商务英语写作的简洁礼貌原则及写作技巧

商务英语写作的简洁礼貌原则及写作技巧

(0)商务英语写作的简洁礼貌原则及写作技巧：商务信函在国际商务中扮演着极其重要的角色。为了写出成功的信函，在写作时应严格遵守并且灵活运用7“C”原则。本文通过详细的例证，阐释了商务英语信函写作中应该遵循的简洁、礼貌原则，进一步探讨和揭示了各自的写作技巧。一、引言

随着经济全球化，国际商务的发展日益蓬勃，商务书信的沟通在各种商务情景中扮演着极其重要的角色。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用”(2003丹尼尔·肯尼迪)。因此，在写作时严格遵守并且灵活运用7“C”原则是必不可少的：Completeness(完整)、Concreteness(具体)、Correctness(正确)、Conciseness(简洁)、Clearness(明晰)、Courtesy(礼貌)和Conscientiousness(诚意)。这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，在这7“C”原则中，简洁、礼貌原则又是极其重要的两个原则。本文主要研究这两个原则及探讨写作中所能运用的技巧。

二、简洁、礼貌原则及写作技巧

(一)简洁原则及写作技巧

商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，要做到简洁。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思，语言精练，言简意赅。一般不需要礼节性的寒暄，最好是开门见山、直入主题，让对方很清楚地了解你想说什么，轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。

1．3W 的文章组织结构。一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即：Why do you write the letter?(fg一部分)；What’S the detailed reason?(第二部分)；What do you expect your reader to do?(第三部分)。

第一部分(Why do you write the letter?)：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：W ill you please send me information about your dress material# l 23，especially as to its fabric content? I am replying to your letter of April 5 asking US to clear our M arch payment．这样的开头直接提出要求和询问，可以使得读信人立刻知道写信的意图，在读信的时候可以把注意力集中在问题的重点上。

第二部分(what’s the detailed reason?)：即叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列

举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如：We are in urgent need 0f the ab0vP information as the exhibition is to be open next month．简明地向对方解释了需要的原因，没有一句多余的话。

第三部分(What do you expect your reader to do?)：结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如：Thank you in advance for your cooperation．短短的一句话既表达了感谢，又暗示希望与对方合作的意愿。

2．段落要一段一意。在商务英语写作中，我们要小心避免写出“臃肿”段落的信函。写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身’’。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思”(周邦友1997)。

3．句子要避长就短。句子是写作的基础，清楚、简洁的信函是以结构合理、有说服力的句子为基础的。写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好。想要做到句子的简洁，必须做到以下两点：

(1)用简单句代替复合句。如果我们按照意思或者逻辑关系将它

们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如：Regardless of these seniority，all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company，scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office．这是一个过长的从句，我们可以用项目符号将其改写为简单的句子：Regardless of this seniority，all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the tWO ways：● by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company，scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24，or●by taking approved c0rrespondence courses selected from a list available in the Staff Development of—flee．

(2)使用简洁的词来代替冗长累赘的短语Wordy：He went to the fair for the purpose of finding a partner．Concise：He went to the fair to find a partner．

4．使用简单高频词汇。写作者在拟就一封商务信函时，要做到以下两点：