会议管理实务项目一 会议认知教案

项目一会议认知教案

一、教学目的

通过本项目学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，掌握会议效果的因素，树立会议成本意识。

二、教学重点

了解会议的概念、要素与工作流程；

掌握影响会议效果的因素。

三、教学难点

预算会议成本。

四、教学时数

理论教学2课时

五、教学内容

案例导入：

某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。

事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？

一、会议的含义

商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊里偶然相遇，也可以说是一个会议。然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。

（一）是指有组织有领导地商议事情的集会。

（二）是指人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程，是一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。

二、会议的要素

1．形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。

2．内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。

3．程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

4．财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。

最基本的会议要素：会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。

三、会务工作的内容

所谓会务工作：是指从会议筹备善后的一系列工作。

会务工作的总要求：充分准备、严密组织、服务周到，确保安全。

会务工作按时间顺序划分，可分为会前筹备工作阶段、会中服务工作阶段以及会后落实工作阶段等。具体工作分别见会务工作流程图：

会前筹备：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→明确会议组织机构→明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→确定与会者名单→选择会议地点→安排会议议程和日程→制发会议通知→安排食住行→准备会议文件材料→制作会议证件→制定会议经费预算方案→布置会场→会场检查

会中服务：报到及接待工作→组织签到→做好会议记录→做好会议值班保卫工作→会议信息工作→编写会议简报或快报→做好会议值班保卫工作→做好会议保密工作→做好后勤保障工作

会后落实：安排与会人员离会→撰写会议纪要→会议的宣传报道→会议文书的立卷归档→催办与反馈工作→会议总结

四、会议的种类

根据不同的标准，常见的会议种类有：

按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；

按会期分：定期会议和不定期会议；

按出席对象分：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等；

按功能性质分：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；

按议题性质分：专业性、专题性、综合性等；

按规模大小分：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人)、小型(数十人)、微型(数人)等；

按召开方式分：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；

按与会者的国籍及议题的范围分：国内会议和国际会议等。

按会议的性质分：

（1）立法会议：是权力机构的会议，如各级人民代表大会。

（2）党务性会议：政党内部召集的会议。

（3）行政性会议：单位召开的执行性，工作性会议。

（4）业务性会议：又叫专业性会议。

（5）群众性会议，这是非专业性的表达群众的意愿的会议。

（6）交际性会议：旨在增进了解，发展友谊的会议，如会议茶话会、联欢会、交谊舞会。

随着社会的发展，管理活动日益追求高效，会议方式面临一切严重的挑战，电子会议应运而生。所谓电子会议，指采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行。

电子会议不足之处：

（1）无法目睹别人的反应表情，而这些无声的反应常常是决定生意成功与否的重要因素。

（2）若主持人掌握不当，则会使会议变成一连串无聊的独白。

（3）成本比传统会议高。

会议的分类资料：

1．按会议内容分类

（l）专业会议。专业会议，是指研究商洽某项业务或进行技术、学术交流而专门召

开的会议。有时也叫业务会议。如贸易洽谈会、订货会、技术鉴定会等。参加人员一般是本系统、本行业的领导人员、业务人员和专家、学者等。

（2）工作会议。工作会议，即指为讨论研究一个时期或一个方面的工作而召开的会议。如党中央工作会议，省委、市委、县委工作会议，各级政府及直属部门的常务会、办公会，等等。这类会议的参加人员大都是各级党政机关、社会团体和企事业单位的领导人员。

（3）动员会、誓师会。动员会、誓师会，是为完成某项工作或开展某项重要活动而召开的会议。这种会议时间较短，但与会人员多、规模较大。

（4）庆祝会、纪念会。庆祝会、纪念会是为庆祝、纪念某一重大事件或重要人物而召开的会议，如纪念×××百年诞辰大会等。这种会议时间较短，规模有大有小，视情况而定。

（5）追悼会。追悼会是为悼念死者而举行的会议。会场布置要庄严、肃穆，出席会议的人员除死者的家属和亲朋友外，还有本机关、本单位的领导人员和群众代表。

2．按会议性质分类

（l）联席会议。这种会议一般是为了开展某种大规模的活动，或讨论涉及几个部门、单位的事项，需要几个不相隶属的部门、单位共同协商而召开的。一般由一个部门或单位牵央主办，其他有关部门、单位配合共同召开。这种会议一般要形成纪要，以便共同遵照执行。

（2）总结、布置工作性会议。总结、布置工作性会议是各机关、各单位为总结、布置工作而召开的，会议一般是在年初年末、月初月末，或某项工作的开始和结束时召开。这种会议规模有大有小，时间一般也不太长。

（3）宣讲、报告性会议。宣讲、报告性会议是为了宣传教育干部群众，提高认识-统一思想而召开的。这种会议规模较大，但时间较短，参加人员可根据内容确定。

（4）规定性会议。规定性会议，是指各级党政机关、人民团体和企事业单位按国家法律和有关规定召开的会议。这类会议规格高、规模大，且有法律规定，一般都是定期召开的口如各级党的代表大会、人民代表大会、妇女代表大会、共青团代表大会，以及职工代表大会等。这些会议的任务是听取和审查有关工作报告，讨论和确定本地区、本系统、本机关、本单位的具体工作方针和任务，研究制定法令、法规。由于参加这些会议的代表，都是在充分发扬民主的基础上选举产生的，所以，这样的代表大会是体现社会主义民主的组织形式之一。

（5）预备性会议。预备性会议，是为研究如何开好某一重大会议，并检查某一重大会议的准备情况而召开的会议，实际上是某一重大会议的一个组成部分。参加会议人员一般为各地区、各系统负责人或各代表团负责人。

（6）表彰、奖励性会议。表彰、奖励性会议，是为表彰、奖励先进集体和英雄模范人物而召开的。这类会议有时也可利用广播、电视的形式进行。

（7）决策性会议。决策性会议，是指各机关、各单位领导集团贯彻民主集中制原则，对工作中的重大问题讨论并作出决策的会议。这种会议，一般也是定期召开的，有制度规定。有的叫常务会，有的叫办公会，如国务院常务会议，省政府常务会议，省长、市长、县长办公会，厅务会，局务会等。这类会议的主要任务是：讨论上级指示；研究制订本地区、本机关、本单位的具体工作方计、政策、计划、措施；对一些重大问题进行决策。这类会议的参加人员一般是本机关、本单位的领导成员，有时根据会议内容也适当吸收有关部门的负责人列席。这类会议规模较小，时间也比较短，会议后多数要形成纪要。

3．按会议规模分类

（1）小摄会议。办公会、座谈会、检查汇报会、协调会等都属于小型会议。这种会议一般在本机关、本单位的会议室召开。

（2）中型会议。中型会议包括专业会议、经验交流会，表彰会、各种代表大会等。这种会议参加人员一般在百人至一两千人，一般安捧在礼堂、剧场举行。