如何迎接外审

如何迎接外审1、正确对待外审外审有利于检查我们管理工作的不足，便于提高我们的管理水平，我们必须抱着积极的态度迎接外审。

必要的准备工作还是要有，但也不要有太大的心理包袱。

我们要做的就是立足于建立和执行符合要求的体系，让认证机构有理由相信，我们实际上已经建立符合标准、相应法规条例和顾客要求的质量管理体系，能提供顾客满意的产品和服务。

而且，要会用客观证据来证明有效地加以执行。

把外审看成是积极展示自己能力的机会。

无论什么审核目的，迎接外审都是一次展示自己能力的机会。

必须正确对待，特别要正确对待审核发现的不符合项。

“不符合项”尽管不是好事，但可以变成好事。

要从正面认识。

因为，世界上没有最完美的东西，“不符合项”是客观存在，这次不被发现和纠正，将来可能会带来比现在更大的损失。

积极配合审核方做好审核工作。

顺利完成审核是审核方和被审核方共同的任务。

审核是为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。

审核方希望尽快能从现场取得充分的证据，从而相信被审核方的质量管理体系是符合审核准则，是有效的；被审核方应当积极展示符合审核准则的各种证据，证明自己所建立的体系符合标准要求，执行是有效的，如何做好这项工作，主要把握好如下各个方面：A、明确这次审核的目的和审核的范围。

管理者代表和负责迎接审核工作的主管人员必须事先尽量早了解、确定以下信息：审核的目的。

这次审核是年度监督审核，只要不出大的质量安全方面的问题，一般是容易通过的；当然，本着提高自己，练好内功的目的，我们应当尽量做好一些。

质量管理体系标准、自己的手册、程序和其他体系文件和产品文件，还有和顾客签订的合同，以及适用的各种法规条例等，都是审核的准则。

审核的范围。

确定审核的地点、职能、产品等范围。

审核人员数量和分组情况。

通常提前一周，会接到审核方包括以上这些方面的内容的书面通知，可以充分准备。

B、组织落实。

公司层次确定陪同人员（项目部也是如此）：公司或项目部要针对认证机构每个审核员各配一名陪同人员。

这个（些）人应当熟悉准则、公司机构、分工和业务，有一定的交际和表达能力。

负责公司内部向上和与各有关职能之间的沟通。

通常由有经验的内审员担任。

各个层次指定接受审核人员：根据质量手册、管理体系智能分配表的分工，和这次审核有关的单位、部门、项目部，事先指定一个接受审核的人（通常是主管、或者部门的主要骨干配合）。

如果有必要，再指定一个候补。

万一接待人由于什么原因不能接待，或者回答不上时，候补的顶上。

接受审核人员的任务是展示自己所负责部门符合审核准则证据，证明体系执行有效。

主要是：代表单位、部门、项目部，按照审核计划，事先选择、准备好典型的证据材料，包括文件、记录、实物和现场的介绍和接待。

接受审核时主动提供，作为客观证据，证明自己的体系符合性和有效性。

现场回答审核员提出的问题，补充提供客观证据。

满足审核方要求。

陪同人员和接受审核人员的培训：把审核计划事先通知这些人员，做简单的培训。

时间不超过1小时。

如有什么问题，请他们事先提出来，培训要做培训记录。

认识上再统一一下职责分工。

体系什么要素由谁负责代表公司提供证据（管理体系智能分配表所分配的部门）？那个职能部门由谁负责？这些接待人员准备提供证据汇集起来，是否能充分证明体系的符合性和有效性。

按部门职能分配沟通一下，实际上，建立体系的时候已经明确了相关内容。

只是临时再强调、提醒一下，以便于与审核方沟通。

同时，让大家相互知道通讯联系的方式和信息，如，办公地点、座机和手机号码等，以便到时候可以有效沟通。

C、迎接评审的思想动员。

让员工知道在合适的时候，通过一定的方式，让全公司员工知道，某时间段内会接受什么审核。

2、懂得如何接待。

要求每个员工（至少接受审核时在岗位上的那些员工，包括管理和技术人员），都要认定自己的工作范围。

譬如，能回答自己负责的工作，执行的文件，选择好典型的证据材料，证明自己所做工作符合标准、法规和顾客的要求，达到目标要求。

事先准备好提供的证据。

当审核员要求您展示证据时，可以提供哪些证据？譬如，标准、公司文件（程序、作业指导书）、记录等。

预计审核时会提出什么问题？应当如何回答。

每个员工应能回答一些共性的问题。

每个员工都有可能被审核到，因此，除了准备自己负责的工作范围的问题以外，还必须确定一些共同需要认知的问题（如质量方针、质量目标等）。

应当根据审核目的来确定，其中譬如：ISO9001标准第5.5.2.c）要求，“确保在整个组织内提高满足顾客要求的意识”。

员工要知道自己做什么工作。

这个工作的要求是什么？执行什么文件？第6.2.2.d条“确保组织的人员认识到所从事活动的相关性和重要性，以及如何为实现质量目标作出贡献”。

员工应当知道自己所的工作的接受者是谁？包括外部的和内部的顾客是谁？我的工作中的关键是什么？测量什么目标？达到的情况如何？我是如何满足这些要求的。

能结合工作，加以解释更好。

3、迎接审核。

正常审核的第一天会举行半小时不到的首次会议。

由审核方主持。

公司领导、管理者代表、各个有关职能接待人和陪同人员要参加。

会议出席人员职务和姓名要向对方提交的。

按照计划执行审核。

每个部门由接待人负责接待。

涉及其他部门需要提供的证据，通过陪同人员沟通，及时提供。

搞清楚不符合的事实。

如果审核员认为有不符合项时，应当搞清楚事实是什么？依据什么准则说不符合？便于采取纠正措施。

在末次会议前沟通好如何关闭不符合报告。

要把纠正措施方案，计划完成日期（最长不超过三个月），纠正措施执行后提供哪些客观证据才能关闭不符合报告，和审核员讨论一致。

利用审核机会，向外审人员学习，提高自己。

几个值得注意的问题。

并不是审核员提出的问题都必须回答，员工只需要回答自己职责范围内的问题。

接受审核时，每个人就在本岗位上正常工作。

见面笑脸相迎。

当审核员提出问题，应礼貌而又切合实际地回答。

但只回答自己所做的，或者自己负责范围内的问题。

其他问题，礼貌地告诉他。

“这不是我负责的”。

如果再问，婉言相告，“请问我的上司”，或由陪同人员帮助解决。

项目部不要给员工施加任何压力。

不要制定一些和个人利益有关的政策。

譬如，谁吃到一个不符合报告，会如何如何，甚至加以惩罚。

实践证明，每当员工遇到这样的压力，往往会掩盖不符合项。

只要不符合客观存在，将来一定会出问题，结果可能引起重大损失。

应认识到，员工工作没做好，大多原因不在个人，而是系统。

包括由于当事人的能力、或者疏忽大意引起的质量事故，主要原因还在系统，不在个人。

至少，没有把合适的人放在合适的岗位上，是公司值得改进的地方。

不应当做专门的特殊安排。

如果项目部已经建立和有效执行了质量管理体系的话，任何人来检查，除陪同人员相应满足对方要求外，其他不需要做什么特殊的“应急”准备。

譬如，不要专门布置大扫除因为，您平时就这样很干净、整洁；不需要张贴什么标语，正说明没有什么特殊安排。

让外审方相信，这就是他们所要看到的体系运行的真实情况。

迎接前不久发现体系有不符合问题如何办？公司的体系应当有渠道，例如，在《纠正措施程序》中能让员工提出问题，或者提出合理化建议的程序等。

或者，公司可以安排一些有重点的内审，针对不符合问题开出不符合报告，按照标准要求采取纠正措施，编制计划，按照计划执行。

外审时，只要计划如期执行，外审不应当开不符合报告了。

针对不符合问题，不要布置下属采取不正当手法来应付外审，更不提倡弄虚作假。

如果发现准备不充分怎么办？把一个不成熟的体系展示给别人看了以后，要花十倍精力也难以挽回不良的印象。

如有可能，请求延期进行审核。

对不符合有不同看法如何办？首先要认定客观事实。

考虑是否能进一步提供客观证据。

如果事实符合实际，只是对是否不符合看法再不统一，尊重对方，可以先在审核员的不符合报告上签名，不要争辩。

事后可以向认证机构提出意见，甚至可以投诉要求他们重新判定。

不要错过学习的机会。

通常外审人员比我们要有经验，我们应该利用这次机会，向他们请教。

如果是认证机构，一般不会您应当如何做才能满足标准要求，但是，我们可以向他们请教如何正确理解标准要求。

特别当发现不符合，采取纠正措施的方案，能详细一些好，便于关闭不符合报告。

对顾客来审核，更应当利用这个机会了解顾客的需求和期望，以便满足他们要求。

4、争取一次通过检查什么叫“一次”通过检查呢？譬如说，检查发现一些问题。

不管问题多大，多少，通常审核方会和公司讨论，给出一些时间，一般认证公司会给出最长容许三个月，让被审核方做好纠正措施，把不合格项关闭掉。

通过邮寄或者去认证公司展示纠正措施有效的证据以后，就会推荐颁发证书的。

如果检查发现系统性重大问题，认证公司有可能再来一次，这就不算“一次”通过了。

这样，公司不但要多花钱，更重要的是名声不好。

会失去客户对公司产品质量的信任。

发展下去，会失去中标机会。

公司没有任务，也就难以生存了。

所以，审核是否能一次通过，对公司和员工都是切身利益相关的大事。

如果项目部已经建立了符合标准要求的体系，公司相信，通过这样的安排，一次通过应当没有什么问题的。