行政机关(事业单位)文件资料收集整理归档立卷过程的几点体会

行政机关（事业单位）文件资料收集整理归档

立卷过程的几点体会

我本人从事办公室文秘工作几年来，对行政机关（事业单位）的文件资料收集整理归档立卷、档案管理，有了一些肤浅的认识与经验，现将档案归档立卷过程、方法及体会，与同行交流。

一、档案归档管理依据

（一）根据国家《档案法》《档案法实施办法》及《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局（第8号）令），《关于印发〈贵州省（归档文件整理规则）〉实施细侧（试行）的通知》（黔档通（2002）61号）。

（二）州档案局《关于<黔东南州卫生监督局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定>的复函》（州档复（2008）54号）。

二、机关文件材料确定归档与不归档范围

（一）归档范围是：

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值文件材料；

2、机关工作活动中形成的维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、本机关需要贯彻执行的上级机关，同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档范围是：

1、上级机关的文件材料中，一般性的会议通知，普发性不需本机关办理的文件材料，供工作参考的抄件等；

2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性，临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录、机关内部互相抄送的文件材料；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；有关工作信息参考的文件材料；

3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（三）机关形成人事、基建、会计及其它专门机构文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

三、文书档案保管期限分为：永久、定期两种。定期又分为长期：一般保存30—50年；短期：保存10—15年。永久档案在本机关保管使用10年后上交（移交）送同级档案馆永久保存，若本机关需要查阅再到同级档案馆查（借）阅。

定期保存的文件材料在本机关利用期满后，根据保管年限再对其清查，其中若有再利用价值的文件材料再次归档保存，其余的由本机关档案管理员进行登记、领导签字，两人以上进行监督销毁。

四、永久保管文件档案包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；例如：《黔东南州卫生监督局卫

生行政执法过错责任追究制》等文件。

（二）本机关召开重要会议，重大活动等形成的主要文件材料，执法活动中重要业务工作总结，会议纪要、简报等文件材料；

（三）本机关关于重要问题的请示、批复、批示、重要的报告，年度工作计划、总结，年鉴、年报、大事记、综合统计报表等；

（四）本机关机构改革、演变（志）、人事任免、奖励或惩罚、重大事件、食物中毒事件（学校学生中毒100人（含）以上、死亡1例以上）、行政执法上级督办，行政处罚（或赔偿）万元（含）以上的案例、人大政协提案的答复、省、州级以上领导视察工作形成的文件、图像、会议记录等文件材料；

（五）本机关职工（离退休）每年12月份工资花名册、党员花名册等材料；行政执法（监督员）人员的花名册，行政执法证编号；

（六）本机关房屋买卖、土地征用、重要合同协议，资产登记等凭证文件材料；

（七）上级机关下发的属本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级、下级机关重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

（九）在“非典型肺炎（非典）”传染病发生期间，本机关形成的所有文件材料，单列立卷永久保存。

五、定期保管文件档案包括：

（一）本机关职能活动、会议、事务管理等形成的一般性文件材料；

（二）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示、年度目标责任书；一般性工作报告、计划（方案）、总结、简报、统计报表等；

（三）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（四）上级或同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（五）同级或下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（六）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、年鉴、年报、统计报表、重要专题报告等文件材料。

上述六项文件档案中，重要的定期（长期）保存；一般性的文件档案定期（短期）保存。在定期文件档案划分长期、短期保存工作中，那就要看文秘（档案管理员）的聪明才智，保持清醒的头脑来确定保存期限。

六、归档文件的整理

（一）按年度将归档文件分永久（由于县级永久保存的文件少，可以几个年度依次合并为一卷宗）、定期装盒保管。同一全宗只能选择一种分类方案并应保持分类方案的相对稳定。

将归档文件以件为单位进行装订（粘贴）、分类、排列、编号、编目、装盒。

永久保存的文件必须拆除装订图钉后，再用白乳胶以件为单位在左上角进行粘贴。（定期保存的文件同样可以进行粘贴）。以保持文件不生锈。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的应予复制。

（二）归档文件的整理单位及方法

1、一件一般指一份文件（包括公文处理笺）。文件正本与定稿为一件、正文与附件为一件、原件与复制件为一件、转发文与被转发文为一件、请示与批复为一件、来函与复函为一件、重要文件的历次（修改）稿各为一件。

2、整理方法

（1）件内排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前、被转发文在后；批复在前，请示在后；复函在前，来函在后进行组合（粘贴）为一件。

（2）文件编号：归档文件应依次分类、排列，依次序逐件编号。在文件（每件）首页上右端的空白位置加盖归档章并填写：全宗号、年度、件号、保管期限等必备项目。

（3）全宗号：是指同级档案馆给立档单位编制的代号。

（4）件号：是指文件排列的序号。如永久1—2卷，按年度从“1”开始编制连续至2卷的最后1件。应该加以说明：按年度为永久的一卷中，固定为第“1”件号的是本机关本年度工作总结，第2件为工作计划，其它件可以按拟文日期先后编件号。定期同样按年度从“1”开始编制。盒内文件尽量保持相关（同）的内容，使之尽量相互有机联系，便于查阅利用。例如：在执法活动中形成专项整治工作总结可分：食品安全、医政、职业卫生各归一卷等。

（5）归档文件目录：应设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。目录应分别按永久、定期：长期、短期编制目录（各设一本）。

（6）题名：是指文件的标题。有些文件没有标题或标题不规范的，应重新拟标题，外加“[ ]”号给予区别。

（7）装盒：将归档文件按室编件号顺序从“1”号依次往后顺序装入档案盒内。同时，填写档案盒盒脊：全宗号、年度、保存期限、机构问题、室编号“1—138”。（注：馆编号：在永久卷中移交同级档案馆时，由其填写）这样就能说明本盒装共138件文件。同一保存期限的第二卷文件再从“139”—“n”件装入盒内，依此类推。永久、定期的文件在装盒时不能相互混装，否则，不能分期保存。

（8）备考表：备考表项目包括：盒内文件情况的说明，整理人、检查人和日期、置于本盒内文件之后。

备考表的情况说明包括：本盒内从第1件号—138件号，共138件，资料齐全完整。如其中文件有缺损、修改、补充、移出、销毁等情况也一并加以说明。

七、文件汇编：将本级机关年度形成以文号：（卫监党字（××××）×号）（卫监字（××××）×号）（卫监呈字（××××）×号）等印发的所有文件汇编成册，立卷长期保存。由于县级机关印发文件数量较少，可几个年度文件合并汇编成册。这样对各年度所拟文字号的文件方便利用查阅（整理方法如前所述）。

八、结束语建议：

搞文秘工作的同行们，一是要高度重视，加强文件资料收集整理归档立卷工作力度，每年度在6月份之前做好上年度的文件资料收集整理归档立卷工作，切实抓好档案管理。二是可参照《XXXXXXX机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，使机关文件档案做到规范化，标准化管理。三是对文件资料档案分期：永久、定期的划分一定要按保管期限表进行划分。文秘工作人员要有高度的工作责任心，加强上述相关条款规定学习理解掌握，深刻领会其精神实质。做到一丝不苟，细致入微，方能将文件材料收集整理达到档案管理的规范。上述是通过本人经历体验所得的几点肤浅的认识与体会，仅供同行参考，不当之处，请予以批评指正为荷。