word邮件合并制作录取通知书

制作步骤：

使用邮件合并功能之前需要先建立主文档和数据源文档，在本例中主文档为Word 制作的录取通知书文档，数据源文档是利用Word表格制作的新生信息表。

步骤1：制作主文档录取通知书。

①首先要先确定录取通知书的尺寸。

选择“页面布局”选项卡→“页面设置”组的对话框启动器按钮，在弹出的“页面设置”对话框中将纸张宽度设置为“21厘米”，纸张高度设置为“9.5厘米”,上、下页边距设置为“2厘米”。

②输入录取通知书的固定文本内容并进行字符、段落格式设置。样文如下：

设置要求：

●标题设置为黑体、小二号字、居中显示。

●正文为宋体、五号、首行缩进2字符。

●落款要求利用居中制表位在30字符位置处进行居中对齐。

③为录取通知书添加页面边框。

选择“开始”选项卡→“段落”组→“下框线”右侧向下按钮→“边框和底纹”选项，打开“边框和底纹”对话框并选择“页面边框”选项卡，设置“方框”，颜色为“深红”，线型为实线，宽度为“6磅”，如图3-7-2所示。

图3-7-2 录取通知书的页面边框设置

④设置录取通知书的背景和水印。具体操作如下：

选择“页面布局”选项卡→“页面背景”组→“页面颜色”→“填充效果”，选择“纹理”选项卡，在纹理当中选择“信纸”，单击“确定”。如图3-7-3所示。

选择“页面布局”选项卡→“页面背景”组→“水印”→“自定义水印”选项，打开“水印”对话框，设置文字内容为学校校训“厚德笃学实践创新”，华文彩云32号字，版式为“斜式”，

颜色为“红-半透明”，如图3-7-4所示。

图3-7-3 背景填充效果图3-7-4 录取通知书的水印设置

⑤插入带有校徽图案的图片。

选择“插入”选项卡→“插图”组→“图片”按钮，选择校标图片，在“图片工具格式”→“排列”组→“位置”→“其他布局选项”→“文字环绕”选项卡中设置图片环绕方式为“浮于文字上方”。拖动鼠标将图片移动到录取通知书上部。

（6）保存文件，完成的录取通知书如图3-7-5所示，但此时该文档还没有合并数据，即没有将新生信息整合到录取通知书文档中。

图3-7-5 合并前的录取通知书

步骤2：制作数据源文档。

在本例中，我们使用Word表格制作新生信息表，表格内容如表3-7-1所示。

表3-7-1 新生信息表

保存制作的表格，将其作为录取通知书的数据源文档。

步骤3：利用邮件合并功能完成数据的合并。

下面的工作就是将新生信息表中的相应数据读取出来，并自动添加到录取通知书文档中。选择“邮件”选项卡→“开始邮件合并”组→“开始邮件合并”→“邮件合并分步向导”选项，

在Word 窗口右侧将会出现“邮件合并”的任务窗格，按以下步骤进行邮件合并操作。

① 选择文档的类型，使用默认的“信函”即可，之后在任务窗格的下方单击“下一步：正在启动文档”选项。

② 选择开始文档。由于主文档已经打开，选择“使用当前文档”作为开始文档即可，之后在任务窗格的下方单击“下一步：选取收件人”选项。

③ 选择收件人，即指定数据源。我们使用的是现成的数据表，选择“使用现有列表”，并单击下方的“浏览”按钮，选择数据表所在位置并将其打开。在随后弹出的“邮件合并收件人”对话框中，我们可以对数据表中的数据进行编辑和排序，如图3-7-6所示。完成之后在任务窗格的下方单击“下一步：撰写信函”选项。

④ 撰写信函。这是最关键的一步。在文档中直接单击要插入姓名的位置，单击任务窗格的“其他项目”按钮，打开“插入合并域”对话框，如图3-7-7所示，选择“姓名”字段，并单击“插入”按钮。重复这些步骤，将“系别”和“学费”的信息填入。插入合并域后的文档如图3-7-8所示。完成之后在任务窗格的下方单击“下一步：预览信函”选项。

图3-7-6 “邮件合并收件人”对话框

图3-7-7 “插入合并域”对话框

图3-7-8 录取通知书效果图

⑤ 预览信函，可以看到一封一封已经填写完整的信函。如果在预览过程中发现了什么问题，还可以进行更改，如对收件人列表进行编辑以重新定义收件人范围，或者排除已经合并完成的信函中的若干信函。完成之后在任务窗格的下方单击“下一步：完成合并”选项。

（6）完成合并，可根据个人要求选择“打印”或“编辑单个信函”选项。

“编辑单个信函”

选项作用是将这些信函合并到新文档，可以根据实际情况选择要合并的记录的范围，如图3-7-9所示。之后可以对这个文档进行编辑，也可以将它保存下来留备后用。

图3-7-9 合并到新文档

邮件合并的3个过程是：

●建立主文档。

●准备好数据源。

●把数据源合并到主文档中。