企业荣誉档案管理规范

企业荣誉档案管理规范

为加强和规范企业荣誉档案管理，更好地收集、保管和开发利用荣誉档案资源，制定本规范。

1引用标准

GB/T3792.5—85 档案著录规则

DB37/180—93 工业企业档案分类编号规则

DA/T15—95 磁性载体档案管理与保护规范

DB37/25—1998 工业企业文件材料整理规程

2 适用范围

本规范规定了荣誉档案的归档范围、归档、整理、保管、利用、鉴定和销毁等条款。适用于各企业档案馆（室）荣誉档案的管理。

3 术语、定义

3.1术语

荣誉：光荣的名誉。

3.2定义

荣誉档案：是指企业在各项活动中获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉实物。

4归档范围与要求

4.1归档的载体品种有：奖杯、奖牌、奖旗、奖状、证书、奖章、勋章等。

4.2归档范围

4.2.1企业及其各有关管理部门获得的国家级荣誉实物；

4.2.2企业及其各有关管理部门获得的省部级荣誉实物；

4.2.3企业及其各有关管理部门获得的厅局级荣誉实物；

4.2.4企业及其各有关管理部门获得的地市级荣誉实物；

4.2.5企业及其各有关管理部门获得的地市级以下国家党、政机构的荣誉实物；

4.2.6企业及其各有关管理部门从社会组织、社会团体获得的重要荣誉实物；

4.2.7企业及其各有关管理部门从社会认证机构获得的重要荣誉实物；

4.2.8企业各有关管理部门从本企业获得的重要的荣誉实物；

4.2.9其它需归档保存的荣誉实物；

4.3归档要求

4.3.1 对属于归档范围的荣誉档案，有关单位或部门应及时向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理。任何单位或个人不得据为已有。

4.3.2 归档的荣誉档案应完整、清洁，不得有缺损、污染。

4.3.3对归档的荣誉实物，应逐一检查。发现有问题的，应在采取补救措施后再行归档。

4.3.4应将归档荣誉档案的登记表（见附件一）按规定填写后一起归档。

4.4 归档时间

对应归档的荣誉档案，企业各有关部门、单位，应在事情办理完毕后的三个月内向同级档案馆（室）归档。

5整理

5.1保管期限

荣誉档案的保管期限分为永久、长期（31年—50年）、短期（15年—30年）。

5.2编号

由全宗号、载体代号、形成年月号和保管期限号、流水号组成。其格式如下：

全宗号.载体代号.年月号和保管期限号.流水号。

全宗号：立档单位的代号。

载体代号：奖杯、奖牌、奖状、奖旗、证书、奖章（勋章）、其它，分别用1至7的数码表示。

年月号、保管期限号：以形成年度和月份的6位数和保管期限号1位（1、2、3分别代表永、长、短）组成。

流水号：按年度内荣誉档案进馆先后顺序编制的自然流水号。

5.3标识

为满足荣誉档案保管、检索利用和移出后便于归档的需要，对每件荣誉档案都应标注档号。档号的位置一般标识在荣誉档案的下面或其它适当位置。

6保管

6.1 凡荣誉档案较多的，均应建立独立的荣誉档案库房。

6.2荣誉档案原则上应在可视性强的柜、架上上摆放保存。重要的荣誉应放在明显位置，并应保持整体的外观优美、整齐。

6.3摆放位置不足的，奖旗，可叠放于盒中，也可卷放于圆纸筒中，但都应标识其档号；重要的证书应摆放，不太重要的，可摞放在架上或厨内。

6.4对特别重要的荣誉档案，要加透明性密封或专库存放。

6.5存贮用柜、架，宜采用不可燃、耐腐蚀材料。确保对荣誉档案无有害影响。

6.6 温湿度要求

存贮的适宜温度和湿度，参照纸质档案的保管要求，即：温度控制在14℃-24℃；相对湿度控制在45-60%。

对特殊材料制成的荣誉档案，应据情特殊保管。

6.7其库房应符合防火、防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防日光及紫外线照射、防有害气体等要求。

6.8对已进馆（室）的荣誉档案，应定期进行检查，并及时做好检查记录。发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。

6.9对已进馆（室）的荣誉档案，应逐件拍成数码照片，连同其文字说明一同录入计算机并应刻录成光盘保存。

7利用

7.1 检索工具编制

7.1对荣誉档案，应单独编制纸质检索工具。其内容主要包括：序号、档号、荣誉内容、授予单位或部门、接受单位或部门、载体品种、获奖时间、备注等。其格式见附件1。

7.2荣誉档案是宣传企业形象的重要载体和资源。为扩大荣誉档案的利用，凡荣誉档案较多的，企业应建立专门的荣誉档案陈列室，供参观利用。

7.3应将荣誉档案实物用数码相机拍照后转为数字信息连同其相关文字检索信息实施数字化管理，实行网上浏览和查阅利用。

7.4 荣誉档案一般不得外借。特殊情况下，需移出档案库房时，应经有关领导批准，并办理借出手续，按时归还。

7.5企业要将部分荣誉档案长期异地陈列、挂放时，应办理审批手续，并应单独建立移出清册，附加说明。

8鉴定与销毁

对超保管期限的荣誉档案，要定期组织熟悉本企业有关情况的企业管理人员进行逐一鉴定，确定存、毁。对需剔除的，参照文书档案鉴定与销毁的管理办法，在履行手续后，分别转交有关方面处理或销毁。

附件1：企业荣誉档案登记表格式。