样品领用管理规定

1目的

为加强公司对样品领用的管理，规范和约束样品的领用工作，制定本规定；

2适用范围

2.1本规定包括客户、相关部门或人员样品领用程序、样品退回及及具体领用样品所必须履行的手续；2.2本规定适用于公司所有市场销售人员、研发人员。

3职责

3.1总经理、相关部门经理负责样品发样的审批；

3.2相关部门或人员对所领用样品及所造成的后果负责；

3.3仓库成品库负责样品的管理与发放；

3.4业务部负责样品寄送及后续跟踪服务工作。

4样品领用一般规定

4.1需要领用样品的部门或人员，必须填写书面领用申请，由本部门负责人和总经理审批；

4.2在下列情况下，部门或人员可以向公司提交领用样品的申请：

4.2.1开辟新客户（或老客户需要新产品），客户要求公司提供样品；

4.2.2 公司认为有必要向客户提供样品的其他情况；

4.2.3研发人员由于工作需要领用样品。

5管理要求

5.1凡是要求领用样品的部门或人员，必须向仓库成品库申领并填写《样品需求申请单》（见附表1）。

5.1对于营销部业务人员领用样品做如下要求：

5.1.1必须注明所需样品的单位名称、接收部门、接收人等。

5.1.2写明所需样品的名称、型号、价格（首次寄样未投产样品，需与研发沟通，研发可提供大概价格。此价格不做最终销售价格，仅做内部成本计算使用。）、数量、填单人的签名（如遇业务员出差在外，应由销售内勤填单，并代签名）、日期等。经部门经理审核，报总经理批准。仓库确认成品库有无库存。有，经仓库确认后可发放样品；无，仓库需提交样品申请单至研发部，申请单品单次5kg以下，由研发部配样，配样后给到；申请单品单次超出5kg及以上，研发需提交样品则安排生产计划生产，并给出交期。

5.1.3对于新开拓业务的客户，需提供该客户的详细资料。

5.2.3.1基本资料：公司名称、地址、电话、传真、联系人、部门、职务等；

5.2.3.2客户介绍：公司简介、主营业务、品牌产品、销售规模、发展方向等；

5.2.3.3产品分析：客户目前产品的使用情况、新产品开发的动向、该客户对样品的前景预期等；

5.2.3.4其他：如客户的配合程度、需求的紧迫性、客情关系描述等。

5.2对于研发人员出于产品开发需要样品时，由研发人员填写《样品需求申请单》经部门经理初审总经理批准后，仓库成品库有无库存。有，签字确认后交成品库建账后发放样品；无（针对营养研发），无，仓库需提交样品申请单至研发部，申请单品单次超出5kg及以上，研发需提交样品则安排生产计划生产，并给出交期。

5.3相关部门或人员因其他原因退回样品时，应将样品送至仓库成品库，经品控部检验合格后方可退库。

5.4经品控部检验后不予做退库处理的样品，由责任人自行承担该笔费用（特殊情况须经总经理批准后，可做报废品处理。

6审批

6.1客户、相关部门或人员需要发样品，由相关部门或人员先填写《样品需求申请单》，报部门经理初审，报总经理级成员批准。

6.2在样品领用审批过程中，如相关审批人不在，则其他本部门负责人审批代签。

样品管理流程图

7日常管理

7.1客户试验性样品，原领用样品的人员须每周反馈一次信息给生产经营部成品库，直至得到客户使用结果为止。

7.2领用样品的人员未能按照上述规定执行的，考核相关责任人3分/次。

7.3样品失踪，须由相关责任人提交书面报告，说明原因由总经理级成员确定是否追究责任人责任。若责任人不做情况说明，样品丢失造成的损失由责任人承但。

8附则：

8.1本规定由公司人力资源部负责起草并解释；

8.2本规定经总经理批准后生效。

7附件：

附件1：《样品需求申请单》；

附件2：《客户资料表》