信息时代视角下秘书能力及培养途径

信息时代视角下秘书能力及培养途径

摘要:秘书作为为政府机关、企事业单位等提供辅助管理、综合服务的人员，身处组织枢纽之地，必须具备多方面的能力。文章对当代社会秘书应具备的能力及如何培养高校学生的文秘能力进行了分析探讨。

关键词:信息社会；秘书；能力；培养

21世纪是一个知识经济时代，是一个信息爆炸时代。在信息爆炸的今天，不论你的知识基础多少扎实，一旦你放松了学习和实践，你就随时可能被别人赶上，甚至被远远抛在后头。社会的不同，时代的不同，环境的不同，对秘书的能力也有不同的要求。新的形势要求企业经营管理要科学化、信息化、法制化、民主化。

与此同时，秘书作为为政府机关、企事业单位等提供辅助管理、综合服务的人员，身处组织枢纽之地，必须具备和各种环境相适应的多种能

力。

信息时代文秘应具备的能力

能力，是秘书人员素质结构中重要的组成部分。作为信息社会的秘书人员如果没有合格的能力，就很难与自己的上司进行沟通与交流，更无法提高工作效率。信息社会的秘书人员应具备哪些能力。

(一)专业能力

1.文字表达能力。

文字表达能力即写作能力，主要是指秘书人员在工作中能以简明扼要的语言准确地表达上司意思的能力，这是秘书人员的一项基本功。写作又包括公务文书写作和事务文书写作，秘书工作者要写好公务文书和应用文书，应具备公务文书、应用文文体知识，要善于运用逻辑思维, 将有关语文知识综合起来转化为写作能力。企业秘书的写作能力并不单纯是文字表达能力，它还包括草撰工作计划、调查报告和其它公文的能力。从写作能力可以反映一个秘书人员的理论修养、思维能力、观察能力和语言组织能力, 所以文字表达能力又是一种综合性能力。

2.实用技术应用能力。

凡是办公室拥有的器械、设备，如电脑、传真机、打印机等，都是秘书工作者应学会使用的。虽然企业或部门内可能会有自己的专门的操作人员，但在科学技术迅速发展的今天，秘书工作者多一项技能，就可以备工作之急需。

如：在工作中，公司里会组织大大小小不同的会议，每次会议多少都要涉及

一些办公设备，常用有投影仪、音响、话筒等，而检查所需设备便秘书的工作任务。虽然开会时不一定都用得上，但这些都必备。在开会之前，办公室主任总会千交代万嘱咐，开会过程中如果出现设备故障，一定要懂得简单的设备维修，平时给我多看看设备的说明书。说实在的如果秘书人员能熟悉基本设备的应用能力，不仅可以很快将开会过程中的问题解决，而且还能免去一笔维修费用，最重要的是不影响会议进程，从而提高会议效率。

3.参与决策能力。

秘书既是领导的助手又是领导的参谋，秘书人员虽不能参与领导决策，但必须具备一定的决策能力，否则就无法起到秘书应有的参谋和助手的作用。一般说来，决策可以分为程序化决策和非程序化决策两大类。程序化决策，主要表现在工作中领导给秘书选择的方案往往比较现成，基本都是领导交代我们怎么做；而非程序化决策，往往是无规律可循的，这时秘书就要能够为领导提更多方案，供领导选择。秘书必须具有较强的决策能力，能够紧紧围绕工作中心寻找主动出击的方向，从全局角度观察分析问题，将自身思考与组织意图有机的结合，把握参谋的“度”和服务的火候，为领导决策提供更有价值的信息和有效的服务。

(二)事务处理能力

1.社交公关能力。

随着我国加入WTO之后，企业经营模式也进一步国际化，现代企业秘书已不可能整天在办公室里整理文件或伏案写作, 更多的是要经常参加各种社会交际活动，如外出联系工作、跟随上司接待来宾、调查情况、收集信息、参加会议等。所有这些都属社交公关活动范围，做好这些工作对于单位十分重要。作为秘书人员只有具备以社交能力为主的公关能力，才能较快地进入社交界，才能广交朋友、广结良缘，才能为本单位创造良好的社会环境、和谐成功的人事关系,从而赢得公众的了解、信任、支持与合作，最终提高组织的知名度，树立企业的良好形象。

社会公关能力在工作有很多，就举自己熟悉的工作为例。我在公司做得最多的是接待客户工作。很多人都会说：“秘书接待工作是企业形象的“窗口”，是展示企业文化和个性风采的门户，是联络客户感情的纽带。一次完美的秘书接待工作，不仅能够提高企业的社会效应和知名度，而且能够为公司带来良好的经济效应。”没错，秘书接待工作考验的正是秘书的社交能力和公关能力。在接待客户过程中，你不一定什么都懂，但是一定要有礼貌、够坦诚，有足够的细心、耐心和责任心，懂得如何与客户沟通。虽然到公司的客户基本是由经理接待，但秘书作为企业的窗口，还是应该给每位访者留下美好的第一印象。就像接待客户时，你要为他提供端茶倒水的服务，更应该去跟客户沟通，询问他来公司的目的，并

及时为他找来负责此项的负责人。这里就要求你对公司的各部门有足够的了解，还要让客户对你有足够的信任，这样才能做好接待工作。

2.分析综合能力

所谓分析和综合，就是要善于透过现象看本质，从大量的、个别的事物中找出它们的规律。一个秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用，很大程度上取决于他分析、综合能力的强弱。因此，秘书应当解放思想、开阔眼界，并养成深思熟虑的习惯。当遇到不同的问题时，一定要善于从不同角度分析出问题的相同之处，并将之解决。除此之外，秘书人员还应懂得如何将解决完的问题进行综合，并做到同样的问题下次如遇能更好的解决。

3.创新能力

创新能力是信息时代对秘书能力提出的重要要求，是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。墨守成规，缺乏创新意识的秘书将被淘汰。在信息社会，谁拥有更高的智慧和创新，谁就能作出更优的决策。秘书是辅助领导工作的特殊职业，如今领导对秘书的辅助要求越来越高，不仅要求秘书提供信息，办文办会办事，而且要求秘书参与政务，出谋献策，充分发挥参谋作用。参谋作用发挥得如何，很大程度上取决于秘书的创新能力。没有创新意识，没有创新胆略，没有创新思维，就不可能提出有价值的参谋建议。创新能力是秘书工作自身改革和发展的迫切需求。

(三)信息处理能力

信息处理能力，是指秘书工作者对于信息的读取、存储、整合和生成能力。秘书辅助决策等职能的发挥, 很大程度上取决于秘书人员对信息的分析、综合及处理信息的能力。在广博的信息中，充斥着大量的信息垃圾、信息干扰，如果不能对其进行筛选，去粗取精、去伪存真，准确无误地识别、理解信息的含义，将失去信息的价值和意义，甚至导致上司决策的失误。因此，秘书工作者在处理信息过程中需要解放思想、开阔眼界，运用科学的方式方法和技术手段对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，使其及时参与其他信息综合利用。

二、如何培养高校学生文秘能力

那如何才能培养秘书人员的能力呢?笔者认为可以采用一下的方式进行培养。

（一）指导职业规划

职业规划是个人前进过程中的动力。每个人都应该有个属于自己的目标，有个属于自己的定位，目标明确了才能使学生学习有动力。因此指导学生制订职业生涯规划不仅是社会日益快速变迁的需要，不仅是竞争日益加剧的需要，更是学