文件控制程序模板
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
文件控制程序范本_4
文件管理控制流程
0 目的
对资源开发部所签订的合同文件进行集中管控，与资源开发部流程保持一致，确保符合公司审计要求。
1 适用范围
适用于ODM IN，外协加工，生产型物料等合同文件。
2 术语和定义
2.1 合同文件
2.1.1 生产类物料合同文件包括合作框架协议，供货保证协议，品质保证协议，保密协议,ROHS赔偿协定，廉政协议
2.1.2 ODM in合同文件包括合作框架协议，品质保证协议
2.1.3 外协加工合同文件包括合作框架协议，品质保证协议
3 工作程序
3.1 文件清单
3.1.1 生产类物料在创建供应商代码时，需要提供合同评审表，合作框架协议，品质保证协议，保密协议，ROHS赔偿协定，
廉政协议，完整的供应商主数据维护申请表
3.1.2 ODM in产品在创建供应商代码时，需要提供合同评审表，合作框架协议，品质保证协议，完整的供应商主数据维护申请表3.1.3 关于外协加工在供应商代码建立时，需要提供合同评审表，合作框架协议，品质保证协议，完整的供应商主数据维护申请表3.2
3.2 收到合同文件后，填写合同编号表。
该合同文件在使用上应受控，在合同文件的适当位置注明受控号。
附表/附录
4.1 合同编号表
4.2 合同领用登记表
合同受控编号表
合同领用申请表编号：。
FEMA控制程序文件模板
文件编号： DHW/B 7.3-2版本：Ⅰ编制：技术部批准：实施日期： 2023年4月1日发放序号：持有人：中国★山东★淄博1目的为了有效地预防产品设计和生产过程中的潜在缺陷，及其造成的后果和风险，在决策过程中采取措施加以消除。
2适用范围适用于本公司新产品设计和生产过程中的FMEA分析。
3定义3.1 FEMA：失效模式和效果分析(Failure Mode and Effect Analysis),是一种用来确定潜在失效模式及其原因的分析方法。
4职责4.1 技术部4.1.1本文件由技术部制订、修改并组织培训。
4.1.2负责组织项目小组针对产品特性要求开展FMEA分析工作；5程序5.1确定缺陷项目的依据5.1.1在产品设计过程中，根据与过去同类产品的设计和工艺比较而了解到的，什么问题已经发生过，现在不允许再发生等类似经验的反馈。
5.1.2在生产工艺执行过程中，用挑剔的眼光来观测，可能会发生什么问题，虽然这类问题未曾发生过，但经过分析估计可能会发生。
根据本公司的生产特点，对所有的产品都应进行FMEA分析。
5.2 FMEA小组的组成5.2.1 设计FMEA小组由负责设计的主管工程师，联系相关部门的代表，如：技术、制造、品质、购买、销售等组成。
5.2.2 过程FMEA小组由负责过程的主管工程师联系相关部门的代表，如：技术、制造、品质、购买、销售等组成。
5.3 对所确定的缺陷项目，进行缺陷分析，包括：5.3.1 缺陷形式——可能产生的缺陷模式；5.3.2 缺陷原因——可能引起缺陷的原因；5.3.3 缺陷后果——缺陷可能产生的影响和后果。
5.4将所作的缺陷分析，填入FMEA表的相应的栏目内。
5.5结合目前检验措施执行的状况，对当前的状态作缺陷风险率（风险顺序数RPN）的评价。
风险顺序数包含以下因素：5.5.1 严重度数：指潜在的失效模式对顾客造成后果的严重程度；5.5.2 频度数：指具体的失效起因/机理的发生频率；5.5.3不易探测度数：用相应的现行控制方法来探测潜在失效原因/机理能力的评价指标。
文件控制程序
1 目的通过对东莞**电子有限公司（以下简称“本公司”）的质量管理体系文件( 包括外来文件，如适用的质量法律法规、标准及客户提供的文件、资料等 )的管理，确保其编制、审核、批准、发放、使用、保管和更改得以有效控制，使本公司的各项工作依据有效的文件进行。
2 适用范围本程序适用于本公司所有质量管理体系文件的管理和控制。
3 主要职责3.1 行政部：负责本公司质量管理体系文件的组织编制、修改、发放、原件保管及与控制有关的其它工作。
3.2 各部门：负责本部门文件的管理和控制。
4 工作程序4.1 文件的编制、审核、批准4.1.1文件的编制、审核和批准按下述规定执行：4.1.2 文件在审批过程中，如需征询相关部门的意见，则通过文件会签的方式进行。
4.2 文件的分类、编号4.2.1文件的分类、编号按东莞励光电子有限公司质量管理体系《文件编写导则》规定执行。
4.3 体系文件的有效性控制4.3.1 体系文件分为受控原版、受控文件、非受控文件。
a)受控原版为不加盖印章的审批原件，仅作为复制用途。
b)受控文件为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控文件”印章，作为公司内使用的合法文件。
公司内不允许使用“受控文件”印章变黑的非法复印文件，以确保体系文件更新时能够从发放或使用场所及时撤出失效或作废的文件。
c)非受控文件为受控原版的复印件，其上加盖蓝色“非受控文件”印章，作为提供给客户或本公司以外的人员使用的合法文件。
本公司内部不允许使用加盖蓝色“非受控文件”印章的文件。
4.3.2为确保本公司体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版次编号来控制最新有效版本，版次标识方法按《文件编写导则》规定执行。
4.3.3 行政部编制《受控文件清单》以登录所有的受控文件，并在《受控文件清单》中确定文件的分发范围，其分发范围需管理者代表审批。
4.3.4外来文件的有效性控制a)外来文件包括适用的国际、国家、行业、地方的标准和法律法规，客户提供的技术资料和图纸等，收集后由行政部填写在《外来文件控制清单》上，原文件交规定的审核人审核、批准人审阅后，加盖红色“外来文件”印章分发、使用。
文件控制程序
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七、作业说明：
（一）文件编写格式的各项说明如下： 1.格式内容：
（1）目的：说明该程序文件执行的目的；
（2）范围：说明该程序文件执行时所涵盖的内容； （3）参考文件：列出可当程序文件参考的文件；
（4）权责：说明与程序文件有关的执行单位的责任；
（5）定义：说明该程序文件需特别说明的名称所代表的意义；
（6）流程图：绘出作业流程是使阅读者能由图而得知整个作业流程；
（7）作业说明：详细列出完成此程序所需的步骤，必须详细说明其作业内容,使员工能通过阅读此程序而了解该项工程；
文件制订/修订/废止
文件编号
权责人员审查
总经理核准
颁布
记录、控制 回收旧文件
分发
修订/废止
销毁
OK
NG
OK
NG。
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的文件控制程序的目的在于确保公司内使用的文件均为有效版本，且文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收和销毁等过程得到有效的管理和控制，以保证公司的各项活动能够依据准确、完整和最新的文件进行。
二、适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系以及与公司运营相关的各类文件，包括但不限于管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、外来文件等。
三、职责分工1、管理者代表负责组织制定和审核管理体系文件，并负责批准程序文件。
2、各部门负责人负责组织编写和审核本部门相关的作业指导书和技术文件，并确保其符合管理体系的要求。
3、文控中心负责文件的编号、登记、发放、回收、存档和销毁等管理工作，并建立文件的总清单和相应的记录。
4、公司员工应按照规定使用文件，并妥善保管，不得随意涂改、损坏或丢失。
四、文件的分类1、管理手册：是公司管理体系的纲领性文件，描述了管理体系的范围、方针、目标和主要过程。
2、程序文件：是对管理手册中各项过程的具体描述，规定了各项活动的流程和职责。
3、作业指导书：是对程序文件的进一步细化和补充，详细说明了具体的操作方法和步骤。
4、技术文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等，用于指导产品的设计、生产和检验。
5、外来文件：包括法律法规、标准规范、客户提供的文件等。
五、文件的编号1、为了便于文件的识别和管理，对各类文件进行统一编号。
编号规则应具有唯一性和可追溯性。
2、管理手册的编号规则为：公司代码MM版本号3、程序文件的编号规则为：公司代码PF程序文件序号版本号4、作业指导书的编号规则为：公司代码WI部门代码作业指导书序号版本号5、技术文件的编号规则为：公司代码TD技术文件类型代码技术文件序号版本号6、外来文件的编号规则为：公司代码WL外来文件来源代码外来文件序号六、文件的编写1、文件的编写应遵循清晰、准确、易懂的原则，语言应简洁明了，避免使用模棱两可或含糊不清的词汇。
文件控制程序(含表格)
文件控制程序（IATF16949/ISO9001-2015/ISO14001）1.0目的1.1为了规范公司的文件管理体系，确保与产品或服务有关的管理体系文件或资料的符合性、适宜性和有效性，防止作废文件或资料的非预期使用，特拟制本程序。
2.0适用范围2.1 公司所有与产品或服务有关的管理体系文件、资料、图纸、电子文档等，包括外来文件。
3.0定义3.1 一级文件：手册类文件。
该类文件是针对某项管理而制订的纲领性、根本性文件。
3.2 二级文件：程序类文件。
该类文件是针对某项管理和作业而规定的工作过程和顺序，它是对手册类文件的支持。
3.3三级文件：分技术文件、管理规定、外来文件三类。
技术文件含工位作业指导书、工艺参数、检验标准、操作规程、图纸、材料清单等；管理规定含二级程序文件引出的作业指引、各部门制订的规章、规定、制度类。
外来文件含各类公司批准采用的国际、国家、部级、行业、地方的标准、法律法规和客户或供应商提供的文件等。
3.4 四级文件：记录、表格、联络单等。
3.5外发文件：指公司向客户、供应商或者其他单位发放的公司内部使用的文件。
4.0主要职责与权限4.1 总经理：负责质量手册的审核和批准。
4.2 管理者代表：负责手册编制、程序文件、外来文件和外发管理类文件的批准。
4.3 行政部：负责公司文件的统一管理，并进行编码、保管、分发、回收、控制等工作，对各部门的文件管理工作进行稽核与监督。
4.4各职能部门：负责各部门程序文件的编制，及三级、四级文件的编制和审批。
4.5各部门文员负责本部门的文件管理，文件管理应根据本部门的文件特点对其进行定期整理和归档，归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅。
5.0作业流程图（参考附件）序号 文件控制运作流程责任部门流程说明相关记录总经办； 相关部门；一级文件总经办编写，二、三级文件相关部门编写。
《文件、表格发放/修改申》文件编写模板总经理 总经办 相关部门一级文件总经理审核，二级文件管理者代表审核，三级文件部门主管副审核。
文件控制程序
1．目的本程序规定了文件编制、修订、审核、批准、发布、替换或撤销、复制、保管、销毁、使用的控制要求，为了保证质量体系运行的各个活动场所均使用相应文件的有效版本，并处于受控状态，确保质量体系正常运行。
2．适用范围本程序适用于公司质量体系运行中有关的所有文件，包括相应的外来文件。
3.职责3.1 质量部负责公司所有质量管理体系文件的归档管理；3.2技术开发部负责技术文件的管理和控制。
3.3各部门负责本部门形成支持性文件和记录的编制、审核，填写及日常归档保管工作。
4.工作程序4.1文件分类和保管4.1.1质量管理体系文件有质量手册、程序文件、质量控制文件（支持文件）、质量记录表单如质量计划等组成，其中质量控制文件（支持文件）包括各种管理规定、操作规程、技术文件（产品技术要求及相关标准、生产工艺规程、作业指导书、检验和试验操作规程、安装和服务操作规程等相关文件）等；4.1.2与质量管理体系有关的所有文件（含记录格式）均由质量部备份电子版并进行归档管理；4.1.3各部门负责受控发放文件及本部门完成质量记录的日常保管及归档管理；4.2文件编号4.2.1管理体系文件编码规则管理手册 XXX- QM-□文件发布年号质量体系代公司代号程序文件程序文件顺序号程序文件代号公司代号支持性文件 XXX-□□-□□文件顺序号部门代号（支持性文件）公司代号记录/表格XXXRD- □□-□□□注：顺序号由“01”开始；版本号由“A”开始；部门代号：部研发-KF 生产部-SC 质量部-ZL 采购部-CG 行政部-XZ 财务部-CW 销售部-XS 4.2.2文件的控制状态以各印章表示：受控文件非受控文件作废作废保留4.3文件的编写、审核、批准4.3.1质量手册由质量部组织各职能部门编写手册草案，管理者代表审核，总经理批准发布；4.3.2程序文件由各过程主责部门编制、修改，相关部门负责人会签，管理者代表批准。
4.3.3质量控制文件（支持文件）由负责该项工作的专业人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。
文件管理控制程序(IATF16949)
修改记录1目的建立符合本公司质量管理体系、环境管理体系的文件，确保所有现行使用文件在各个场所具有效性、充分性和适宜性，使公司管理体系文件得到有效控制和管理。
2适用范围本程序适用于长沙悦翼模塑科技有限公司体系文件的有效控制和管理。
3定义3.1文件和资料：管理体系文件和外来文件的合称；管理体系文件包括第一层次：质量手册；第二层次：程序文件；第三层次管理制度、检验标准、工艺文件等作业指导文件;第四层次：形成文件的记录。
外来文件包括外来技术文件和外来管理文件两类。
主要包括：国际标准、国标、行标、相关方（客户或供应商）提供的文件与资料、相关法律法规、地方政策法规等。
3.2文件要素：指文件必须具备的基本信息,如：文件编号、文件名称、生效日期、版本号、编制、审核、批准人、内容组成、版面格式等。
3.3受控文件：与管理体系有关的管理、技术性文件和资料。
3.4非受控文件：指受控范围之外的文件。
1.6适用性审核：审核文件是否具有可执行的特性。
如:确实性、可理解、可操作、可指导、可检查、可协调、可保证性。
1.7标准化审核：对文件的版本、格式、内容组成标准化的审核。
如:版面的符合性、标题的正确性、文件编码的规则性、正文内容组成部分的规范性，以及版本标识、生效日期、编制、会签、审批人员的正确性。
3.7其它定义见管理体系标准与国家/地方环境法律法规等。
4职责4.1质量部文控中心：负责公司受控文件的登记、分发、归档、保管、回收、作废和销毁处理及控制工作；监督检查各场所受控文件的有效使用情况。
4.2公司各职能部门：根据顾客要求、质量体系方面标准、环境体系方面标准的要求以及管理的需求，负责本部门相关文件的编制和修订，确保文件的适宜性、有效性和充分性；必要时参与相关部门的文件评审工作。
负责组织本部门人员对相关文件进行内部培训和宣贯。
负责按本程序过程要求执行，负责本部门文件与资料的管理。
4.3项目工程部：负责试制过程中技术文件的编号、登记、更改控制和监督管理。
文件控制程序模板
控制章印制定：审核：批准：日期：日期：日期：修订履历1.目的确保公司文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、作废等处于受控状态。
2.范围公司文件包括：程序文件、作业文件、外来文件和记录表单。
作业文件包括包装规范、作业指导书、检验作业指导书、检验标准、设计指示（工作联络函）、图纸等。
外来文件指包括与物料有关的公司外部制定的文件，包括国际、国家和行业的法规、标准、行业标准、客户或供应商提供的图纸、合同以及产品规格等资料。
以上文件的控制执行本程序。
3.定义3.1供应链文件分为受控文件和非受控文件两类。
受控文件是指经批准生效的文件，其控制全部按照本程序执行，必须保证使用文件为最新版。
文件原件不分发，虽未加盖受控章，但也属于受控文件。
供应链内部只发放盖有受控文件章的文件3.2 非受控文件：是指盖有蓝色非受控文件章的文件。
非受控文件是经批准生效的文件的副本，分发时是最新版本，但在分发以后，其使用、更改、回收、作废等不受本文件的控制。
非受控文件只允许发放给外部，如客户、供应商、认证公司、国家监督部门、相关方等。
内部不允许存在非受控文件。
3.3 程序文件：具有可操作性的文件，所规定的过程通常都为跨部门合作的过程；属体系文件中的二级文件。
3.4作业文件：是被程序文件引用的，表述程序文件中某一具体过程的更详细的操作方法，是指导员工执行具体工作任务的文件，所规定的内容大多为单一部门性质的作业。
包括：包装规范、作业指导书、工艺流程图、检验规范、物料图纸、设计规格书、工作联络函等。
属体系文件中的三级文件。
3.5记录表单：是指二级文件中所引出的各类记录表单，记录表单是阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件。
表单一经填写便成为记录，用于为可追溯性提供文件，并提供验证、纠正措施和预防措施的证据。
属质量管理体系文件中的四级文件。
3.6 外来文件：是指来自公司外部的文件，如来自国际、国家、和行业的各类标准，客户或供应商的合同、图表、图纸、产品规范说明书等技术资料，以及其他相关的法令、法规等。
文件控制程序(经典版)
文件控制程序1.目的1.1.为规范文件处理工作，参照有关规定并结合公司的实际情况，制定本程序。
1.2.对管理体系所要求的文件进行规范和控制，确保文件的充分性和适宜性，确保所有部门和相关场所都使用现行有效的文件和资料。
2.适用范围适用于本公司所有公文、文件和资料的控制。
3.职责3.1.管理者代表组织编写管理体系主要文件、综合管理手册、纲要类文件、程序制度等文件，批准相关作业层面文件，组织有关人员评审现行文件。
3.2.XX副总经理审核3.1.涉及的文件和其他公文；总经理批准3.1.涉及的文件和其他公文。
3.3.各部门依据文件控制程序管理本部门文件，编制、修订、报批本部门工作相关文件；各部指定专人处理本部门文件；各部门负责人审核相关作业层面文件。
3.4.质量技术部是专业技术文件和质量管理文件的编撰和督导实施部门。
3.5.行政部是文件处理、文件规范化管理的主责部门。
负责所有文件的保管、登记、发放、回收、销毁工作；督导公司各部门的文件管理工作。
3.6.行政和文秘管理人员应忠于职守，并具备有关专业知识。
4.公文管理原则4.1.公司公文是管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，是传达公司的方针和战略、发布规章和措施、请示和答复问题、安排经营活动、布置工作、报告情况、交流经验的重要工具。
4.2.办理公文，应实事求是、认真负责，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量，行文要少而精、注重效用。
4.3.公文处理必须做到准确、及时、安全。
公文由相关部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
4.4.在公文处理工作中，必须严格执行公司保密规定，确保文件的秘密安全。
机密文件要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。
5.公文文体分类5.1.命令（简称令）适用于宣布重大的行政性强制执行的事项；通令嘉奖有关的单位及人员；重要的人事任命（AP）。
命令内容严肃庄重，具有极高的权威性、极大的强制性。
5.2.决定适用于对重要事项或重大行动做出安排。
文件控制程序Word模板
文件控制程序1、目的对文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。
2、适用范围适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制（包括外部提供的有关文件和资料）。
3、职责3.1质管部负责质量管理体系文件和资料的编制、发放、回收、销毁、原稿的保存及作好相关的记录；负责编制并及时更新“文件和资料最新状况一览表”。
3.2研发中心负责技术文件的编制，原稿的保存及作好相关的记录；负责编制并及时更新“现用国家、国际标准一览表”。
3.3管理者代表负责质量管理体系的文件发放范围及程序文件的批准。
3.4研发中心主任负责技术文件的发放范围及审批。
3.5各部门负责内部文件的编制和使用保管，部门经理负责相关文件的批准。
3.6质管部负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.7总裁办档案室负责文件和资料的保管与存档。
4、工作程序4.1文件和资料的分类和编号4.1.1文件和资料分为五层三类a.公司的质量方针、目标；b.质量手册；c.程序文件d.技术性文件：工艺规程、检验规程、质量标准、配方、文件控制程序作业指导书、工艺通知、设备标准、工艺卡等；e.质量记录。
4.1.2文件和资料分为三类:a.管理性文件：质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、规章制度、工作标准；b.技术性文件：工艺规程、检验规程、质量标准、配方、作业指导书、工艺通知、设备标准、工艺卡；c.其他管理文件、质量记录。
4.1.3文件和资料的编号由质管部制定《文件编号规则》，经管理者代表批准后执行。
4.1.4文件分为受控文件和非受控文件。
在公司内对质量体系有效运行起重要作用的各个场所均应使用受控文件。
其他场所和对外提供的作为交流目的的使用的文件（除认证机构）为非受控文件。
受控文件的目录由各类文件管理部门提出管理者代表批准。
受控文件加盖“受控文件”印章并注分发号，非受控文件只进行编号。
4.1.5文件版本用大写英文字母A开始标注，文件正文每页用阿拉伯数字0开始标注修订状态。
文件控制程序范本
序号2：
1、目的
对质量管理体系所规定的文献进行控制，确保有关部门(单位)及时得到并使用有效文献，避免失效或作废。
2、合用范畴
合用于本校教育教学服务质量管理体系有关文献的控制。
3、流程及规定
1、目的
编制并保持质量统计，以提供质量管理体系符合规定和有效运作的证据。
2、合用范畴
合用于本校质量管理体系有关的全部质量统计的控制。
1、目的
建立内、外沟通交流渠道，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。
2、合用范畴
合用于本校各层次各部门(单位)间以及与外部各部门(单位)、单位、人员之间的沟通。
1、目的
按计划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充足性和有效性。
2、合用范畴
合用于本校最高管理者对现行质量体系的评审。
3、流程及规定
1、目的
科学制订学院质量方针和质量目的，以确保其持续的适宜性、充足性和有效性。
2、合用范畴
合用于本院最高管理者对现行质量方针和质量目的的控制。
3、流程及规定。
文件控制程序
文件控制程序文件编号：分发编号：编制：审核：批准：主管部门：行政人事部适用部门：全公司发布日期：**年**月**日实施日期：**年**月**日1目的通过规范文件的管理过程，以确保文件的可操作性、系统性、协调性、完整性、规范性，防止无效文件的非预期使用。
2适用范围适用于公司全部制度类与技术类文件的管理，公文及通知等临时性文件均可参照本文执行。
3职责4.1 总经理a)负责一、二级文件的批准；b)负责公司制度类文件的批准。
4.2 管理者代表a)负责一、二级文件的审核；b)负责技术类文件的审批；c)负责文件管理的督查、指导。
4.3 行政部a)为一、二级文件和制度类文件的归口管理部门；b)负责一、二级文件和制度类文件的合规性审核、登记归档、发放等工作；c)负责公司文件评审的组织工作；d)负责一、二级文件和制度类文件的修改、报废工作。
4.4 技术部a)为技术类文件的归口管理部门；b)负责技术类文件的合规性审核、登记归档、发放等工作；c)负责技术类文件的修改、报废工作。
4.5 各部门a)负责本部门主管文件的编写；b)负责本部门新编文件的会审和原有文件的评审工作；c)负责本部门主管文件的日常管理。
4管理流程5流程说明5.1文件的分类与管理职责5.1.1文件的分类。
本公司全部文件分以下几大类：a）制度类文件：在本公司日常生产和管理活动中要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，包括制度、职责、流程、规范等文件。
b）技术类文件：指本公司生产及管理中需遵守的技术依据，包括原材料标准、产品标准、工艺、检测试验方法，及安全、卫生、环保标准等。
c）公文：本公司与主管部门往来的文件。
d）外来文件：主要为与公司相关的法律、法规及行业规范等。
e）通知等临时性文件：本公司内关于一次性活动规定的文件。
包括通知、方案等。
5.1.2文件的归口管理。
a）行政部是制度类文件和往来公文、通知的归口管理部门，负责此类文件的审核、分发、登记、归档等工作。
文件管理控制程序
1. 目的：对质量/环境管理体系有关文件进行控制，确保各有关场所使用文件均为现行有效版本。
2. 适用范围：适用于质量/环境管理体系有关文件的控制。
3. 职责分配3.1品质负责质量/环境管理体系文件的发放、更改控制和管理。
3.2总经理负责《管理手册》、《程序文件汇编》的批准、发布和实施。
3.3体系负责人负责《管理手册》、《程序文件汇编》的审核，并负责三级文件中管理性文件的批准、发布和实施。
3.4各部门负责本部门职责内相应文件的编制。
4. 工作程序4.1文件的分类4.1.1管理手册（描述了公司质量/环境管理体系的范围）4.1.2程序文件（包含了为质量/环境管理体系所编制的通用程序文件和专用程序文件）4.1.3三级文件：技术性文件（包括作业规范、技术标准、检验规程等）、管理性文件（包括管理制度、管理方案、工作标准、考核奖惩制度等）、记录（含质量/环境记录）及公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件。
4.2文件分为“受控”文件和“非受控”文件，受控文件盖“受控”章并注分发号，非受控文件不作标记，也不受更改控制。
4.3文件编写、审核、批准、编号为确保文件是充分与适宜的，文件在发布前应严格按以下规定进行审批。
4.3.1管理手册、程序文件统一由体系负责人组织人员编写，并负责审核，总经理批准。
4.3.2技术性文件由各有关部门编写，各部门负责人审核，主管领导批准。
4.3.3管理性文件由各部门根据实际情况进行编制，部门负责人审核，体系负责人批准。
4.3.4文件编制完成后，由品质部确定文件发放范围（包括某些对环境产生影响的关键的岗位），填写“文件发放/回收登记表”，报体系负责人审批后发放。
4.3.5各类文件的编写应尽量标准化，能采用统一格式的要采用统一格式。
4.3.6文件编号：A.质量/环境管理体系文件编号1)管理手册的编号：**/QM -2022第一组字母表示本公司的代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”第二组字母表示手册代号：Q M——“管理手册”；第三组数字表示该手册产生的年份，如2022（年）写作“2022”2）程序文件的编号：**-QP -□□；标注在每个程序文件首页标题的右侧；第一组文字表示程序文件代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”；第二组字母表示手册代号： Q P——“程序文件”第三组□□表示序列号。
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1.目的
对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本
2.范围
适用于与质量管理体系有关的所有受控文件
3.职责
3.1最高管理者负责批准发布质量手册。
3.2管理者代表负责审核质量手册，并批准程序类、技术类与标准类文件。
3.3各职能部门负责与本部门相关管理类与操作类文件的编制，职能部门负责人负责审批。
3.4质量部负责统一发布和管理公司所有与质量管理体系相关的文件。
4.内容
4.1文件的分类
4.1.1与公司质量管理体系相关的主要文件与报告分为以下几类：
a）质量手册（QM）
b）程序类文件（QP）
c）管理类文件（SMP）
d）操作类文件（SOP）
e）技术类文件（PT）
f）标准类文件（QS）
g）验证类文档（产品类PV，设备类EV，工艺类TV,方法类MV）
h）风险管理类文档（RM）
4.1.2空白的质量记录表单（R）应等同文件进行管理
4.1.3除上述文件外，公司的行政性文件不在本程序控制范围内 4.2文件的编号
4.2.1为有效地区分不同类别与版本的文件，防止其混用，一份文件其完整的文件编号应包
括文件号与版本号两部分信息，使用时，可以文件号（版本号）”的形式代指该文件；
空白的质量记录表单其记录编号类同；
4.2.2文件号给定规则与格式
公司各类文件的文件号给定规则与格式如下：
a）质量手册：文件号为QM ；
b）程序类文件：文件号格式为“QP<X‘，其中字母“QP不变，“XX'代表文件在该类文件中的流水号，用两位数字表示，从 01开始；
c）管理类文件：文件号格式为“SMPYY-XXX，其中字母“SMP不变，“YY'代表文件编制部门的代码，“XXX代表文件在该类文件中的流水号，用三位数字表示，从001 开始；
d）操作类文件：文件号格式为“SOMYY-XXX'，其中字母“SOP不变，“YY代表文件主管部门的代码，“ XXX代表文件在该类文件中的流水号，用三位数字表示，从001
开始；
e）技术类文件：产品工艺技术类文件，其文件号格式为“PT”，其中字母“PT不变，“X” 代表该产品的产品代码；非产品工艺技术类的其它技术性文件，其文件号格式为
“PTXX'，XXX代表文件流水号，从001开始；
f）标准类文件：某一具体的成品或物料的质量标准类文件，其文件号格式为“QS”，其中字母“QS不变，“X’代表该成品或物料的代码；某一类成品或物料的质量标准及非成品或物料的其它物品的质量标准类文件，其文件号格式为“Q虫XX，XXX代表
文件流水号，从001开始，若该类成品、物料或物品下有二级分类的，则在XXX后
新增子号，从01开始，格式化为“QSCXX-XX'；
g）验证类与风险管理类文档：其文件格式为：文件类别代码+三位数流水号”流水号从001开始，一个文件号仅代表一份针对于某特定的产品、工艺或设备等实施的独立
且完整的验证或风险管理报告，其中，若该报告涉及到的计划、分析、评估、控制等文档需另行审批的，这些文档应当视为该报告下的附件，若需单独给定文件号的，参照附件文件号给定
原则；
h）文件中若存在附件且附件需另行成文审批的，附件文件号为：主文件号+AXX，XX 为该主件号下的附件流水号，从 01开始；
i）空白的质量记录表单：记录号格式为“垠XX ,其中字母“ R”变，“代表产生该记录表单的文件的文件号，“XX代表本记录在该文件中的记录流水号，用两位数字表示，
从01开始；
j）各部门代号规定如下：
k）销售部：XS，质量部：ZL,生管部：SG,人事行政部：RX，采购部：CG,生产车间: CJ,财务部：CW。
4.2.3文件版本号给定规则与格式
文件的版本号以两位数字表示，新制定文件的版本号从00开始。
以后，每作一次修
订，均应升级版本号，从00开始依次递增。
若仅是个别文字错误且不影响文件使用的，可参照文件的更改”一节的要求修改，不必升级版本号。
4.3文件的受控
4.3.1文件的受控状态分为受控”非受控”作废”与保留”四类；
4.3.2 受控”的文件为公司强制性执行文件，文件所规定的全部要求均应严格执行；
4.3.3 非受控”的文件仅仅作为工作的参考，不具备强制性；
4.3.4 作废”文件为无效文件，禁止使用；
4.3.5 保留”文件为备查文件，禁止外发使用，且永久保存；
4.3.6文件状态标识统一加盖在文件首页右上角；
4.3.7空白的质量记录表单，不作状态标识要求；
4.3.8状态标识颜色规定：受控”为红色，非受控” 作废”与保留”为蓝色；
4.4文件的编写、审核、批准、发放与使用
文件发布前应得到评审与批准，以确保文件是适宜的：
a）质量手册由质量部组织编写，各部门参与评审，管代审核，公司最高负责人批准；
b）程序类、技术类与标准类文件由质量部组织编写，相关部门参与评审，生管部审核，管代批准；
c）管理类与操作类文件由各部门自行组织编写，相关部门参与评审，质量部审核，部门负责人批准；其中，与岗位职责相关的管理类文件，统一由人事部门负责审核，部门职责与部门负责人
的岗位职责文件由总经理批准。
d）在新文件编制前，编制人应事先向质量部门申请新的文件号，编制完成后，编制人需填写《文件新增、更改与作废申请表》，按上述规定进行评审、审核与批准，质量部文件管理员对《文件新增、更改与作废申请表》的相关内容进行最终审核，明确生效时间，分配申请单号，并将生效时间与申请单号填入原文件的更改履历表中；
e）所有批准后的文件原件均应送质量部门统一登记与保存，质量部门应根据文件的发放
范围或相关部门的实际需要，复印相应的份数，加盖红色的受控”章后予以发放；新
版文件发布的同时，质量部应及时将发至各部门的旧版文件全部收回。
文件的发放与
回收均应填写《文件记录发放与回收登记表》；
f）空白的质量记录表单作为母文件的附件同步发放，各部门可自行复制使用；
g）各部门应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的最新有效且标有受控”标识的版本，严禁使用盖有作废”或无任何标识的文件。
h）文件若有遗失，应及时向质量部门报备并申领新的受控”文件；
i）所有质量管理体系文件，原则上应二年评审一次。
评审后若认为无任何修订必要的已下发的文件可以继续使用。
评审流程参照正常的新增文件的要求执行。
4.5文件的更改
4.5.1当文件使用者需更改文件时，均应填写《文件新增、更改与作废申请表》，并参照4.6
的相关规定进行评审、批准与发布；
4.5.2对于文件中出现的个别错字，别字等，在与文件编制部门确认后可由质量部门手工直接修正，并
注明修正人员与时间，对于与发放的文件，可通知相关部门自行修正。
4.5.3空白的质量记录表单，在不影响母文件内容的前提下，可单独进行变更、发放与回收；
4.6文件的保存、作废与销毁
4.6.1文件的保存
461.1与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
4.6.1.2各部门文件由本部门资料员保管。
质量部每年对各部门文件保管情况进行检查；
4.6.1.3对各类文件，质量部应编制公司文件与记录汇总表，各部门资料员应及时编制本部门
使用文件的清单。
4.6.1.4任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检
索。
4.6.2文件的作废和销毁 4.6.2.1对于已不适用的文件，文件使用者可填写《文件新增、更改与作废申请表》申请作废, 并参照4.6的相关规定进行评审与批准；
4.622所有欲废止的文件，应及时从使用场所撤出，由质量部统一收回，除保留一份旧版文件加盖作
废”与保留”标识外，剩余的所有旧版文件均应及时加盖作废”标识;
4.6.2.3已废止的旧版文件原件，质量部应加盖保留”章，不得再外发使用，且永久保存；
4.6.2.4对已作废的文件或记录表单，质量部应妥善隔离与标识，并集中销毁。
4.7外来文件的控制
4.7.1各部门收到的外来文件，需识别其适用性，适用的送质量部门统一登记与汇总；
4.7.2质量部门应随时关注与公司产品质量相关的国家或行业法律法规新增或变更情况，并及时识别、
收集与内部传递；
4.7.3人事行政部应随时关注与公司经营、环境或安全相关的国家或行业法律法规新增或变更情况，
并及时识别、收集与内部传递。
4.7.4其他部门自行收集与本部门业务相关的国家或行业法律法规新增或变更情况，并及时识别、收
集与内部传递；
4.8文件格式要求
4.8.1质量手册、程序类文件、管理类文件与操作类文件的文件格式参照本文件的格式，具体如下：
a）统一使用A4页面进行编辑与打印，页边距：上、左、右2厘米，下2.5厘米
b）页脚：左下角为公司信息，右下角为页码信息，宋体、小五号
c）文件头文字要求：公司名称为宋体、二号”文件名为黑体、小二、加粗（文件名若太长，可适当缩小）”
d）企业LOGO在公司名称左边，大小：1.74*3.72厘米
e）其它内容文字要求：均采用宋体，小四，正文各章节标题应加粗，行距1.5倍
f）文件内容至少应包括：公司名称、文件头、目的、范围、职责、内容、相关文件、相关记录、附件和文件更改履历。
4.8.2标准类、技术类文件及质量记录表单的文本格式若可以采用上述 4.9.1全部或部分要求
的，应优先采用；若采用确有不便需另行设计的，同一类文件也应尽可能保持一致；
5. 相关文件
《记录控制程序》
6. 相关记录
QP-01-R01《文件增更废领申请表》
QP-01-R02《文件记录发放与回收登记表》
7.文件更改履历表。