内控-内部信息传递

企业内部控制—内部信息传递

一、业务目标

1.内部报告编制及时、准确、全面，能够满足企业内部信息需求，为企业进行运营分析和决策提供合理依据。

2.信息的收集、报送和保管程序符合国家法律、法规和公司内部管理的要求。

3.通过制度规范外部行情信息、内部经营数据信息及企业重大事项的收集和报告程序，为各管理层的经营决策提供依据。

4.明确决策信息、重大事项、经营数据的浏览权限和保密要求，规避数据信息的不合法使用风险。

5.经营数据信息全面受控、传递通畅，保证公司财务报表信息准确及时。

6.规范公司内部信息重大事项的内部报告流程和职责,防止企业虚假信息和舞弊行为。

二、业务风险

1.内部报告系统缺失，功能不健全，内容不完整，影响生产经营有序进行。

2.信息管理分类不清、不能有效收集外部信息、内部经营数据得不到有效收集汇总，内部信息传递不畅通、不及时，可能导致公司决策失误。

3.没有保密措施或信息收集和内部报告程序不严密、公司经营数据传递不规范，可能造成公司内部信息传递中商业秘密被泄露，可能削弱企业核心竞争力。

4.经营数据信息不准确、发生重大事项不能及时上报或隐瞒重大事项的真相，可能导致舞弊行为发生或上层领导决策失误，可能引发更大的经济或信誉损失。

5.不建立内部员工信息反馈和投诉双向交流制度，不但造成员工积怨、也可能造成公司舞弊不能及时发现，影响正常生产经营。

6.信息反馈或重大事项处理不当，可能造成公司对外信息披露不及时或提供虚假信息，严重影响公司社会声誉、或受到证监会或政府主管部门处罚。

三、业务范围

本业务流程主要描述与内部信息传递相关的业务流程。

四、业务流程描述

1.岗位职责

1.1.公司办公室是公司非财务信息的管理机构，公司财务部是公司财务信息怕管理机构，系统管理员负责ERP及各类软件信息管理。

1.２.公司人行经理为非财务信息收集和处理的负责人，财务经理为财务信息收集和处理的负责人。

1.4.公司设立合理化建议奖，鼓励员工为企业经营发展提供合理化建议，反映和举报生产经营中的违规、舞弊行为。

2.内部信息表现的主要形式

2.1.公司主要业务管理运营所产生的信息。所有的程序文件如书面、口头报告、会议、计算机多媒体显示等；业务计划书；工作记录；其他外来文件等。

2.2.公司主要业务监控所产生的信息。通过对公司目标和计划的跟踪监督和控制，实现程序的有效运行，公司管理层必须重视这些过程所产生的信息。

2.3.重大评审或不确定评审所产生的信息。公司的发展目标，必须进行定期或不定期的评审，评审产生的数据可以改进或持续改进企业动作的重要方法或手段，这类信息必须加以共享和控制。

2.4.公司重大决策或决定所产生的信息。决策产生的结论需要企业运作来实现，企业运作需要决策作支撑。

2.5.重大失误或突发事件所产生的信息。公司生产经营过程中出现的问题，必须即时反馈和加以共享。否则都有可能影响公司的发展和战略目标的实现。

3.公司内部信息有效应具备的特点

3.1.完整性。完整是信息有效的第一个关键因素，有利于公司更好地把握信息。

3.2.简单性。有效的信息必须具备可读性。

3.3.结构性。企业内部有很多的问题，首先需要结构化。

3.4.一致性。不同层次的信息，支持的目标是不同有。

4.信息报告的分类

4.1.内部信息。公司根据经营目标等建立与其经营活动相适应的信息系统，持续收集生产经营活动所产生的各种信息。包括财务会计资料、经营管理资料、调研报告、分析报告、专项报告、内部刊物、办公网络等。

4.2.外部信息。通过行业协会、中介机构、往来单位、市场调查、来信来访、网络媒体、监管部门等获取信息。

4.3.即时市场信息：涉及各业务板块的国家行业政策、企业经营环境、原料行情波动、销售市场波动、政府监控制措施、公司产品调整等信息，归为即时市场信息。主要由各对应的业务主管部门负责收集和传递，信息传递形式是本月各部门的经营分析和每周信息通报。

4.4.经营数据信息：公司每日生产、采购、销售、管理活动所实际发生的原料、成品、半成品、包装物、五金电料、固定资产的数量变化，归为经营数据信息。主要由各级财务部门实施控制和传递，信息传递形式通过各类财务报表；

4.5.公司重大事项信息：各部门发生的可能对公司有重大影响的各类决策事件、交易事件、投诉事件、质量事件、安全事件、内部舞弊事件、或其它突发事件等，归为公司重大事项。主要由人行部负责控制和传递，信息传递形式是《重大事项报告》。

4.6.内部反馈信息：企业内部员工通过投诉、举报、或建议而提供的各类信息。由人行部负责接收、处理和传递。信息传递形式包括《投诉/举报受理记录》、《员工建议书》、《员工创新申报书》等。

5.即时经营信息报告

5.1.公司下属的原料、销售、生产等业务部门，均应建立即时经营信息反馈报告制度。

5.2.各业务部门均应设立内勤信息人员，负责收集和整理业务人员、同行业公司交流所回馈的市场行情信息。

5.3.各业务部门的业务人员必须每日向本部门内勤信息人员反馈所在市场的行情信息，应反馈的内容由部门经理确定。反馈的形式包括：电话、手机短信或电子邮箱。

5.4.各业务部门的内勤信息人员应将各市场反馈的行情信息，编制成本部门的《信息快报》向部门经理报告，传递方式包括：手机短信、微信、电子邮件等。部门经理应每天审查经营快报所反映的行情信息，作出业务决策调整。

5.5.根据部门经理授权规定的信息发布范围，内勤信息人员应将每日的《信息快报》向其它相关业务人员或管理层级传递发送。

5.6.各业务部门应将每天实际发生业务的价格、交易数量、交易时间等相关信息输入公司K3计算机系统，通过电脑系统生成经营信息报表。各管理层级领导和相关部门均可以通过电脑系统查看到昨日经营信息报表。

5.7.公司对产品、价格及营销方案的调整信息，由财务部进行K3系统调整，并至少经过主办会计或者财务经理审核。公司业务部门均可即时查询电脑系统中的相关调整信息，按调整后信息实施相关业务操作。

6.经营数据信息报告

6.1.经营数据信息的报告形式

6.1.1.日常经营数据。各单位每日的生产经营数据的汇总结果；

6.1.2.月度经营数据报表。各单位的月度经营数据汇总结果；

6.1.3.年度经营数据报表。各单位的年度经营数据汇总结果；

6.2.日常经营数据信息传递

6.2.1.日常经营数据信息以日期为时间单元每日报告，通过公司K3计算机信息网络系统实现即时传递。包括公司每日的的日产量、日销量、入库量、出库量、库存量、收款和付款等数据信息。

6.2.2.公司的经营数据，应按照总部财务部或K3计算机信息系统的规定格式要求，每工作日结束后公司的财会人员、会计人员、统计人员、保管人员从网络终端直接输入计算机系统。

6.3.月度经营数据信息的传递

公司的月度经营数信息，由公司财务经理负责分析汇总，编制本公司的《月度经营快报》，当月的《月度经营快报》应于次月2日前编制完成并报本公司总经理审阅，同时上报片区财务总监，由片区财务总监汇总报送总部财务部。公司《月度经营分析》由各部门在每月７号前完成，公司每月10号前由总经理组织召开月度经营检讨会，通报当月经营情况。