机关归档文件整理培训材料

花山区机关档案业务工作

培

训

材

料

花山区档案局（馆）

2018年4月

机关档案作为机关人、财、物、事的真实记录，是国家档案资源体系建设的主体内容之一，在领导决策、机关治理、工作查考和维护单位、职工合法权益等方面发挥着不可替代的重要作用。为便于档案工作者从事机关档案工作操作，花山区档案局参照2015年10月，国家档案局批准档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2015），对机关文书档案整理工作进行培训，同时对音像档案、实物档案和专业档案整理方法进行培训。各立档单位2016 年（含2016年）及以后年度形成的作为文书档案保存的文件材料须按《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）进行整理。

文书档案整理

文书档案整理参照《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）

归档文件整理主要内容

一、概述

二、整理原则

三、整理的一般要求

四、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

五、归档电子文件的整理要求

一、概述

1、归档文件

立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种文件材料，包括纸质和电子文件材料。

2、整理

归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3、件

件是归档文件的整理单位，即进行归档文件整理的基本单位。

4、档号

档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类

别和排列顺序。

二、整理原则

1、应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

2、应区分不同价值，便于保管和利用。

3、应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

4、应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

5、归档文件整理流程。

（1）纸质归档文件整理流程：

组件—修整—装订—分类—排列—编号—编页—编目—装盒—排架

（2）电子文件整理流程：

组件—格式转换—元数据收集—分类—排列—编号—编目—归档数据包组织—存储

三、整理的一般要求

(一) 收集要求

凡是本单位工作活动中形成、办理完毕的，对以后工作有查考利用价值的公文、电报、各种记录、单位出版物以及各种图表、册簿等都应齐全完整地收集起来。文件材料收集的基本要求是齐全完整、真实可靠和及时有效。

1、文件材料收集主要来源有四个：

（1）本单位形成的；

（2）上级单位颁发的；

（3）下级单位上报的；

（4）同级单位和不相隶属单位抄送的。

2、文件材料收集过程中要把握好九类文件材料的收集工作：

（1）“红头文件”，如规定、条例、办法、决定、指示、通知、报告、函、批复、批转文件等；

（2）“白头文件”，如会议文件、经验介绍、调查报告、通知等；

（3）公布性文件，如公告、通知、布告等；

（4）内部使用文件，如会议记录、规章制度、计划、总结、登记表、统计表等；

（5）记载性文件，如大事记、工作日记、组织沿革等；

（6）报道性文件；

（7）契约性文件，如协议、合同、意向书等；

（8）证明性文件，如介绍信存根、组织关系存根等；

（9）电子文件，包括与上述文件材料相对应的电子文件以及其他各类电子文件等。

3、文件收集过程中要注意把好三关：

（1）齐全完整关，如正文与附件是否齐全，与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐全；

（2）文件签批关，看文件有没有签批单，签发手续是否完备；

（3）用笔用纸关，公文用纸要规格统一，尺寸一致，用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料，不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料；重要的传真件（热敏纸）需要存档的，要复印后将复印件与传真件一同存档。

（二）归档范围审查

归档范围，就是归档文件整理的范围，一个单位在工作活动和使用的文件材料很多，在这些文件中，不是所有的文件都需要归档，而是要正确区分归档与不归档的文件材料的范围，各单位要按照文件材料收集的四个来源，结合本单位制定的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，确定文件材料的收集范围和保管期限。在审查工作中要注意两点：一是既要确保归档文件的齐全完整，又要防止“有文必档”；二是不归档的文件材料在单位保存一二年后再按规定审查、鉴定、销毁，处理不归档文件时，要妥善处置防止泄密。

1、机关文件材料归档的范围

（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

2、机关文件材料不归档范围

（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（三）文件材料保管期限的划分

按照国家档案局令第8号，机关文书档案的保管期限划分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

1、永久保管的文书档案主要包括：

（1）本机关制定的法规政策性文件材料；

（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

2、定期保管的文书档案主要包括：

（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；