饲料部采购管理办法

饲料事业部采购管理办法

一、总则

1、目的

为使本部原辅料的采购作业有所遵循，及时提供适质、适量、适价的原辅材料，特制定本办法。

2、范围

凡大宗原料、辅料、包装材料、标签、说明书等采购业务中，有关询价、议价、购买等作业，均适用本办法。

3、采购权限的划分

⑴大宗物资采购，均由采购委员会决议。

⑵其余原辅料采购作业，均由饲料采购部负责询价，呈总经理签准。

4、采购作业方式

采购方式依原料特性、用量分为三种。

⑴大宗原料采购。①适用于大宗物资，如玉米、豆粕、菜籽粕、棉粕、麸皮、进口鱼粉等相关

原料。②采购方式：由饲料采购部每周报市场行情，并预测未来变化，参考公司用量等资

料，定期提报采购委员会研讨，核准后定购。

⑵长期定单采购。①适用于经常使用且市场价格比较稳定的材料，如包装材料。②采购方式：

由采购部事先依据所需之一个月的用量，觅妥供应商，办理询价议价手续、实际交货时间、

明细规格及数量，报请总经理核准后，依实际需要通知供应商交货。

⑶一般性采购。①适用于零星用量且规格复杂之材料，如小品种原料等。②采购方式：采购部

根据各部门开具的采购单，逐项办理询价议价，报总经理核准后采购。

5、供应商的选定及管理

⑴对于大宗或经常使用的材料，采购部门应建立相对稳定的供应商，并设立《合格供方记录》

作为日后询价、议价和供料的参考。

⑵为确保货源，采购人员对于经常采购的材料，应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购，

以稳定货源、价格及质量等。

⑶若供应商为贸易商或代理商时，采购人员应调查其信誉及技术服务能力等，凭此作为判断是

否为采购对象的依据。

6、采购委员会组织

⑴饲料事业部设立采购委员会，由公司财务部经理、贸易部经理、质管部经理及饲料事业部总

经理、副总经理、生产部经理、采购部经理、技术部经理组成。饲料事业部总经理担任采购

委员会主席，采购部经理负责决议案的执行。

⑵采购委员会原则上每月25日举行会议，开会时间由采购部经理安排。

⑶若情况特殊需要时，采购部经理可建议召集临时会议。

⑷开会的法定人数为全体委员的三分之二，任何议案以多数票决定，当赞成票和反对票数相同

⑸会议决议事项由采购部经理记录整理，呈总经理核决。

⑹采购委员会职责：①拟定原料的采购政策并确保政策的适当执行。②依据本公司的技术标

准，确保原料的品质及合理的价格。

二、大宗物资采购作业

1、大宗物资信息收集

⑴采购部随时询访、记录、掌握国内外重要原料的行情动态及足以影响原料供需的种种财经措

施，每周以《原料行情周报表》向总经理汇报。

⑵采购部每月25日前完成预测下一个月的原料成本行情分析和下月采购计划。

⑶技术部每月22日前完成下一个月的《原料预计用量表》送采购部。

⑷仓储部门必须每日早上10时前，将工厂前一日的《原料库存日报表》上网传采购部，以了解

库存动态。

2、大宗物资采购方案的拟定

⑴采购部经理每月主动召集一次会议，邀请采购委员会讨论大宗物资采购最新动态。

⑵采购部除须将上次采购会议决议执行情形提出报告外，并需提供《原料行情报告》供各采购委

员参考、研究，并提出采购建议，以利采购委员会决议采购数量及价格。

⑶采购部应在采购会议中，将预定的采购品种、数量、价格，报采购委员会决定，如遇行情变化

大，需紧急采购时，采购部经理应先口头报告总经理，先向厂方定购，但事后需向采购委员会

报告，并补办手续。

3、大宗物资的定购及交货量控制

⑴大宗物资经采购委员会决议采购，并觅妥适当供应商后，有采购部与供应商签订《采购合同》。

⑵仓库以《原料入库单》作为收料依据，采购部依据《原料入库单》和《原料库存日报表》作为

采购依据。

三、长期定单采购作业

1、询价、议价、采购作业

⑴采购人员就公司经常使用的材料，深入了解材料规格、成本结构、预估一个月的用量等资料后，

选定三家以上供应商，请其报价，并与之议价。

⑵议价完后，采购部人员应拟定采购对象，以《采购合同》并随附供应商报价资料。呈请总经理

核准，完成定购手续。

⑶采购人员应将每次定购的厂商及交易条件做好记录备查。

⑷采购部应注意长期性采购材料的市场行情，遇成本结构中原料涨或跌时，应判断及时再采购。

2、例行通知交货及交货量的控制

⑴属长期定单采购的材料，当库存降至安全存量时，采购部直接以电话向供应商告知所需材料的

规格，交货期限、数量，通知其交货。

⑵仓库以《原料入库单》作为收料的依据。

3、长期供应厂商异常的处理

采购部接到使用部门对现行长期定单供应商有交货品质不符标准、交货量不足、延误交期、售后服务不良等反映时，均应立即通知供应商改善，经通知后仍未改善者，采购部应立即另行开发新供应商。

四、一般性采购作业

1、请购作业

各部门需要采购时，需开具请购单。设备零件则需详填设备零件的规格明细、用途及验收标准，另提供参考工程图画及参考供应商估价资料，送采购部门办理采购作业。

2、采购作业

⑴采购部门经办人员接请购单后，应立即了解请购的品名、规格和功能，经参考市场行情及厂商

资料后，进行询价。

⑵除因独家制造、代理或单笔采购金额在500元以下等因素外，采购部至少应向三家以上供应商

询价。

⑶若厂商报价的规格与请购的规格稍有不符或属代用品者，采购人员应随附资料，由请购部门签

注意见后再行采购。

3、呈核及定购

采购人员询价、议价完成后，填写《采购申请单》经采购经理审核，必要时会签请购部门意见后，依据核决权限呈核，总经理核准后再行采购。

4、品质异常处理

⑴采购人员收到质管部出具的《原料检验报告单》时，应依据检验结果、检验部门意见及《采

购合同》规定，与供应商洽谈扣款、退货、换货、补交等事宜。

⑵因品质不合格退货、换货而导致未于约定日期前入厂并验收合格入库者，应以逾期交货处理。

五、整理付款

1、整理付款验收凭证

整理付款凭证：采购部以《原料入库单》《采购合同》《原料检验报告单》为付款凭证。

2、整理付款程序

⑴采购部在原料验收入库后，以《原料入库单》《采购合同》《原料检验报告单》为付款凭证，

填写好《付款申请单》连同发票按付款程序核批后，交出纳依《付款申请单》汇款给供应商。

⑵属月结货款者，采购人员应先通知厂商提前送发票，然后按程序办理付款。

⑶内购材料需待试车检验者，按订立合同规定办理付款，未定和约者，依采购部门呈准的付款

条件整理付款。

六、附则

本办法饲料事业部总经理批准后公布实施。