客服中心部门说明

客服中心部门说明

一、客服中心部门职能简述

客服中心——作为物业的枢纽部门，承担着物业公司直接对客服务的主要工作，是体现公司服务档次，展示公司形象和企业文化，树立公司管理品牌的窗口，是实现优质服务的关键性职能部门。

客服中心的主要工作包括：

☆负责业主验楼、收楼，及跟进解决工程遗留问题等各项工作；

☆负责物业管辖区域内的公共设施、公共标识巡查，并确保其正常使用；

☆做好物业管辖区域内的保洁服务工作；

☆配合地产公司营销部做好业主参观样板间的接待服务工作；

☆对业主的答疑解惑、协调服务。

主要对内管理工作有：

☆值班巡查；

☆搜集并反馈业主信息；

☆部门及业主档案更新、完善；

☆保证服务质量，提高业主满意率指标；

☆协调公司内部各部门的工作，共同做好对客服务等工

作。

“对客服务、组织协调、公共信息发布”是客服中心所具备的三个主要功能。为了实现这些功能，公司对客服中心的从业员工提出了在仪容风貌、品格心态、技能素质与职业道德方面必须与公司的管理理念、形象品牌及服务档次相适应的要求，特别是服务人员要具备高尚的职业道德情操，真诚的对客服务意识，公平、公正的待客心态，良好的人际交往能力，坚韧的思想意志品格，富于营造美好祥和气氛的创造性和善于洞察业主服务需求的感悟力。

客服中心以其高质量的管理，给予客服中心员工一个充分发挥自己、锻炼自己的机会，客服中心全体员工也将以不懈的努力使项目管理服务质量达到国际化的专业水平。

二、客服中心阶段工作任务

1.0 客服中心员工要与业主保持良好的沟通，通过与业主接

触，收集、整理业主反映的关于物业规划、房屋质量、物业管理等方面存在的问题和建议，并及时上报给有关部门或上级领导，作为工作指导和决策依据。

2.0 协调各部门办理施工（装修）单位进入施工区域（维修）

装修手续。并对装修（维修）工程进行定时巡视及监管，并将在工作巡视中发现的问题及时汇总，通知工程维修部，以配合其更详细的了解、解决装修具体情况。

物业前台 装修办理 准备装修材料 1、 业主身份证复印件 2、装修公司提供施工方案及施工图 3、装修公司提供企业营业执照及资质证书复印件 4、装修施工人员身份证及1寸照片 办理手续 1、签署装修告知书（业主、物业） 2、业主签署装修管理协议书 3、装修公司填写装修人员登记表并领取 4、装修时间表 交费 1、装修保证金 2、装修管理服务费 3、施工人员出入证工本费 4、灭火器押金 进场 1、施工人员凭出入证进场 2、领取灭火器

3、领取《装修时间表》及《温

馨提示》并在装修房屋内张贴 巡场 如发现施工问题及时整改，并

下发装修《违章通知书》 退场并查验 业主自验后向物业公司提出装修退场 合格 不合格 办理退场手续 1、退还灭火器及施工人员出入证 2、装修退场一个月后退还保证金 1、限期整改《违章通知书》 2、复验 复验合格

3.0 提供物业管辖区域及业主室内的绿化养护服务。

4.0 提供物业管辖区域及业主室内的日常保洁服务。

5.0 提供物业管辖区域及业主室内的维护保养服务。

6.0 向业主介绍物业将提供的各项服务设施及物业各项管

理规定。

7.0 巡视、检查物业管辖区域内的公共区域，努力提高各项服务质量。

8.0 定期整理装修空置房存在的施工及装修质量问题，并上报工程维修部门协助处理。

9.0 对物业管辖区域内的各种物业管理标识进行管理和安

排，及时通知物业工程维修部修理更换。

10.0对电梯使用进行妥善管理。

11.0对物业管辖区域做好每日的巡查工作，其包括公共设

施、公共标识、清洁及绿化，就巡查反馈之问题做好

记录并联系相关部门做好相关修缮整改工作。

12.0适时监察公共区域公共设施标识的维修进度，并与相关部门做好沟通。

13.0办理业主入住手续、装修手续。

14.0对入住装修的单元进行每日巡查，有无违反《装修手册》

的管理规定，发现问题，及时提出整改意见，责令其

限期整改，并做好相关记录。

15.0与业主建立良好的服务氛围，并定期进行业主回访，落

实和解决业主提出的合理要求及有偿服务。

16.0对业主的投诉（含电话投诉、书面投诉）及反馈的建议

做好记录，能及时解决的给予解决，不能及时解决的

应即时上报公司领导，并将解决结果告之业主，取得

业主的认可，且就每次的投诉及反馈的建议做好总结

记录。

17.0配合地产公司营销部组织的各项接待服务工作。

三、客服中心日常管理内容

1.0 计划管理

1.1 根据公司经营管理总体目标，客服中心需定期制定出各

种配套计划，使工作更加主动、有效和协调。

1.2 主要计划：

1.2.1 编制和控制本部门的各项预算。

1.2.2 根据所管辖物业的具体情况制定当月工作计划。

1.2.3 定期制定培训计划并监督实施。

1.2.4 制定好本部门物资设备的采购计划。

2.0 组织管理

根据管理区域的规模及管理体制，设置、调整和完善客服中心的各种机构和岗位设置，明确各种岗位的职责和任职要求，并制定各项工作操作程序、业务流程以及各项规章制度。

3.0 人员管理

根据各岗位的任职要求，聘用合适人员，通过培训使他

们掌握高水准物业管理专业态度、专业知识、专业技术，并养成良好职业习惯。同时，通过有效的奖惩与激励管理制度，使员工能始终积极、主动地进行工作。

4.0 物资设备管理

制定客服中心物资管理计划。与行政部充分配合，做好客服中心物资设备采购、领用、保养、更新等各项工作，以减少资金的耗费与占用。

5.0 质量管理

培训员工树立质量意识，实行全面质量管理。通过对客服中心各项工作质量标准的制定、实施、检查、改进，再制定、实施、检查，使之成为一个循环往复螺旋上升的过程，不断提高客服中心的服务质量。

6.0 预算管理

编制和控制客服中心年度各项预算。同时，在部门要求采购的物资时，努力在不降低规格的前提下，尽可能降低成本。

7.0 协调管理

协调好客服中心与物业公司各部门及各政府职能部门

的工作关系。如秩序维护部、工程维修部、财务及行政部的关系，及政府主管部门、职能部门、合作公司、邮局、网通、各施工单位及供应商的关系，以取得它们对客服工作与管理工作的支持与配合。