烟草行业档案管理

对行业烟草档案管理工作的思考

烟草在线专稿作者:郎云龙更新日期:2010年9月27日

以史为鉴，可以知兴衰。档案是烟草行业改革发展的真实记录，是行业的宝贵财富。档案工作是行业整体工作的基础性工作，是功在当代、利在千秋的事业。面对“全面推进卷烟上水平，建设现代卷烟流通企业”的新任务，我们既要勇于创新，大胆实践，又要借鉴已有的经验，充分发挥档案的利用价值，指导新的实践。

烟草行业档案管理工作现状

目前，烟草行业档案工作在制度建设、人员建设及软硬件建设等方面存在着许多问题，明显地制约了档案管理工作品位的提升与进步。

一是专职档案人员太少。由于机构设置和人员配备不足的原因，各单位的档案人员多为兼职，且流动性比较大，不利于档案工作的开展。就行业来看，基层单位档案管理工作多是兼职。

二是人员结构不尽合理。办公自动化不仅要求档案工作人员要熟知档案管理工作的专业知识，同时也要求档案工作人员懂得一些现代的信息化知识和计算机应用技术。目前，行业档案工作人员中，档案管理人员学历专业不对口现象较为严重。

三是档案基础工作较为薄弱。档案保管期限划分不准确，档案整理不够规范，各门类档案收集不够齐全，尤其是对资料收集、统一归档的重要性认识还需进一步加强。

四是档案信息化应用水平不高。随着计算机及网络技术在行业管理的广泛应用，档案工作对信息化的需求越来越明显。但目前，行业档案工作还基本停留在手工收集、检索层面，信息量较小，不利于收集、利用和开发。

产生此现状的原因

一是档案管理方面的制度不全，工作开展依据少。二是员工对资料保存、统一归档的意识不强。三是领导对档案重视程度不够，没有将其纳入工作主要范畴加强管理。四是档案员责权不明确，监督、管理、指导等工作不好开展。五是没有形成由上而下、层层管理和分工缜密档案管理体制。

对烟草档案管理工作的思考

针对行业档案工作存在的不足，应从以下几个方面入手做好新时期烟草的档案管理工作：

一要加强领导，增强全员档案意识。要充分认识档案工作在烟草行业改革发展中的重要地位和作用，切实加强对档案工作的领导，积极把档案管理工作纳入单位的工作计划和发展规划，营造出“人人重视、全员参与”的工作氛围。

二要完善制度，促进档案工作规范化。建立健全科学合理的档案管理体系，是促进档案工作规范的关键。要结合实际，因地制宜，建立健全一套更加科学、完整、系统的档案管理制度。对各类档案进行集中统一管理，统一考核，并纳入绩效考核范围，量化考核。

三要加强投入，打牢档案工作的物质基础。齐备的硬件设施既是做好档案工作的物质保证，也是档案升级达标的基本要求，因此，进一步加大投入，不断改善档案工作环境和条件至关重要。

四要提高认识，夯实档案工作的人才基础。当前，档案工作人员数量、学历层次、年龄结构不合理，制约了企业档案的管理水平和开发利用。因此，培养一支思想素质高、作风扎实、业务过硬的档案管理队伍势在必行。

五要讲求科学，加快档案信息化建设步伐。烟草行业要围绕电子文件、电子档案等新型资源和载体，创新档案管理，提升工作效率。1、把档案信息化纳入企业信息化建设之中，使档案信息化与企业信息化同步发展。2、及时解决电子档案中不兼容、不识读、易损毁等问题，避免档案资源丢失。3、科学设置档案管理权限，加强文件流转衔接管理，进一步优化文件处理运转模式，确保电子文件档案处理的科学、高效、安全。

六要积极推进，落实好档案系统培训中提出的要求。目前是行业档案工作由手工操作向电子档案系统过渡的关键时期，我们要把握好机会，迎头赶上，做好电子档案系统的使用、管理和创新，发挥档案的历史借鉴和教育作用，促使行业档案工作向更高目标迈进。

总之，在竞争日趋激烈的市场经济时代，档案在企业发展中越来越显现其独特的重要作用。我们烟草行业更应该充分管理、利用好日积月累形成的企业档案，为打造现代卷烟流通企业发挥出应有的作用。