第2章 数据库和表
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
9. 索引
2.2.4 向表中输入数据
1．键盘输入数据 例2.12 将表2.9 所示的学生数据添加到“学生表”中。
2. 输入长文本数据 对于像“简历”这样的备注类型字段，要想输入大量的数据，可按
Shift+F2 组合键在一个带有滚动条的“缩放”对话框中实现。 提示：在文本或备注型字段中输入数据时，可按Ctrl+Enter 键换行。
的规则。 具体地说，当选择了“编辑关系”对话框的“实施参照完整性”时： 1）主表中没有相关记录，相关表就不能添加相应记录。例如，“学生表” 没有张志的记录，“选课表”就不能添加张志的选课信息。 2）反过来，编辑（添加、更新、删除）相关表的记录，不影响主表中的记 录。 3）相关表中有匹配记录时，不允许删除主表中记录，也不允许更改主表中 的主键值。
2.2.6 建立表之间的关系 1．定义表的主键 主键的全称为主关键字，它的值能够唯一地标识表中一条记录的字
或字段的组合。在Access数据库中，允许定义3种类型的主键，即自动编 号、单字段和多字段。
2. 创建表之间的关系 例2.20 创建“学生管理”数据库中表之间的关系。
3. 参照完整性 所谓“参照完整性”，是指为维持表之间已定义的关系而必须遵循
例2.18 将“D:\学生管理”文件夹中的文件“教师表.xlsx”导入到“ 学生管理”数据库中。 2．数据的导出 在数据库的实际应用中，用户也可以将数据库的表转换成其他文件格式 保存。例如，将表文件转换成电子表格Excel（.xlsx）、文本文件（.txt） 或超文本标记语言文件（.html）等。在导出过程中，数据库中的表并不改 变。 例2.19 将“学生管理”数据库中的“学生表”导出，保存到“D:\学生 管理”文件夹中，名叫“学生表.txt”。
3. 使用查阅列表选择数据 例2.13 将“学生表”中“民族”字段设置为“查阅向导”类型，
在列表中显示汉、满、回、蒙、朝等值。 例2.14 将“学生表”中的“性别”字段设置为查阅列表，在列表
中显示男、女的值。 4.“OLE 对象”的数据
5. 使用“附件”类型字段存储数据 例2.16 在“课程表”中增加“课程信息”字段，数据类型为“附 件”。将“大学计算机教学大纲”、“大学计算机实验大纲”等Word 文档 添加到“大学计算机”课程的附件中。 6. 使用“计算”类型字段生成数据 表中数据可以键盘输入、列表选择、链接或嵌入，还可以添加附件 。此外，在Access2010 中允许创建“计算”字段，自动生成数据，这是与 其前版本的主要区别之一。 例2.17 在“选课表”中添加一个计算字段，字段名称为“期末成绩” 。计算公式为：期末成绩=成绩×0.7，表示期末成绩是考试成绩的70%。
编辑表
2.3.4 调整表外观
1．改变字段的显示次序 2．调整行高或列宽 3．隐藏列 4．冻结列 5．设置数据表的显示格式 6．改变数据字体
2.4 操 作 表
2.4.1 数据的查找与替换 1．查找指定的内容 例2.28 查找“教师表”中“性别”为男的教师信息。
在Access 2010 中，还可以使用记录导航条直接定位到要查找的记录。 例2.29 查找“学生表”中名叫杨柳的学生记录。
字段命名时还要注意:
1）字段名最长不能超过64个字符。 2）不能包含句点（.）、惊叹号（!）、方括号（[ ]）或重音符号（‵）。 3）Access不区分字母的大小写。 4）不能使用ASCII 码的控制字符（见附录A）
2．字段的数据类型 一个表的同一列数据应具有相同的数据特征和值域，这就是字段的数据
所谓空数据库，就是没有任何数据库对象的数据库。 例2.1 在D盘“学生管理”文件夹下创建“学生管理”数据库。 2.1.2使用样本模板创建数据库
使用样本模板创建数据库，就是利用Access 2010 提供的“样本模板”快 速地创建基于该模板的数据库。Access 2010 为我们提供了“慈善捐献Web 数据 库”、“教职员”、“联系人Web 数据库”、“罗斯文”、“任务”、“事件” 等12 种本机数据库模 例2.2例2.2 在D 盘根目录下创建“联系人”数据库。 提示：在Access 窗口，单击“在Office.com 上搜索模板”文本框，输入一个或 多个关键字，单击“开始搜索”按钮（即），可从网上下载数据库模板。 2.1.3 打开数据库 2.1.4 关闭数据库
果，计算时必须要引用同一表中的其他字段，可以使用表达式生成器来创建 计算。计算字段的长度为8 字节。 （12）查阅向导
查阅向导是一种特殊的数据类型，可以在下拉列表中选择值，或者手 工输入字段的值。“查阅向导”不是一种实际的数据类型，它属于文本类型 ，但却可以通过不同的方法存储和显示字段。
2.2.2 建立表结构 1.使用“设计”视图 所谓视图，实际上就是窗口。表视图主要有设计视图和数据表视图，设
该类型的字段用来存储日期、时间或日期与时间的组合。日期/时间类型的
字段需要8 字节的存储空间。
（5）货币 货币类型是一种专用的数字类型，向货币字段输入数据时，Access 会
自动添加货币符号（如¥）与千位分隔符（即,），并添加两位小数。使用货 币数据类型可以避免计算时四舍五入。货币型字段需要8 字节的存储空间。 （6）自动编号
计视图用来创建表结构，数据表视图用来显示表中的数据。在设计视图中建立表 结构，包括设置字段名称、数据类型、字段大小、格式、默认值等。
例2.3 在“学生管理”数据库中，建立如表2.2 所示的“学生表”结构。 作为练习，请读者使用表设计视图，建立如表2.4 所示的“课程表”结构。 2. 使用数据表视图
在Access 中，用于输入、显示和编辑记录的窗口称为数据表视图。数据 表视图按照行与列的形式显示表中的数据，它是Access 2010 中默认的视图 方式。在数据表视图中，可以进行字段的添加和删除操作；也可以完成记录 的添加、删除并能实现数据的查找和筛选等操作。
类型。数据类型决定了数据的存储方式和使用方式。 （1）文本
文本类型是Access的默认数据类型，可以是文字或文字与数字的组合。 （2）备注
备注类型用来存储长文本数据，最多为64 000 个字符。 （3）数字
用于进行计算的数据，数字型字段包括字节、整型、长整型、单精度型、 双精度型等类型，其中，单精度型的前6～7 位是准确的，而双精度型前15～16 位是准确的。Baidu Nhomakorabea据实际计算的需要选择哪种数字类型。 （4）日期/时间
0 表示“否”值。是/否类型的字段只需要1 字节的存储空间。
（8）OLE对象 OLE 的英文全称是Object Linking and Embedding，意即对象链接与
嵌入。字段的类型为OLE 对象，是指字段允许单独地“链接”或“嵌入 ”OLE 对象。要注意，每个链接对象只存放于最初的文件中，而每个嵌入（ 即插入）对象都存放在数据库中。只要使用OLE 协议创建的对象，在表中均 可链接或嵌入。例如，Microsoft Word 文档、MicrosoftExcel 电子表格、 图片、声音、视频或其他二进制数据。OLE 对象字段最大可为1GB，它受磁 盘空间限制。 （9）超链接
的大。
3）是/否型数据仅有两个值：是（即True），否（即False）。“是”小， “否”大。
4）文本型数据是由字母、数字、各种符号以及汉字组成的字符串。两个字 符串的比较规则是：从左至右逐个字符比较，直到出现不等的字符或一个 串结束时停止。如果全部字符都相同，则两个字符串相等；否则，以出现 第1 个不等字符的比较为准。 ① 西文字符，包括字母、数字、各种符号（参看附录A），按ASCII 码值进行比较。值小的字符小，值大的字符大。 ② 汉字按拼音字母的顺序（即字典的顺序）进行比较，前面的汉字 小，后面的汉字大。 ③ 西文字符与汉字字符比较，西文字符小，汉字字符大。 5）空值最小，其次是空字符串。
2.2 建 立 表
表是数据库的核心和基础，是数据库中最常用的对象，用来存储和管 理数据。 2.2.1 表的组成 1.表的组成
表由表结构和内容两部分构成。其中，表结构主要包括字段名称、数据类
型、说明（可选）和字段属性等；表内容是指数据，就是一条条的记录。 字段名是由字母、汉字、数字、下划线和空格组成的字符序列，但不能以 空格开头。
4.编辑表间关系 1）查看关系。 2）修改关系。 3）删除关系。 4）打印关系。
2.2.7 使用子数据表 1．显示与隐藏子数据表 2. 删除子数据表 3. 插入子数据表
2.3
2.3.1 打开和关闭表 2.3.2 编辑表结构
1．添加字段 2．修改字段 3．删除字段 4．重新定义主键 2.3.3 编辑表中的数据 1．定位记录 2．选择记录 3．添加记录 4．删除记录 5．修改数据 6．复制数据
使用数据表视图排序时，只能对相邻的字段按同一次序排序。若要按 不相邻字段排序，可使用“筛选”来完成数据的排序。
例2.34 将“学生表”按“性别”升序排列，再按“出生日期”降序 排列。
注意：数据类型为OLE 对象的字段不能进行排序。 2. 单字段排序 例2.32 将“学生表”的记录按“民族”升序排列。 3. 多字段排序 例2.33 在“学生表”中，依次按“性别”和“民族”两个字段进行升序排 列。
从排序结果可以看到，先按“性别”字段排序，当“性别”字段值相 同时再按“民族”字段排序。单击“排序和筛选”组的“取消排序”按钮， 取消记录的排序，可以恢复到数据的原来状态。
2.2.5 数据的导入导出 1．数据的导入
在数据库的实际应用中，常常将其他类型的文件转换成Access 数据库的 表。例如，电子表格Excel 文件（. xlsx）、文本文件（.txt）、XML 可扩 展标记语言文件、其他Access数据库文件以及其他类型文件等，通过导入或 链接操作将外部数据添加到当前的数据库中。在导入数据时，将在当前数据 库的一个新表中创建源数据的副本，就是说源文件并不改变。
自动编号类型是另一种专用的数字类型，它从1 开始，依次增1。要注 意的是，当向表中添加一条新记录时，系统自动插入唯一的顺序号。自动编 号一旦被指定，将永久与记录连接。如果删除了含有自动编号的一条记录， 系统不会对记录重新编号。自动编号字段需要4 字节的存储空间。 （7）是/否
是/否类型只能接受两种可能值中的一种，如是/否、真/假、开/关、 有/无等数据。在Access 中，使用True 或-1 表示“是”值，使用False 或
超链接类型的字段用来保存网站、电子邮件的地址，如www.sina.com 。在字段中可以直接输入超链接地址。 （10）附件
附件类型是Access 2007 新增的类型。此类型的字段是将整个文件以 附件的形式放入Access 数据库的表中，这与电子邮件的附件是类似的。
（11）计算 计算类型是Access 2010 新增的类型。此类型的字段用于显示计算结
2．查找空值 对于文本型与备注型字段，还可以查找空值记录。 例2.30 查找“教师表”中“姓名”字段为空值的记录。
3．替换指定的内容 例2.31 将“教师表”中“职称”为副教授的全部替换为教授。
2.4.2 记录排序 1．排序规则 1）数字型或货币型数据，其比较规则与数学完全一致。 2）日期/时间型数据，按日期的时间顺序进行比较，较早的小，较近
例2.4 在“学生管理”数据库中，用数据表视图建立如表2.5 所示的“ 选课表”结构。
2.2.3 设置字段属性
1．字段大小 2．格式 3．输入掩码 4. 标题 5．默认值 6．有效性规则和有效性文本 7. 必需 8. 允许空字符串
所谓空字符串，是指用英文双引号括起来的0 个字符（即″″），它 的长度为0。对文本型与备注型可设置此属性，默认值为“否”。当设置为 “是”时，可输入空字符串，但显示为空。
第2章 数据库和表
本章重点介绍如何创建数 据库和表、编辑表、操作表以 及建立表之间的关系。
Access数据库技术及应用(第二版)
2.1 创建数据库
在Access中，数据库是存储数据的表及其相关对象的集合，其中表是数据库 应用系统的基础。一个数据库通常由多张表组成，每张表中可以存储不同类型的 数据。 2.1.1 创建空数据库
2.2.4 向表中输入数据
1．键盘输入数据 例2.12 将表2.9 所示的学生数据添加到“学生表”中。
2. 输入长文本数据 对于像“简历”这样的备注类型字段，要想输入大量的数据，可按
Shift+F2 组合键在一个带有滚动条的“缩放”对话框中实现。 提示：在文本或备注型字段中输入数据时，可按Ctrl+Enter 键换行。
的规则。 具体地说，当选择了“编辑关系”对话框的“实施参照完整性”时： 1）主表中没有相关记录，相关表就不能添加相应记录。例如，“学生表” 没有张志的记录，“选课表”就不能添加张志的选课信息。 2）反过来，编辑（添加、更新、删除）相关表的记录，不影响主表中的记 录。 3）相关表中有匹配记录时，不允许删除主表中记录，也不允许更改主表中 的主键值。
2.2.6 建立表之间的关系 1．定义表的主键 主键的全称为主关键字，它的值能够唯一地标识表中一条记录的字
或字段的组合。在Access数据库中，允许定义3种类型的主键，即自动编 号、单字段和多字段。
2. 创建表之间的关系 例2.20 创建“学生管理”数据库中表之间的关系。
3. 参照完整性 所谓“参照完整性”，是指为维持表之间已定义的关系而必须遵循
例2.18 将“D:\学生管理”文件夹中的文件“教师表.xlsx”导入到“ 学生管理”数据库中。 2．数据的导出 在数据库的实际应用中，用户也可以将数据库的表转换成其他文件格式 保存。例如，将表文件转换成电子表格Excel（.xlsx）、文本文件（.txt） 或超文本标记语言文件（.html）等。在导出过程中，数据库中的表并不改 变。 例2.19 将“学生管理”数据库中的“学生表”导出，保存到“D:\学生 管理”文件夹中，名叫“学生表.txt”。
3. 使用查阅列表选择数据 例2.13 将“学生表”中“民族”字段设置为“查阅向导”类型，
在列表中显示汉、满、回、蒙、朝等值。 例2.14 将“学生表”中的“性别”字段设置为查阅列表，在列表
中显示男、女的值。 4.“OLE 对象”的数据
5. 使用“附件”类型字段存储数据 例2.16 在“课程表”中增加“课程信息”字段，数据类型为“附 件”。将“大学计算机教学大纲”、“大学计算机实验大纲”等Word 文档 添加到“大学计算机”课程的附件中。 6. 使用“计算”类型字段生成数据 表中数据可以键盘输入、列表选择、链接或嵌入，还可以添加附件 。此外，在Access2010 中允许创建“计算”字段，自动生成数据，这是与 其前版本的主要区别之一。 例2.17 在“选课表”中添加一个计算字段，字段名称为“期末成绩” 。计算公式为：期末成绩=成绩×0.7，表示期末成绩是考试成绩的70%。
编辑表
2.3.4 调整表外观
1．改变字段的显示次序 2．调整行高或列宽 3．隐藏列 4．冻结列 5．设置数据表的显示格式 6．改变数据字体
2.4 操 作 表
2.4.1 数据的查找与替换 1．查找指定的内容 例2.28 查找“教师表”中“性别”为男的教师信息。
在Access 2010 中，还可以使用记录导航条直接定位到要查找的记录。 例2.29 查找“学生表”中名叫杨柳的学生记录。
字段命名时还要注意:
1）字段名最长不能超过64个字符。 2）不能包含句点（.）、惊叹号（!）、方括号（[ ]）或重音符号（‵）。 3）Access不区分字母的大小写。 4）不能使用ASCII 码的控制字符（见附录A）
2．字段的数据类型 一个表的同一列数据应具有相同的数据特征和值域，这就是字段的数据
所谓空数据库，就是没有任何数据库对象的数据库。 例2.1 在D盘“学生管理”文件夹下创建“学生管理”数据库。 2.1.2使用样本模板创建数据库
使用样本模板创建数据库，就是利用Access 2010 提供的“样本模板”快 速地创建基于该模板的数据库。Access 2010 为我们提供了“慈善捐献Web 数据 库”、“教职员”、“联系人Web 数据库”、“罗斯文”、“任务”、“事件” 等12 种本机数据库模 例2.2例2.2 在D 盘根目录下创建“联系人”数据库。 提示：在Access 窗口，单击“在Office.com 上搜索模板”文本框，输入一个或 多个关键字，单击“开始搜索”按钮（即），可从网上下载数据库模板。 2.1.3 打开数据库 2.1.4 关闭数据库
果，计算时必须要引用同一表中的其他字段，可以使用表达式生成器来创建 计算。计算字段的长度为8 字节。 （12）查阅向导
查阅向导是一种特殊的数据类型，可以在下拉列表中选择值，或者手 工输入字段的值。“查阅向导”不是一种实际的数据类型，它属于文本类型 ，但却可以通过不同的方法存储和显示字段。
2.2.2 建立表结构 1.使用“设计”视图 所谓视图，实际上就是窗口。表视图主要有设计视图和数据表视图，设
该类型的字段用来存储日期、时间或日期与时间的组合。日期/时间类型的
字段需要8 字节的存储空间。
（5）货币 货币类型是一种专用的数字类型，向货币字段输入数据时，Access 会
自动添加货币符号（如¥）与千位分隔符（即,），并添加两位小数。使用货 币数据类型可以避免计算时四舍五入。货币型字段需要8 字节的存储空间。 （6）自动编号
计视图用来创建表结构，数据表视图用来显示表中的数据。在设计视图中建立表 结构，包括设置字段名称、数据类型、字段大小、格式、默认值等。
例2.3 在“学生管理”数据库中，建立如表2.2 所示的“学生表”结构。 作为练习，请读者使用表设计视图，建立如表2.4 所示的“课程表”结构。 2. 使用数据表视图
在Access 中，用于输入、显示和编辑记录的窗口称为数据表视图。数据 表视图按照行与列的形式显示表中的数据，它是Access 2010 中默认的视图 方式。在数据表视图中，可以进行字段的添加和删除操作；也可以完成记录 的添加、删除并能实现数据的查找和筛选等操作。
类型。数据类型决定了数据的存储方式和使用方式。 （1）文本
文本类型是Access的默认数据类型，可以是文字或文字与数字的组合。 （2）备注
备注类型用来存储长文本数据，最多为64 000 个字符。 （3）数字
用于进行计算的数据，数字型字段包括字节、整型、长整型、单精度型、 双精度型等类型，其中，单精度型的前6～7 位是准确的，而双精度型前15～16 位是准确的。Baidu Nhomakorabea据实际计算的需要选择哪种数字类型。 （4）日期/时间
0 表示“否”值。是/否类型的字段只需要1 字节的存储空间。
（8）OLE对象 OLE 的英文全称是Object Linking and Embedding，意即对象链接与
嵌入。字段的类型为OLE 对象，是指字段允许单独地“链接”或“嵌入 ”OLE 对象。要注意，每个链接对象只存放于最初的文件中，而每个嵌入（ 即插入）对象都存放在数据库中。只要使用OLE 协议创建的对象，在表中均 可链接或嵌入。例如，Microsoft Word 文档、MicrosoftExcel 电子表格、 图片、声音、视频或其他二进制数据。OLE 对象字段最大可为1GB，它受磁 盘空间限制。 （9）超链接
的大。
3）是/否型数据仅有两个值：是（即True），否（即False）。“是”小， “否”大。
4）文本型数据是由字母、数字、各种符号以及汉字组成的字符串。两个字 符串的比较规则是：从左至右逐个字符比较，直到出现不等的字符或一个 串结束时停止。如果全部字符都相同，则两个字符串相等；否则，以出现 第1 个不等字符的比较为准。 ① 西文字符，包括字母、数字、各种符号（参看附录A），按ASCII 码值进行比较。值小的字符小，值大的字符大。 ② 汉字按拼音字母的顺序（即字典的顺序）进行比较，前面的汉字 小，后面的汉字大。 ③ 西文字符与汉字字符比较，西文字符小，汉字字符大。 5）空值最小，其次是空字符串。
2.2 建 立 表
表是数据库的核心和基础，是数据库中最常用的对象，用来存储和管 理数据。 2.2.1 表的组成 1.表的组成
表由表结构和内容两部分构成。其中，表结构主要包括字段名称、数据类
型、说明（可选）和字段属性等；表内容是指数据，就是一条条的记录。 字段名是由字母、汉字、数字、下划线和空格组成的字符序列，但不能以 空格开头。
4.编辑表间关系 1）查看关系。 2）修改关系。 3）删除关系。 4）打印关系。
2.2.7 使用子数据表 1．显示与隐藏子数据表 2. 删除子数据表 3. 插入子数据表
2.3
2.3.1 打开和关闭表 2.3.2 编辑表结构
1．添加字段 2．修改字段 3．删除字段 4．重新定义主键 2.3.3 编辑表中的数据 1．定位记录 2．选择记录 3．添加记录 4．删除记录 5．修改数据 6．复制数据
使用数据表视图排序时，只能对相邻的字段按同一次序排序。若要按 不相邻字段排序，可使用“筛选”来完成数据的排序。
例2.34 将“学生表”按“性别”升序排列，再按“出生日期”降序 排列。
注意：数据类型为OLE 对象的字段不能进行排序。 2. 单字段排序 例2.32 将“学生表”的记录按“民族”升序排列。 3. 多字段排序 例2.33 在“学生表”中，依次按“性别”和“民族”两个字段进行升序排 列。
从排序结果可以看到，先按“性别”字段排序，当“性别”字段值相 同时再按“民族”字段排序。单击“排序和筛选”组的“取消排序”按钮， 取消记录的排序，可以恢复到数据的原来状态。
2.2.5 数据的导入导出 1．数据的导入
在数据库的实际应用中，常常将其他类型的文件转换成Access 数据库的 表。例如，电子表格Excel 文件（. xlsx）、文本文件（.txt）、XML 可扩 展标记语言文件、其他Access数据库文件以及其他类型文件等，通过导入或 链接操作将外部数据添加到当前的数据库中。在导入数据时，将在当前数据 库的一个新表中创建源数据的副本，就是说源文件并不改变。
自动编号类型是另一种专用的数字类型，它从1 开始，依次增1。要注 意的是，当向表中添加一条新记录时，系统自动插入唯一的顺序号。自动编 号一旦被指定，将永久与记录连接。如果删除了含有自动编号的一条记录， 系统不会对记录重新编号。自动编号字段需要4 字节的存储空间。 （7）是/否
是/否类型只能接受两种可能值中的一种，如是/否、真/假、开/关、 有/无等数据。在Access 中，使用True 或-1 表示“是”值，使用False 或
超链接类型的字段用来保存网站、电子邮件的地址，如www.sina.com 。在字段中可以直接输入超链接地址。 （10）附件
附件类型是Access 2007 新增的类型。此类型的字段是将整个文件以 附件的形式放入Access 数据库的表中，这与电子邮件的附件是类似的。
（11）计算 计算类型是Access 2010 新增的类型。此类型的字段用于显示计算结
2．查找空值 对于文本型与备注型字段，还可以查找空值记录。 例2.30 查找“教师表”中“姓名”字段为空值的记录。
3．替换指定的内容 例2.31 将“教师表”中“职称”为副教授的全部替换为教授。
2.4.2 记录排序 1．排序规则 1）数字型或货币型数据，其比较规则与数学完全一致。 2）日期/时间型数据，按日期的时间顺序进行比较，较早的小，较近
例2.4 在“学生管理”数据库中，用数据表视图建立如表2.5 所示的“ 选课表”结构。
2.2.3 设置字段属性
1．字段大小 2．格式 3．输入掩码 4. 标题 5．默认值 6．有效性规则和有效性文本 7. 必需 8. 允许空字符串
所谓空字符串，是指用英文双引号括起来的0 个字符（即″″），它 的长度为0。对文本型与备注型可设置此属性，默认值为“否”。当设置为 “是”时，可输入空字符串，但显示为空。
第2章 数据库和表
本章重点介绍如何创建数 据库和表、编辑表、操作表以 及建立表之间的关系。
Access数据库技术及应用(第二版)
2.1 创建数据库
在Access中，数据库是存储数据的表及其相关对象的集合，其中表是数据库 应用系统的基础。一个数据库通常由多张表组成，每张表中可以存储不同类型的 数据。 2.1.1 创建空数据库