文书档案归档制度

文书档案归档制度

一、文书档案归档原则

本处在各项工作活动中，凡是已办理完毕的、具有保存价值的各种文件、材料，以及获得的各类证书、奖物等，均应及时按规定移交处综合档案室，归档保存。

二、文书档案归档范围

1、凡是本处形成的正式文件（包括：正文、附件、底稿）和合同契约均应归档保存。

2、本处及各基层单位、机关科室的各项工作安排、计划、总结、规定、制度、调查研究材料等。

3、本处会议（包括：党委会、处务会、安全办公会、党政联席会；以及党代会、职代会、工会会员代表会、团代会等）材料（包括：会议记录、会议纪要、工作报告、领导讲话、各类材料和决议等）。

4、干部、党员、职工花名册及年报、工资年报、财务预决算等。

5、具有保存价值的收电和发电。

6、具有保存价值的上级来文（包括针对我处的或我处需要参照执行的）。

7、参加上级机关召开的会议人员带回的材料。

8、未经办公室收发文登记的其他具有保存价值的文件。

9、凡我处获得的上级颁发的各种证书和奖状、奖杯、锦旗等及外单位赠送的贵重礼物均应归档保存。

10、组织机构变更后作废的旧印章，也应归档保存。

11、在工作中形成的特殊载体（包括：录像带、录音带、底片、照片、磁盘、缩微胶片、光盘等）也应归档保存。

三、归档时间

一般在第二年1~3月份，由有关部门向处综合档案室办理归档移交手续，特殊情况可适当延期。

四、归档要求

1、凡本处形成的文件，必须一式两份连同底稿一并归档。

2、凡需要归档的文件材料的底稿和签批一律用碳素墨水或黑墨水书写。

3、凡属于归档范围内的文件材料或实物，由承办人员书列清单送交综合档案室，经档案人员当面核对无误后，双方签字或盖章，各存一份清单。

4、档案管理人员要根据档案整理工作的原则和分类方法，对接收的文件材料或实物进行整理立卷归档，一般情况要在六月底前完成此项工作。

科技档案归档制度

一、科技档案归档范围

1、上级机关有关技术方针政策的文件批示。

2、上级机关和本处制定的技术规程、标准、管理制度和技术经济定额等。

3、各种主要设备、仪表的图纸及技术说明、装箱单等。

4、工业卫生、安全生产、环境保护和技术事故方面的技术文件材料。

5、工业扩建方面：设计原始（基础）材料，工作区总体规划和新建、改建、扩建各类工程的各阶段设计图纸、说明书以及有关审批文件、购地凭证等。

6、工程施工方面：施工、组织设计、准备计划、组织措施、重大技术会议记录和施工记录、工程竣工图、总结及验收文件材料。

7、机械制造：设计任务书、设计方案、产品图、技术条件、各种计算说明书、设计经验、数据、产品试制鉴定、成批生产的总结、报告审批文件、工艺文件材料和新产品试制记录。

8、科学研究方面：远景计划、专题项目计划、任务书、各阶段研究试验的原始记录、鉴定和成果报告及有关文件材料。

9、先进技术经验、技术革新和发明创造方面的文件材料。

10、引进国外技术和设备的图纸及文件材料。

二、处属各单位的工程技术人员及有关人员对归档的技术文件材料必须按其有机联系加以系统整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒），并填写保管期限，表明密级，定期向档案室移交，有档案不交，档案室应予督促检查，长期不交，应追究责任，直至经济制裁和行政处理。

三、各单位根据上级有关划分密级的规定制定具体的技术文件材料的保密等级划分方法。

四、归档份数，一般的归档一份，重要的和使用频繁的归档二至三份，其中一份归档单独保管，其余供日常借阅使用。

五、一次性蓝图作为归档保管，复制底图为方便于生产，一般不归档，但对其中的机密图纸应妥善处理，以防失密。

六、与外单位共同承办一项任务时，主办单位应将所形成的全部技术文件材料作为档案保存一套，协作单位只保存所承担的技术文件材料复制件。

七、技术档案的保管期限可分为永久、长期（十五年以上）、定期三种。永久、长期保存的技术档案，必须做到线条、字迹清楚、纸质优良，不得使用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。

八、对于归档的技术文件材料，归档部门或个人应按归档要求编制移交目录一式三份，办理移交手续，各执一份备查。

九、科技文件材料的归档时间。

1、我处自行设计、制造的设备的各种技术资料，由项目负责人整理，待设备调试完毕并经鉴定之后一个月内归档。

2、新产品开发的各种技术资料，由课题负责人整理，经过鉴定或总结之后一个月内归档。

3、工艺技术资料由负责工艺的人员整理，在鉴定或投产后一个月内归档。

4、质量检验技术资料，由技术科及时整理归档。

5、外购设备仪器的技术资料的归档，应在设备仪器安装、调试正常运转后及时由技术科整理归档。

6、工程施工方面的各种技术资料，由基建科整理，待工程竣工验收完毕并经鉴定之后一个月内归档。

综合档案室的职责

1、贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作的规章制度。

2、集中统一管理我处的各种档案，维护档案的完整与安全，开展档案的利用工作，做好档案鉴定与编目工作，并按规定向上级档案馆移交档案及有关资料。

3、对各科室文件材料的形成、积累和档案工作进行监督、指导、考核，参加铁运处引进技术项目、建设工程和重要设备开箱的验收工作，参加产品试制，定型和科研成果鉴定工作，参加铁运处的各种大型会议等。

4、对档案的收进移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向上级管理机关报送档案工作的基本情况统计。

保密制度

1、提高警惕，坚持原则，保证不泄密，严防敌人破坏。

2、正确处理档案提供利用和保密的关系，严格执行借阅登记制度。

3、利用者不得借阅与其利用目的无关的档案。

4、重要档案不经有关领导批准不得借阅、拍照、摘抄和私自带走。

5、定期检查、清退、归档，防止丢失、窃密，发现丢失、泄密要及时报告，认真追查处理。

6、对修改后的底图入库要认真检查其修改补充情况。