【管理制度】印信管理办法

印信管理办法

1.目的

为规范公司印信管理,特制订本办法.

2.适用范围

本办法所指公司印章包括:公司公章(红印),业务专用章,法人代表与总经理印鉴,部门印章以及公司的其它印章.本办法所指介绍信包括公司出具的介绍信及类似性质的证明文件.

3.责任

总经理办公室负责制定公司印章的管理使用办法,负责各种印章的刻制,启用,登记,印摸存档等工作,以及使用管理规范的监督;负责公司红印,法人代表印鉴的使用管理;负责出具和管理公司介绍信及相关证明文件.

财务部负责财务专用章,董事长,总经理印鉴的管理.

市场部负责合同专用章的管理.

印章使用审批权限和责任由印章使用审批程序规定.

4.公司印章的刻制,启用,作废,销毁,存档

4.1公司刻制印章应由申请部门向总经理办公室提交书面申请,说明理由,由总经理办公室审核,经总经理签字的批准后,由总经理办公室代为刻制.

4.2印章刻制后,须由总经理办公室印发印章启用通知(应附上印模)后方可启用.

4.3启用的印章,应由总经理办公室登记印章名称,印模,保管部门,保管人以备存档和监督管理. 4.4因业务变更,名称变更,磨损等原因需要重新刻制印章的,依照前述程序申请刻制,启用和登记,并须将原印章交回总经理办公室,由总经理办公室在印发的印章启用通知文件中同时通知旧印章作废,并附印模.

4.5作废印章应由总经理办公室在两人以上在场的情况下销毁.公司红印等重要印章销毁时可采取切角等方式,并由总经理办公室存档,以备核对历史印鉴使用.

5.印章的保管

5.1公司印章应由责任部门指定的专人负责保管.

5.1.1公司红印由总经理办公室文秘专员负责保管.

5.1.2公司财务专用章,董事长与总经理印鉴由财务部出纳员负责保管.

5.1.3公司合同专用章由市场部商务秘书负责保管.

5.1.4公司其他业务专用章由业务归口部门指定的内勤人员负责保管.

5.1.5公司各部门印章由部门指定的内勤人员负责保管.

5.1.6公司其它印章由总经理办公室根据实际情况提出保管意见,经总经理批准后,安排保管人. 5.2印章保管人应亲自保管和使用公司印章,不得私自授权他人保管和使用.印章保管人变更应通过印章责任部门负责人安排,在其监督下办理交接手续,并报总经理办公室备案.印章保管人外出,需要委托其他人代管印章的,应报印章责任部门负责人,由其安排代管人员,印章保管人应做好记录.

5.3印章必须存放在上锁的柜中,使用时必须履行批准和登记手续.

5.4为保证用印安全规范,公司印章原则上不得携带外出使用.如情况特殊,确有需要的,经总经理批准,可安排两人同时使用.使用后应尽快返回,并向总经理办公室说明使用情况.

5.5若发生印信丢失,应立即报告总经理办公室,以便及时采取防范措施.因保管不当造成印信丢失的,公司根据情节和后果追究印章保管人和相关责任人的责任.

6.印章的使用

6.1使用范围

6.1.1下列情况盖用公司红印;

公司签发的红头文件;

以公司名义下发的重要制度规定等;

公司投标文件;

以公司名义对外行文;

以公司名义对外签订合同和协议(项目合同,采购合同及其技术协议除外);

其它经总经理同意需加盖公司红印的文件.

6.1.2下列情况盖用财务专用章

对政府有关部门报送的有关报表,需盖用财务专用章的;

向金融机构报送的有关材料;

公司出具的支票,汇票等单据;

司出具的各种收据,发票;

其它经公司同意盖用财务专用章的文件.

6.1.3下列情况下盖用合同专用章

公司中标项目的经济合同与技术协议;

公司分包采购合同与技术协议.

6.1.4下列情况盖用部门印章

公司部门对相关单位提交的技术说明等一般材料.

6.1.5下列情况下盖用工程部部门专用印章

工程施工现场需要加盖工程部部门专用印章的工程文件.

6.2使用程序

6.2.1使用公司印章必须填写《用印申请审批表》,说明用印原因,按照公司对业务责任和职务权力的规定,依业务管理控制规程中规定的审批程序,经相关负责人审核批准签字后,由印章保管人对用印文件名称,申请人,批准人,用印时间等信息登记后,方可用印.

6.2.2公司发文,须凭签发人在稿件或发文审批笺上的签字,校对无误后用印.发文用印,须在文号登记本上登记文件信息,并留文件审批稿和发文审批笺存档.

印章保管人应对申请用印文件仔细审查,重要文件要留复印件与用印申请审批单一同存档.印章保管人对用印后果负责.

6.2.3公司出具介绍信和证明函件,应在上面标明编号(介绍信还应留下底根),并应在用印时履行用印审批程序.

6.2.4严禁在空白纸张上盖用印章.

6.2.5严禁出具空白介绍信.如确因工作需要,须经总经理批准,并应在用印登记中注明.

6.2.6因管理不当,违反规定规程用印,或其它不当用印,造成后果的,追究相关责任人责任.

6.2.7严禁伪造,盗用公司印信,一经发现,即追究当事人法律责任.

7.记录

《公司印章启用情况登记表》,《印章保管交接单》,《用印申请审批表》,《用印登记簿》,《文号登记簿》,《发文审批笺》.