企业公文写作精品
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企业公文写作
第一部分公文基础知识
一、公文的分类
共有四类:党的机关公文、行政机关公文、法定公文、企业行政公文。
1、党的机关公文
1996年5月3日,中共中央办公厅印发《中国共产党机关公文处理条例》,规定党的机关公文分为14类文种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、会议纪要、函。
2、行政机关公文
2000年8月24日,国务院发布《国家行政机关公文处理办法》,规定政府行政机关的公文分为13类文种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
3、法定公文
党政公文合计27类,是国家的法定公文。其中9类彼此相同,即:决定、指示、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。减去相互重复,国家法定公文共有18种,即:决定、指示、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要、决议、意见、公报、条例、规定、命令、议案、通告、公告。
4、企业行政公文
国家没有规定统一的企业公文文种,但企业的行政公文习惯上参照政府机关的分类。其中最常用的,是请示、报告、通知、函、会议纪要等5种,此外,还有非法定的工作总结。
二、公文的行文关系
又称行文方向,它决定着公文的格式、语言和写作方式。共分三类:
1、上行文
又称上报文,是下层组织向上层组织发出的公文,主要包括请示、报告等。如《香洲区政府关于增加镇街文化站编制的请示》。
2、平行文
是彼此没有隶属关系的平行组织,相互商洽工作、通报情况、邀请参与、回复信息的公文,主要包括通报、函等。如《珠海市企业文化协会关于举办通讯员培训的邀请函》。
3、下行文
是上层组织向下层组织发出的公文,主要包括指示、批复、通知等。如《珠海市人民政府关于同意成立珠海市对外文化交流协会的批复》。
三、公文的行文规则
党政公文条例都有专门章节规定公文的行文规则,其中5项必须遵守:
1、不能越级行文
行文关系必须根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时,应当抄送被越过的机关。
2、内设机构不能对外行文
机关内设机构除办公室等综合部门以外,不得对外正式行文。内设机构需要对外联系业务的,可通过“便函”形式,对外进行商洽、询问、答复。 3、不能逆向抄送
向上级机关的请示,不得同时抄送下级机关;向下级机关的重要行文,应当同时抄送上级机关。
4、只能一文一事
一份公文通常只能涉及一个问题,一般只写给一个主送机关,需要同时送其它机关的,应当用抄送形式,但不得抄送给下级机关。
第二部分公文的基本结构
公文主要由标题、正文、附件等三部分构成。如:实例
一、标题结构
标题,说明公文事由与文种,结构单纯,常用三种:
1、直述式
事由,公文文种
如:《中国共产党第十七届中央委员会第三次全体会议公报》 2、引述式
关于,事由,公文文种
如:《关于举办通讯员培训的邀请函》
《关于尽早拨付第四季度挂村对口扶贫专项扶持款的请示》《关于第七届肮展招商工作进展情况的报告》
3、转述式
关于,转述事由,公文文种
如:《关于转发国务院〈关于做好年终安全生产大检查的通知〉的通知》
二、正文结构
正文是公文的主体,一般由5个部分组成:
1、主送机关
即各级受文机关,又叫公文台头。如:市经贸局、各会员单位、各分公司等。位
于公文正文的第一行,左顶格。
2、行文缘由
即发出此项公文的原因、理由或背景形势。通常是公文正文的第一自然段。
3、正文内容
即公文的核心内容。如请求批复、给予告知、咨询了解、进行答复、要求执行的具体事项。
4、结尾
即公文的结束语,通常是正文的最后一段或最后一行。如“以上意见当否,请批示”或“请严格执行”等。
5、发文单位
即公文落款,包括发文单位名称(用印)及成文日期(汉字)。
三、附件
附件,是公文的补充,或是公文内容的具体化。
如:《通讯员培训的具体行程安排及报名回执表》
附件独立成篇,或是独立的表格,附在正文之后。附件不止一件时,要标注附件序号。
四、公文写作的一般格式
公文写作的关键,在于写好正文的内容。根据内容的繁简程度,可以选用六种不同格式:
1、篇段合一式
全文只有一段,一段就是一篇,一通到底。适用于内容简单的通知和函。 2、分段展开式
全文分为若干自然段,每段一层意思,段落之间不标序号,不设小标题,递进或平行展开。适用于内容稍微复杂一些的通知、请示、报告等。 3、首句引导式
全文分为若干自然段,每段归纳出一句能够概括本段全部内容的简炼语言,作为该段落的首句,统帅该段的内容。适用于内容比较复杂的报告,会议纪要等。4、标题分列式
全文分为若干部分,每部分分设若干自然段,然后总起来归纳一个小标题,以小标题统帅该部分的内容。适用于内容复杂的工作报告、会议纪要。 5、板块陈述式
根据内容的不同性质,将全文分为几大板块,板块之间相对独立,各自成章。如“第一部分、第二部分”等。适用于内容特别庞大的报告、工作总结、会议纪要等。
第三部分常用公文的写作要领
企业常用的行政公文,主要是请示、报告、通知、函、会议纪要等5种。
一、请示的写作
请示,适用于向上级机关请求指示、请求批准、请求帮助、请求解答,属上行文。请示的作用在于请示工作并要求上级批复。
请示的写法比较简单,可按照公文主体的5个部分组成来写。 1、被请示机关即主送机关,或上级受文机关。
2、请示缘由
提出请示的原因和理由。
3、请示事项
提出请求解答的问题、请求批准或请求帮助的事项,要求上级解答、批准或给予帮助。在提出请求批准的事项时,可视需要提出拟解决问题的建议和意见,供上级机关参考。提出的请示,要符合有关方针、政策,切实可行,不可将矛盾上交。
4、结尾