会议管理实务项目二ppt课件
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项目管理实务课件(PPT 117页)
07.02.2020
26
4.项目可行性研究
• 项目可行性研究是指对拟实施项目在
• 技术上是否可能 • 经济上是否有利 • 建设上是否可行
所进行的综合分析和全面科学评价的技术经济研究活动。
可研结果：
• 论证项目建设的条件是否可靠的 • 的项目采用的技术是否先进、适用 • 经济上是有多大的利润可图
07.02.2020
• 方法：
• 机会研究
• 建立优 先级
• 排列组 合法
• SWOT
07.02.2020
23
项目选择案例
指标
权重
是否判别性指标 该项目得分
1、投资收益率
5
2、人力资源配
4
置
3、风险大小
2
4、与企业战略
3
符合度
合格性得分：35
√（4）
5×5
3×4 2×2 5×3
本项目得分：56
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24
质量管理
项目管理
综合管理
范围管理 采购管理
风险管理
人力资源管理
沟通管理
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18
知识领项域目过程组、项目活动和项项目目过知程组识领域之间的关系
启动过程 计划过程 执行过程
控制过程
收尾过程
项目整体管理
范围管理
启动
项目计划制定 项目范围制定
项目计划执行 整体变更控制
范围审核
范围变更控制
时间管理
绩效报告 风险应对控制
管理收尾
合同收尾
19
第二部分
项目管理实务
项目启动
需求分析 项目选择 方案筛选 可行性研究
什么是需求分析及其重要性 需求分析的步骤、方法 项目建议书
会议管理实务
方案，包括：就餐标准及支出、就餐时间、就餐场所、 就餐形式、就餐人员组合方式（提前分桌）、就餐凭证 饮食安全措施 • （2）预定餐厅：大小合适、卫生条件、饭菜品种和质量、 与会场及代表驻地距离、价格 • （3）印制和发放就餐凭证：通过就餐券控制就参数
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会议管理实务
任务二 进行会间服务
的实际人数
• 1、签到作用：会期长、活动多、内容重要的会议，与会
者每一场会议活动签到簿上签名，尤其是各级党代会、 人大会，签到可以准确掌握出席人数是否符合法定要求 • 便于统计实到人数、检查缺席状况、留作纪念（庆典仪 式等可以珍藏的签到簿）、历史凭证
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会议管理实务
任务一 接站和报到工作
• 随时掌握抵达情况，注意晚点人员，避免漏接
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会议管理实务
任务一 接站和报到工作
• 5、介绍宾主双方
• 主动握手；先介绍主办方欢迎人员职务最高者，再介绍 来宾身份最高者，再依次以主客顺序介绍
• 介绍时头衔要清楚
• 尊者优先了解对方情况的原则介绍：先把男性介绍给女 性、年轻人介绍给老人、未婚者介绍给已婚者、把亲密 一方介绍给另一方
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会议管理实务
任务一 接站和报到工作
• （5） 座次表签到：工作人员事先准备好座次表，填写 与会人员姓名和座次号，参会人员到会时销号；座次安 排有规律，一个区域安排同一地区、部门的人员
• （6）电子签到：工作人员事先将电子签到卡发给与会者， 与会者参会时电子打卡
• 3、报到与签到的联系与区别 • 报到：与会者到达会议举办地点办理的登记注册手续 • 签到：与会者参加或出席每一次会议或活动时的签名
• 手部动作：手心向上、不能用手指指指点点
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会议管理实务
任务二 进行会间服务
的实际人数
• 1、签到作用：会期长、活动多、内容重要的会议，与会
者每一场会议活动签到簿上签名，尤其是各级党代会、 人大会，签到可以准确掌握出席人数是否符合法定要求 • 便于统计实到人数、检查缺席状况、留作纪念（庆典仪 式等可以珍藏的签到簿）、历史凭证
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会议管理实务
任务一 接站和报到工作
• 随时掌握抵达情况，注意晚点人员，避免漏接
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会议管理实务
任务一 接站和报到工作
• 5、介绍宾主双方
• 主动握手；先介绍主办方欢迎人员职务最高者，再介绍 来宾身份最高者，再依次以主客顺序介绍
• 介绍时头衔要清楚
• 尊者优先了解对方情况的原则介绍：先把男性介绍给女 性、年轻人介绍给老人、未婚者介绍给已婚者、把亲密 一方介绍给另一方
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会议管理实务
任务一 接站和报到工作
• （5） 座次表签到：工作人员事先准备好座次表，填写 与会人员姓名和座次号，参会人员到会时销号；座次安 排有规律，一个区域安排同一地区、部门的人员
• （6）电子签到：工作人员事先将电子签到卡发给与会者， 与会者参会时电子打卡
• 3、报到与签到的联系与区别 • 报到：与会者到达会议举办地点办理的登记注册手续 • 签到：与会者参加或出席每一次会议或活动时的签名
• 手部动作：手心向上、不能用手指指指点点
《会议管理实务》课件——3.会议名称与议题的确定
“2013年××省公路春运票价听证会”
一．会议名称的确定
3. 确定会议名称的注意事项
（1）会议名称要用确切、规范的文字表达。 （2）会议名称应与会议的主题、类型相符。 （3）一般企业会议不允许冠以“中国”或“中华”等称谓。
拟定会议议题
PART 2
二．拟定会议议题
1. 什么是会议议题
会议议题就是需要提交给会议讨论和决定 的问题。
一．会议名称的确定
1. 会议名称
作用：
➢ 既可用于会前的“会议通知”，使会议代表心中有 数，作好议事准备；
➢ 又可用于会后的宣传，以便扩大会议的效果，更可 用于会议过程中，使会议代表产生凝聚力和庄重感。
注意： 会标必须使用全称，不能随意省略文
字，以免语句不通，使人产生误会，造成 会议议题确定的基本原则
（5）相近性原则。
指会议议题之间的内在联系，尽量将那些内容相近，相互 联系密切的议题放在一次会议上讨论。
注意： 会议议题应该从实际出发，以保证会议质量、提高会议效
率为宗旨。 如遇几个议题，应按其紧急，或者重要程度排列。最紧急的、最重要的排列在最前面。
尽量保证在最佳时间开会。要注意将全体会议安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上 则安排一些文娱活动。
谢谢聆听
THANKS FOR YOUR ATTENTION
二．拟定会议议题
3. 会议议题确定的基本原则
（2）明确性原则。
➢ 会议议题的表述要简洁明了，既不能空洞抽象，让人反复 琢磨仍摸不着头脑；也不要罗嗦，把议题的要义淹没在繁 琐的表述中。
➢ 为议题提供相关说明性的材料，使之更清晰，以便与会人 员在讨论和和决策时参考。
明确的议题，是形成决议的前提条件 之一
一．会议名称的确定
3. 确定会议名称的注意事项
（1）会议名称要用确切、规范的文字表达。 （2）会议名称应与会议的主题、类型相符。 （3）一般企业会议不允许冠以“中国”或“中华”等称谓。
拟定会议议题
PART 2
二．拟定会议议题
1. 什么是会议议题
会议议题就是需要提交给会议讨论和决定 的问题。
一．会议名称的确定
1. 会议名称
作用：
➢ 既可用于会前的“会议通知”，使会议代表心中有 数，作好议事准备；
➢ 又可用于会后的宣传，以便扩大会议的效果，更可 用于会议过程中，使会议代表产生凝聚力和庄重感。
注意： 会标必须使用全称，不能随意省略文
字，以免语句不通，使人产生误会，造成 会议议题确定的基本原则
（5）相近性原则。
指会议议题之间的内在联系，尽量将那些内容相近，相互 联系密切的议题放在一次会议上讨论。
注意： 会议议题应该从实际出发，以保证会议质量、提高会议效
率为宗旨。 如遇几个议题，应按其紧急，或者重要程度排列。最紧急的、最重要的排列在最前面。
尽量保证在最佳时间开会。要注意将全体会议安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上 则安排一些文娱活动。
谢谢聆听
THANKS FOR YOUR ATTENTION
二．拟定会议议题
3. 会议议题确定的基本原则
（2）明确性原则。
➢ 会议议题的表述要简洁明了，既不能空洞抽象，让人反复 琢磨仍摸不着头脑；也不要罗嗦，把议题的要义淹没在繁 琐的表述中。
➢ 为议题提供相关说明性的材料，使之更清晰，以便与会人 员在讨论和和决策时参考。
明确的议题，是形成决议的前提条件 之一
会议管理实务的项目2会场布置24页PPT
4）小型会场要注意集中和方便。
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知识链接
➢安排主席台的座次
[1]依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者 居中，然后按先左后右、由前至后听顺序依次排列。正 式代表在前居中，列席代表在后居侧。
[2]为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座 就座，有时可按职务顺序就座。
[3]主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核 ，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也 可在出席证、签到证等证件上标明。
1
2
明确 会议规模、性
质和规格
确定 会场涉及的人
员情况
3
座位布置及气 氛渲染
12
二、任务实施
任务3——实施步骤
步骤1：明确会议规模、性质.。 研讨会属于小型会议，参与人数35人，应选择小型会
议室。 步骤2：渲染会议气氛。 在会场内部，颜色以素雅为主，可采用蓝、绿等冷色调
来布置会场。会场不宜摆放鲜花，可在屋角摆放绿色植 物。 步骤3：会议座位布置 会议以面向门为客方，背对门为主方。居中者为地位较 高的领导或专家的顺序排列。
此，必须选择大礼堂或大会堂作为办会地点。 本此次会议属于重大会议，因此，会议应尽量庄重、大
气、喜庆。 本次会议有市领导以及行业专业等社会各界人士参加，
规格非常高，要按照高规格来进行布置。
5
二、任务实施
任务1——实施步骤 步骤2：渲染会议气氛。 作为大型庆典性会议，应以热烈喜庆为主，在会场外，
[4]在主席台的桌上，于每个人座位的左侧放置姓名台 签。
17
知识链接
➢安排场内其他人员的座次
[1]小型会场内座位的安排，一般离会场的入口处远、 离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。
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知识链接
➢安排主席台的座次
[1]依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者 居中，然后按先左后右、由前至后听顺序依次排列。正 式代表在前居中，列席代表在后居侧。
[2]为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座 就座，有时可按职务顺序就座。
[3]主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核 ，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也 可在出席证、签到证等证件上标明。
1
2
明确 会议规模、性
质和规格
确定 会场涉及的人
员情况
3
座位布置及气 氛渲染
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二、任务实施
任务3——实施步骤
步骤1：明确会议规模、性质.。 研讨会属于小型会议，参与人数35人，应选择小型会
议室。 步骤2：渲染会议气氛。 在会场内部，颜色以素雅为主，可采用蓝、绿等冷色调
来布置会场。会场不宜摆放鲜花，可在屋角摆放绿色植 物。 步骤3：会议座位布置 会议以面向门为客方，背对门为主方。居中者为地位较 高的领导或专家的顺序排列。
此，必须选择大礼堂或大会堂作为办会地点。 本此次会议属于重大会议，因此，会议应尽量庄重、大
气、喜庆。 本次会议有市领导以及行业专业等社会各界人士参加，
规格非常高，要按照高规格来进行布置。
5
二、任务实施
任务1——实施步骤 步骤2：渲染会议气氛。 作为大型庆典性会议，应以热烈喜庆为主，在会场外，
[4]在主席台的桌上，于每个人座位的左侧放置姓名台 签。
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知识链接
➢安排场内其他人员的座次
[1]小型会场内座位的安排，一般离会场的入口处远、 离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。
高效会议管理实务(ppt 36页)
9
高
效 会
议
必需开会的五个如果
在 开
必须把信息同时 传递给很多人
听取部门 汇报工作
始 之 前
就
开
如
始
要别人参与决策
果
了
以集思广益
有些事情需要当众
表扬或批评
给小组委派
任务
2020/12/14
10
高效会议成功法则（2）
会前做好准备，否则你将为 会议失败 做准备
2020/12/14
11
高
效
会
会议准备工作核对清单
与会者守则
如何进行信息沟通与反馈
2020/12/14
23
与会者的守则与责任
会前充分准备
会中全情投入，贡献自己的创意与 意见
以解决问题为己任
保持开放的心态，摒除部门之见
尽可能多地获取信息
耐心聆听，尊重他人的意见
勇于发言，言之有物
不进行人身攻击
2避020免/12出/14 现不当的肢体语言
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会议中的信息沟通与反馈
沟通漏斗 沟通金三角 反馈时的汉堡原理 良好反馈的特征
2020/12/14
25
沟通漏斗
你心里想100％ 你嘴上说80％ 别人听到60％ 别人听懂40％ 别人行动20％
2020/12/14
26
沟通金三角 设身处地
自己
2020/12/14
对方
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良好反馈特征
要描述行为，不要判断 侧重表现而非性格 要征求意见，着眼未来 不能伤害别人的自尊 实际可行
2020/12/14
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高效会议技巧（一）－主持会议 技巧
如何做开场白 主持人守则 如何处理会议中的意外和冲突
会议管理实务(项目二)报告.ppt
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作业一
• 4、此次招聘，希望一次性进行完两地五校的招聘工作。 假如你是公司人事文员，请为此次招聘活动制定《行程 表》及《日程表》。
• 5、总预算1万人民币
最新.课件
31
作业一
• 住宿要求：不住商务酒店，优选正三星宾馆，同一城市 不换酒店
• 吃饭要求：公司实报实销
• 长途交通工具：飞机经济舱或高铁二等座
• 公司保安、清洁阿姨是否需要参加？
？
最新.课件
13
任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 成立工作机构原则： • 适宜原则 • 对口原则：合适的部门做合适的事 • 平均原则：因事设组 • 明确原则：分工明确，行政与营销部做不同的事 • 精干原则：部门参加，全员参与，但不是所有的人参加
最新.课件
14
• 议程含义：会议上议题的先后顺序安排 • 议程特点：事先准备、领导审批、与会者事先知悉 • 不同类型会议议程： • 按照会议规模 • 大型会议：仪式性安排&实质性议程（迎新生大会） • 专项会议：议程简单直接（学术讨论会）
最新.课件
22
任务四 拟定会议议程和日程
按照会议属性 • 1、非法定程序性会议：根据需要而定 • 2、法定程序性会议：全国人民代表大会、公司董事会、
几点茶歇、几点午餐等具体内容，可以看作是一张会议 时间表 • 2、作用： • 保证议程具体实施 • 方便与会者 • 提高会议效率
最新.课件
26
任务四 拟定会议议程和日程
• 会议日程编排方法： • 1、根据议题整体把握 • 2、时间预测，稍微富足 • 3、符合人体生理和心理规律 • 会议日程结构和书写： • 1、标题 2、稿本（标注“草案”） 3、题注 • 4、正文（表格式、日期式） 5、落款 6、日期
《会议管理实务》全书电子教案整套教学课件
氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。左后排列法 。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序， 以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座 位的方法。
40
知识链接
➢会议环境布置的基本要求
强化主题 勤俭节约
41
知识链接
➢会场布置
①会标 ②会徽 ③画像 ④标语 ⑤旗帜 ⑥花卉 ⑦灯光
29
二、任务实施
任务2——要素分解
1
明确 会议规模、性
质和规格
2
确定 会场涉及的人
员情况
3
座位布置及气 氛渲染
30
二、任务实施
任务2——实施步骤
步骤1：明确会议规模、性质与规格。 报告会属于中小型会议，参与人数约100人，应选择中
等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会 场可以选择教室式布置。 本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃 和庄重。 本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等规格会议， 本公司可安排副总出席。
会议议程；
会议讨论和发言；
会议决定和决议；
这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先 后次序会有所不同。
15
二、任务实施
任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
16
销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题
人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施步骤
能力目标
能进行大型庆典会议的 气氛渲染和会场布置。
能进行报告会的会议气 氛渲染和会场布置。
能进行研讨会、座谈会 的气氛渲染和会场布置
23
一、任务描述
1、情境导入
菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个月 ，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系 列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程 ，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方 面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇 。李杨是公司总经理秘书，负责各个具体会议的会场布 置工作。
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知识链接
➢会议环境布置的基本要求
强化主题 勤俭节约
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知识链接
➢会场布置
①会标 ②会徽 ③画像 ④标语 ⑤旗帜 ⑥花卉 ⑦灯光
29
二、任务实施
任务2——要素分解
1
明确 会议规模、性
质和规格
2
确定 会场涉及的人
员情况
3
座位布置及气 氛渲染
30
二、任务实施
任务2——实施步骤
步骤1：明确会议规模、性质与规格。 报告会属于中小型会议，参与人数约100人，应选择中
等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会 场可以选择教室式布置。 本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃 和庄重。 本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等规格会议， 本公司可安排副总出席。
会议议程；
会议讨论和发言；
会议决定和决议；
这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先 后次序会有所不同。
15
二、任务实施
任务4——要素分解
搜集 会议文件
销售目标 及人员招聘 的相关材料
16
销售二部 经理人的 个人资料
东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题
人员名单
任务5：拟写会议议程表——实施步骤
能力目标
能进行大型庆典会议的 气氛渲染和会场布置。
能进行报告会的会议气 氛渲染和会场布置。
能进行研讨会、座谈会 的气氛渲染和会场布置
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一、任务描述
1、情境导入
菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个月 ，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系 列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程 ，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方 面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇 。李杨是公司总经理秘书，负责各个具体会议的会场布 置工作。
会议管理实务
会议管理实务
•内容简介：
•《会议管理实务》贯彻项目化教学改革的要求，对会议管理实务的教学内容进行了整合，让学生在完成“任务”的过程中，学习应用相关知识，掌握会议管理与服务的方法与技巧。
《会议管理实务》设计了多个会议管理工作项目与任务，以项目、任务为载体，穿插相关知识。
在教学过程中，教师可以根据不同专业对会议管理与服务的不同要求，对相关内容有所选择与侧重。
•目录：
•项目一会议基础
•任务一认识会议
•
•项目二会议策划与会前准备工作
•任务一进行会议策划
•任务二确定会议的名称与议题
•任务三确定会议工作机构与人员分工
•任务四拟订会议议程和日程
•任务五确定会议地点与场所
•任务六制作并发送会议通知
•任务七编制会议预算
•任务八准备会议资料和会议物品
•任务九会场布置
•
•项目三会中服务工作
•任务一接站和报到工作
•任务二进行会间服务
•任务三编写会议记录
•任务四编写会议简报
•任务五处理会中突发事件
•
•项目四会议评估与会后工作
•任务一送别与会人员
•任务二会场善后工作
•任务三会议经费结算
•任务四制发会议纪要
•任务五会议文件资料的收集和整理
•任务六会议评估和总结
•
•项目五其他类型会议的组织与管理
•任务一开业庆典的组织与管理
•任务二新闻发布会的组织与管理
•任务三股东大会的组织和管理
•
•项目六综合实训
•综合实训一新产品介绍、咨询暨订货会议•综合实训二文书拟写、商务接待与会议筹备•综合实训三课程学习总结与汇报。
《会议管理实务》课件——6.会议日程的拟订
会议管理实务
会议日程的拟订
PART 1
会议日程的作用
1.会议日程的作用
作用
1
保证会议议程的具体实施；
2
方便与会者；
3
提高会议效率。
会议日程编排的方法 PART
2
2.会议日程编排的方法
（1）整体把握
➢ 全面准确地把握会议的议题性活动、仪式性活动、其他 特点辅：助活动，把握其主次关系，突出重点，注意各项活动
之间的协调。
（2）时间预测
➢ 对各项具体活动所需时间进行预测。
方法： ① 以前同类型会议上同样的活动所耗用的实际时间； ② 本次会议的议题和其他活动的增减情况； ③ 每项议题的发言人数和发言时间； ④ 每项仪式性和辅助性活动所需的时间； ⑤ 中间休息时间。
2.会议日程编排的方法
（3）符合人体生理和心理规律
会议日期的选择
原则
PART
4
4.会议日期的选择原则
会议日期的选择非常重要，客房价格的商定以及会议地点、场所的选择 都受到会议日期的影响。
以下是选择会议日期需要注意的几个原则：
1. 避开重要活动日期
2. 避开重要的节假日
3. 会议时间要合理
➢ 指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题。
比如：
纪念性会议放在纪念日举行最能突出主题； 庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。
（3）题注
➢ 报大会或主席团会议通过的会议日程，应当写明题注，具体写法同会议议 程。一般会议的日程如在标题中已经显示会议年份信息的，则可省去不写； 如标题未显示年份信息，在其他部分也未显示的，应标明年份。
3.会议日程的结构和写法
（4）正文
两种格式：
会议日程的拟订
PART 1
会议日程的作用
1.会议日程的作用
作用
1
保证会议议程的具体实施；
2
方便与会者；
3
提高会议效率。
会议日程编排的方法 PART
2
2.会议日程编排的方法
（1）整体把握
➢ 全面准确地把握会议的议题性活动、仪式性活动、其他 特点辅：助活动，把握其主次关系，突出重点，注意各项活动
之间的协调。
（2）时间预测
➢ 对各项具体活动所需时间进行预测。
方法： ① 以前同类型会议上同样的活动所耗用的实际时间； ② 本次会议的议题和其他活动的增减情况； ③ 每项议题的发言人数和发言时间； ④ 每项仪式性和辅助性活动所需的时间； ⑤ 中间休息时间。
2.会议日程编排的方法
（3）符合人体生理和心理规律
会议日期的选择
原则
PART
4
4.会议日期的选择原则
会议日期的选择非常重要，客房价格的商定以及会议地点、场所的选择 都受到会议日期的影响。
以下是选择会议日期需要注意的几个原则：
1. 避开重要活动日期
2. 避开重要的节假日
3. 会议时间要合理
➢ 指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题。
比如：
纪念性会议放在纪念日举行最能突出主题； 庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。
（3）题注
➢ 报大会或主席团会议通过的会议日程，应当写明题注，具体写法同会议议 程。一般会议的日程如在标题中已经显示会议年份信息的，则可省去不写； 如标题未显示年份信息，在其他部分也未显示的，应标明年份。
3.会议日程的结构和写法
（4）正文
两种格式：
《会议管理实务》课件——2.会议策划方案的具体内容
先考察场地条件
确定与会人员 PART
4
4.确定与会人员
1）筛选与会人员的标准
① 与会议议题有直接关联的人员
直接关联人员对议题最为熟悉，也最有发言权。
② 可以提供专业意见或独家信息的人员。
他们能够使讨论更有效率地进行。
③ 对实现会议目标有潜在贡献的人员。
④ 能够因参与会议而获得益处的人员。
⑤ 有利于会议组织者意愿表达的人员。
① 能少则少原则
② 依法原则
2）会议规模的确定
① 需要互动讨论型的会议
② 不需要互动讨论型的会议
③ 其他类型的会议：法定性的会议，需要按照特定的法律、法规、 组织章程或会议规则赋予与会者的权利，并以此作为统计会议 人数的依据。
3.确定会议规模
3）确定会议的规模必须综合考虑的因素
① 效率
会议的规模直接制约会议的效率。
会议管理实务
会议策划方案的 具体内容
目录
CONTENTS
1 确定会议的目标与主题
宏 观
2 确定会议的形式
层 面
3 确定会议规模
4 确定与会人员
5 会议场地的布置
微 观
6 议程的制定
层
7 会议通知的派发
面
8 开会前的最后审查
PART 确定会议的目标与主题
1
1.确定会议的目标与主题
会议 主题
会议主题是会议目标的具体化。主题是
确定会议的形式
PART 2
2.确定会议的形式
基本 形式
会议已经高度程式化，不论何种类型
的会议，基本都是将有关人员召集起来，
集中在某一场所进行商议，在一定的时间
内完成会议议题。
2.确定会议的形式
确定与会人员 PART
4
4.确定与会人员
1）筛选与会人员的标准
① 与会议议题有直接关联的人员
直接关联人员对议题最为熟悉，也最有发言权。
② 可以提供专业意见或独家信息的人员。
他们能够使讨论更有效率地进行。
③ 对实现会议目标有潜在贡献的人员。
④ 能够因参与会议而获得益处的人员。
⑤ 有利于会议组织者意愿表达的人员。
① 能少则少原则
② 依法原则
2）会议规模的确定
① 需要互动讨论型的会议
② 不需要互动讨论型的会议
③ 其他类型的会议：法定性的会议，需要按照特定的法律、法规、 组织章程或会议规则赋予与会者的权利，并以此作为统计会议 人数的依据。
3.确定会议规模
3）确定会议的规模必须综合考虑的因素
① 效率
会议的规模直接制约会议的效率。
会议管理实务
会议策划方案的 具体内容
目录
CONTENTS
1 确定会议的目标与主题
宏 观
2 确定会议的形式
层 面
3 确定会议规模
4 确定与会人员
5 会议场地的布置
微 观
6 议程的制定
层
7 会议通知的派发
面
8 开会前的最后审查
PART 确定会议的目标与主题
1
1.确定会议的目标与主题
会议 主题
会议主题是会议目标的具体化。主题是
确定会议的形式
PART 2
2.确定会议的形式
基本 形式
会议已经高度程式化，不论何种类型
的会议，基本都是将有关人员召集起来，
集中在某一场所进行商议，在一定的时间
内完成会议议题。
2.确定会议的形式
《会议管理》PPT课件
5、公司会对某一类会议议题的上会资料给出定义、提出要求；
会议体系
如何开会
如何运营决策
会议内容
6
如何开好会？
6、主持人与召集人应谨慎界定参会人 员、列席人员范围，尽量避免扩大会议； 会议可以连续开，但并非全体人员都必 须从头至尾参加，会议通知时召集人应 给出预告；
7、主持人对突发的占用太多时间的议 题，应有权及时打断、中止；对一时难 以决定的议题，应立即指定专人主持专 题会议，且指定反馈时间，并由召集人 担任跟踪检查者；
会议内容
➢1、由项目负责人表述问题和遇到的决策困难； ➢2、与会人员讨论决策； ➢3、达成共识或由公司总经理最后裁定。
会议时间
➢会议时间:不定期，根据实际需要，但PMO召集人应事先预告
与会人员
➢参会人员:PMO成员(人力资源负责人可不参加)、项目负责人、项目职能负责人 ➢列席人员:经总经理批准列席的人员
➢4、项目负责人预测到如影响项目关键节点，立即上报公司PMO召集人，判断是否立 即召开PMO会议决定
会议时间
➢会议时间:每周五定期召开(也可临时增加召开，由项目负责人决定)
与会人员
➢参会人员: ①项目负责人+项目职能负责人； ②项目负责人+项目职能负责人+某些职能 负责人
会议体系
如何开会
如何运营决策
与会人员
➢参会人员:PMO成员 ➢列席人员:经总经理批准列席的人员
会议体系
如何开会
如何运营决策
会议内容
12
PMO项目启动会
会议目的
➢尽快对项目进行推演和设定决策点、控制点； ➢作出项目第一次(也是最重要的)决策；
会议内容
➢1、在项目获得后对项目进行审视、推演； ➢2、对项目一二级计划及目标成本预案进行梳理； ➢3、向项目负责人及项目职能负责人交底； ➢4、进一步达成共识，对计划、成本以及相关工作包、工作质量作出承诺，完成资源匹 配
会议会务管理培训ppt课件
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会 议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。
3、按时间分： 定期和非定期。
4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。
6、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。
第二节
会议秘书工作 的基本任务
一、组织的工作
1、协助领导确定会议议题； 2、根据议题安排议程、日程； 3、发会议通知，负责会议报到； 4、对与会人员进行编组； 5、布置会场，安排座次； 6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7、负责会议签到； 8、会中组织和协调； 9、会场其他组织和管理； 10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、 报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和 组织)。 11、会议的结束收尾工作。
费用的原则。
④收集媒体对会议的报道提供给领导. ⑤为领导召开记者招待会提供资料。
5、编发会议简报
（1）类型 综合型、专题型、实录型。 （2）格式 报头、报核、报尾。 （3）要求 简练、快捷、准确。
6、值班保卫工作
（1）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议 顺利结束，并随时应付各种突发事件。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会 议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。
3、按时间分： 定期和非定期。
4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会.
5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。
6、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。
第二节
会议秘书工作 的基本任务
一、组织的工作
1、协助领导确定会议议题； 2、根据议题安排议程、日程； 3、发会议通知，负责会议报到； 4、对与会人员进行编组； 5、布置会场，安排座次； 6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7、负责会议签到； 8、会中组织和协调； 9、会场其他组织和管理； 10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、 报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和 组织)。 11、会议的结束收尾工作。
费用的原则。
④收集媒体对会议的报道提供给领导. ⑤为领导召开记者招待会提供资料。
5、编发会议简报
（1）类型 综合型、专题型、实录型。 （2）格式 报头、报核、报尾。 （3）要求 简练、快捷、准确。
6、值班保卫工作
（1）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议 顺利结束，并随时应付各种突发事件。
【全新】《会议管理》实操课堂ppt课件
会议主要内容
通过在变电站各类保护小室、10KV开关室、35KV开关室内安装轨道式摄像机，变电站智能辅助监控系统可以远程对轨道摄像机进控制操作，可以实时获取每个控制（保护、高压）柜上的所有监控信息， 实时上传中心主站。轨道监控摄像机可进行水平、垂直两个方向的运动，确保了监控目标不留死角。
关键会议经营
早夕会的经营
视频监控作为智能变电站“五遥”功能中不可缺少的部分，已融入到变电站的日常管理中。与传统的监控系统相比，智能视频监控系统具有更优的有效性和持久性。传统视频监控的“被动监控”模式只适用于 事后追溯，智能分析技术的应用，变“被动”为“主动”，可以对事件做到“早发现、早预防”。
早会注意事项
• 创造良好，温馨的职场环境。 • 建立团队精神，用团队力量去约束每一位参加者，
是每周由营业部经理主持的营业部工作会议，其 基本内容包括：本周业务状况检讨、活动工具使 用检查与点评、展业经验交流、剖析解决问题的 办法、培训组织和下周工作计划安排等。
会议主要内容
月度经营分析会
是每月由营业部经理主持的营业部工作会议，其基本 内容包括：本月业务状况检讨、活动工具使用点评、 展业经验交流、个人月度工作计划总结和月工作计划 部署等。 以激励为主，要褒奖业绩好的人，但永远不 要让错误悄悄溜走，鼓励侧向思维，激励士气。
没人有特权。 • 坚持不谈可能引发队员不良竞技术状态的敏感事情。 • 熟练、激励点要集中，避免散乱、兴奋点转移。
早夕会的经营
• 想办法调动大家热情，产生群体效应，产生共鸣。 • 心态调整，技巧培训，精力提升，组织者或单位负责
人应对每日早会内容进行重点点评。 • 定期检查早会内容，进行反馈，写总结。
企业培训
会议管理知识
1. 会 议 主 要 内 容
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- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
项目二 任务一 会议策划与会前准备工作
会议策划 会议名称与议题 会议工作机构与人员分工 会议议程与日程 会议地点与场所
编制会议预算 准备会议资料和会议物品 会场布置
精品课件
任务一 会议策划流程
一、目标必须遵循SMART原则：
•Specific：明确具体 •Measurable：可以衡量并量化 •Attainable：可以达到 •Relevant：与工作相关 •Time-bound：时间限制
精品课件
任务四 拟定会议议程和日程
• 会议必须紧扣议题 • 案例：李锦记家族会议与公司会议 • 家族会议不谈公司发展，公司会议不谈家庭问题，
规避了家族企业管理问题 学习附件二：李锦记家族会议
精品课件
任务四 拟定会议议程和日程
• 会议时间有限，会有要出成果
• K公司春季订货会，哪些是主要议题，哪些可作为议题：
•上午： •公司产品价格政策，竞品价格政策（主） • 产品质量问题（附） •下午： • 产品新品设计风格，竞品设计风格（主） • 售后问题（附）
• 1、公司产品价格政策，竞品价格政策
• 2、产品新品设计风格，竞品设计风格
• 3、销售人员招聘条件
• 4、产品质量问题
• 5、公司股票表现
• 6、公司环保政策执行
• 7、公司新厂址搬迁事宜
• 8、招聘毕业生培训计划
• 9、公司企业和日程
精品课件
任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 成立工作机构原则： • 适宜原则 • 对口原则：合适的部门做合适的事 • 平均原则：因事设组 • 明确原则：分工明确，行政与营销部做不同的事 • 精干原则：部门参加，全员参与，但不是所有的人参加
精品课件
任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 会务工作 • 1、会议宣传：贯穿始终；公司内宣传、公司外宣传 • 2、会议组织：会议安排、会议通知、人员接送 • 3、后勤服务：会议物资、会场设备、会议茶歇、音响调
试、座次安排、铭牌安排、安保服务 • 三级会议工作机构 • 根据会议规模，成立不同的会议机构hu
精品课件
任务三 确定会议工作机构与人员分工
• K公司前述案例： • 1、成立几级会务机构？ • 2、会务组（总协调）人员构成？ • 3、材料宣传组人员构成？ • 4、接待组人员构成？ • 5、活动组谁来做？ • 6、后勤与保障组谁来做？
精品课件
任务二 确定会议的名称和议题
• 针对不同工作背景拟定会议议题和会议名称 • 会议名称：能概括并能显示会议内容、性质、参加对象、
主办单位等 • 必须使用全称，不能随意省略文字 • 确定方法： • 1、单位+内容+会议种类 • 2、单位+年度+内容+会议种类 • 3、时间+会议内容+会议类型
精品课件
精品课件
任务一 会议策划流程
二、开展调研、收集信息 •政策、法规、规章制度 •组织内外有利以及不利信息 •相关方面建议 •有针对性、计划性、群众性、保质保量、筛选
精品课件
任务一 会议策划流程
三、分析信息 •优势分析 •劣势分析 •预测分析 •远见及预见性 •针对性
精品课件
任务一 会议策划流程
四、设计方案 •2份以上，以便进行综合比较 •制定方案依据 •达到的目标 •主客观条件 •实现目标的途径、方法 •可能出现的问题及解决方法
任务二 确定会议的名称和议题
•会议议题：需要提交给会议讨论或决定的问题 •会议开始前必须确定议题，参会者需要获得知情权 •目标决定议题 •牢牢把握主要议题，连带讨论一般议题 •议题来源：上级安排、下级提交、秘书调查研究
精品课件
任务二 确定会议的名称和议题
• 会议议题确定原则： • 必要性原则（议题的覆盖面与参会人员的来源是否匹配） • 明确性原则（简洁明了、有说明性材料） • 可行性原则（议题具备可解决的初步条件） • 职责匹配原则（参会人员权限与所讨论的问题匹配） • 有限性原则（重点突出；少开大会，多开专项工作会） • 相近性原则（解决同一类问题、相关性问题）
• 议题要重点突出，相关问题可以讨论，但要限制时间 • K公司订货会主要议题： • 1、公司产品价格政策，竞品价格政策 • 2、产品新品设计风格，竞品设计风格 • 附带议题： • 1、产品质量问题 • 2、售后问题
• 其他问题，个别解决
精品课件
任务四 拟定会议议程和日程
•一、拟定会议议程 •主要议题占据黄金时间，附带议题作为补充
精品课件
任务一 会议策划流程
五、比较论证、选择方案 •合理标准: •全局性、可行性、效益性 •科学方法： •比较法、情节推演法
精品课件
任务一 会议策划流程
六、追踪实施、反馈修改 随时追踪评估反馈信息，中是不同的意见，批评的声音， 对策划方案进行修正。
精品课件
任务一 会议策划具体内容
• 会议目标与主题 • 会议形式 • 会议规模 • 与会人员 • 会议场地布置 • 议程制定 • 会议通知派发 • 会前审查
精品课件
任务四 拟定会议议程和日程
• 开的是什么会：要讨论经济问题还是军事问题？要讨论 南海问题还是台湾问题？是经销商订货会还是内部营销 人员培训会？
• 会议的议题有哪些 • 哪些问题会在会上讨论？ • 主要问题要讨论清楚 • 与主要问题相关的问题可以讨论，但要限制时间及话题
的展开，不能漫无边际，要紧扣主题
精品课件
任务三 确定会议工作机构与人员分工
• K公司生产时尚女鞋，2017年春季订货会即将召开，会议 议题以及会议名称已经确定。会议目标是各省分公司老 总以及代理商到公司对新开发的产品进行预定，公司需 要讲解2017年流行趋势，需要介绍公司产品质量，需要 介绍公司价格政策，会议为期5天，吃住行公司全包。总 经理交给总经办一个任务：拟定会议组织机构，协调会 议组织工作。
• 同学们思考，需要哪些部门参与？
精品课件
任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 商品营销部是否需要参加？做什么工作？ • 行政后勤部是否需要参加？做什么工作？ • 质量部是否需要参加？做什么工作？ • 生产部是否需要参加？做什么工作？ • 总经理是否需要参加？做什么工作？ • 负责销售的各大区老总是否需要参加？做什么工作？ • 公司保安、清洁阿姨是否需要参加？是否需要参与？
会议策划 会议名称与议题 会议工作机构与人员分工 会议议程与日程 会议地点与场所
编制会议预算 准备会议资料和会议物品 会场布置
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任务一 会议策划流程
一、目标必须遵循SMART原则：
•Specific：明确具体 •Measurable：可以衡量并量化 •Attainable：可以达到 •Relevant：与工作相关 •Time-bound：时间限制
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任务四 拟定会议议程和日程
• 会议必须紧扣议题 • 案例：李锦记家族会议与公司会议 • 家族会议不谈公司发展，公司会议不谈家庭问题，
规避了家族企业管理问题 学习附件二：李锦记家族会议
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任务四 拟定会议议程和日程
• 会议时间有限，会有要出成果
• K公司春季订货会，哪些是主要议题，哪些可作为议题：
•上午： •公司产品价格政策，竞品价格政策（主） • 产品质量问题（附） •下午： • 产品新品设计风格，竞品设计风格（主） • 售后问题（附）
• 1、公司产品价格政策，竞品价格政策
• 2、产品新品设计风格，竞品设计风格
• 3、销售人员招聘条件
• 4、产品质量问题
• 5、公司股票表现
• 6、公司环保政策执行
• 7、公司新厂址搬迁事宜
• 8、招聘毕业生培训计划
• 9、公司企业和日程
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任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 成立工作机构原则： • 适宜原则 • 对口原则：合适的部门做合适的事 • 平均原则：因事设组 • 明确原则：分工明确，行政与营销部做不同的事 • 精干原则：部门参加，全员参与，但不是所有的人参加
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任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 会务工作 • 1、会议宣传：贯穿始终；公司内宣传、公司外宣传 • 2、会议组织：会议安排、会议通知、人员接送 • 3、后勤服务：会议物资、会场设备、会议茶歇、音响调
试、座次安排、铭牌安排、安保服务 • 三级会议工作机构 • 根据会议规模，成立不同的会议机构hu
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任务三 确定会议工作机构与人员分工
• K公司前述案例： • 1、成立几级会务机构？ • 2、会务组（总协调）人员构成？ • 3、材料宣传组人员构成？ • 4、接待组人员构成？ • 5、活动组谁来做？ • 6、后勤与保障组谁来做？
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任务二 确定会议的名称和议题
• 针对不同工作背景拟定会议议题和会议名称 • 会议名称：能概括并能显示会议内容、性质、参加对象、
主办单位等 • 必须使用全称，不能随意省略文字 • 确定方法： • 1、单位+内容+会议种类 • 2、单位+年度+内容+会议种类 • 3、时间+会议内容+会议类型
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任务一 会议策划流程
二、开展调研、收集信息 •政策、法规、规章制度 •组织内外有利以及不利信息 •相关方面建议 •有针对性、计划性、群众性、保质保量、筛选
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任务一 会议策划流程
三、分析信息 •优势分析 •劣势分析 •预测分析 •远见及预见性 •针对性
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任务一 会议策划流程
四、设计方案 •2份以上，以便进行综合比较 •制定方案依据 •达到的目标 •主客观条件 •实现目标的途径、方法 •可能出现的问题及解决方法
任务二 确定会议的名称和议题
•会议议题：需要提交给会议讨论或决定的问题 •会议开始前必须确定议题，参会者需要获得知情权 •目标决定议题 •牢牢把握主要议题，连带讨论一般议题 •议题来源：上级安排、下级提交、秘书调查研究
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任务二 确定会议的名称和议题
• 会议议题确定原则： • 必要性原则（议题的覆盖面与参会人员的来源是否匹配） • 明确性原则（简洁明了、有说明性材料） • 可行性原则（议题具备可解决的初步条件） • 职责匹配原则（参会人员权限与所讨论的问题匹配） • 有限性原则（重点突出；少开大会，多开专项工作会） • 相近性原则（解决同一类问题、相关性问题）
• 议题要重点突出，相关问题可以讨论，但要限制时间 • K公司订货会主要议题： • 1、公司产品价格政策，竞品价格政策 • 2、产品新品设计风格，竞品设计风格 • 附带议题： • 1、产品质量问题 • 2、售后问题
• 其他问题，个别解决
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任务四 拟定会议议程和日程
•一、拟定会议议程 •主要议题占据黄金时间，附带议题作为补充
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任务一 会议策划流程
五、比较论证、选择方案 •合理标准: •全局性、可行性、效益性 •科学方法： •比较法、情节推演法
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任务一 会议策划流程
六、追踪实施、反馈修改 随时追踪评估反馈信息，中是不同的意见，批评的声音， 对策划方案进行修正。
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任务一 会议策划具体内容
• 会议目标与主题 • 会议形式 • 会议规模 • 与会人员 • 会议场地布置 • 议程制定 • 会议通知派发 • 会前审查
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任务四 拟定会议议程和日程
• 开的是什么会：要讨论经济问题还是军事问题？要讨论 南海问题还是台湾问题？是经销商订货会还是内部营销 人员培训会？
• 会议的议题有哪些 • 哪些问题会在会上讨论？ • 主要问题要讨论清楚 • 与主要问题相关的问题可以讨论，但要限制时间及话题
的展开，不能漫无边际，要紧扣主题
精品课件
任务三 确定会议工作机构与人员分工
• K公司生产时尚女鞋，2017年春季订货会即将召开，会议 议题以及会议名称已经确定。会议目标是各省分公司老 总以及代理商到公司对新开发的产品进行预定，公司需 要讲解2017年流行趋势，需要介绍公司产品质量，需要 介绍公司价格政策，会议为期5天，吃住行公司全包。总 经理交给总经办一个任务：拟定会议组织机构，协调会 议组织工作。
• 同学们思考，需要哪些部门参与？
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任务三 确定会议工作机构与人员分工
• 商品营销部是否需要参加？做什么工作？ • 行政后勤部是否需要参加？做什么工作？ • 质量部是否需要参加？做什么工作？ • 生产部是否需要参加？做什么工作？ • 总经理是否需要参加？做什么工作？ • 负责销售的各大区老总是否需要参加？做什么工作？ • 公司保安、清洁阿姨是否需要参加？是否需要参与？