保证参建各方信息交流渠道畅通；使工程建设活动协调、有序、连续进行的必要措施。
1.2 本制度将为实现工程档案的形成与项目建设进程同步创造条件，从而保证工程结束时工程档案能在规定的时间内顺利移交。
1.3 本制度适用于本工程所有参建单位产生的工程文件。
1.4 本制度服从于建设单位已有的类似管理制度或规定。
2 职责2.1各参建单位的技术负责人应直接领导本单位的工程文件管理工作，应设立专职管理岗位，并根据本制度制定相应的内部管理制度。
2.2项目监理部负责监督检查各承包商执行本制度的情况，不符合本制度的工程文件应不准其传递，并令其改正。
2.3 为了使各参建单位的工程档案形成与工程建设实施同步进行，建设单位应尽早向各参建单位下达在建工程文件整编、组卷、移交的具体要求。
3 管理要求3.1 文件的产生3.1.1施工期间参建各方需要发出工程文件时，必须遵守项目监理部颁发的在建工程各项现场管理制度的规定，要经过单位内部的审批、签认、盖章过程；要使用规定的表式。
3.1.2 工程文件一律采用A4纸用激光打印机打印，印迹必须清晰，需要手写的部分（如审查意见、回复意见等）应使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水书写，字迹应工整；图样应清晰，严禁使用圆珠笔、铅笔或纯蓝墨水书写。
3.1.3 文字类文件（如施工组织设计、施工方案等），正文文字采用小4号宋体字；标题采用小2号宋体字；使用1.5倍行距。
3.1.4 表格类文件使用的规定表式必须印制或打印，不能复印。
表中各栏的内容尽可能使用计算机打印，手工填写时字迹必须工整。
表中没有内容的空白栏应划斜线“/”予以填充。
3.1.5 需要签字的文件应使用黑色或蓝黑色签字笔，必须签日期；日期应包括年、月、日；年份要写全，必须是四位数，如：2011年，不准写11年。
有单位盖章栏目的文件必须加盖红色单位公章，印迹必须清晰。
3.1.6 文件打印时要注意摆正版心。
横排版心与打印纸的边距为：25mm（上）、17mm（下）、15mm（左和右）；竖排版心与打印纸的边距为：25mm（上）、20mm（下）、25mm（左）、15mm（右）。
3.1.7工程文件的内容应当简捷明了，有追溯性内容时，应交待明白追溯关系，有附件时，主文件中应注明附件的份数和每份的页数；如有附图则其幅面应采用合适的标准图幅。
3.2 文件的标识3.2.1各参建单位都应建立自己的工程文件编号系统，其中接收文件或内部文件的编号方法由本单位确定；发出的正式工程文件则必须统一采用本制度下面规定的编号方法。
3.2.2 文件编号统一规定放在文件的右上角。
没有标注编号的文件，接收单位可以按非正式文件对待。
3.2.3 此规定本工程各参建单位在发出工程文件时统一采用四段代码制文件编号方法，其结构形式为：注：建设单位9月9人来文要求加动力区编码：30，加在第二段，发文单位代字后面，编号由四段升为五段。
□□□□—◎◎★★△▲▲—◇◇◇—○○○○同类文件流水号文件类型代字单位工程编号专业标志机组编号装置编号（动力区编号）发文单位代字各段代码的属性如下：□□□□：发文单位代字。
由四位汉语拼音字母组成，例如“SDDJ”代表山东电建二公司；“TJDJ”代表天津电建公司等。
各参建单位的代字由项目监理部与参建单位协商确定，必要时可增加或减少字母个数。
◎◎：动力区编号（建设单位指定为30）★★：机组编号。
由两个阿拉伯数字，从“00”至“99”。
1号机组为“01”，2号机组为“02”，余可类推。
公共系统或与机组无关的区域或其它工程事务文件，这两位机组编号统一使用“00”。
△：专业标志。
此规定：· 0 或者1 为土建（含水工结构）专业标志。
· L 为锅炉专业（含输煤、除灰）标志。
· Q 为汽机专业标志。
· D 为电气专业标志。
· K 为热控专业标志。
· S 为水处理及制氢装置专业标志。
· G 为管道安装专业标志。
· H 为焊接专业标志。
· J 为加工配置专业标志。
· M 输煤系统专业标志· C 除盐水系统· Z 为其它类或综合类文件标志。
这里需要特别指出的是：只有土建专业的单位工程编号需要占用三个代码位，而其最高位（最左一位）只能为“0”或者“1”。
因此将“0”或者“1”定位土建专业的专业标志是合适的。
▲▲：单位工程编号，为两位阿拉伯数字。
必须使用本单位编制并经项目监理部审查、建设单位批准的施工质量检验项目划分表中的单位工程编号（土建专业的单位工程编号将专业标志位连起来使用）。
不涉及某一个单位工程，或者涉及不止一个单位工程时，这两位单位工程编号标注为“00”。
◇◇◇：文件类型代字，由三位阿拉伯数字组成。
根据本工程所发布的各项制度要求使用的文件表式，由项目监理部统一制定。
施工单位使用的文件类型代字使用001至099；项目监理部使用的文件类型代字使用101至199；建设单位部使用的文件类型代字使用201至299。
下表是本工程使用的文件类型代字，在工程进展中，这个表中的内容可能增加（接续），也可能调整，届时由项目监理部统一发布，各参建单位可以提出修改意见，但不可自行变动。
○○○○：同类文件的流水号，由四位阿拉伯数字组成，从“0001”开始。
3.2.3 文件编号举例：例一：编号：SDDJ-01001-007-0003意义：山东电建二公司（SDDJ），1号机组，土建专业001号单位工程（主厂房地下结构），第3份隐蔽工程质量报验单。
例二：编号：SDDJ-00014-001-0001意义：山东电建二公司（SDDJ），公共建筑，土建专业014号单位工程（烟囱），第1份施工组织设计报审表。
例三：编号：AHDJ-02L07-006-0024意义：安徽电建二公司（AHDJ），2号机组，锅炉专业07号单位工程（脱硫设备安装），第24份工程质量报验单。
例四：编号：AHDJ-02K03-009-0004意义：安徽电建二公司（AHDJ），2号机组，热控专业03号单位工程（汽轮发电机组热控安装），第4份特殊工种、作业人员资质呈报表。
例五：编号：GXPC-00101-024-0004意义：广西电建公司（GXPC），公共区域，土建专业101号单位工程（厂区道路），第4份工程材料和构配件报审表。
例六：编号：HNEJ-00Z00-014-0012意义：河南二建（HNEJ），其它工程事务，工程联系单，第12份。
注 1：例中的施工单位和代字都是假设的。
注2：例三和例四中的单位工程编号和名称出自《电力建设施工质量验收及评价规程》（DL/T5210.2～8—2009）3.2.4 施工单位提出的各层次施工项目质量检验和评定文件所附带（作为附件）的验收记录表格上方，都应标注工程项目编号，该编号必须与本单位编制并且经过监理单位和建设单位审核批准的施工质量检验项目划分表中的项目编号一致。
3.3 文件的传递3.3.1 各参建单位均应有专职资料员，传递文件是资料员的岗位职责之一，一个单位只能有一个工程文件出入口。
3.3.2 资料员在接收文件时，要检查文件的格式、标识和打印质量是否符合本制度的要求，不符合要求的可拒绝接收，3.3.3 各单位的资料员都应建立收、发文登记簿，收文单位的资料员应在发文单位的登记簿上签字，并且必须同时签注收文的日期和时间。
3.3.4 发文单位发出文件的份数，除应考虑每个接收单位都需要留存至少一份之外，还应考虑在工程结束时需要归档、移交的份数。
3.3.5 文件的接收单位如果需要文件的电子版，发文单位应当无条件予以提供。
3.4 文件的处理3.4.1 收文单位应及时处理收到的工程文件，杜绝文件在内部传递时长时间滞留在个别人手中的现象。
3.4.2在处理收到的工程文件时，必须使用碳素墨水书写工具签署意见，不许涂抹或使用小刀刮改。
所签署的意见要简单明了，要有实质性内容。
3.4.3需要回复或审批的文件如果在规定的时限内没有反馈信息，发文单位有权按照自己的想法处理有关事务，如果因此造成损失，则应由延误文件处理时间的责任单位或责任人负全部责任。
3.4.4 各单位的资料员，应每日检查发出文件的回复情况和收到文件的内部传递情况，对可能延误规定时限的文件，应及时催促、提醒有关单位或人员。
因文件处理延误造成损失时，资料员应负有责任。
3.5 文件的存储3.5.1 参建各单位都应当指定专人负责工程文件的保管，建立借阅制度，不要让工程文件滞留在个人手中。
3.5.2 工程文件应当按科学的分类方法有序存放，要做到既可满足工程项目实施过程中查阅、求证的需要，又方便工程文件的组卷、归档和移交。
3.5.3 各施工单位发出工程文件的电子版应当在指定的微机中建立与纸介质文件分类方法相对应的文件夹分类存放，要建立定期备份和磁介质机外保存的制度。
3.5.4 要采取有效的措施确保纸介质工程文件的安全保管，避免水、火、霉、蚀。
3.5.5 发文底稿应妥善保管，电子版应定期备份。
3.6 文件的作废与更新3.6.1 文件需作废时，应以书面形式通知有关单位，资料员应在作废文件上加盖“作废”标识。
作废的文件在工程竣工之前不得销毁或丢弃，应另行放置，防止误用。
3.6.2 文件需要更新时，应在新文件中说明作废文件的名称及编号；作废的文件应按上一条的规定予以处理。
3.7 文件的归档3.7.1工程档案的质量是工程竣工验收项目之一，为了使在建工程结束时能够及时、顺利地通过竣工验收，并为工程评优创造条件，各参建单位应在工程建设实施的同时，同步进行工程档案的整编组卷工作。
3.7.2 工程文件的组卷、编目应符合《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001和《火电企业档案分类表6～9类》的要求。
3.7.3项目监理部除负责自身工程文件的组卷、归档工作以外，还应督促、检查承包商的整编、组卷工作，并对各承包商准备移交的案卷进行审查，合格的案卷才能准许移交建设单位。
3.7.4 在纸介质的工程项目文件完成组卷工作之后，应将所有形成案卷的文件制成电子文件。
已有电子文本文件的可以直接使用，但是必须保证与纸介质文件内容完全一致。
凡是有经办人、审批人签字的纸介质文件，必须使用扫描文件。
电子文件全部制成之后，应刻录成光盘移交。
3.8 文件管理工作的监督检查项目监理部将采取定期召开会议；不定期实地抽查的方式，检查各施工单位工程文件管理情况。
4 相关文件4.1 《建设工程文件归档整理规范》4.2 《火电企业档案分类表6～9类》5 文件的解释本制度由项目监理部负责解释。