进出口业务单证档案管理制度

进出口业务单证档案管理制度

一、总则

为规范和加强企业进出口业务单证档案的管理，确保档案的完整性、安全性和

便捷性，提高文档管理效率，订立本规章制度。

本制度适用于公司全部涉及进出口业务的部门和人员，涉及进出口货物、技术、投资、贸易合同等相关文件的管理。

二、档案管理责任

1.公司法务部门负责订立进出口业务单证档案管理制度，并监督各部门

和人员严格执行。

2.各部门经理是本部门进出口业务单证档案管理的实在责任人，负责确

定档案管理岗位及人员。

3.档案管理岗位的人员负责实在的档案管理工作，包含档案的归档、整

理、借阅等。

三、档案的归档

1.进口业务：

–依据进口合同和相关协议，各部门依照进口日期，将进口业务单证归档。

–归档的单证包含进口合同、进口许可证、装箱单、提单、发票、报告等。

–档案管理人员应将单证依照文件编号、日期、类型等信息进行分类，利用电子化手段进行登记。

2.出口业务：

–依据出口合同和相关协议，各部门依照出口日期，将出口业务单证归档。

–归档的单证包含出口合同、出口许可证、装箱单、提单、发票、报告等。

–档案管理人员应将单证依照文件编号、日期、类型等信息进行分类，利用电子化手段进行登记。

3.档案箱及柜：

–档案管理人员应将归档的单证整理后，放入专用的档案箱或柜中。

–档案箱或柜应标明所存放的单证类型、编号范围、归档日期等信息，以便于检索和管理。

四、档案的借阅

1.借阅申请：

–任何人员需要借阅档案，必需事先向档案管理人员提出书面借阅申请。

–借阅申请应包含借阅目的、借阅期限等信息，并经相关部门负责人签字批准。

2.档案的查阅：

–档案管理人员依据借阅申请，及时将归档的单证供应给借阅人阅览。

–借阅人不得随便更改档案的内容，禁止将档案外借、复印或泄露给其他人员。

3.归还：

–借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需要延长借阅期限，应提前书面申请并经批准。

–档案管理人员对归还的档案进行检查，确认档案完整无误后，将档案归档。

五、档案的保管和安全

1.档案的保管：

–归档后的档案应妥当保管，设立特地的档案室，保证档案的安全性和完整性。

–档案室应定期检查温湿度、防潮、防火等设施设备，确保档案的保管环境良好。

2.档案的备份：

–档案管理人员应定期对档案进行备份，将电子档案存储在安全可靠的服务器或云存储中。

–同时，还应订立档案备份计划，确保档案数据能够及时恢复。

3.惩罚措施：

–对于违反档案管理制度的行为，将依据公司相关规定进行惩罚，包含但不限于口头警告、记过、记大过等。

六、管理标准

1.档案管理人员应具备良好的专业知识和操作技能，了解进出口相关业务的法律法规。

2.档案管理人员应定期参加培训，不绝提高自身的档案管理水平和本领。

3.档案管理人员应严格遵守保密规定，确保档案和相关信息不泄露，避开产生商业风险。

七、考核标准

1.档案管理的准确性和完整性。

2.档案管理岗位的工作效率和档案的便捷性。

3.档案的安全性和保密性。

4.档案管理人员的遵守规章制度和工作纪律。

5.档案管理部门的培训和提升计划。

八、附则

本制度自发布之日起生效，如有需要修改或增补，须经公司法务部门审批。