3.北京协和医院档案管理系统规章制度

档案管理制度

一、归档制度

（一）根据国家、卫生部、医科院有关规定，本院档案属于本单位国有资产。凡属归档围的文件材料，必须按有关规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档；

（二）院办档案室集中统一保管文书档案、基建档案。凡具有归档保存价值的文件材料，院各部门应在每年六月份之前将前一年的档案移交到院办档案室；

（三）归档要求

根据国家档案局、卫生部、医科院的有关规定，文书处理部门或业务部门向档案室移交归档文件时必须遵循如下规定：

1、归档的文件材料应齐全、完整。确保应归档的文件材料齐全、完整、准确，达到三率要求（归档率 100 ％、完整率 100 ％、准确率 100 ％）；

2、凡是归档的文件材料（合同书、协议书）都必须是正文原文，不得出现圆珠笔或铅笔字，一律用蓝黑或黑色钢笔书写，字迹要求工整、清晰。文件和电报按其容的联系，应合并整理、立卷；

3、归档的文件材料，必须保持它们之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。一般情况下，档案部门不接收未经整理的零散文件。对不符合要求者，档案部门有权退回归档部门，要求其重新整理；

4、履行归档手续。归档文件交接检查无误后，即可办理具体移交手续。归档文件移交目录（清单）一式俩份，写明归档文件的总数、移交人、接收人、交接时间等项目。归档部门与档案室双方交接清点无误后，双方均应在移交目录上

履行签字手续。俩份清单，一份留存归档部门备查，另一份存档案室；

5、文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作，要作为职能、职称以及业务部门各项工作的一部分，列入年终绩效考核中；

6、因工作调离医院时，调离者手中借用档案未还或应归档的文件材料尚未归档的，院办档案室不予签字，人事部门不给办理调离手续。

（四）文书档案归档

文书档案预立卷工作主要由机关兼职档案员完成。兼职档案员负责在日常

工作中收集、整理和保管档案材料，以保证当年文件材料的完整系统。

1、预立卷工作程序：兼职档案员在院办档案室的指导监督下，完成归档；

2、预立卷基本要求：

（1）收集围为当年收上一年度形成的，与部门工作相关的文件、照片、录音带、录像带、光盘等；

（2）兼职档案员收集整理本部门各业务人员手中的文件材料并检查文件材料：是否有保存价值、容是否齐全、有无重复材料；

（3）院级领导、机关各业务部门的工作人员外出开会带回的文件、会议材料，由兼职档案员负责收集并与其它档案材料一并移交院办档案室归档。任何人或部门不得以任何借口私自留存档案材料。确属工作需要，要采取先归档后借阅或复制副本；

（4）整理单位：请示与批复为一件、正件与附件为一件、转发件与原件为一件、获奖的上报材料与上级的批文或获奖证书的复印件为一件。批复在

前，请示在后；正件在前，附件在后；转发件在前，原件在后；获奖的上报材料在前，上级的批文或获奖证书的复印件在后；

（5）跨年度的请示和批复放在批复年立卷；没有批复的，放在请示年立卷（没有批复的请示，要在请示上注明无批复原因）；

（6）送交到档案室的文件材料统一采用 A4 纸。

3、在初步完成预立卷工作后，兼职档案员通知院办档案室对预立卷工作进行检查，检查合格后，由兼职档案员完成文件自然信息数据的录入。经部门领导批示同意归档后将预立卷材料送交到院办档案室；

4、兼职档案员按照归档要求，对文件材料进行处理：去钉，标写页码，填写归档文件移交清单、备考表、归档文件目录。

（五）基建档案归档

行政处、建管办兼职档案员负责收集、整理建设单位建设项目的管理文件。

1、由行政处、建管办兼职档案员，对项目完成单位在每项工程、每一阶段形成的文件进行收集、指导和跟踪管理；

2、工程竣工后，行政处、建管办兼职档案员参加竣工验收并进行预立卷工作，院办档案室工作人员对基建档案预立卷工作进行检查指导；

3、在建设项目竣工验收后六个月完成档案立卷归档工作。由上级部门按

基建项目拨款购买的设备，其设备档案要按基建项目一同归档；

二、档案保管制度

（一）库存档案必须帐物相符；

（二）档案出库、入库都必须登记并履行严格的交接手续，清点、签收手续均应严格、清楚、细致、责任分明；

（三）档案使用行为的管理与限制规定：

1、使用者不允许在使用档案的同时吸烟、喝水、吃食物。

2、不允许在档案上勾划、涂抹，更不允许有撕毁剪切等破坏性行为，使用者必须严格保证档案的完好无损。

3、档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，应及时放入专用的柜子中，不准擅自带离规定的使用场所（办公室、阅览室）。

4、各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自所利用的档案。

5、未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印。

6、经过批准的拍照、复印等行为应以不损伤档案完好的理化性状为前提。

（四）交还档案时，应保持实体秩序的排列顺序。

三、档案工作制度

（一）档案管理人员和利用者均应树立观念，贯彻执行《档案法》和《法》，共同保守档案；

（二）严格执行有关档案的接收、发放管理规定，以及档案的查阅、借阅、复印制度，认真履行登记、签字和审批手续；

（三）接待档案的查阅、借阅和归档人员，一律在阅览室进行，库房重地未经允许，非档案管理人员严禁入；

（四）未经批准，任何人员不得私自将档案携带出阅览室，随意复印、摘抄档案，更不准将档案带入公共场所；

（五）对已整理好的档案要及时入库存放，对尚未整理的文件、材料要及时放入柜中。办公现场无人时，不得有任何秘级文件、资料放置桌面；

（六）凡属密级的档案必须在有关栏目注明密级字样。对级以上档案（含电子版）及国家重点工程项目应设专人专柜保管；