书面沟通基本知识.pptx
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《书面沟通》PPT课件 (2)
第5讲 书面沟通
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1
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2
◆美国学者斯蒂芬 · 雷得研究发现：
那些有很强的写作能力的人， 比那些写作能力弱的人的收入要高三倍。
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3
◆ 如果你的总结写得十分出色， 给客户复函时具有很强的说服 力，就会有更多的晋升和更好 的绩效。
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4
◆ 对于企业来说，有效的书面沟通有 助于与客户建立良好的关系，也有 助于树立企业的良好形象和声誉。
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25
收集材料的技巧：
1）从身边的材料开始找起 2）尽量利用高科技手段 3）注重平时积累 4）材料数量要适量
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26
正式写作的技巧：
1）不要在乎写作顺序 2）合理安排时间间隔 3）不要边写边改
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27
修改的内容：
1）提炼校正主题 2）增删更换材料 3）调整结构安排 4）斟酌变更写作手法 5）推敲润色语言
秘书认为她的顶头上司过于谨小慎微了。
精选பைடு நூலகம்PT
7
碰巧第二天，秘书收到伦敦办事处一位 小秘书发来的传真，也只有一段话，原话是： “我认为，现在你是负责传递某某项目报告最 合适的人。请务必于月初做好这项工作，如果 有困难，不能完成这项任务，请及时告诉我。”
这分传真并没有明显的冒犯语言和老板 腔调，然而这位秘书却被触怒了。她甚至把这 件事告诉了顶头上司，她说：“她想过没有， 她是什么东西？”
缩短投资组合的期限和久期的调整是为了在预期利 率上升时减少资本的损失。相反，延长投资组合的期限 是基于对美国和全球经济的分析，主要是真实利率水平、 货币和财政政策动向、周期性的经济指标。
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21
● 这是伯克希尔·哈撤韦（Bechshire Hathaway）公司的一个共同基金经理在共 同募集说明书里所写的一段话。
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◆美国学者斯蒂芬 · 雷得研究发现：
那些有很强的写作能力的人， 比那些写作能力弱的人的收入要高三倍。
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3
◆ 如果你的总结写得十分出色， 给客户复函时具有很强的说服 力，就会有更多的晋升和更好 的绩效。
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4
◆ 对于企业来说，有效的书面沟通有 助于与客户建立良好的关系，也有 助于树立企业的良好形象和声誉。
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收集材料的技巧：
1）从身边的材料开始找起 2）尽量利用高科技手段 3）注重平时积累 4）材料数量要适量
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正式写作的技巧：
1）不要在乎写作顺序 2）合理安排时间间隔 3）不要边写边改
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27
修改的内容：
1）提炼校正主题 2）增删更换材料 3）调整结构安排 4）斟酌变更写作手法 5）推敲润色语言
秘书认为她的顶头上司过于谨小慎微了。
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7
碰巧第二天，秘书收到伦敦办事处一位 小秘书发来的传真，也只有一段话，原话是： “我认为，现在你是负责传递某某项目报告最 合适的人。请务必于月初做好这项工作，如果 有困难，不能完成这项任务，请及时告诉我。”
这分传真并没有明显的冒犯语言和老板 腔调，然而这位秘书却被触怒了。她甚至把这 件事告诉了顶头上司，她说：“她想过没有， 她是什么东西？”
缩短投资组合的期限和久期的调整是为了在预期利 率上升时减少资本的损失。相反，延长投资组合的期限 是基于对美国和全球经济的分析，主要是真实利率水平、 货币和财政政策动向、周期性的经济指标。
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21
● 这是伯克希尔·哈撤韦（Bechshire Hathaway）公司的一个共同基金经理在共 同募集说明书里所写的一段话。
第六章 书面沟通《管理沟通》PPT课件
备忘录样例（表头）
备忘录
发给：人力资源部 发自：财务部 抄送：总经理办公室 日期：2001年9月18 日 标题：购置新计算机 内容：上周董事会决定------------------------------
（不用结束语）
例 备忘录
致：人力资源部
自：总裁
主题：饮水机
时间：25／5／××
现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝
（1）符合信函的目的和读者的需求。 （2）给人以周到、礼貌、简洁明了的感觉。 （3）检查信函的完整性。
2.中间段 3.结尾段
二、商务信函的格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、称 谓、正文、署名、日期等5个部分组成。
4、商务信函样例
1、发给： 上海光华保险公司 副总经理 王耀华先生
A4纸
公司标准信笺
第一节 书面沟通概述
一、书面沟通的作用
书面沟通的作用主要体现在：一是沟通信息容易记 录，并能得到永久的保存；二是由于其保存性强，且不易 受“污染”，能保证在信息的扩散过程中，使不在沟通现 场的受众（读者）能够得到真实的信息；三是对读者来说， 笔头沟通的信息传递方式速度快（因为阅读比倾听更 快）——当然对整个沟通系统来说效率不一定高（因为这 还涉及信息发送者的沟通效率问题）；四是笔头沟通可以 特别关注细节，而且就读者来说，也可以更多地获取细节 方面的信息；五是比口头表达采用更为精确的用词。也正 因为笔头沟通有这些优点，它将在以后的沟通中仍处于重 要的地位。
五、商务信函
出色的商务信函应该具备6个基本特点： 1.清晰。读者可以毫不费力地领会撰写者的意图。 2.完整。解答读者所有的问题，提供采取行动所需要的相关信 息。 3. 准确。信息准确无误，标点符号、语言运用、表述风格及语 气
书面语言沟通精品PPT课件
第五章 书面语言沟通
目录
学习目标
1.描述书面语言的概念、特点及主要形式；护理书面语言 沟通的含义、作用 2.复述护理文书的常见类型、基本原则与书写要求 3.明确护理书面语言沟通的常见问题与矫正要领
第一节 书面语言沟通概论
◆书面语言的概念 ◆书面语言沟通的特点 ◆书面语言沟通的主要形式
第一节 书面语言沟通概论
◆书面语言的概念 又称文字语，笔语。是将声音转化为文字，靠文字记录书写的一 种语言符号系统，是隐含着语音而无声响的言语。
第一节 书面语言沟通概论
◆书面语言沟通的特点 ---规范性 ---确切性 ---严谨性 ---长效性 ---权威性
第一节 书面语言沟通概论
◆书面语言沟通的主要形式 ---阅读 ---书写
第二节 护理文书在护理工作中的运用
◆护理文书的概念 ◆护理文书的常见类型 ◆护理文书的作用 ◆护理文书的写作要求
第二节 护理文书在护理工作中的运用
◆护理文书的概念
是指护理人员在为患者提供护理服务的过程中，根据法律法规规定，将患者 住院期间病情变化及各项护理活动等内容予以书面记录，是护理人员在护理 活动中形成的文字、符号、图表等资料。
演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日
第二节 护理文书在护理工作中的运用
◆护理文书的写作要求 ---护理文书写作必须及时 ---护理文书写作必须规范 ---护理文书写作必须完整 ---护理文书写作必须准确 ---护理文书写作用语必须体现职业特点
第三节 护理文书写作的常见缺陷与纠正要领
◆书写内容方面的常见缺陷 ◆词语方面的常见缺陷 ◆语法修辞方面的常见缺陷 ◆缺陷纠正要领
◆语法修辞方面的常见缺陷 ---记录中偷换主语 ---记录中用词搭配不当 ---记录中词序不当 ---记录中表述不清 ---记录中句子的成分残缺
目录
学习目标
1.描述书面语言的概念、特点及主要形式；护理书面语言 沟通的含义、作用 2.复述护理文书的常见类型、基本原则与书写要求 3.明确护理书面语言沟通的常见问题与矫正要领
第一节 书面语言沟通概论
◆书面语言的概念 ◆书面语言沟通的特点 ◆书面语言沟通的主要形式
第一节 书面语言沟通概论
◆书面语言的概念 又称文字语，笔语。是将声音转化为文字，靠文字记录书写的一 种语言符号系统，是隐含着语音而无声响的言语。
第一节 书面语言沟通概论
◆书面语言沟通的特点 ---规范性 ---确切性 ---严谨性 ---长效性 ---权威性
第一节 书面语言沟通概论
◆书面语言沟通的主要形式 ---阅读 ---书写
第二节 护理文书在护理工作中的运用
◆护理文书的概念 ◆护理文书的常见类型 ◆护理文书的作用 ◆护理文书的写作要求
第二节 护理文书在护理工作中的运用
◆护理文书的概念
是指护理人员在为患者提供护理服务的过程中，根据法律法规规定，将患者 住院期间病情变化及各项护理活动等内容予以书面记录，是护理人员在护理 活动中形成的文字、符号、图表等资料。
演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日
第二节 护理文书在护理工作中的运用
◆护理文书的写作要求 ---护理文书写作必须及时 ---护理文书写作必须规范 ---护理文书写作必须完整 ---护理文书写作必须准确 ---护理文书写作用语必须体现职业特点
第三节 护理文书写作的常见缺陷与纠正要领
◆书写内容方面的常见缺陷 ◆词语方面的常见缺陷 ◆语法修辞方面的常见缺陷 ◆缺陷纠正要领
◆语法修辞方面的常见缺陷 ---记录中偷换主语 ---记录中用词搭配不当 ---记录中词序不当 ---记录中表述不清 ---记录中句子的成分残缺
书面沟通技能(PPT51张)
尊敬的田波先生： 您好！ 我对于贵公司在今年5月份即将举办的公司交流研讨会的计划 非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持 和欢迎。 也非常感谢您邀请我作大会演讲。不过十分遗憾的是，今年5 月份我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。 我可否推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。他 在人力资源部已任职8年，在此期间，他曾亲自组织了数次颇为成 功的活动。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此次研 讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的 话，我将让他与您联系。 预祝研讨会圆满成功！ 张晓怡 2005年8月7日
卓冠祺管理咨询公司
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1、想要体面生活，又觉得打拼辛苦；想要健康身体，又无法坚持运动。人最失败的，莫过于对自己不负责任，连答应自己的事都办不到，又何必抱怨这个世界都和你作对？人生的道理很简单，你想要什么，就去付出足够的努力。 2、时间是最公平的，活一天就拥有24小时，差别只是珍惜。你若不相信努力和时光，时光一定第一个辜负你。有梦想就立刻行动，因为现在过的每一天，都是余生中最年轻的一天。 3、无论正在经历什么，都请不要轻言放弃，因为从来没有一种坚持会被辜负。谁的人生不是荆棘前行，生活从来不会一蹴而就，也不会永远安稳，只要努力，就能做独一无二平凡可贵的自己。 4、努力本就是年轻人应有的状态，是件充实且美好的事，可一旦有了表演的成分，就会显得廉价，努力，不该是为了朋友圈多获得几个赞，不该是每次长篇赘述后的自我感动，它是一件平凡而自然而然的事，最佳的努力不过是：但行好事，莫问前程。愿努力，成就更好的你！ 5、付出努力却没能实现的梦想，爱了很久却没能在一起的人，活得用力却平淡寂寞的青春，遗憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔软的心智、让我们懂得累积时间的力量；那些孤独沉寂的时光，让我们学会守候内心的平和与坚定。那些脆弱的不完美，都会在努力和坚持下，改变模样。 6、人生中总会有一段艰难的路，需要自己独自走完，没人帮助，没人陪伴，不必畏惧，昂头走过去就是了，经历所有的挫折与磨难，你会发现，自己远比想象中要强大得多。多走弯路，才会找到捷径，经历也是人生，修炼一颗强大的内心，做更好的自己！ 7、“一定要成功”这种内在的推动力是我们生命中最神奇最有趣的东西。一个人要做成大事，绝不能缺少这种力量，因为这种力量能够驱动人不停地提高自己的能力。一个人只有先在心里肯定自己，相信自己，才能成就自己！ 8、人生的旅途中，最清晰的脚印，往往印在最泥泞的路上，所以，别畏惧暂时的困顿，即使无人鼓掌，也要全情投入，优雅坚持。真正改变命运的，并不是等来的机遇，而是我们的态度。 9、这世上没有所谓的天才，也没有不劳而获的回报，你所看到的每个光鲜人物，其背后都付出了令人震惊的努力。请相信，你的潜力还远远没有爆发出来，不要给自己的人生设限，你自以为的极限，只是别人的起点。写给渴望突破瓶颈、实现快速跨越的你。 10、生活中，有人给予帮助，那是幸运，没人给予帮助，那是命运。我们要学会在幸运青睐自己的时候学会感恩，在命运磨练自己的时候学会坚韧。这既是对自己的尊重，也是对自己的负责。 11、失败不可怕，可怕的是从来没有努力过，还怡然自得地安慰自己，连一点点的懊悔都被麻木所掩盖下去。不能怕，没什么比自己背叛自己更可怕。 12、跌倒了，一定要爬起来。不爬起来，别人会看不起你，你自己也会失去机会。在人前微笑，在人后落泪，可这是每个人都要学会的成长。 13、要相信，这个世界上永远能够依靠的只有你自己。所以，管别人怎么看，坚持自己的坚持，直到坚持不下去为止。 14、也许你想要的未来在别人眼里不值一提，也许你已经很努力了可还是有人不满意，也许你的理想离你的距离从来没有拉近过......但请你继续向前走，因为别人看不到你的努力，你却始终看得见自己。 15、所有的辉煌和伟大，一定伴随着挫折和跌倒；所有的风光背后，一定都是一串串揉和着泪水和汗水的脚印。 16、成功的反义词不是失败，而是从未行动。有一天你总会明白，遗憾比失败更让你难以面对。 17、没有一件事情可以一下子把你打垮，也不会有一件事情可以让你一步登天，慢慢走，慢慢看，生命是一个慢慢累积的过程。 18、努力也许不等于成功，可是那段追逐梦想的努力，会让你找到一个更好的自己，一个沉默努力充实安静的自己。 19、你相信梦想，梦想才会相信你。有一种落差是，你配不上自己的野心，也辜负了所受的苦难。 20、生活不会按你想要的方式进行，它会给你一段时间，让你孤独、迷茫又沉默忧郁。但如果靠这段时间跟自己独处，多看一本书，去做可以做的事，放下过去的人，等你度过低潮，那些独处的时光必定能照亮你的路，也是这些不堪陪你成熟。所以，现在没那么糟，看似生活对你的亏欠，其 实都是祝愿。
书面沟通基本知识
▪ （3）如果你想向公司领导建议元旦举办促销 活动，该如何与领导沟通？
▪ （4）公司接到了顾客投诉产品质量的信函， 你是售后服务经理，如何与该顾客沟通？
5.1.2 书面沟通和口头沟通优劣比 较
▪ （1）优势：书面沟通和口头沟通优劣 比较.doc
▪ （2）劣势：同上
5.1.3 商务写作的特点
▪ （1）目的性 ▪ （2）说服力 ▪ （3）简单明了 ▪ （4）以读者为重
▪ 材料4：某公司总裁斯米特应其朋友某公司主管 会计的要求，为其推荐了一名业务经理安德森。 请写出斯米特的推荐函。推荐函.doc
（5）通知类：
▪ 通知是所有的商务信函中应用最广泛、频率最 高的一种书面沟通类型。会议、要求、具体事 项、商品价格调整、政策（措施）的实施等都 可以用通知这种书面沟通形式。
▪ 材料1： × ×股份有限公司决定于2009年5月 28日召开全体股东大会，地点在公司总部大型 报告厅。会议主要讨论公司2008年度利润分配 方案，修订公司章程，选举公司董事。请各位 股东准时参加。会议通知.doc
▪ 小结：会议通知中应该写到：会议的内容；开 会的时间、地点；报道的时间、地点；参加会 议的人员。
▪ 材料2：你所在的酒店本周五上午将因为一 个300人的会议结束，代表们需要结账而可 能出现排队或拥挤的情况。为避免出现因 结账而造成拥堵，引起大家的抱怨，请给 每位房客写一份告知信函，请大家错开时 间结账。
▪ 尊敬的顾客.doc
5.5.2 积极性信函
▪ 在日常工作中，因为某公司开业、成立庆典， 或者某人、某公司获得某荣誉称号，作为业务 伙伴或管理机构应该给对方发出祝贺信函，以 示对对方的友好或表示对方所取得的成绩的肯 定。祝贺信在工作中运用的好可以增进彼此的 情感，加强联系，树立自身的形象。
▪ （4）公司接到了顾客投诉产品质量的信函， 你是售后服务经理，如何与该顾客沟通？
5.1.2 书面沟通和口头沟通优劣比 较
▪ （1）优势：书面沟通和口头沟通优劣 比较.doc
▪ （2）劣势：同上
5.1.3 商务写作的特点
▪ （1）目的性 ▪ （2）说服力 ▪ （3）简单明了 ▪ （4）以读者为重
▪ 材料4：某公司总裁斯米特应其朋友某公司主管 会计的要求，为其推荐了一名业务经理安德森。 请写出斯米特的推荐函。推荐函.doc
（5）通知类：
▪ 通知是所有的商务信函中应用最广泛、频率最 高的一种书面沟通类型。会议、要求、具体事 项、商品价格调整、政策（措施）的实施等都 可以用通知这种书面沟通形式。
▪ 材料1： × ×股份有限公司决定于2009年5月 28日召开全体股东大会，地点在公司总部大型 报告厅。会议主要讨论公司2008年度利润分配 方案，修订公司章程，选举公司董事。请各位 股东准时参加。会议通知.doc
▪ 小结：会议通知中应该写到：会议的内容；开 会的时间、地点；报道的时间、地点；参加会 议的人员。
▪ 材料2：你所在的酒店本周五上午将因为一 个300人的会议结束，代表们需要结账而可 能出现排队或拥挤的情况。为避免出现因 结账而造成拥堵，引起大家的抱怨，请给 每位房客写一份告知信函，请大家错开时 间结账。
▪ 尊敬的顾客.doc
5.5.2 积极性信函
▪ 在日常工作中，因为某公司开业、成立庆典， 或者某人、某公司获得某荣誉称号，作为业务 伙伴或管理机构应该给对方发出祝贺信函，以 示对对方的友好或表示对方所取得的成绩的肯 定。祝贺信在工作中运用的好可以增进彼此的 情感，加强联系，树立自身的形象。
书面沟通技能培训教材(PPT 103页)
2．写作过程
文字沟通有三种主要类型： ① 肯定型 直接给出好的消息 解释好消息 用好的祝愿结束 ② 否定型 用"缓冲"式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能，建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 ③ 指示型 以一种具有吸引受信人注意力的叙 述开始 表述建议或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难，尽早完成工作。
第二节 书面沟通的写作过程
写作过程
整理写作思路， 考虑文书内容 一口气写完 写完后重读
修改文书，大胆删减
检查细节，确认无误，
要与不要
目的要明确 信息要全面 行文要简短 使用短句 强调最重要的 段落分明 总结和结论 尽量生动
随意开始 写写停停 被动句 双重否定 长句 无关信息 错别字 过长
表达不清，内容缺乏全面考虑， 错别字和标点错误，废话连篇。
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们
上周的电话谈话后，我很高兴 再邮给您一本我公司的最新宣 传册。
你曾表示过贵公司对安装新 型计算机软件感兴趣，我相信 我们的服务符合你的要求，会 让您满意的。
期待您的回音，并期望很快 能和您会面。
此致 敬礼 比尔盖茨
否定
对要求的一种否定， 或者是一个坏消息。
开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。 给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之 有思想准备。 给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。 用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。
指示
指示他人进行某项工 作，开展某些活动， 同意你的见解或提供 你的信息等。
练习 目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟） 形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3分钟）
第13章 书面沟通《管理沟通》PPT课件
13
CHAPTER
第13章 书面沟通
13.1 书面沟通的含义与作用
• 13.1.1 书面沟通的含义 • 书面沟通是指以书面或电子邮件为载体，运用文字、图
式进行的信息传递过程。其主要形式包括文件、报告、 信件、合同等。书面沟通是一种传统的沟通方式，每一 位管理者在工作中都不可避免地运用文字来沟通信息。 商务信函、协议、单据、申请报告等，都以书面的方式 加以认同，并成为约束大家行为的手段。
13.1 书面沟通的含义与作用
• 13.1.2 书面沟通的作用
1.永久保存，可作为法律凭证 2.信息准确，易于传播 3.反复解读，易于沟通 4.经济和省时
5.具有口头沟通不可替代的作用
1.准确 2.清晰 3.完整 4.简洁
13.2 书面沟通的原则
13.3 书面沟通的基本形式
13.3.1 备忘录
13.3 书面沟通的基本形式
13.3.4 经济活动分析报告 1.经济活动分析报告的结构 （1）标题 （2）引言 （3）分析 （4）意见与建议
13.3 书面沟通的基本形式
2.常用的分析方法
（1）对比分析法
对比分析法是将两个或两个以上在时 间、内容、项目、条件等方面具备可 比性的数据进行对比，根据对比的结 果研究经济活动的状况，反映工作成 绩和差距，从而找出原因，总结经验 教训，并设法保持或改进。
6.邮件回复的技巧 ①及时回复。 ②针对性回复。 ③回复内容不得少于10个字。
13.3 书面沟通的基本形式
13.3.3 市场调查报告
市场调查是一种收集、记录、整理 和分析市场对商品的需求状况以及 有关材料的活动，将市场调查得到 的材料进行筛选、整理、归纳、分 析后形成的文书就是市场调查报告。
CHAPTER
第13章 书面沟通
13.1 书面沟通的含义与作用
• 13.1.1 书面沟通的含义 • 书面沟通是指以书面或电子邮件为载体，运用文字、图
式进行的信息传递过程。其主要形式包括文件、报告、 信件、合同等。书面沟通是一种传统的沟通方式，每一 位管理者在工作中都不可避免地运用文字来沟通信息。 商务信函、协议、单据、申请报告等，都以书面的方式 加以认同，并成为约束大家行为的手段。
13.1 书面沟通的含义与作用
• 13.1.2 书面沟通的作用
1.永久保存，可作为法律凭证 2.信息准确，易于传播 3.反复解读，易于沟通 4.经济和省时
5.具有口头沟通不可替代的作用
1.准确 2.清晰 3.完整 4.简洁
13.2 书面沟通的原则
13.3 书面沟通的基本形式
13.3.1 备忘录
13.3 书面沟通的基本形式
13.3.4 经济活动分析报告 1.经济活动分析报告的结构 （1）标题 （2）引言 （3）分析 （4）意见与建议
13.3 书面沟通的基本形式
2.常用的分析方法
（1）对比分析法
对比分析法是将两个或两个以上在时 间、内容、项目、条件等方面具备可 比性的数据进行对比，根据对比的结 果研究经济活动的状况，反映工作成 绩和差距，从而找出原因，总结经验 教训，并设法保持或改进。
6.邮件回复的技巧 ①及时回复。 ②针对性回复。 ③回复内容不得少于10个字。
13.3 书面沟通的基本形式
13.3.3 市场调查报告
市场调查是一种收集、记录、整理 和分析市场对商品的需求状况以及 有关材料的活动，将市场调查得到 的材料进行筛选、整理、归纳、分 析后形成的文书就是市场调查报告。
第5讲书面沟通-PPT文档资料
一、书面沟通的特点与种类
• 书面沟通：指运用
文字、图式进行的 信息传递过程。
■
书面沟通的特点
书面沟通
慢，但可持久存在 速度慢 正式，具权威性 内容可远距离传播 准确性高 少，以语言沟通为主
相关要素
传播速度 反馈性 特性 传送区域 准确性 信息通道
口头沟通
迅速，但消失得快 双向沟通，能立即澄清疑点 随意，经济 只在沟通地传播 准确性低，较个性化 多，可利用非语言通道表达
但当广告登出时，却将 1学期收费 5 000元误写为1学年收费5 000元。随即 报 名者纷纷涌来。这一书写差错带来的负面 影响是非常严重的。尽管校方在开学时对 学生及其家长作了解释，但是仍然有许多 人投诉，说学校乱收费，有欺骗之嫌，等 等。这一纠纷甚至持续了3年之久！
是欠条还是还款证明？ — “还”字多音惹纷争 2000年4月黄先生承建北京某农业发展有限公 司养猪舍7栋，承包工程款总计8.4万元。双方约定 工程开工时农业公司首付黄先生总工程款的70％即 58800元， 但农业公司却只给付黄先生3万元，其 款额一直未付。2019年4月7日，农业公司出具一张 写有“还欠黄某工程款28800元” 的证明。黄先生 依 此欠据将农业公司告上法庭，要求立即给付工程款 28800元。
引导案例：
一次，某公司纽约办事处经理收 到一份传真，是香港办事处经理问他如 何处理一项合同的续签事宜。尽管这份 传真只有简短的一段话，但是他仍然想 确保没有一丝傲慢的语气—符合为香港 办事处发布指示的语气。 秘书问：“这点小事还会得罪 吗？”
经理向她指出，向国外或经常不见的人 发传真或者写信，一定要慎之又慎，即使最简 单的话也可能引起别人的误解。他解释说： “这就好比幽默，当面开个开玩笑可能显得十 分轻松有趣。可是玩笑一旦写在纸上，就成了 挑衅和侮辱。” 秘书认为她的顶头上司过于谨小慎微了。
书面沟通基本知识(ppt 49页)
书面沟通是以文字、纸张及规定格式传递信息的沟通方式。与口头沟通相比，书面沟通具有其独特的优势和劣势。商务写作作为书面沟通的一种，具有目的性、说服力、简单明了和以读者为重的特点。其类型包括商务信函、报告、电子邮件等，每种类型都有其特定的写作要求和格式。书面沟通文件的写作过程包括写作准备、组织撰写和修改评三个主要步骤。在写作准备阶段，需要思考写作内容、措辞、条理性等；组织撰写时，需分析材料、归纳整理并撰写草稿；修改评估则是确保内容充实、措辞恰当等。此外，商务文件的写作还需遵循一定的要求和格式，如确定明确的写作目标、分清信息接受对象、使用合适的语言等。掌握这些基本知识和技巧，对于提高书面沟通能力至关重要。
书面沟通培训教材(PPT 118页)
×××总公司： 敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，
不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废， 并代之以另订新价目表，现随函附上。
五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月 一日以后，则以新价目表为准。
因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故 预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早， 以免误失时机。
·Compose in any order 不要在乎写作顺序
·Avoid editing
不要边写边改
·Get typed copy
使用打印件
·Schedule a time gap 安排时间间隔
• 5.5 Edit the document 修改文稿 ·Edit for strategy 从策略上进行修改 ·Edit for macro issues 从宏观上进行修改 ·Edit for micro issues 从微观上进行修改 ·Edit for correctness 就正确性进行修改
表 书信撰写者清单
A．写信前 1．信的主题是什么? 2．你为什么写这封信? 3．信的读者是谁?
·主要读者 ·其他读者
4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什 么?
·现有知识 ·需要知道的知识
• B．信写完后 你撰写的信（回答“是”“否”）
• 清楚 ·按逻辑顺序编排
• 语法正确 ·没有行话和俚语 • 语言简洁明了、惹人喜爱有礼貌有益
• 5.2 Organize your thoughts 组织观点 (1) Batching 分组
• (2) Concluding 筛选 (3) Headlining 归纳标题
• (4) Strategic ordering有策略地编排
《书面沟通》PPT课件
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继
我们上周的电话谈话后，我 很高兴再邮给您一本我公司 的最新宣传册。
你曾表示过贵公司对安 装新型计算机软件感兴趣， 我相信我们的服务符合你的 要求，会让您满意的。
期待您的回音，并期望 很快能和您会面。
此致
敬礼
知道此信发 给谁 说明写信原因
表明积极的态 度
暗示下一步应 采取的行动
现假设你是总经理，看了这份报告后作何评价? 如不满意，又如何修改?
该结构存在的问题
问题1：对某一问题的重复性讨论，不能强调你的观点； 思路不清楚，表述混乱；读者不能把握报告的核心观 点。
问题2：没有结合总经理的实际情况来安排结构。
修改后的大纲
大纲(一)
(1)前言：报告的目的； (2)作用一：总经理的参谋功能； (3)作用二：不同职能部门之间的协调功能； (4)作用三：公司内有关活动的组织者； (5)作用四：职能部门和总经理之间沟通的 桥梁； (6)结论和建议。
技法概要
T
I
M E
W
A Y N E
1． 写作准备阶段： 思考：写给谁？写什么？为 什么？ 提纲：主要点，使用索引卡 整理：按逻辑排列各要点的 位置，去掉无关信息。
2．写作过程
文字沟通有三种主要类型：
①
肯定型
直接给出好的消息
解释好消息
用好的祝愿结束
②
否定型
C
用"缓冲"式的自然叙述开头
O
在给出坏消息之前加以解释
只写了一页
I
N 表达不清，内容缺乏全面考虑，错
G
别字和标点错误，废话连篇。
比尔盖茨
内容清晰，态度乐观，简明扼要， 2切00中2年要10害月1，日。
书面沟通的基本形式培训课件PPT(36张)
• 若签名者是以寄件人之名义发信时：
Yours faithfully
Shirley Johnson
for GEORGE FREEMAN General Manager
*或以per pro 或 pp (per procurationem, i.e. “on behalf of”)表 示『委任、授权行为』
• 收件地址为一个机构时：
Dear Sirs
• 不知收件人的姓名时：
Dear Sir or Madam
Heading 标题
• 说明信件的主旨 • 通常全为大写字母 • 范例：
Dear Mrs Jackson
INTERNATIONAL CONFERENCE – 24 OCTOBER 2005
Body of Letter 信文
Presentation of Business Documents
商业通讯文件的样式
商业通讯文件的范围
• Business Letters 商业书信 • Memorandum 备忘录 • Fax Messages 传真 • E-mail 电子邮件
商业书信组成部分
1. Letterhead 信头 2. Reference 参考 3. Date 日期 4. Inside name & address 收件人姓名及地址 5. Salutation 称谓 6. Heading 标题
书面沟通的基本形式
• 备忘录 • 电子邮件 • 信函 • 建议书 • 报告 • 摘要
商务谈判备忘录
催款函
求职信
• XX经理： 您好！ 我写此信应聘贵公司招聘的经理助理职位。我很高兴地在招 聘网站得知你们的招聘广告，并一直期望能有机会加盟贵公 司。 两年前我毕业于首都经济贸易大学国际贸易专业，在校期间 学到了许多专业知识，如国际贸易，国际贸易实务，国际商 务谈判，国际贸易法，外经贸英语等课程。毕业后，就职于 一家外贸公司，从事市场助理工作，主要是协助经理制定工 作计划、一些外联工作、以及文件、档案的管理工作。本人 具备一定的管理和策划能力，熟悉各种办公软件的操作，英 语熟练，略懂日语。我深信可以胜任贵公司经理助理之职。 个人简历及相关材料一并附上，希望您能感到我是该职位的 有力竞争者，并希望能尽快收到面试通知，我的联系电话：
Yours faithfully
Shirley Johnson
for GEORGE FREEMAN General Manager
*或以per pro 或 pp (per procurationem, i.e. “on behalf of”)表 示『委任、授权行为』
• 收件地址为一个机构时：
Dear Sirs
• 不知收件人的姓名时：
Dear Sir or Madam
Heading 标题
• 说明信件的主旨 • 通常全为大写字母 • 范例：
Dear Mrs Jackson
INTERNATIONAL CONFERENCE – 24 OCTOBER 2005
Body of Letter 信文
Presentation of Business Documents
商业通讯文件的样式
商业通讯文件的范围
• Business Letters 商业书信 • Memorandum 备忘录 • Fax Messages 传真 • E-mail 电子邮件
商业书信组成部分
1. Letterhead 信头 2. Reference 参考 3. Date 日期 4. Inside name & address 收件人姓名及地址 5. Salutation 称谓 6. Heading 标题
书面沟通的基本形式
• 备忘录 • 电子邮件 • 信函 • 建议书 • 报告 • 摘要
商务谈判备忘录
催款函
求职信
• XX经理： 您好！ 我写此信应聘贵公司招聘的经理助理职位。我很高兴地在招 聘网站得知你们的招聘广告，并一直期望能有机会加盟贵公 司。 两年前我毕业于首都经济贸易大学国际贸易专业，在校期间 学到了许多专业知识，如国际贸易，国际贸易实务，国际商 务谈判，国际贸易法，外经贸英语等课程。毕业后，就职于 一家外贸公司，从事市场助理工作，主要是协助经理制定工 作计划、一些外联工作、以及文件、档案的管理工作。本人 具备一定的管理和策划能力，熟悉各种办公软件的操作，英 语熟练，略懂日语。我深信可以胜任贵公司经理助理之职。 个人简历及相关材料一并附上，希望您能感到我是该职位的 有力竞争者，并希望能尽快收到面试通知，我的联系电话：
书面沟通PPT课件
─结构完整而简洁 ─内容正确而无误 ─语气友好而诚恳 ─礼节规范而自然 ─格式讲究而规范
第7页/共21页
（二）、商务信函的基本结构
※ 一封比较规范、完整的商务信函一般包括:信头、存档号码、收信人地址、主题行或标题、称谓、正文、 结束语、落款、时间九个部分。
（三）、商务信函的主要类型
※ 根据不同的分类标准，商务信函可以有多种形式。 ─从商务信函的形式及其传递的内容看，商务信函包
括通知、公告、通讯、介绍信、感谢信、邀请信、慰问信、求职信、备忘便条等。 ─从商务信函的沟通目的及其采用的语气来看，商务信函可分为肯定性信函、负面性信函、说明性信
函和劝说性信函。
第8页/共21页
肯定性信函
第9页/共21页
负面性信函
第10页/共21页
说明性信21页
第一节. 书面沟通概述
一、书面沟通的含义和特点
─书面沟通的含义 ─书面沟通的特点
二、书面沟通的基本原则和基本类型
─书面沟通的基本原则 ─书面沟通的基本类型
第3页/共21页
一、书面沟通的含义和特点
（一）书面沟通的含义
─书面沟通，就是指采用信函、报告、备忘录、电子邮件、通知、规章等书面形式进行的信息传递和交 流。
（二）书面沟通的特点
─优点：准确性、权威性、稳定性、唯一性、规范性、去冲突性 ─缺点：耗费时间、反馈不及时、无法与副语言结合、对沟通者要求比较高
第4页/共21页
二、书面沟通的基本原则和基本类型
（一）书面沟通的基本原则
─主题突出 ─思路清晰 ─表达简洁 ─信息正确 ─换位思考
（二）书面沟通的基本类型
通过本章的学习，你应当了解书面沟通的特点和含义，明确书面沟通的原则；熟知企业基本文书的写 作规范和要求；掌握求职信和个人履历的写作技巧掌握商务信函等常用沟通的基本方法与技巧；了解备忘 录及电子邮件等其他书面沟通类型。
第7页/共21页
（二）、商务信函的基本结构
※ 一封比较规范、完整的商务信函一般包括:信头、存档号码、收信人地址、主题行或标题、称谓、正文、 结束语、落款、时间九个部分。
（三）、商务信函的主要类型
※ 根据不同的分类标准，商务信函可以有多种形式。 ─从商务信函的形式及其传递的内容看，商务信函包
括通知、公告、通讯、介绍信、感谢信、邀请信、慰问信、求职信、备忘便条等。 ─从商务信函的沟通目的及其采用的语气来看，商务信函可分为肯定性信函、负面性信函、说明性信
函和劝说性信函。
第8页/共21页
肯定性信函
第9页/共21页
负面性信函
第10页/共21页
说明性信21页
第一节. 书面沟通概述
一、书面沟通的含义和特点
─书面沟通的含义 ─书面沟通的特点
二、书面沟通的基本原则和基本类型
─书面沟通的基本原则 ─书面沟通的基本类型
第3页/共21页
一、书面沟通的含义和特点
（一）书面沟通的含义
─书面沟通，就是指采用信函、报告、备忘录、电子邮件、通知、规章等书面形式进行的信息传递和交 流。
（二）书面沟通的特点
─优点：准确性、权威性、稳定性、唯一性、规范性、去冲突性 ─缺点：耗费时间、反馈不及时、无法与副语言结合、对沟通者要求比较高
第4页/共21页
二、书面沟通的基本原则和基本类型
（一）书面沟通的基本原则
─主题突出 ─思路清晰 ─表达简洁 ─信息正确 ─换位思考
（二）书面沟通的基本类型
通过本章的学习，你应当了解书面沟通的特点和含义，明确书面沟通的原则；熟知企业基本文书的写 作规范和要求；掌握求职信和个人履历的写作技巧掌握商务信函等常用沟通的基本方法与技巧；了解备忘 录及电子邮件等其他书面沟通类型。
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。 ▪ 2）使用清楚准确的词语。 ▪ 3）选择积极的表达方式。 ▪ 正面、肯定的传递——负面、否定的传递？ ▪ 4）保证语言的简明
▪ 5）采用合理的组织结构 ▪ ——直接式 ▪ ——间接式 ▪ ——重要性顺序：重要——次重要——一般 ▪ ——时间顺序：从前向后；从后向前（逆时
间）
▪ ——空间顺序 ▪ ——因果关系：有因到果；有果到因 ▪ ——问题-解决方案
5.1.4 书面沟通的类型：
▪ （1）商务信函：一些与工作有关的信 件，主要是邀请函、祝贺信、证明信 、催款信、致歉信、通知等。
▪ （2）报告：非常重要但难写的一些文 种，如：建议报告、贷款报告、销售 计划报告、市场调查与预测报告等
▪ （3）电子邮件
▪ 1）信息交流快捷 ▪ 2）避免了电话的吵闹 ▪ 3）信息能无限期地搁置等待 ▪ 4）语言要求不严格 ▪ 5）可以反复阅读 ▪ …………
▪
▪ 材料2：介绍我 校酒店管理专业 学生前往天鹅湖 大酒店实习。
▪ 证明信——证明信是证明某人身份、经历 或证明有关事件真实情况的专业书信。
▪ 材料3：以天鹅湖大酒店的名义给某实习学 生写一份其实习期间的证明材料。证明信 .doc
▪ （2）邀请函
▪ 1）简易式：要求写出时间、地点、事项等 。
▪ 5.4.2 备忘录的用途：
▪ （1）用于公司内部信息交流；
▪ （2）协助记忆，能提供书面记录 的凭证
▪ （3）用于询问、请求、惩戒、祝 贺等信息内容。
5.4.3备忘录的格式和组成要素 ：
▪ （1）备忘录的组成要素： ▪ 1）收件人（To） ▪ 2）发件人（From） ▪ 3）主题（Subject） ▪ 4）日期（Date） ▪ 5）正文 ▪ （2）备忘录的格式：备忘录.doc
▪ 备忘录案例.doc
▪ 5.5 商务信函
▪ 5.5.1 告知性信函 ▪ （1）证明信 ▪ （2）邀请函 ▪ （3）确认信 ▪ （4）推荐信 ▪ （5）通知
（1）介绍信——证明信——推荐信
▪ 介绍信——介绍信 是单位用来介绍员 工身份，联系工作 时使用的一种公务 信函。
▪ 材料1：**旅行社介 绍本社员工前往金 算盘财务软件公司 购买财务软件。源自5.4.4 备忘录的具体写作：
▪ 资料：某公司人力资源主管要求教育培训主管邀 请一位教授给公司员工举办团队合作和团队精神 培养方面的讲座，并且要求教授多给员工开展技 能活动，增强员工的感性认识。培训时间是 2011年4月15、16两天。培训主管联系了**大学 的**教授。双方商定：两天的培训费用为2000元 人民币，另外报销差旅和食宿费用500元。同时 公司需提供投影仪、白板（笔）等教学设备。
▪ （6）增强文章的可读性 ▪ 1）标题要醒目 ▪ 2）使用标点符号和数字帮助快速阅读 ▪ 3）使用列表使信息易读易懂 ▪ 4）利用其他图形增强可读性
▪ 5.4.2 写作模式：P97
5.4 备忘录（Memo）
▪ 5.4.1概念的理解： ▪ 备忘录——源于拉丁语，意为“记住
”。主要是指用于公司内部信息交流 的一种商务沟通文书。
▪ 1.书面沟通文件的写作准备时间，往往占整个 写作过程的 。
▪ A 1/2 B 1/3 C1/4 D2/3
▪ 2.书面沟通信息的传递模式一般有 。
▪ A 直接式 B 间接式 C 迂回式 D坦诚式
▪ 3.对于负面信息，一般采用
传递。
▪ A 直接式
B 间接式
▪ C 旁敲侧击式
D声东击西式
▪ 4.KISS原则指的是 。
第5章 书面沟通
5.1 书面沟通基本知识
▪ 5.1.1 书面沟通的含义： ▪ 书面沟通——主要是指以文字、纸张
及规定的格式传递信息（思想、情感 ）的沟通方式。
5.1.2 书面沟通和口头沟通优劣比较
▪ 问题： ▪ （1）邀请某企业家来校举办创业讲座，可以
采用哪些邀请方式？何种方式最好？为什么？
▪ （2）某员工（同事）家住外地，现其家中亲 属重病（或去世），你怎样表达你的慰问？
▪ （4）求职信。 ▪ （5）传真：也是一种书面沟通形
式。有以下优点：
▪ 1）节省时间。2）节省费用。 ▪ 3）可以采用比信函更随便的方式 ▪ 4）能使对方更快地作出反应。 ▪ 5）作为电话的备份。 ▪ （6）备忘录 （7）短消息
5.2 书面沟通文件的写作过程
▪ 5.1.1 写作准备 ▪ 思考：写什么；怎么写：措辞；条理性；
▪ A 亲自原则
B 简洁明了原则
▪ C 保持专注原则
D 保持美好原则
5.3 商务信函的写作格式：
▪ 5.3.1中式信函格式：一 中式信函 格式.doc
▪ 5.3.2 英美信函格式：外国信函格 式.doc
5.3 商务文件的写作要求
▪ 练习： ▪ （1）帮助某超市拟写一份顾客退货规定事项。 ▪ （2）代某酒店拟写一份顾客入住酒店注意事项
▪ 材料1.某酒店举行2号贵宾楼建设落成典礼 ，请市餐饮协会的会长前来参加。
主次关系；语气；写给谁；希望的结果等 。 ▪ （5W+H）
▪ 5.2.2 组织撰写 ▪ 分析材料；归纳整理；撰写草稿
▪ 写作模式：直接式；间接式；问题解决式 ……
▪ 5.2.3 修改评估 ▪ 写作过程中最艰难的一项工作
▪ 主题集中；内容充实；措辞恰当；重点突出 ；通俗易懂；对象明确……
▪ 练习：
▪ （3）如果你想向公司领导建议元旦举办促销 活动，该如何与领导沟通？
▪ （4）公司接到了顾客投诉产品质量的信函， 你是售后服务经理，如何与该顾客沟通？
5.1.2 书面沟通和口头沟通优劣比 较
▪ （1）优势：书面沟通和口头沟通优劣 比较.doc
▪ （2）劣势：同上
5.1.3 商务写作的特点
▪ （1）目的性 ▪ （2）说服力 ▪ （3）简单明了 ▪ （4）以读者为重
。 ▪ （3）代某银行拟写一份客户办理银行卡需要提
供相关证件的文字材料。 ▪ （4）拟写一份会议通知（会议内容自拟）。 ▪ （5）拟写一份货物收到的收条。 ▪ （6）给公司总经理写一张第二天工作活动的安
排表。
5.3.1 写作要求：教材P94
▪ （1）做好三个阶段的工作 ▪ （2）确定明确的写作目标 ▪ （3）分清信息接受对象 ▪ （4）使用合适的语言★ ▪ 1）使用简单的语言：通俗易懂，少使用术语
▪ 5）采用合理的组织结构 ▪ ——直接式 ▪ ——间接式 ▪ ——重要性顺序：重要——次重要——一般 ▪ ——时间顺序：从前向后；从后向前（逆时
间）
▪ ——空间顺序 ▪ ——因果关系：有因到果；有果到因 ▪ ——问题-解决方案
5.1.4 书面沟通的类型：
▪ （1）商务信函：一些与工作有关的信 件，主要是邀请函、祝贺信、证明信 、催款信、致歉信、通知等。
▪ （2）报告：非常重要但难写的一些文 种，如：建议报告、贷款报告、销售 计划报告、市场调查与预测报告等
▪ （3）电子邮件
▪ 1）信息交流快捷 ▪ 2）避免了电话的吵闹 ▪ 3）信息能无限期地搁置等待 ▪ 4）语言要求不严格 ▪ 5）可以反复阅读 ▪ …………
▪
▪ 材料2：介绍我 校酒店管理专业 学生前往天鹅湖 大酒店实习。
▪ 证明信——证明信是证明某人身份、经历 或证明有关事件真实情况的专业书信。
▪ 材料3：以天鹅湖大酒店的名义给某实习学 生写一份其实习期间的证明材料。证明信 .doc
▪ （2）邀请函
▪ 1）简易式：要求写出时间、地点、事项等 。
▪ 5.4.2 备忘录的用途：
▪ （1）用于公司内部信息交流；
▪ （2）协助记忆，能提供书面记录 的凭证
▪ （3）用于询问、请求、惩戒、祝 贺等信息内容。
5.4.3备忘录的格式和组成要素 ：
▪ （1）备忘录的组成要素： ▪ 1）收件人（To） ▪ 2）发件人（From） ▪ 3）主题（Subject） ▪ 4）日期（Date） ▪ 5）正文 ▪ （2）备忘录的格式：备忘录.doc
▪ 备忘录案例.doc
▪ 5.5 商务信函
▪ 5.5.1 告知性信函 ▪ （1）证明信 ▪ （2）邀请函 ▪ （3）确认信 ▪ （4）推荐信 ▪ （5）通知
（1）介绍信——证明信——推荐信
▪ 介绍信——介绍信 是单位用来介绍员 工身份，联系工作 时使用的一种公务 信函。
▪ 材料1：**旅行社介 绍本社员工前往金 算盘财务软件公司 购买财务软件。源自5.4.4 备忘录的具体写作：
▪ 资料：某公司人力资源主管要求教育培训主管邀 请一位教授给公司员工举办团队合作和团队精神 培养方面的讲座，并且要求教授多给员工开展技 能活动，增强员工的感性认识。培训时间是 2011年4月15、16两天。培训主管联系了**大学 的**教授。双方商定：两天的培训费用为2000元 人民币，另外报销差旅和食宿费用500元。同时 公司需提供投影仪、白板（笔）等教学设备。
▪ （6）增强文章的可读性 ▪ 1）标题要醒目 ▪ 2）使用标点符号和数字帮助快速阅读 ▪ 3）使用列表使信息易读易懂 ▪ 4）利用其他图形增强可读性
▪ 5.4.2 写作模式：P97
5.4 备忘录（Memo）
▪ 5.4.1概念的理解： ▪ 备忘录——源于拉丁语，意为“记住
”。主要是指用于公司内部信息交流 的一种商务沟通文书。
▪ 1.书面沟通文件的写作准备时间，往往占整个 写作过程的 。
▪ A 1/2 B 1/3 C1/4 D2/3
▪ 2.书面沟通信息的传递模式一般有 。
▪ A 直接式 B 间接式 C 迂回式 D坦诚式
▪ 3.对于负面信息，一般采用
传递。
▪ A 直接式
B 间接式
▪ C 旁敲侧击式
D声东击西式
▪ 4.KISS原则指的是 。
第5章 书面沟通
5.1 书面沟通基本知识
▪ 5.1.1 书面沟通的含义： ▪ 书面沟通——主要是指以文字、纸张
及规定的格式传递信息（思想、情感 ）的沟通方式。
5.1.2 书面沟通和口头沟通优劣比较
▪ 问题： ▪ （1）邀请某企业家来校举办创业讲座，可以
采用哪些邀请方式？何种方式最好？为什么？
▪ （2）某员工（同事）家住外地，现其家中亲 属重病（或去世），你怎样表达你的慰问？
▪ （4）求职信。 ▪ （5）传真：也是一种书面沟通形
式。有以下优点：
▪ 1）节省时间。2）节省费用。 ▪ 3）可以采用比信函更随便的方式 ▪ 4）能使对方更快地作出反应。 ▪ 5）作为电话的备份。 ▪ （6）备忘录 （7）短消息
5.2 书面沟通文件的写作过程
▪ 5.1.1 写作准备 ▪ 思考：写什么；怎么写：措辞；条理性；
▪ A 亲自原则
B 简洁明了原则
▪ C 保持专注原则
D 保持美好原则
5.3 商务信函的写作格式：
▪ 5.3.1中式信函格式：一 中式信函 格式.doc
▪ 5.3.2 英美信函格式：外国信函格 式.doc
5.3 商务文件的写作要求
▪ 练习： ▪ （1）帮助某超市拟写一份顾客退货规定事项。 ▪ （2）代某酒店拟写一份顾客入住酒店注意事项
▪ 材料1.某酒店举行2号贵宾楼建设落成典礼 ，请市餐饮协会的会长前来参加。
主次关系；语气；写给谁；希望的结果等 。 ▪ （5W+H）
▪ 5.2.2 组织撰写 ▪ 分析材料；归纳整理；撰写草稿
▪ 写作模式：直接式；间接式；问题解决式 ……
▪ 5.2.3 修改评估 ▪ 写作过程中最艰难的一项工作
▪ 主题集中；内容充实；措辞恰当；重点突出 ；通俗易懂；对象明确……
▪ 练习：
▪ （3）如果你想向公司领导建议元旦举办促销 活动，该如何与领导沟通？
▪ （4）公司接到了顾客投诉产品质量的信函， 你是售后服务经理，如何与该顾客沟通？
5.1.2 书面沟通和口头沟通优劣比 较
▪ （1）优势：书面沟通和口头沟通优劣 比较.doc
▪ （2）劣势：同上
5.1.3 商务写作的特点
▪ （1）目的性 ▪ （2）说服力 ▪ （3）简单明了 ▪ （4）以读者为重
。 ▪ （3）代某银行拟写一份客户办理银行卡需要提
供相关证件的文字材料。 ▪ （4）拟写一份会议通知（会议内容自拟）。 ▪ （5）拟写一份货物收到的收条。 ▪ （6）给公司总经理写一张第二天工作活动的安
排表。
5.3.1 写作要求：教材P94
▪ （1）做好三个阶段的工作 ▪ （2）确定明确的写作目标 ▪ （3）分清信息接受对象 ▪ （4）使用合适的语言★ ▪ 1）使用简单的语言：通俗易懂，少使用术语