内外部沟通控制程序修订稿
内外部沟通控制程序
批准：審核：擬制：日期：如此蓋有紅色“受控檔”的印章，表示該檔為合法之版本，任何員工不得自行影印正本副本1.目的規定對內、外及客戶之間資訊交流與溝通的方法及管道，使本公司與外部、各部門、各級別人員之間建立一個良好的溝通途徑和協調方式，使生產、工作過程得以高效優質地運行。
2.範圍本公司各部門、各級別人員的溝通協調及與外界和客戶之間的溝通。
3.定義（無）4.權責4.1業務部：負責將顧客需求、品質要求、市場訊息轉達至相關部門；4.2打樣及規格承認有關的外部溝通協調，設備外修、設備及配件採購等外部溝通協調。
4.3品質部：品質方面與客戶或供應商及相關單位的內、外部溝通；儀器校驗的內、外部溝通協調。
4.4管理者代表：體系運行的相關內、外部溝通協調。
4.5管理部採購：物資採購的內、外部溝通協調。
4.6相關部門：為使企業高效運營的必要的內部溝通協調。
5.作業內容5.1總經理建立適當的溝通過程。
包括溝通的方式、時機、次序、內容等。
5.2溝通方式及其適用情況：5.2.1電腦網路（局域網、網際網路）和管理軟體（企業網站、郵件系統、ERP系統）。
提供諸如此類硬體和軟體設備作為企業關鍵的和基礎的資訊交流平臺。
5.2.2電話、傳真等作為外部和內部溝通的一種重要方式。
5.2.3對外資料的傳遞，必要時的使用郵遞。
5.2.4品質例會、小組簡報、會議、佈告欄等。
5.2.5外部溝通時的雙邊或多邊會談。
5.2.6其它交流溝通方式。
5.3溝通的時機有相關檔和制度要求或允許的情況，應盡可能的以最快的速度對資訊進行處理和溝通。
總經理主導規劃企業業務流程時，應充分考慮資訊傳遞的時機。
5.4會議、會談或交流時的注意事項5.4.1時間性要求：一切溝通均應及時，防止失效資訊的傳遞。
5.4.2真實性要求：溝通過程傳遞的一切資訊均應真實可靠，不得誤傳。
5.4.3全面性要求：溝通傳遞的資訊力求全面，不得隱瞞不報。
5.4.4統一性要求：除非上司的意見明顯違反品質體系的要求，當溝通不能達成一致意見時，應以上級意見為准；同級之間溝通不能達成一致意見時，應請同級的上司仲裁；公司的一切問題由總經理最後仲裁。
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环境体系运作文件
内外部沟通控制程序
制定单位: 行政部文件编号: KCDGP004F
版
本: V.A 制定日期: 2005.08.01发行
核准
审查制定
对全部高
文件类别程序文件文件编号KCDGP004F页次文件名称内外部沟通控制程序本页生效日2005/08/011
一、适用范围：
本公司内部ISO9001和ISO14001品质/环境管理系统有关品质/环境/管理体系之信息交流及外部与品质/环境因素相关之政府机构、社会团体、环保组织、行业协会、周边环境、客户、供应商等相关方进行信息交流和沟通均适用。
二、定义：
无
理单”文件类别程序文件文件编号KCDGP004F页次文件名称内外部沟通控制程序本页生效日2005/08/014。
最新03内外部沟通控制程序
最新03内外部沟通控制程序03内外部沟通控制程序1、目的建立和疏通信息渠道，加强信息流通接口管理，防止信息传递的失真和延误，保证与公司整体运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，快速应对市场和顾客要求，在公司内建立起高效运作机制，形成团队合作的气氛，谋求供方、员工、公司和顾客的共同发展。
2、范围适用于与本公司整体运作有关的内、外部信息沟通的管理。
3、术语依照ISO9000：2005及ISO/TS16949：2009中的术语。
4、职责4.1各部门负责做好本部门职责范围内的内、外部沟通和相关信息的收集和整理。
4.2质量部负责统筹与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.3管理部负责统筹与公司管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
对公司各部门的信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。
4.4市场部负责与顾客有关的要求进行沟通，并在公司内部及时传递。
5、工作程序5.1沟通内容（信息）的分类5.1.1外部信息5.1.1.1与产品质量有关的外部信息：①顾客、第二方审核、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息；②产品标准类信息；③市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息；④顾客的质量信息及投诉等；⑤其它外部与产品质量相关的各类信息。
5.1.1.2与公司管理相关的外部信息：①政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、法规、条例等；②市场、行业动态（包括竞争对手）中与本公司管理相关的信息；③与本公司有合作关系的社会机构、团体、企业等的相关反馈信息。
5.1.2内部信息①质量体系运行情况、质量方针、目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等；②员工对有关产品质量的建议和意见等；③公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况；④财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况；⑤员工有关公司内部管理的建议和意见等。
5.2信息的收集信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。
内、外部沟通控制程序
内、外部沟通控制程序1.目的为确保本企业的内、外部信息沟通得到有效的控制与实施，特制定本程序。
2.范围本程序适用于内、外部信息的控制与管理。
3.职责1)公司负责重大质量问题的沟通与处置。
2)办公室是内部信息沟通的主管部门，负责内部信息的协调和处理。
技质部负责产品法律、法规方面信息的收集、整理，并存档。
3)供销部负责顾客满意方面信息的收集，并提出整改意见，报管理者代表审核后，报公司批准。
4)供销部负责合格供方的信息收集与整理，报厂长审批。
5)生产部负责提供设备和工作环境方面信息。
4管理内容4.1内部信息包括：1) 会议；2)资源需求方面的信息；3)文字信息；4)质量信息；5)内部审核及管理评审方面的信息；4.2外部信息包括：1)法律、法规方面的信息；2)顾客满意方面的信息；3)政府或行业方面的信息。
4.3内部信息沟通的方式：1)每月召开一次会议。
参加人员：经理、管理者代表、技质部长、供销部长、生产部长等。
会议主要内容：本月的生产、质量、完成情况等方面的信息。
针对提出问题，责令责任部门限期整改。
相关部门负责监督检查，必要时将结果报主管领导。
办公室负责《会议记录》。
2)如有资源需求，各部门提出关于《XXX需求的报告》，由各部门部长编制，经理审批后。
报供销部门采购。
3)办公室负责企业内部行政管理文件的起草，报经理审批后办公室负责以企业文件的形式打印，文件原件办公室负责存档。
复印件发放各部门，填写《文件发放回收记录》，内容包括：序号、文件名称、文件编号、分发号、版本、发放部门发放日期、份数、签字等。
4)各车间负责收集半成品质量信息的反馈，并及时整改。
技质部负责收集成品的反馈信息，并反馈至各车间，限期整改。
4.4外部信息的沟通：1)技质部负责相关质量的外来信息收集、沟通。
包括：产品标准、质量法等技术文件。
将收集的信息进行归纳，整理后存档。
2)办公室负责相关的外来信息收集、沟通。
包括：劳动法、安全法、企业法、公司法、消费者权益保护法等法律法规文件。
00内外部沟通控制程序_修正版
修正版深圳市XX）科技有限公司企业标准程序文件拟制:批准:受控状态: □受控□非受控发放编号:2017—7—1 发布2017 —7- 1实施修正版深圳市XXX科技有限公司发布修正版9、内外部沟通控制程序1目的为促进公司内部各职能层次之间和与外部之间的信息交流，提高质量管理体系运行的有效性，特制定本 程序。
2适用范围凡公司内部各级人员及公司与顾客之间有关信息的交流均适应。
3职责外部意见回复： 系统事业部/结构事业部/板卡事业部。
4程序4.1公司内外部意见沟通流程（附件一） 。
4.2内部沟通4.2.1公司内部沟通的主要方式:文件传递形式。
如内部问题反馈表、技术服务报告、顾客抱怨处理报告、内部刊物等;电子媒体传递形式。
如电子邮件、内部网络等。
4.2.2内部沟通的主要内容:4.2.2.1 关于质量方针、质量目标信息：公司制定或需重新修订质量方针、质量目标时，由总裁负责召集相 关部门负责人以会议形式进行沟通、交流，管理者代表负责组织对公司质量方针、质量目标的宣导、学习和 贯彻实施，确保在内部得到沟通。
4.2.2.2 关于质量体系流程信息：当因各种因素导致现有流程影响运作效率时，各部门可以《内部问题反馈 表》的方式向体系中心进行反馈，由体系中心调查分析后，可与相关部门进行协商讨论确定新的运作流程或 方式，之后修改相应的二、三阶文件并发行到相关部门执行。
有关质量管理体系相关信息还可以通过质量例 会、内审、管理评审等活动确保有关质量管理体系的相关信息在公司内得到良好的沟通。
4.2.2.3关于部门职责信息：当公司内部部门之间或部门内个人职责之间发生冲突、职责“真空”或因部门或个人未能尽职尽责做好自身工作而影响到其它部门或人员时, 式反馈到人机资源部，由人机资源部对问题进行调查、分析、评估后，采取相应的措施明确职责，传递到相 关部门，并追溯因职责问题引起的待解决的事项，直至该事项解决为止。
4.2.2.4关于质量抱怨或顾客抱怨信息: a ）当前一个工序产品品质引起下个工序或别的部门抱怨时，抱怨部门须及时将抱怨内容通过《内部问题反馈文件编号：IQM09-2017Ba ) 会议形式。
0213内外部沟通控制程序
1 目的保证内外部沟通工作有效进行，使与质量管理体系有关的内、外信息在公司内部得到及时有效的沟通，做到相互了解、相互信任、全员参与。
2 适用范围2.1 适用于公司上下级人员之间、同级人员之间、部门之间以及公司与外部相关方之间的沟通。
2.2 适用于会议、文件、请示汇报、告知等沟通方式。
2.3 适用于公司质量管理体系有效性的沟通。
3 职责3.1 公司领导负责决定和主持召开全局性的会议，签发公司的红头文件，回复部门的工作请示以及就有关重大事件与外部的沟通。
3.2 技术部负责就管理体系的运行情况与内外部进行沟通。
3.3 销售部负责就产品信息同顾客进行沟通。
3.4 采购部负责就采购信息同供方进行沟通。
3.5 各部门负责人负责本部门内的沟通工作，主持召开部门内部会议；将公司布置工作向员工传达，回复员工的工作请示；将本部门工作的重大或特殊情况和问题向公司领导汇报、请示；保持部门之间的沟通与配合。
3.6 员工负责将工作中遇到的重大特殊情况和问题向部门负责人请示、汇报，保持员工之间的沟通与配合。
4 措施和方法4.1 沟通信息的分类:4.1.1内部信息a）常规信息,如管理方针、目标/指标、监测结果、内审/外审与管理评审结果、公司业绩等；b）质量信息，如顾客投诉、质量事故、重大设备故障等；c）其它如员工的建议等。
4.1.2外部信息:a）地方监测站、质监局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；b）政策法规标准类信息如：质量法律法规、标准等；c）顾客、相关方反馈的信息及其投诉等；d）其它外部信息如各部门直接从外部获取的有关质量管理等方面的信息等。
4.2 内部沟通4.2.1内部沟通的方式有：a）请示、汇报与指示，适用于上下级之间的垂直沟通；b）会议沟通，适用于公司或部门内范围较广的沟通；c）文件的形式，适用于有关全厂的重要问题的沟通；d）其它如公告栏、互联网等。
4.2.2 请示、汇报与指示a）请示范围——超出自己的职责权限范围，需要得到上级指示后才能进行的工作；——以往未接触过或未规定职责权限的工作。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序内外部沟通控制程序范本2017按照ISO9000标准的要求，凡是推行ISO9000的组织每年都要进行一定频次的内部质量审核，内部质量审核由经过培训的有资格的内审员来执行审核任务。
店铺下面为大家整理关于内外部沟通控制程序的范本，欢迎阅读参考：一、目的:为确保质量管理系统运作的有效性及持续改善, 使各项作业能够顺利进行。
二、范围:凡公司内部门与部门之间、公司与客户之间、公司与供货商之间的沟通均属之。
三、权责:3.1 总经理/副总经理/协理: 对沟通的双方无法达成共识的问题作出裁示。
3.2.采购课主管: 负责与供货商之间的沟通联络。
3.3.各部门主管: 部门之间进行良性沟通, 必要时召开专题会议检讨。
3.4.业务部经理: 负责与客户之间的沟通联络。
四、作业内容4.1.外部沟通(客户、供货商)4.1.1.业务部与客户之间的沟通4.1.1.1.业务部收到客户对某一项目的需求提出期望后(客户期望可以电话、E-Mail或传真的方式提出), 应以书面形式或E-Mail方式将客户的相关期望需求详细转达给相关单位, 并明确要求相关单位之回复日期, 同时作好相关记录。
4.1.1.2.相关单位接到客户期望之需求信息后, 应根据实际情况对客户提出的要求进行分析评估, 对于能立即处理的事项, 应在规定的时间内提供详细的报告给业务部, 以便公司领裁决。
对于不能在规定时间内处理完的事项, 相关单位应在24小时内答复预计完成日期, 业务部应随时了解、跟催相关单位的完成进度。
4.1.1.3.业务部收到相关单位提供的报告后, 进行综合整理, 并以电话、会议或书面报告等方式呈公司领导裁决, 确定回复方案后, 回复客户。
4.1.1.4.回复方案传给客户后, 业务部应及时与客户进行沟通,若客户对方案表示满意,应通知相关单位遵照方案执行;客户对方案不满意,应再次与客户进行详细的沟通,征询客户的意见或建议,并转达相关单位,直至与客户达成一致的意见。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序XXX内外部沟通控制程序文件编号：XXX-L-Q-版本：A版页数：共4页编制：审核：批准：发布及执行日期：2016年9月20日一、目的本控制程序的目的是为了运用有效的沟通方式，使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作，为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识，通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
二、范围本控制程序的范围包括公司全体员工、各职能部门以及相关方。
三、职责3.1企业管理部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通联络。
3.2营销中心负责与客户的沟通。
3.3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。
3.4采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。
四、工作程序4.1内部沟通4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。
4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。
4.1.3公司大会。
4.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。
4.1.3.2会议由XXX经理主持，公司全体人员必须参加。
4.1.4主管例会4.1.4.1一般为每月一次。
4.1.4.2会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对各部门的合理建议。
4.1.4.3主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。
必要时，部门负责人可带与会议相关的本部门员工参加会议。
4.1.4.4会议记录执行情况由企业管理部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。
4.1.5部门会议4.1.5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。
4.1.5.2部门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。
4.1.6班组会议4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。
内部沟通控制程序
1目的建立适当的内部沟通机制，促进各室之间各职能和层次间的信息交流，以增进理解和提高过程的有效性。
2范围适用于检测中心内部进行有效沟通的全部过程。
3 职责3.1 检测中心主任：负责建立内部沟通机制，确保各部门对管理体系的有效运行进行充分沟通。
3.2 各室负责人：负责建立各室内部沟通机制，确保管理体系的有效性在各自职责范围内得到有效沟通。
3.3 所有人员：负责工作范围内信息的传递与沟通，促进过程输出，提高过程的有效性。
4 工作程序4.1 信息交流4.1.1 外部信息的收集、传递与处理4.1.1.1 质量负责人负责将质量监督、检查、认证结果、政策变化信息等传递到相关各室。
4.1.1.2 有关技术方面的政策、法律、法规、技术标准类资料信息，检测室负责人负责收集、更新，经技术负责人确认后按《文件控制程序》规定传递至有关室。
4.1.1.3 综合管理室负责检测中心内外沟通，以保证内部检测的正常进行，外部客户的满意。
4.1.1.4 各室负责人与质量负责人、技术负责人积极沟通，了解相关的信息。
4.1.2 内部信息的收集、传递与处理4.1.2.1 质量负责人为质量信息的管理者，负责不断收集各方面反馈的信息，并按照规定及时向有关室传递，如质量方针、目标及其完成情况；内审、管理评审有关情况；质量管理体系运行中的其它信息（如不符合信息或潜在不符合信息等）。
4.1.2.2 各室负责收集、处理各室内部发生的各种信息，并及时向质量负责人传递与沟通。
4.1.3 突发信息的收集、传递与处理4.1.3.1 内、外突发的一般信息由发现室及时处置。
属于职权范围内的事，自行及时处理，必要时将处理结果反馈给质量负责人等相关室。
属于职权范围以外的事，必须及时填写《质量信息报告单》将信息传递给相关室处理。
4.1.3.2 内、外突发的重大信息发现时必须及时填写《质量信息报告单》将信息传递给质量负责人，质量负责人收到反馈单后必须及时处理并向检测中心主任报告。
内外部信息沟通控制程序
文件制修订记录1目的:确保与生产与食品安全等信息在公司内部能够及时得到充分沟通和HACCP小组及时获取这方面的信息,避免产品安全与质量问题的发生或产生食品安全隐患，同时确保各部门之间信息的及时、有效传递。
2适用范围适用于公司内外部的信息沟通管理。
3职责3.1贸易部负责收集顾客以及销售其他来源反馈的有关产品安全的信息。
3.2采购部负责收集整理供应商反馈的产品安全的信息。
3.3质检部3.3.1负责从国家政府部门或协会收集获取有产品安全方面的信息。
3.3.2负责定期从网络上查找有关产品安全方面的信息。
3.3.3负责统筹内外部信息的传递、处理，并做好相关信息的汇总、保存工作。
3.4HACCP小组组长3.4.1负责组织对各方反馈回来的产品安全方面的信息进行讨论分析。
3.4.2负责将讨论分析结果的反馈到各相关方。
3.4.3负责组织讨论公司内部外部环境变化可能或能够引起产品安全问题的信息。
3.5行政部负责监督处理公司内部员工反映的问题。
3.6各部门负责工作范围内信息的传递和收集。
4程序4.1信息的分类4.1.1外部信息（1）检验检疫局、产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等检查或检测的结果及反馈的信息。
（2）市场动态。
（3）相关方反馈的信息及其投诉，相关方指顾客、供应商、运输公司、媒体等。
（4）国内外政策法规、标准类信息，如法律、法规、条例、标准等。
（5）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关食品安全等方面的信息。
4.1.2内部信息（1）内部日常信息，指正常情况下的各类信息，包括各类变更。
（2）内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如不符合信息。
（3）紧急信息，如火灾、伤亡、食品召回等紧急情况。
（4）其他内部信息（员工建议等）。
4.2信息收集4.2.1外部信息的收集与来源（1）贸易部负责将顾客反馈回来以及从销售上收集到有关涉及到本公司产品安全方面的信息进行整理,填写《工作联络单》并反馈到HACCP组长。
公司内外部信息沟通控制程序
公司内外部信息沟通控制程序1 目的：通过企业各部门、车间的沟通和对外与顾客、供方的沟通，有效地进行信息管理，以测量顾客的满意度、寻求改进的机会，确保质量体系的管理，促进各职能部门、不同层次之间以及本公司与外部相关方之间的信息交流，就管理体系的运作及其有效性进行沟通。
2 适用范围：适用于公司内部的信息传递与处理，以及公司与外部相关方的信息交流。
3 职责：3.1 全质办负责管理评审质量管理体系审核方面信息的沟通,并对沟通效果进行验证。
3.2 各部门负责本部门内部及外部相关部门以及与相关方之间有关质量等方面的信息交流。
4 工作程序：4.1 信息分类4.1.1 外部信息a．适用于公司活动、产品或服务中的质量、安全的法律、法规、国家标准；b．有关部门对产品质量绩效的监测和检查信息；d．其它有关信息，如质量技术信息，员工参与、协商的计划信息。
4.1.2 内部信息a．质量管理体系文件。
b．体系正常运行产生的信息，如方针、目标、指标、检验监测记录等。
c．不符合信息，如内审、管理评审及第三方认证的不符合报告；d．紧急状态信息，如爆炸、火灾、剧毒物质泄漏、油品泄漏及异常天气等情况；e．其它内部信息，如员工的意见或建议等。
4.2 信息的收集和沟通各职能部门收集的信息，要进行整理，要运用数据进行归纳、分析，并采用书面、分析会、布告等方式传递或沟通。
4.2.1 外部信息的收集和沟通：4.2.1.1 综合办公室负责建立法律、法规获取渠道，及时获取公司适用的法律、法规，同时负责整理各种外来文件、政策、法规、条例、标准等信息，根据需要，经管理者代表批准按《文件控制程序》传递到有关职能部门。
按规定向市、区相关部门上报统计资料，并负责收集相关部门反馈信息。
4.2.1.2 全质办负责认证机构以及管理体系审核、监督、检查结果以及反馈信息的收集，负责质量技术监督部门、行业主管部门等对产品质量检验、检查结果反馈信息的收集、整理及审核，经主管副总经理审核，传递到相关单位。
ISO27001内外部沟通控制程序
文件制修订记录1.0目的为了使组织内部不同层次和职能之间更充分了解并尽量满足顾客需求及其环境信息的有效交流。
2.0适用范围适用于我公司的活动、产品或服务范围内相关信息的沟通交流。
3.0定义顾客：接受产品的组织或个人。
相关方：关注组织环境表现（行为）或受其环境表现（行为）影响的个人或团体。
4.0职责4.1人力资源部负责对全公司员工管理方面的培训并确认效果。
4.2市场部确保外部信息的接收、处理及回答等有效实施。
4.3各部门经理确保内部信息沟通按程序有效实施。
4.4管理者代表负责与质量对内外有关事宜的联络5.0工作程序5.1内外部沟通目的5.1.1有助于阐明公司对质量/环境的承诺；5.1.2提高对公司方针、目标指标的认识；5.1.3有助于员工了解公司管理体系的表现；5.1.4促进公众对公司管理表现及所做努力的理解和认同；5.1.5及时将对管理体系进行监视、审核和评审的结果传达给公司内部有关人员。
5.2内外部沟通内容5.2.1公司简介；5.2.2方针、目标指标；5.2.3管理过程；5.2.4绩效评价、管理体系有效性；5.2.5需要改进的地方；5.2.6独立验证的情况等；5.3环境信息交流5.3.1内部环境信息交流5.3.1.1环境管理建议处理a.员工有任何关于管理的建议，须联络至文控中心呈管理者代表处理，由管理者代表委派文控中心进行沟通处理；b.处理结果由文控中心转达信息至原建议者；c.如果建议有改进管理体系的效益，应于管理评审会议中讨论；d.所有建议及处理结果均应留下记录，记录正本由文控中心统一管理。
5.3.1.2方针、目标的贯彻管理者代表和文控中心可通过以下方式贯彻其效果：a.利用文件宣传贯彻；b.借由公司集会广告而之；c.在内部进行宣传贯彻。
5.3.2外部环境信息交流5.3.2.1外部环境管理建议处理a.人力资源部负责收集外界（不包括公司客户）对公司环境管理事务的任何建议。
销售部负责收集公司客户对公司环境管理事务的任何建议；b.接收方式可为电话、传真、信件、口述或其它可行方式，接收时应告知建议者处理流程大约所需时间；c.人力资源部应将接收的信息联络至文控中心处理；d.处理结果应呈管理者代表批准后告知提议者；e.建议及处理结果的联络记录由文控中心统一管理；f.外部相关方及供应商若须了解或取得本公司环境方针时，文控中心须予以说明或提供。
XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序-企业管理范文
XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序-企业管理范文XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序编号：SA-012-01-20190203第一条目的为了规范公司对内对外信息沟通, 确保体系的有效运行, 特制定本程序.第二条适用范围本程序适用于公司对内对外有关社会责任的信息沟通的活动.第三条职责1．综合办公室:与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关方进行社会责任沟通.2．采购部:与供应商和分包商进行社会责任沟通.3．市场部:与顾客进行社会责任沟通.4．社会责任代表:就社会责任沟通提供必要的指导和支持,若需要,向总经理报告社会责任有关事宜.5．其他各部门/员工代表:支持和配合社会责任对内对外信息沟通.第四条工作程序1. 总则A. 信息沟通方式可视需要而定, 可以为书面、口头、电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会, 等等.B. 必要时, 对内对外社会责任信息沟通应该保留记录. 如: 《联络单》, 《会议记录》等.C. 一旦收到有关质疑、质询和投诉信息, 应尽快核实质疑或投诉者的身份(包括: 姓名、职位、服务机构和联络办法等), 查清质疑回投诉的原因.D. 应该及时作出反应, 对质疑或投诉的问题进行解释公司政策和程序, 重大问题应上报总经理, 以期妥善处理质疑或投诉.E. 一旦发现有违反公司政策、法律法规或SA8000标准的事项, 应及时采取补救和纠正行动. 情况严重时, 应该及时报告总经理.F. 信息沟通过程中, 应该注意保护个人隐私和公司商业秘密.G. 若有员工向外提供公司资料, 应该及时解释公司内部投诉和申诉程序, 不得采取惩罚或歧视性措施.2. 对内信息沟通2.1. 公司社会责任政策、管理体系运行情况, 由社会责任代表和综合办公室及时传达到公司各部门和员工.2.2. 社会责任管理体系运行中产生的信息资料, 应该根据政策和程序要求及时传达到相关部门和人员, 并记录其内容和处理结果.2.3. 员工的咨询、质疑与投诉, 由员工代表或综合办公室收集, 并负责答复.3. 对外信息沟通A. 与供应商和分包商的信息沟通由采购部负责;与顾客的信息沟通由业务部负责;与当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通由综合办公室负责.社会责任代表应该对上述沟通提供支持和沟通, 必要时, 向总经理报告.B. 公司任何人收到来自外部有关社会责任的文件、电话、传真或其它信息资料, 应及时转交给上述部门进行处理.C. 当地政府、工会或其它外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求, 由社会责任代表与综合办公室进行接待, 并报告总经理.D. 外部利益相关方提出的意见、建议、投诉或质疑, 应由社会责任代表责成相关部门进行调查核实, 并进行处理和回复.处理和回复的结果应该报告总经理.E. 社会责任代表应定期访问本地利益相关方团体, 征求他们的意见和建议, 并公布《SA8000社会责任管理报告》以通报公司实施SA 8000 标准的进展和效果, 提供相关数据和资料, 包括社会责任管理评审和监督活动的结果.F. 如果有合约要求, 社会责任代表应对利益相关方提供合理的资料和获取资料的渠道, 以核实公司是否符合SA8000的要求.若合约有进一步的要求, 公司应通过采购合同的条款, 要求供应商和分包商提供上述安排和渠道.第五条相关文件《事故、不符合项、补救及纠正行动程序》第六条附件6.1 《联络单》6.2 《会议记录》6.3 《社会责任管理报告》。
内外部沟通控制程序
会议
同检讨。
8.1 可 分 别 依 “ 呈 报 ” 或 “ 会 签 ” 等
8
联络
形式或将交办事项知会相关部门
相关人员周知时使用。
文件类别 文件名称
程序文件 内外部沟通控制程序
文件编号 KCDGP004F 本页生效日 2005/08/01
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②外部沟通程序
NO
流程
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外部关注 信息交流 1
2
外部信息的处理
核准
文件类别
程序文件
文件编号 KCDGP004F
页次
文件名称
内外部沟通控制程序
本页生效日 2005/08/01
2
一、适用范围：
本公司内部 ISO9001 和 ISO14001 品质/环境管理系统有关品质/环境/管理体系之信息交流及
外部与品质/环境因素相关之政府机构、社会团体、环保组织、行业协会、周边环境、客户、
2.5 事故或紧急情况时的通报按“紧急 状况准备与应变程序”实施。
3.1 外部信息接收后，由窗口部门拟定 “环境管理外部关注事项处理单” 将信息主题内容予以记录并附相关 资料，交部门主管承认。
“环境管 理外部关 注事项处 理单”
4.1 依问题性质予以检讨和承认并拟 定措施。
5.1 依需要使相关部门予以了解时参 考
环境体系运作文件
内外部沟通控制程序
制定单位: 行政部 文件编号: KCDGP004F 版 本: V.A 制定日期: 2005.08.01
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制定
文件类别 文件名称
程序文件 内外部沟通控制程序
文件编号 KCDGP004F 本页生效日 2005/08/01
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GH-EP-04内外部沟通控制程序
文件修订记录1.0 目的为了及时、准确地收集、传递及回馈有关质量/环境信息，作好质量/环境信息的管理，特制定本程序。
2.0 适用范围适用于本公司内部质量/环境信息的传递与处理，以及与外部各方的质量/环境信息交流。
3.0 定义无。
4.0 权责4.1 业务部：统筹与客户的沟通与交流，收集和处理相关信息，以及收集和处理内部相关信息、外部相关方信息并有效进行信息传递。
4.2 品管部：负责公司内外的质量信息的处理，包括相关方投诉，依照相关程序处理。
4.3 物料部：负责对供应商（含外发加工商）质量/环境信息的收集。
4.4 行政部：负责统筹本公司对内、对外相关环境信息的传递与处理；负责建立环境信息库，保存和管理相关的环境信息及紧急（环境）信息的处理。
4.5 各部门：负责本部门工作范围内质量/环境信息的收集及与外部的联络与信息的传递。
4.6 文控：负责分析、整理和保存相关的信息。
5.0 工作程序5.1 信息的分类5.1.1 外部信息1〕地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及回馈的信息；2〕政策法规标准类信息，如环境法津法规、条例、产品标准等；3〕相关方回馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、工程合同方、供货商、废物收购方、运输公司等；4〕其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境/质量技术、环境/质量管理等方面的信息。
5.1.2 内部信息1〕正常信息，如方针目标指标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；2〕（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理报告等；3〕内部异常突发信息。
4〕紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害、伤亡等情况下的环境信息与记录；5〕其它内部信息（如员工的建议等）。
5.2 信息的收集与处理：信息可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、通讯、公告系统等方式加以传递。
5.2.1 外部信息的收集与处理1〕相关部门依据《质量手册》及《环境手册》中的职责说明，负责进行相关的外部信息的收集，并以电话、《内部联络单》或电子邮件的形式传递到公司的相关部门，当《内部联络单》或电子邮件无法描述外部信息的内容时，可将外部信息转化为《内部联络单》或电子邮件的“附件”进行传递，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正与预防措施控制程序》的要求进行处理。
内外部沟通控制程序范文
内外部沟通控制程序范文1目的：确保在内部和外部，就服务质量管理体系的过程及其有效性进行沟通。
2适用范围：适用于公司内各单位、各层次人员及外部客户、供应商的沟通活动。
3定义：无4职责：4.1项目营运部负责与客户及供应商沟通管理。
4.2管理者代表负责公司内各单位、各层次人员沟通管理。
5作业程序：5.1内部沟通5.1.1各单位之间的沟通公司各单位应建立纵向和横向联系，就质量管理体系有关的各种资讯进行有效的沟通，必要时，处理的结果报管理者代表。
5.1.2各层次人员沟通与质量管理体系有关的各种资讯，达到相互理解、相互信任、相互支援，全员参与的效果。
5.1.3沟通方式a.各种会议(包括营运会议、服务品质会议、经营会议等)b.宣传栏、公告栏；c.业务联系便函；d.人员教育培训；5.1.4沟通内容a.质量管理体系运行状况；b.质量目标、质量管理体系运行情况；c.客户的需求和期望；d.明确岗位职责、工作内容及要求；e.全员参与持续改善并做出贡献；f.其它。
5.2外部沟通5.2.1与供应商的沟通a.通过询价对服务质量需求、交货期、价格各方面与供应商沟通；b.根据考核与评估的结果，与供应商进行沟通，(包括要求事项、异常事项、政策变动等)，以明确对品质的要求；c、通过服务质量检讨，与供应商谋求服务质量管理标准一致化。
5.2.2与客户沟通a.与客户沟通，确保公司与客户间的合同，能符合相互间的要求，使双方的利益得到保障；b.客户有要求或抱怨时，要及时处理，及时回复；c.定期询问客户对公司产品的满意程度，作为客户满意度调查分析的参考；d.利用各种交流会、展销会，向客户、社会展现公司的优势。
5.3内外部沟通资料、记录的管理：5.3.1内外部的沟通资料、记录必须形成“会议记录”或文件，并分发文相关部门。
5.4将沟通的结果重大问题部分反馈到管理评审的输入。
6相关文件：6.1《管理评审控制程序》6.2《物流项目策划管理程序》6.3《对供方提供服务的控制程序》6.4《顾客满意度控制程序》7记录表单：NO 记录名称编号保管部门保存年限1 会议记录Q/CRC2-004-01 人事行政部二年。
006 内外部沟通控制程序
深圳市品诺电子有限公司
SHENZHEN
文件名称 相关人员 或部门
PINNO ELECTRONIC CO.,LTD
会议记录 员工意见回答书
4 外 部
义 意 分 有 具 阶 台 新 上 再 兴 蜀 治 实 地 落 神 精 示 指 要 重 作 工 川 四 记 书 总 平 近 和 署 部 策 决 项 各 九 十 的 党 推 对 这 ， 动 ”活 研 调 论 讨 、 习 学 “大
紧急情况 法律和其他要求
培训记录、演习记录、电 话记录等 法律法规识别控制程序
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5.2.4 质量表现评价、管理体系有效性； 5.2.5 需要改进的地方； 5.2.6 独立验证的情况等； 5.3 环境信息交流 5.3.1 内部环境信息交流 5.3.1.1 环境管理建议处理 a. 员工有任何关于环境管理的建议，须联络至文控中心呈管理者代表处理，由管 理者代表委派文控中心进行沟通处理； b. c. d. 处理结果由文控中心转达信息至原建议者； 如果建议有改进环境体系的效益，应于环境管理评审会议中讨论； 所有建议及处理结果均应留下记录，记录正本由文控中心统一管理。
5.0 工作程序
5.1 内外部沟通目的 5.1.1 有助于阐明公司对质量/环境的承诺； 5.1.2 提高对公司质量方针、目标指标的认识； 5.1.3 有助于员工了解公司管理体系的质量/环境表现； 5.1.4 促进公众对公司质量表现及所做努力的理解和认同； 5.1.5 及时将对管理体系进行监视、审核和评审的结果传达给公司内部有关人员。 5.2 内外部沟通内容 5.2.1 公司简介； 5.2.2 质量方针、目标指标； 5.2.3 质量管理过程；
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内外部沟通控制程序 WEIHUA system office room 【WEIHUA 16H-WEIHUA WEIHUA8Q8-
一、目的
运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
二、范围
公司全体员工、各职能部门以及相关方。
三、职责
企业管理部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通
联络。
营销中心负责与客户的沟通。
品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。
采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。
四、工作程序
内部沟通
4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。
4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。
4.1.3公司大会。
4.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。
4.1.3.2会议由企管部经理主持，公司全体人员必须参加。
4.1.4主管例会
4.1.4.1一般为每月一次。
a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对各部
门的合理建议。
b.主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。
必要时，部门负责人可带与会议
相关的本部门员工参加会议。
c.会议记录执行情况由企业管理部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。
4.1.5部门会议
4.1.
5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。
4.1.
5.2部门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。
4.1.6班组会议
4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。
4.1.6.2班组会议由班组长主持，各班组员工参加。
1）班组会议一般不会形成记录，但会议内容在班组范围内具有强制性。
2）书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告等。
4.1.7各部门之间进行信息传递和交流，属较简单处理的事宜可用现场口头交流或电话方式沟通；属较重要的事宜应以书面联络或电子邮件的形式沟通。
书面沟通必须确保相关信息的传递质量、及时性、有效性，以免耽误处理问题的时机。
企管部对公司的规章制度、会议精神或各部门的好人好事、奖罚公告等在公布栏内公布，以传递公司管理趋向和员工操行现状。
4.1.9标语是宣导公司精神和管理目标的标识，亦是更新员工的思想理念，营造团队精神和管理氛围的有效工具。
企管部可根据公司现状及发展要求，张贴相关的企业文化标语等宣传品。
4.1.10上司与下属以谈话方式进行沟通或布置工作任务,在巡视与指导工作时进行现场的机会教育。
4.1.11下属在工作中发现问题及时向上司口头报告或以书面形式汇报上司,上司应作相应的处理并反馈给下属。
下属要适时向上司汇报所交付工作任务的完成情况。
4.1.12可利用公司内部网站发布相关信息。
外部沟通
4.2.1外部沟通包括与客户、供应商、相关方的沟通。
4.2.1.1与客户的沟通
1）与客户的沟通一般以营销中心为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。
b.与客户相关的订单接收与评审、客户意见反馈、满意度调查、退货处置的相关沟通过程参
照《与顾客有关的过程控制程序》规定执行。
4.2.1.2与供应商的沟通
a.与供应商的沟通一般以采购部为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。
b.与供应商相关的评审、退料处置等参照《供应商管理规定》规定执行。
4.2.1.3与外部相关方沟通时，各部门与对应的相关方进行沟通。
包括联络的接收，文件形成和答复。
4.2.1.4无论内部、外部沟通。
属较重要事项的沟通效果都要上报部门负责人。
必要时，须在沟通记录上签核。
记录
4.3.1各种沟通后可形成的记录，应在相应层级予以保存，以作后续跟踪与追溯。
4.3.2各层级沟通形成的记录形式可包括书面、电子档、影像、实物等多种形式。
4.3.3各种沟通记录作为公司管理文件的合理补充，具有相应层级的强制性，任何部门及个人都必须遵照执行。
必要时，记录内容可分解到各级管理文件内，以便标准化的执行。
5 相关文件
内部审核控制程序
管理评审控制程序
与顾客有关的过程控制程序
6 相关记录
会议记录
工作联络单
附：
内外部沟通流程控制图。