(档案管理)文书档案著录细则与机读目录数据交换格式
文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式(DB32 505-2002)
江苏省地方标准DB32/505-2002文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式 Database structure and data exchange format of documentary archival inventory前 言本标准4、5.4、5.6、5.8、5.12、5.13、5.14、5.20为强制性条款。
本标准是根据DA/T18-1999《档案著录规则》并依据多年的实践经验，结合我省实际而制定的。
为便于解决数据访问权限的控制问题，增加了“主办部门”和“协办部门”两个项目；为便于解决调阅档案全文问题，增加了“全文标识”项目；为解决跨地区、跨层次数据共享，增加了“组织机构代码”项目。
本标准为文档一体化档案管理系统中文书档案的著录及档案目录数据交换格式提出了具体要求。
本标准也可作为其它门类档案管理系统的参考。
本标准的格式按GB/T1.1-2000《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则》编制。
本标准由江苏省档案局提出。
本标准起草单位：江苏省档案局（馆）。
本标准主要起草人：齐丽华赵明富 刘祖云 冯国安 姚军 谢微 顾斌 杨静文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式范围本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式的定义、数据库结构与交换格式、使用方法。
本标准适用于文件级文书档案目录数据库结构与其目录数据的交换、档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。
规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 7408-94 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB 7156-87 文献保密等级代码GB 11714-1997全国组织机构代码编制规则DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 22-2000归档文件整理规则《中国档案分类法》《档案分类标引规则》《中国档案主题词表》《文献主题标引规则》术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
文书档案卷内目录著录规范
文书档案卷内目录著录规范（培训材料）一、正确理解“件”的含义。
通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。
主要有以下几种：1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。
但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。
2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。
4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。
5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。
6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。
7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。
对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。
8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。
9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》知]”。
3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
DB12_T118-2018文书档案目录数据库结构与数据交换格式
2018- 11 -0 7 发布
2019-01 -01 实施
天津市市场2/T 118— 2018
目
次
前 言 ..................................................................................... ii i 范 围 ................................................................................... i 2 规 范性引用文件 ........................................................................ 1 3 术 语 和 定 义 .............................................................................1 4 缩 略 语 ................................................................................. 3
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围 1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录 登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
江西省文书类电子档案着录与数据格式规范
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）、《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T380-2002）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级国家综合档案馆,党政机关、社会团体与企业事业单位及其他社会组织可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的，反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的文书类电子文件。
本规范所称文书档案包括纸质文书档案和原生的文书类电子档案。
本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，对2000年及以前形成的文书档案案卷级著录项不作具体定义和描述，案卷级目录数据库结构及著录的一般要求可参照附录A执行。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性和长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列入本规范范围之内。
本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。
著录细则：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
约束性：由著录项创建的数据库字段是否赋值的强制程度，分“必填”、“选填”。
“必填”表示此著录项必须赋值，不可为空；“选填”表示此著录项目有值则必须赋值，无则为空。
数据类型：该著录项作为目录数据库数据字段的基本属性，分字符型、数值型、日期型、日期时间型等。
数据长度：该著录项作为目录数据库数据字段的长度。
三、著录项目本规范所规定的著录项目主要用于揭示文书类电子档案的内容与形式特征。
著录项共设5个大项、30个小项。
5个大项分别是标识项、内容描述项、形式特征项、管理与权限项、附注项。
重庆市文书档案目录数据交换格式
重庆市文书档案目录数据交换格式1 意义标准化工作是推进档案信息化、实现现代化管理的前提和基础，为了适应档案信息化建设的需要，便于在全市范围内进行档案信息交换和网络化建设，规范全市各综合档案馆、基层档案室档案目录数据的采集，统一全市文书档案目录数据库的格式，特制定本标准。
2 范围2．1 本标准规定了文书档案目录数据库结构。
2．2 本标准适用于重庆市地方综合档案馆、进馆单位档案室的文书档案目录数据库，其它各专业档案馆、档案室参照执行。
2．3 本标准规定目录数据库文件的交换格式为.DBF文件；目录数据库中的字符、数字、标点、空格等均为半角状态。
3 引用标准DA/T 18-1999 档案著录规则GB2808－81 全数字式日期表示法DA/T 1?2000 档案工作基本术语GB11714－1997 全国组织机构代码编制规则DA/T 22－2000 归档文件整理规则4 定义本标准采用下列定义：4．1档案著录在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
4．2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括档案馆代码、档号、总页数、题名、责任者、文号、时间、密级、附件、保管期限、分类号、主题词、人名、开放标志、电子文档名、档案种类、附注。
4．3 记录描述数据条目的数据集合，由若干字段组成。
4．4 字段描述著录条目中某一特定属性的数据集合。
4．5 著录级次著录字段的选择范围，表现为著录字段的详简程度。
5 文书档案数据库结构文件级目录数据库中的数据记录，由23个字段组成（见下表）。
文书档案文件级目录数据库数据字段一览表注：1、带★的字段为必著项目。
2、“C”表示字符型类型。
辽宁省文书档案目录数据库结构与交换格式
辽宁省⽂书档案⽬录数据库结构与交换格式辽宁省⽂书档案⽬录数据库结构与交换格式（试⾏）1 范围本标准规定了⽂书档案案卷级和⽂件级⽬录数据库的结构及其著录细则、⽂书档案⽬录数据库交换格式。
本标准适⽤于全省各级各类档案馆和机关档案室⽂书档案⽬录数据库的建设、⽂书档案的著录、档案部门间⽬录数据库的交换，亦可作为编制相关档案管理软件及其它门类档案⽬录数据库建设的参考。
2 术语和定义2.1档案数据库以⼀定的组织⽅式存贮在⼀起的相关档案数据的集合。
2.2数据字段档案数据库（2.1）中与著录项⽬相对应的描述档案某⼀特定内容或形式特征的数据集合。
2.3字段名标识数据字段（2.2）名称的⼀组符号。
2.4字段类型各字段对应内容的数据类型。
2.5字段长度数据字段（2.2）中可存放数据的最⼤字节数。
2.6数据记录档案数据库（2.1）中由若⼲数据字段（2.2）组成，描述著录条⽬的数据集合。
2.7电⼦⽂档号档案馆（室）管理电⼦⽂件的⼀组代码。
2.8脱机载体编号反映归档电⼦⽂件的脱机存储载体排列顺序的⼀组代码。
2.9必须著录项⽬（必著项）根据《档案著录规则》和数据库在档案管理实际⼯作中应⽤的要求，档案数据库必须具备的最基本的著录项⽬。
2.10 选择著录项⽬（选著项）根据⼯作的实际，除必著项以外所选择的著录项⽬。
3 数据库结构本标准规定了《案卷级⽬录数据库结构》、《⽂件级⽬录数据库结构Ⅰ》和《⽂件级⽬录数据库结构Ⅱ》三个数据结构。
《案卷级⽬录数据库结构》、《⽂件级⽬录数据库结构Ⅰ》适⽤于按⽴卷⽅式整理的档案⽬录；《⽂件级⽬录数据库结构Ⅱ》适⽤于按照《归档⽂件整理规则》整理的档案⽬录。
3.1 《案卷级⽬录数据库结构》3.2 《⽂件级⽬录数据库结构Ⅰ》3.3 《⽂件级⽬录数据库结构Ⅱ》4著录细则此著录细则指在计算机上著录的档案⽬录内容。
即填写在上述数据库中的对应项⽬。
所有字段中含有阿拉伯数字的，著录时统⼀为半⾓录⼊。
4.1题名4.1.1案卷题名4.1.1.1⼜称案卷标题、题⽬，是表达卷内⽂件总体内容、形式特征的名称。
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）江西省档案局二〇一一年十一月目录一、适用范围 (1)二、著录项描述 (2)三、著录项目 (2)四、著录项定义与著录格式 (2)㈠标识项 (2)㈡内容描述项 (6)㈢形式特征项 (8)㈣管理与权限项 (8)㈤附注项 (9)五、文书类电子档案著录项简表 (9)六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。
馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。
本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。
本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。
本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。
本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。
著录细则：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范
武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为统一、规范我市文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我市各级国家综合档案馆、部门馆、专业馆及应向综合档案馆移交档案的党政机关、社会团体与企业事业单位，其他单位可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的、反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件。
文书类电子档案包括数字化的纸质文书档案和原生的文书类电子档案。
本规范规定了按卷、件整理的文书类电子档案的著录项目。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性和长期可读性的元数据项，暂不列入本规范之内，按国家有关规定执行。
本规范所称“件”是指档案保管的最小单位，一般以每份文件为一件。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。
著录要求：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
约束性：由著录项创建的数据库字段是否赋值的强制程度，分“必填”、“选填”。
“必填”表示此著录项必须赋值，不可为空；“选填”表示此著录项目有值则必须赋值，无则为空。
数据类型：该著录项作为目录数据库数据字段的基本属性，分字符型、数值型等。
数据长度：该著录项作为目录数据库数据字段的长度。
三、著录项目本规范所规定的著录项目主要用于揭示文书类电子档案的内容与形式特征。
共34项组成，分别为标识项、内容描述项、形式特征项、管理与权限项、附注项。
四、著录项定义与著录格式（一）标识项1.档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的、用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
四川电子文档管理系统手册-成都金档科技有限公司
四川省电子文档管理系统手册四川省电子文档管理系统手册 (1)1 前言 (3)2 第一章安装准备 (4)2.1 硬件要求 (4)2.2 软件要求 (4)3 第二章安装配置 (5)3.1 系统安装 (5)4 第三章系统登录 (8)5 第四章模块操作 (10)5.1 公文管理 (10)5.1.1 公文下载 (10)5.1.2 收文登记 (10)5.1.3 公文传阅 (12)5.1.4 发文办理 (13)5.2 档案著录 (14)5.2.1 文件著录标引 (14)5.2.2 案卷著录标引 (16)5.2.3 照片档案著录 (18)5.2.4 声像档案著录 (20)5.2.5 电子档案著录 (21)5.2.6 实物档案著录 (22)5.3 档案整理 (24)5.3.1 档案存盘 (24)5.3.2 档案组盒 (25)5.4 档案利用 (26)5.4.1 档案利用 (26)5.4.2 利用统计 (27)5.5 档案检索 (27)5.5.1 文件检索 (27)5.5.2 案卷检索 (28)5.6 档案统计 (29)5.6.1 基本情况年报 (29)5.6.2 档案分类统计 (29)5.7 鉴定销毁 (30)5.7.1 档案鉴定（文件） (30)5.7.2 档案鉴定（案卷） (31)5.7.3 档案销毁（文件） (32)5.7.4 档案销毁（案卷） (33)5.8 移交进馆 (34)5.8.1 全宗指南 (34)5.8.2 全宗单 (35)5.8.3 交接文据 (36)5.8.4 移交清册 (37)5.9 其他管理 (38)5.9.1 组织机构沿革年报 (38)5.9.2 归档文件整理说明 (39)5.9.3 年度工作情况记录 (40)5.9.4 部门档案数量统计 (41)5.9.5 历年档案数量统计 (42)5.9.6 库房温度湿度记录 (43)5.9.7 年度库房检查记录 (44)5.10 数据管理 (44)5.10.1 数据导入 (44)5.10.2 数据备份 (45)5.10.3 数据恢复 (46)5.10.4 数据清除 (47)5.10.5 批量处理 (47)5.10.6 数据导出 (48)5.11 系统管理 (48)5.11.1 系统设置 (48)5.11.2 库参数设置 (49)5.11.3 用户管理 (50)5.11.4 档案类目设置 (50)5.11.5 显示范围设置 (51)5.11.6 日志管理 (52)5.12 系统工具 (52)5.12.1 动态报表 (52)5.12.2 原文管理 (53)5.12.3 扫描接口 (54)5.12.4 脱机光盘制作 (54)6 第五章通用说明 (55)6.1 按钮说明 (55)6.2 颜色说明 (62)6.3 输入说明 (62)7 第六章重点功能说明 (63)7.1 用户主动的单级和多级排序功能 (63)7.2 多样化的查询检索功能 (64)7.3 收发文归档 (65)7.4 如何管理、编辑和浏览全文文件 (67)7.5 如何打印报表以及报表的打印设置 (69)7.6 如何使用系统中的党政网接口 (69)7.7 如何使用光盘脱机制作，实现光盘档案的脱机管理 (69)7.8 关于数据的备份、恢复和清除 (70)7.9 如何调整件号 (71)7.10 如何调整卷内文件顺序号和页号页数 (71)7.11 关于档案组盒和档案存盘的使用 (72)8 第七章系统维护 (73)1前言前言根据四川省电子政务建设的总体要求，大力推进四川省电子政务内网和外网建设，实现公文网上交换，对各级党政机关、事业单位网上交换下载后的电子公文按照国家档案局《归档文件整理规则》和国家质量监督检验检疫总局《电子公文归档管理办法》标准进行管理，建立全省统一的档案检索和管理系统，更好地开发利用档案信息资源，服务社会公众，四川省档案局、成都金档科技发展有限公司开发了《四川省电子文档管理系统》，以满足各级党政机关、事业单位公文交换和档案管理工作的需要。
中国机读目录格式(图书馆专用)
3.3 2—著录信息块
• 本块包括有关出版物形式特征的著录项目， 但附注项和标准号除外。如 • 200 题名与责任说明项 • 子字段标识符 子字段内容 • $a 正题名 • $d 并列题名 • $e 其他题名信息 • $f 第一责任者 • $g 其他责任说明
• 例：《逸周书》源流考辨/黄怀信著 • 200 ## $a《逸周书》源流考辨 • $f黄怀信 著 • $9yi zhou shu yuan liu kao bian • 谈《红楼梦》，又名，红学刍言/ • 张毕来著 • 200 ##$a谈《红楼梦》$a红学刍言 • $f张毕来著
• 备急千斤药方;银海精微/(唐)孙思邈撰;(宋) • 高保衡等校正 • 200 ##$a备急千斤药方$a银海精微$f (唐)孙 思邈撰$g(宋)高保衡等校正 • 中华人民共和国妇女权益保障法=Law of the People’s Republic of China on the protection of rights and interest of women:中英对照/全 国人民代表大会通过 • 200 ##$a中华人民共和国妇女权益保障法$d Law of the People’s Republic of China on the protection of rights and interest of women$e 中英对照$f全国人民代表大会通过$zeng
• 地址目次区：区内含有一个或多个目 次款目和字段分隔符，目次项的长度 是固定的，而地址目次区的长度则为 可变的，这是由于每条记录的字段数 量不等，地址目次区所占字符数长度 不定的缘故。地址目次区终止处的字 段分隔符用以表示该区结束。地址目 次区的用途在于供计算机准确、迅速 的存取相应字段的数据。
• 数据字段区：将有关文献的数据按功能块， 字段，子字段或数据元素这三个层次组织起 来。层次级别为：子字段构成字段，字段构 成功能块。《格式》的数据字段区设置了 0——标识块 1——编码信息块 2——著录 信息块 3——附注块 4——款目连接块 5— —相关题名块 6——主题分析块 7——知识 责任块 8——国际使用块 9——国内使用块 十个功能块。 • 记录分隔符：至于每条机读记录的末尾，用 来区分记录的控制字符。
档案数据著录规范.
档案数据著录规范一、数据准备数据准备，是指在档案目录信息进入数据库前规范档案目录内容，提供准确有效档案目录信息的工作。
案卷不符规范要求的应改正，如没有页码的要补编、松散的案卷应重新装订等。
数据准备工作应符合《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（ＤＢ35/Ｔ161－2002）及有关规定，著录目录时，对照档案逐“件”录入，不可直接按原有的目录进行录入。
二、数据录入（一）文件级目录数据著录要求１、全宗号：是档案馆给定每个立档单位的代码。
全宗号用４个字符（半角）表示，如：“中共建宁县委宣传部”的全宗号为3，应著录为“0003”。
全宗号的格式是：××××２、案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。
（采用按不同保管期限、不同门类或不同载体形态设置，注意，一个全宗内的案卷目录号不得重复）。
用３个字符（半角）表示，如：第１２号目录应为012，一个全宗内的目录号不能重复。
３、案卷号：案卷排列的顺序号，每个目录内的案卷号不能重复；用4个字符（半角）表示。
（建议各立档单位只编制归档号，案卷号待档案移交进档案馆后由档案馆编制）４、归档号：是档案室赋予归档文件或案卷的排列顺序号，应据实著录。
５、页号：页号是案卷内文件每页的顺序号，文件中有图文页面为一页；页号著录每份文件首页所在的页号，页号不应有重号，用4个字符（半角）表示，如：102页应著录为0102。
（案卷内文件首页的号码存在重码、跳码的现象，应重编页码）６、文件题名：即文件标题。
（是字符型，不得超过80个汉字，全角状态下著录）（１）原则上照实著录原文标题，不能断章取义，如：题名“建宁县人民政府关于加强档案工作的通知”，就应照实录入，而不应录入为“关于加强档案工作的通知”。
原文有错或漏字的，应照实录入，用“［］”在其后加以说明，如“中共建宁县委关于×××同的任通知”，应录为“中共建宁县委关于×××同［志］的任［职］通知”。
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》知]”。
3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式
北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式〔北京市档案局2007年2月2日印发，京档发〔2007〕3号〕1 范畴本标准规定了全宗索引、文书档案、婚姻登记档案、招工档案、知青档案、房产档案、照片档案、录音录像档案的名目数据库结构、使用说明与数据交换格式。
本标准适用于北京市各级综合档案馆档案名目数据库的建立和数据交换,专业档案馆和档案室可参照执行。
2 引用标准GB/T 15418-94 档案分类标引规那么GB/T 11821-2002 照片档案治理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与治理规范DA/T 13-1994 档号编制规那么DA/T 18-1999 档案著录规那么DA/T 19-1999 档案主题标引规那么DA/T 1-2000 档案工作差不多术语DA/T 22-2000 归档文件整理规那么DA/T 33-2005 明清档案名目中心数据采集标准明清档案机读名目数据交换格式3 定义3.1档案名目按照一定的次序编排而成的条目聚拢,是档案治理、检索和报道的工具。
3.2档案著录在编制档案名目时，对档案内容和形式特点进行分析、选择和记录的过程。
3.3档案名目数据库将档案名目信息以一定的组织方式储备在一起的相关数据的集合。
3.4字段描述著录条目中某一特定属性的数据单元。
3.5字段名称名目著录项目的内容和显示的中文名称。
3.6字段名字段名称的代码。
3.7字段类型是指数据字段的差不多属性。
本标准使用两种字段类型：字符型和逻辑型。
3.8字段长度是指字段所包含字符的最大个数。
3.9档案名目数据交换是通过运算机实现数据在网络上或以磁带、光盘等作为载体所进行的跨平台、跨系统的交换。
4 档案名目数据库结构及使用说明本标准对各数据库使用说明的说明如有相同，不再重复。
建库时，应包括表中所有所列字段名。
4.1全宗索引数据库结构及使用说明4.1.1全宗索引数据库结构全宗索引数据库结构表4.1.2全宗索引使用说明4.1.2.1档案馆名称：档案馆全称。
【重磅】文书档案文件级目录数据库结构与著录细则
文书档案文件级目录数据库结构与著录细则1范围本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与著录细则的术语和定义、数据库结构和著录细则。
本标准适用于档案馆、档案室建立中华人民共和国成立以来的文书档案文件级目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的应用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T1988-1989信息处理信息交换用七位编码字符集GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集GB11714-1997全国组织机构代码编制规则GB/T15418-1994档案分类标引规则GB18030-20RR信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充DA/T1-20RR档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T18-1999档案著录规则DA/T19-1999档案主题标引规则DA/T22-20RR归档文件整理规则档案出版社中国档案分类法（1997年）档案出版社中国档案主题词表（1995年）国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则（国档发[1987]4号）3术语和定义DA/T1-20RR确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1著录项目itemsofdescription揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名、文件编号、责任者、密级与保管期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代码、档号、缩微号、组织机构代码、电子文档号、脱机载体编号、稿本、载体形态、主题词和关键词、人名、附件、提要与附注等。
3.2著录格式formatofdescription著录项目（3.1）在条目中的排列顺序及其表达方式。
DAT33-2005明清档案机读目录数据交换格式
1 范圈本标准规定了软磁盘、光盘等作为载体交换明清档案机读目录数据时所使用的格式。
本标准规定的明清档案机读目录数据文件的组织形式为交换格式的文本文件。
本标准适用于全国明清档案目录中心机读目录数据信息交换。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB /T 1988 —1998 信息技术信息交换用七位编码字符集GB / T 2901—1992 书目信息交换用磁带格式GB / 2312 —1980 信息交换用汉字编码字符条基本集GB / 18030—2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充DA / T8—1994 明清档案著录细则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1档案目录catalogue of archives按照一定的秩序编排而成的条目组合，是档案管理、检索和报道的工具。
3.2机读目录machine-readable catalogue将档案目录按照一定格式愉入计算机内，可以由计算机读取、管理、检索的档案目录信息。
3.3数据 data对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
3.4记录 record字段的集合，完整描述一件事物的相关数据处理单元。
3.5字段 field记录中可识别的特定范围数据，可包含一个或多个子字段。
3.6子字段sub-field字段的一部分,它含有一个确定的数据单元3.7数据元素data-element被明确标识的最小数据信息单位。
3.8字段标识符 tag识别字段的一组三位数字符号。
3.9子字段标识 sub-field identifier识别子字段的符号，由（b~~j）字母标识。
3.10指示符 indicator字段标识符后，提供有关字段内容的附加信息。
(档案管理)文书档案著录细则与机读目录数据交换格式
目次前言1、范围2、规范性引用文件3、定义4、著录要求与数据库交换格式5、机读目录数据组织与交换要求前言本标准是四川省档案信息资源库的基础之一。
目前，国家和省已有相关标准不能满足我省档案信息计算机管理的需要，为建立全省统一的档案信息计算机检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
本标准是根据GB/T3792.1—1983《文献著录总则》、DA/T18—1999《档案著录规则》的原则，结合四川省建国后文书档案的特点制定的。
本标准基本上遵循了DA/T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准在编写格式上采用GB/T1.1—2000《标准的结构和编写规则》和GBT1.2—2002《标准中规范性技术要素内容的确定方法》。
本标准由四川省档案局提出。
本标准由四川省质量技术监督局批准。
本标准由四川省档案局起草。
本标准主要起草人：李仕根马小彬彭哲张路生。
1、范围本标准规定了《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》的定义、著录要求与数据交换格式、机读目录数据组织与交换要求等内容。
本标准适用于建国后机关文书档案机读目录数据库结构及其目录数据库的交换，亦可作为档案管理软件开发中数据库结构设计的参考。
企事业单位可以参照执行。
2、规范性引用文件下列中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA/T1 档案工作基本术语DA/T18 档案著录规则DA/T19—1999 档案主题标引规则DA/T22—2000 归档文件整理规则档案出版社《中国档案分类法》（1997年版）档案出版社《中国档案主题词表》3、定义本标准采用DAT1和下列定义：3.1、档案著录建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、整理、检索并录入计算机的过程。
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目次前言1、范围2、规范性引用文件3、定义4、著录要求与数据库交换格式5、机读目录数据组织与交换要求前言本标准是四川省档案信息资源库的基础之一。
目前，国家和省已有相关标准不能满足我省档案信息计算机管理的需要，为建立全省统一的档案信息计算机检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
本标准是根据GB/T3792.1—1983《文献著录总则》、DA/T18—1999《档案著录规则》的原则，结合四川省建国后文书档案的特点制定的。
本标准基本上遵循了DA/T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准在编写格式上采用GB/T1.1—2000《标准的结构和编写规则》和GBT1.2—2002《标准中规范性技术要素内容的确定方法》。
本标准由四川省档案局提出。
本标准由四川省质量技术监督局批准。
本标准由四川省档案局起草。
本标准主要起草人：李仕根马小彬彭哲张路生。
1、范围本标准规定了《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》的定义、著录要求与数据交换格式、机读目录数据组织与交换要求等内容。
本标准适用于建国后机关文书档案机读目录数据库结构及其目录数据库的交换，亦可作为档案管理软件开发中数据库结构设计的参考。
企事业单位可以参照执行。
2、规范性引用文件下列中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA/T1 档案工作基本术语DA/T18 档案著录规则DA/T19—1999 档案主题标引规则DA/T22—2000 归档文件整理规则档案出版社《中国档案分类法》（1997年版）档案出版社《中国档案主题词表》3、定义本标准采用DAT1和下列定义：3.1、档案著录建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、整理、检索并录入计算机的过程。
3.2、机读目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机读取、管理检索的档案目录信息。
3.3、著录项目和数据字段3.3.1、著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
如正题名、责任者、文件编号、成文时间、保管期限等。
3.3.2、数据字段DBF数据库文件中与著录项目相对应的描述档案某一内容或形式特征的数据集合。
3.4、著录条目和数据记录3.4.1、著录条目档案著录的结果，由反映一个著录对象的内容和形式特征的若干著录项目组成。
3.4.2、数据记录DBF数据库文件中与著录条目相对应的描述一份文件或一卷案卷著录信息的数据集合，由若干数据字段组成。
3.5、DBF数据库文件存储档案著录信息的计算机数据文件。
本标准规定扩展名为.DBF的关系型数据库文件作为档案目录数据交换的文件格式。
3.6、字段类型在.DBF数据库文件中，字段类型规定数据字段的基本属性。
本标准使用字符型（C）和备注型（M）。
3.7、文字类别文字类别分为“汉字”和“字符”两种。
字符是指西文字母、数字及符号的图形字符，每个“字符”在存储介质中占一个字节。
每个“汉字”在存储介质中占两个字节。
3.8、字段长度在.DBF数据库文件中，字段长度规定字段所包容字节的最大个数。
3.9、交换格式用于档案目录数据交换的数据库文件格式。
3.10、数据交换指.DBF数据库文件在网络上或以磁带、磁盘、光盘、通用的USB接口活动存储器等作为载体所进行的数据交换。
3.11、必须著录项目指机关档案室对档案目录著录时，必须有的目录。
3.12、选择著录项目指机关档案室对档案目录著录时，根据本室档案管理的实际需求和目标，除必须著录项目外，选择的其它著录项目。
4、著录要求与数据交换格式本标准包括《案卷级目录数据库结构》、《文件级目录（1）数据库结构》和《文件级目录（2）数据库结构》等三种数据交换格式。
《案卷级目录数据库结构》和《文件级目录（1）数据库结构》适用于文书立卷改革前归档的档案的机读目录。
《文件级目录（2）数据库结构》4.1、立卷改革前归档的档案目录数据库结构与著录要求4.1.1、案卷级目录数据库结构（见表1）4.1.2.1、档号、正题名、责任者、起时间、止时间、保管期限、页数、分类号、主题词为必须著录项目。
其它著录项目为选择著录项目。
规定的字段长度为最大长度，可以小于它，但不得超过。
选择著录项目还可从DA/T18中选取，或自行设置。
4.1.2.2、档号：档号包括全宗号、目录号、案卷号。
全宗号是指档案馆给每个全宗确定的代码。
全宗号用三位阿拉伯数字标识某一属全宗的顺序号。
如“002”表示2号全宗档案。
目录号是全宗内案卷所属目录的代码。
全宗号以三位阿拉伯数字标识。
如“003”表示目录号。
案卷号是案卷目录内排列的顺序号。
案卷号一般不超过三位阿拉伯数字标识。
按目录内的案卷的排列次序流水编号，不应有空号。
如“023”表示案卷号。
全宗号、目录号、案卷号之间用“--”号间隔后组成档号。
4.1.2.3、正题名：即案卷标题，是表达案卷内文件的中心内容、形式特征的名称。
一般著录案卷封面上已拟定的题名。
案卷题名不能揭示案卷内容，应重新拟写，在拟写的题名两端上“[]”。
题名一般包括责任者、内容、文种。
4.1.2.4、责任者：责任者的责任者著录产生档案的单位。
如“四川省交通厅”。
责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。
示例1：“中国共产党四川省委”或“中共四川省委”；示例2：“四川省民族事务委员会”或“四川省民委”；以上不应简称为“省委”、“省民委”等。
4.1.2.5、时间项：指卷内文件起止日期，分为起时间和止时间两项。
时间项著录到月或日为止。
时间项用6位或8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。
示例：“198108”表示1981年8月；“19810823”表示1981年8月23日。
文件时间不完整或部分时间字迹不清时，起码应考证出年份，其次考证出月。
月考证不出，以“0”补之。
考证不出准确年份，可著录大致年份。
例如50年代的，起始时间著录为“195001”；终止时间著录为“195912”。
4.1.2.6、保管期限：对档案划定的留存年限。
保管期限一般分为永久、长期、短期三种。
4.1.2.7、页数：用阿拉伯数字表示。
4.1.2.8、分类号：分类号依据《中国档案分类法》的有关规定著录。
案卷内容有多少主题就标引多少分类号。
多少分类号之间用“；”间隔。
4.1.2.9、主题词：本项目一般著录主题词，也可著录关键词。
主题词是表达档案主题内容的规范化的词或词组。
关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组，多个词之间用“；”间隔。
4.1.2.10、备注：著录档案中需要注释或补充的内容。
4.1.3、文件级目录（1）数据库结构（见表2）4.1.4.1、档号、责任者、文件编号、正题名、成文时间、页号、保管期限、分类号、主题词为必须著录项目。
其它著录项目为选择著录项目。
规定的字段长度为最大长度，可以小于它，但不得超过。
选择著录项目还可从DA/T18中选取，或自行设置。
4.1.4.2、档号见4.1.2.2。
4.1.4.3、责任者：也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体合个人。
责任者有多个时，一般著录前两个或前三个（主办单位必须著录，立档单位本身是责任者的必须著录），责任者之间以“；”号间隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后面著录职务、职称，并加“（）”号，机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。
在一个全宗内，对一个单位的名称应尽量做到统一。
4.1.4.4、文件编号：文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体赋予文件的顺序号。
文件编号一般照原文著录。
有多个文件编号的，只著录一个文件编号，有立档单位的文件编号必须著录，否则著录主办单位的文件编号。
文件编号的年度括号原文可能采用各种符号，年度可能采用4位数或2位数，本标准规定，括号一律用“[]”，著录，年度一律采用4位数。
4.1.4.5、正题名：文件文首的题名。
必要时副题名原文可照录于正题名后。
没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[]”号。
题名太长或不能揭示内容时，应根据其内容精简或另拟题名，加“[]”号。
题名拟写应力求反映文件内容，一般包括责任者、内容、文种，如超过字段长度，可以省略责任者。
对题名中出现“你省”、“你厅”等字样的一点要加上具体的名称。
可以在字段长度内尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的人名两端加上“[]”。
示例：关于×××[×××、×××]等3位同志职务的任免通知。
4.1.4.6、成文时间：文件落款的时间。
成文时间一律用8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日，不够位数添“0”。
如“20010824”表示2001年8月24日。
文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录，月日缺少或不清部分以“0”补之；年缺少或不清，应考证出年份。
考证不出年份，应考证出大致年份，著录该年代的起始年份，月日用“0”表示。
如五十年代的文件，著录为“19500000”。
4.1.4.7、页号：著录本份文件首页在案卷内的页面顺序号。
4.1.4.8、备注：著录文件中需要注释或补充的内容。
4.1.4.9、保管期限：见4.1.2.6。
4.1.4.10、密级：是指文件保密程度的等级。
4.1.4.11、分类号：见4.1.2.8。
4.1.4.12、主题词：见4.1.2.9。
4.1.4.13、全文：存放字符型的文件全文信息，以便进行全文信息检索。
全文信息的获取可以从电子文件中得到，或对纸质文件进行扫描。
4.1.4.14、电子文档号：档案室管理电子文件的一组符号代码。
其结构如下：件号案卷号目录号全宗号4.2、立卷改革后归档的档案目录数据库结构与著录要求4.2.1、文件级目录（2）数据库结构4.2.2.1、全宗号、保管期限、年度、盒号、件号、文件编号、正题名、责任者、成文时间、页数、分类号、主题词为必须著录项目。
其它著录项目为选择著录项目。
规定的字段长度为最大长度，可以小于它，但不得超过。
选择著录项目还可从DA/T18中选取，或自行设置。
4.2.2.2、全宗号：档案馆给每个全宗确定的代码。
全宗号用三位阿拉伯数字标识某一属全宗的顺序号。
示例：“002”表示2号全宗档案。
4.2.2.3、保管期限：见4.1.2.6。
4.2.2.4、年度：按照DA/T22—2000整理的档案，年度指文件形成年度，是一种分类方法。
年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
示例：“2002”表示2002年。
4.2.2.5、机构或问题：按照DA/T22—2000整理的档案，采用按机构或问题分类归档的全宗应著录机构或问题。