对高校二级学院档案管理工作的探讨

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浅议高等学校二级学院的教学档案工作

国家教委指出：校档案工作是 “ 好高办
学校的重要基础工作之一 ” 是从事教学活，动和教学研究的基本条件，够真实的反能映教学工作过程。高校档案管理工作中，在必须做到思想上高度重视，度上完善管制理，理上全面到位，能真正发挥其重要管才作用。
１做好教学档案收集，整理工作
什么是教学档案？学档案是在教学教过程中直接形成的，以文字材料、图表、录音、像等形式存在，有保存价值的教学影具文件的总称。学档案的齐全、范是教学教规管理水平的具体体现。校教学档案的工高作内容应包括对一个管理周期内本单位全部教学活动和管理工作真实情况的采集和整理。般包括以下几个方面（是我校的一这教学档案目录，供参考）仅。级类目：学管理基本档案目录。教１１课务档案．０各学期开课计划。ｌ０各学期任课通知书。２０各学期课程表。３Ｏ课程进度计划及及情况表。４０任课教师情况统计表。５０停调课审批表。６０教师授课考勤表。７１２考务档案．０各课程期末考试３试卷（参考答ｌ套含案与评分标准）课程考试命题审批表。、０试卷档案（括试卷基本情况登记２包表、程考试命题审批表、面成绩、试质量分析参考表、卷复查情况表）试。０大学英语四六级、算机等级考试及３计通过情况。１３学籍档案．０各学期学生成绩表（平时成绩、ｉ含卷面成绩、评成绩）总。目录。Ｏ学生课外附加成绩统计。２．Ｏ休学、学学生总汇（名、号、３退姓学年１６教学研究档案级专业、因）学籍处理表。原及Ｏ教学研究论文目录及复印件。ｌ０各级教改项目汇总及相关材料。２０学士学位授予情况。４０校、、家级教学成果奖申报材料３省国０学生名册。５及获奖证书复印件。１４学生实习档案。０１单位实习计划。０单位开展教育思想学习与讨论的有４

对高校二级学院档案管理现状的思考

档范围内的文件全部归档．另一方面要特别注意收集日常分散形成的账外文件材料。三是要加强文件材料的整理与分类，格按照本院文件材料整理、类方严分案和工作标准，科学合理地整理各类文件材料。加强管理和利用。一是要改善现有
档案管理手段落后．用效率低。利随
着科技的进步，计算机及网络技术在高
校档案管理中得到广泛运用，但是有些高校二级学院档案管理还仍然停留在手工管理水平上．档案信息存储量小．收
工作的建议
的管理条件，立具备温湿度仪、调、建空
复印机、算机、描仪及防盗系统，计扫符
合防火、虫、防防霉、光、盗、尘 “ 防防防六
、
高校二级学院档案管理现状
档案管理不集中、统一。高校二级学院档案管理工作一般归属院办公室负
明确岗位职责，化责任意识，断提高强不
档案管理水平。加强日常收集与整理。一是要编制
一
表、像等不同形式、体的历史记录．声载
是衡量学院教学质量和管理水平的一个
重要标尺，对学院的建设发展起着重要
一

关于加强高校二级院系教学档案管理工作的思考

【中图分类号】Ｇｒ【ｆ７文献标识码】Ａ【４文章编号】１０ — ０６２１）７０６ — ２０９３３（０２０ — １９０
高校教学档案资料的管理是高校档案管理工作的重
要内容。教学档案资料的保存和管理即是对过去教学工作
和过程的真实记录，也是今后开展教学改革、进与提高促
２１０２年０７月
பைடு நூலகம்
黑河学刊
ＨｅｈｏｒａｉｅＪｕｎｌ
Ｊ１０２ｕ．１２
ＳｒｌＮ．８．７ｅｉｏ１０Ｎｏ０ａ
总第１０期第０８７期
关于加强高校二级院系教学档案管理工作的思考
⑧ 刘信香
（中原工学院图书馆，河南郑州４００）５０７
教学：实验、习、程设计教学执行计划；实课毕业（论文）设
计资料；习基地（内、实校校外）实验室建设（；论证、评估、
申报及审批材料）（）；７学籍管理：班级名册、学生成绩、学生注册、重修、学籍异动；８课务考务：（）试卷；教师、学生课
法，没有根据新情况建立相应的规范，缺少制度保障，造成了资料管理的混乱，这样的资料管理形同虚设。根本无法
发挥教学档案资料的作用。
教学质量的信息资源。同时也能反映出一个学校的整体教育教学状况与水平。无论是教育部开展的高校教学评估工作，还是高校内部的常规教学检查，教学档案资料的管理水平与质量都是检查的重点。随着高校教育教学管理体制

浅谈高校二级学院档案的建立与管理

浅谈高校二级学院档案的建立与管理
郭靖（经济学院山东公共管理学院）
一
摘要：随着高校规模的不断扩大，高校的档案管理工作由原来的学校统学、科研过程中形成的档案材料的管理工作。目前，些二级学院的一管理逐步发展成为学校、院二级管理。本文通过分析二级学院建立档案档案管理工作仅限于日常教学、研所产生的文件的存取，乏系统学科缺
的必要性和档案构成，认真总结了二级学院档案管理中容易出现的问题，的档案意识。档案管理散乱、进不集中，案分类不科学、档组卷不标准、步对规范二级学院档案管理工作提出了相应的对策。
一关键词：二级学院 Nhomakorabea档案管理
对策
借取不规范。档案管理上基本上是 “ 收集谁管理 ” 相关工作人员在谁，
１二级学院建立档案的必要性缺失。学校将各类工作逐步下放到各二级学院的同时，要求各级单位３３档案管理员业务素质不高，案的管理流程不规范大多数．档对相关工作内容的档案资料进行长期保管，改变了之前将各类档案在二级学院从事档案管理工作的人员并非专业人员，而是从事相关全部上交学校的档案管理方式。这就要求所有二级学院对各类档案工作的行政人员兼职管理档案，比如教学档案由教学秘书管理，生学的管理工作高度重视。档案由辅导员管理，行政文档由行政秘书管理，分材料和上级文件部１１二级学院建立完善的档案，是一所高校档案管理工作能够．直接由分管领导管理等。为档案管理的基础工作，案的收集与整作档顺利进行的前提二级学院的档案管理是学校档案管理工作的重要理、立卷与归档工作既费工费力而且专业性又强。因为业务水平欠基础，二级学院档案建设是校级档案建设的来源和延伸。级学院作二缺，不是专职的档案管理人员，管的人员没有足够的能力和精力又兼为学校相对独立的教学单位，学校的统一部署下，有自己独立的在拥对各类档案进行专业管理。同时，由于档案管理分散，无法统一规范管理方式，成的诸多管理文件，为档案材料充分客观的记载了学形作档案管理流程，就直接影ＮＮ－级学院档案管理工作的质量。这￣院的历史，映了二级学院的发展过程和取得的成就，二级学院成反是３４管理手段落后，工作效率底二级学院档案建设起步较晚，．就的见证。二级学院档案管理与校级档案管理共同构成学校档案的很多地方并没有将其作为学院工作重点，更没有计划为档案工作的完整体系。１２科学的管理档案，是二级学院进一步做好教学科研工作的管理设备和现代技术进行更新。在档案管理中仍实行原始的手工处．这前提和保障二级单位的档案管理工作，不仅仅是学校档案管理工作理方式，在很大程度上影响了教学档案管理效率。４规范二级学院档案管理的对策的一部分，还是各二级单位实施教学、科研活动期间重要的参考资４１建立健全二级学院档案管理制度管理制度化是加强二级．料。学是二级学院的工作重点，个部分的教学档案从不同视角严教每学院档案工作的关键。级学院应在遵守学校档案管理制度前提下，二谨客观的记录了一个二级学院教学工作的开展过程。科研是二级学结合自身实际，步制定和完善本学院的档案管理制度，管理过程逐对院的工作难点，研档案作为二级学院科研活动的基础，实记载了科真用依本单位的的学术水平和科研实力。行政工作包括内部人事调度与经中的各个环节制定标准，以规范本单位档案管理各环节的工作，法科学管理学院档案。建立制度的同时还应当加强对档案工作人员费分配情况或是其他日常事务的管理，这些工作在二级学院工作中及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况，使贯穿始终，其建立完整的档案是行政工作能够顺利进行的前提。为的监督检查工作，档案工作的规范化从源头就把好关。２二级单位档案管理涉及的主要档案材料４２强化档案意识，进档案管理的科学化、范化要加大对．推规二级学院的主要工作内容包括教学、科研和日常行政工作。对应档案管理工作的重视程度，在学院各级领导、案管理人员和专任教档产生的档案材料也分为教学档案、科研档案和行政档案三个部分。明晰档案管理的工作职责，规范档案管理工作的２１教学档案大多数二级学院把教学档案分为三个部分：．教学师中强化档案意识，范推规要管理基本档案、学生管理与学风建设档案、教学建设与教学改革档标准、围和职能，进档案管理的科学化、范化建设。充分强调明使案。其中：教学管理基本档案包括课务档案、 ① 考务档案、学籍档案、档案管理的重要性，确档案管理的意义，全体教职工积极支持档增毕业实习／论文档案、教学管理／评价档案等档案材料。② 学生管理案管理工作人员的管理工作，强档案管理人员的事业心和使命感，与学风建设档案包括学生管理档案、学生活动／奖档案和学生就从而为二级学院档案的规范管理奠定扎实的基础，不断提高档案管获，业档案等。 ⑧教学建设与教学改革档案包括教学研究档案、学科专业理的水平。４３提高档案管理员的业务水平，．加强档案管理队伍建设档案建设档案、程建设档案、资队伍建设档案等档案内容。课师￣ｒ－级学院档案管理工作２２科研档案在二级学院的科研工作中，要归档的材料范围管理人员的业务能力和管理技术直接影ｏｊ－．需的质量。针对档案管理人员非专职化、专业化这一现状，学院领导应包括：题／目申请、施、定的相关材料；题／目工作总结课项实鉴课项当加强对档案管理人员的专业培训和业务指导，让档案管理人员有报告、文、著的相关材料；研投资和经费预、决算的相关材论专科算努档料；课题／目的成果样本、果鉴定证书、项成数据、测试／测报告等机会系统地学习档案专业基础知识，力提高自身的业务素质。案检管理人员也应当加强《档案法》的学习，了解上级部门的管理规定，积相关材料；实验室、实验基地购置的仪器、料等出入库清单等。材树立服务意识，增强法制观念。２３行政档案二级学院的行政管理工作任务繁重，头绪众多，极提升自身专业水平，．由此产生的档案材料种类的范围也相对较广，如学院的规章制度、诸４４实现档案数字化管理，加强档案信息化建设网络背景下，．财务账目、固定资产明晰、级下发的各类文件、院各类会议的记信息技术日趋成熟，档案管理信息化成为二级学院档案管理的必然上学录及通过的办法等等。趋势。级学院应从实际出发，分发挥现代化办公技术在档案管理二充３二级单位档案管理中容易出现的问题中的运用，为档案管理工作配置具备优良安全性的硬件设备，建立完３１缺乏完善的规章制度，机构设置不健全虽然越来越多的高善各类档案的数字化信息数据库，对其进行有效的备份、．并更新和维校将档案管理工作下放到二级学院，是并没有对二级学院的档案管护。但依托校园现有的成熟的网络环境和网上办公系统，各二级学院应理工作没有提出明确的工作

对新时期加强高校二级院系档案管理的思考

２５实验室档案．
主要包括实验室管理和建设文件材料、实验室人员业务档案材料、实验教学与科研资料以及仪器设备管理材料
等。
２６声像档案．
主要包括二级院系师生和社团在各项工作和活动中直接形成的记录和反映工作及活动过程，具有保存和查考价值的各种声像载体（照片、光盘、录像带、录音带等）和配套文字材料。
２４学生管理档案．
主要包括招生有关材料、学生各类有典型意义的活动记录及相关材料、学生奖惩、情况自己的教学、科研工作特别是成败经验
或关键技术等原始资料归档后会被别人利用，归档时仅提
生退步与进步的原因及对策分析材料、毕业生的有关材料
３＝级院系档案管理现状
３１档案管理意识淡薄．
二级院系主管档案工作的领导对档案管理意识普遍比较薄弱，没有从根本上认识到二级院系档案管理的重要价值，他们把档案管理理解为简单的档案收集和存放，用不着高深的知识和专业的技能。二级院系档案管理人员档案意识淡薄，缺乏必要的档案专业基础知识，错误地认为档案管理就是简单的收集、整理、装订，把档案工作作为自己的额外附加工作，应付了事。
２７实物档案．
主要包括二级院系及师生获得省部级以上表彰的各类荣誉证书的原件或复印件、过期印章、字画、纪念品等及其他形成的实物。
２＝级院系档案管理的主要内容
根据高校二级院系工作活动和建档内容与工作实际需要，高校二级院系档案主要包括教学档案、科研档案、学生管理档案、党政管理档案、实验室档案、声像档案、实物档案和其他工作档案八大内容。

当前高校二级学院管理中存在的问题与对策.doc

1．管理制度不健全二级学院的制度大多源于校本部，与二级学院的民营机制间存在着矛盾，严重影响了制度的落实。

有些制度与二级学院的管理特点不吻合，解决方案不合理，针对性不强，严重影响管理的效果。

很多二级学院只是摘取了本部管理体系的一部分，“只见树木不见森林”，导致管理制度不完善、不全面、不规范。

例如，校本部的一些档案管理、人事管理和教学科研等都与二级学院有很大差异，如果仅仅克隆校本部这方面的制度，对于二级学院的管理肯定是不适用的。

国家相关部门对二级学院的管理制度建设督察验收机制不完善，也是导致二级学院管理制度不规范、不健全的一个原因。

2．内部管理部门职责不清二级学院的管理是个综合性工作，部门之间分工不分家。

因此，对于二级学院而言，工作的协调性是高效管理的基础。

当前，高校二级学院的发展还处于起步阶段，很多职能部门的设置与工作不协调，运行不顺畅。

由于部门间分工和职责不明确，在具体执行过程中经常发生矛盾，出现如“利益面前部门争夺不休，难题面前部门互相推诿，管理人员不管学生学习，教学部门不问学生管理”等问题。

同时．部门之间缺乏沟通，教师与辅导员、教师与领导、辅导员与领导都“自扫门前雪”，缺乏沟通反馈机制，导致部门工作脱节，执行不到位，管理工作效率低。

3．管理队伍素质不高由于高校对二级学院的管理工作重视不够，很难把一些非常优秀的人员调配到二级学院中，导致学院管理队伍专业素质不高。

很多行政干部是教师出身，对行政管理不熟悉，有的还要承担课务，精力不够用；一些具体工作人员是受到学校照顾的职工家属，学历低，能力差；有些是不能胜任教学工作的老弱病残教师；有些是刚分来大学生，没有管理经验。

随着高校管理的现代化发展，这些管理工作人员很难适应高校专业化程度较高的管理工作，如图书管理、教务管理、教研管理、德育工作等。

政治辅导员是帮助大学生解决学习、生活和日益增多的心理焦虑和障碍的教育主体，他们的道德水平、工作能力、文化素质直接影响到教育工作的效果。

基于高校二级管理体制下档案管理研究

２．增强二级档案管理的保密意识
二、二级管理体制下档案管理的要求
１．建立二级档案归档的前移机制
档案收集、整理、移交到归档，是一个连续的系列过程。从对二级档案的移交过程来看，经常存在移交不及时、档案丢失等情况。针对这种情况，学校一级档案部门应该建立完善的归档迁移机制，将明确列入归档范围内的重要资料，在二级部门档案形成时期就由一级档案管理人员提前介入，进行业务指
基于高校二级管理体制下档案管理研究
赵Байду номын сангаас嵘
摘要：高校日益发展的背景下，大部分高校管理体制从原来的一级管理变成二级管理，档案管理的模式也发生了相应的变化。加强高校二级档案管理，逐步推动二级档案管理走上规范化的轨道，促进高校教育教学发展。关键词：高校；管理改革；档案工作
一
信息化建设也呈现出势不可挡的发展趋势，大部分重要文件资源、档案信息都将以纸质和数字形式并存发展已经成为档案管理技术发展的方向。与传统的纸质档案相比，各类电子档案的整理、查询、利用都显现出更加便捷方便的优越性。从这个意义出发，利用高效便捷的信息化技术管理二级档案，势必有利于节约二级档案管理成本、提高的管理效率。三、二级管理体制下档案管理的建议

高校二级合并学院档案管理初探

参考文献
［岑淑儿．二级学院档案管理初探仍．江档案，２０（ｊ１】高校浙０５６［】孙虹高校二级学院建档可行性初探田．江档案。２０（２浙ｏｏ５）【］毛丽君．级管理体制下的高校档案工作Ⅱ．江档案，２０（３二】浙０７４）
２．６，７Ｃ９
【童锦，纵艳芳．谈校园３】浅体育文化建设Ⅱ安徽电子信息职业技术１．
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［王彬。于剑瑞．高等院校体育文化的构建Ⅱ．江高教研究２】论】黑龙
２０，２０５
【程路明现代体育与和谐社会Ｕ＿江体育科学，２０．１６】】浙０６
作者简介张俊伟（９６１７一）．硕士。讲师。研究方向：体育教学与
映了二级学院发展、壮大的历程，对二级学院来说非常的珍贵。其次，各二级学院的专业、学科都各不相同，各有各的特色，这就决定
了二级学院在档案管理上也存在着差异性。合并二级学院，可以根据自己的实际情况突出合并院系的特色。（）４提高管理人员素质，搞好合并二级学院档案工作。建立一支结构合理、素质精良的专兼职档案管理队伍的前提是领导要重视合并二级学院档案工作的人事安排，有条件的可以安排专取的档案工作人员，应针对档案员不稳定的特点，采用 “ 、勤、快”定期培训和短平时业务指导相结合的方法，提高其业务索质。请档案专业的专家、

高职院校二级学院档案管理工作

高职院校二级学院档案管理工作随着社会的发展和科技的进步，档案管理工作在高职院校二级学院中扮演着越来越重要的角色。

它不仅是对学院历史和成就的记录，也是对学院未来发展的规划和指导。

因此，加强高职院校二级学院档案管理工作，对于提高学院的管理水平和教学质量具有重要意义。

一、二级学院档案管理的重要性1、记录学院历史和成就档案是学院历史和成就的记录，它承载着学院从小到大、从弱到强的历程。

通过档案，我们可以了解到学院在各个时期的教学、科研、社会服务等方面的工作情况，为学院的未来发展提供参考。

2、维护学院权益档案中记录了许多与学院相关的信息，如教师、学生个人信息、教学资料、科研成果等。

一旦丢失或损坏，可能会对学院的权益造成影响，甚至带来不必要的损失。

3、提高管理效率通过档案管理工作，可以使学院各项工作的流程更加规范、有序，提高管理效率。

同时，通过对档案的分析和利用，可以为学院的教学、科研、管理等方面的工作提供指导和帮助。

二、二级学院档案管理存在的问题1、档案管理意识不强一些教师和学生缺乏档案管理意识，对档案的重要性认识不足，导致一些重要的档案资料没有及时归档或归档不完整。

2、档案管理手段落后一些二级学院在档案管理方面仍采用传统的手工方式，导致档案管理效率低下，同时也容易造成档案资料的损坏或丢失。

3、档案管理规范不统一由于缺乏统一的档案管理规范和标准，导致各二级学院在档案管理方面存在差异，给档案资料的整合和利用带来困难。

三、加强二级学院档案管理的对策1、加强宣传教育，提高档案管理意识通过开展宣传教育活动，使广大师生认识到档案管理工作的重要性和必要性，提高他们的档案管理意识，自觉参与到档案管理工作中来。

2、加强制度建设，完善档案管理规定建立完善的档案管理规定和制度，明确各级责任和义务，使档案管理工作有章可循、有据可查。

同时，要建立完善的监督机制，对档案管理工作进行定期检查和评估。

3、加强信息化建设，提高档案管理效率积极推进档案管理信息化建设，采用现代化的管理手段和技术，提高档案管理效率和管理质量。

高校二级学院教学档案创新管理模式探讨

一
２传统的教学档案管理模式与现代化的教学管理不能良．
好衔接。
、
１档案管理工作量暴涨．教学档案是衡量高校教学质量和教学水平的重要标志，
学分制环境下，生跨学期、专业、校区甚至跨学校进学跨跨行选课及弹性学制等 “ 规则性 ” 不使教学档案管理工作呈现更多的复杂性，同时产生了大量的标准化数据和电子文档。这对传统的以纸质形式作为主要载体的教学档案管理模式提出了严峻挑战，时也因为无法衔接导致档案的发掘利用难度加大。同３二级学院档案管理职责不清、．材料缺失、规范。不与校级档案馆的 “ 班出身 ”管理规范、职人员充足不科、专同．院教学档案管理存在着规范性不足、档材料缺失和管学归理人员不足等诸多现实问题。了校档案馆制定的综合性规章除和教务处等职能部门制定的 “ 行业性 ” 归档规章外，能部门较职少给予业务指导，没有学院制定自己的归档规范和标准。更二级学院作为一线教学单位．人员编制的影响，为教受多学秘书兼任。随着扩招及二级管理的实施，学院教学管理而各任务急剧增加，学秘书忙于日常教学运行工作，难有时间教很来思考、织教学档案工作。另外。组由于教学秘书不是专业的教学档案管理人员，材料分类、学归档等方面存在先天不在科足，特别是反映自己学院运行特色的哪些材料要归档、以什么方式或格式归档等全凭档案管理人员的个人判断或领导指示．从而造成重视纸质材料的收集管理而忽视其他载体的收集，些档案重复保存，些则无人收存，存的材料也存在一一收分类混乱、订不规范、内目录不完整等问题。装卷二、二级学院教学档案工作创新管理的措施１完善规章制度和归档标准，档案建设有规可循。．使校档案馆和职能部门应指导二级学院制定档案建设标胁到了研究性学习改革本身的成功。６教师把研究性课程理解为学生自主探究、手操作从．动而培养对科学兴趣的科目。而．果教师注重过程知识多于然如经典知识．没有把学生的注意力引导到科学本质上，么学且那生从科学课上获得的信息就不能反映科学家实际上在做什么，不可能发展对重要的科学概念的理解能力。也相关数据显示，师对于研究改革的诠释出现误区．们教他把自己的作用限制在促进者这～中介作用上，他们认为自己在研究性课堂上并没有突出作用，更认为不能直接告诉学生问题的答案。们用旧有的思想和实践来理解新的教学观念，他用新术语来描述旧有的教学实践。他们重视帮助学生建立积极的的内容知识，却同时他们自身也面临着很大的挑战，缺乏科学知识且不了解教学单元的目标，及所期望的教学成果。因此，们仅仅采用以他研究性课堂形式，未能从本质上改革为研究性课堂，得研却使究性课堂教学成效不大。

高校二级学院档案管理工作探讨

【关键词］高校二级学院档案管理工作
普通高校的办学规模越来越大，许多高校在原来直属系的基础上．成立了二级学院。二级学院下设专业系、党支部、行政办、学生办、教务办、科研、实验室等管理机构。许多二级学院在校生达数千人以上，当相于原来一些规模较小的学校。二级学院在日常的教学管理、教学过程、学生管理、科研、行政等方面产生了大量的档案材料，是目前许多高但校二级学院对档案管理工作缺乏了解与重视，档案管理的意识不强。绝大多数高校二级学院形成的档案并没有统一管理，其中不乏具有很高学术研究和科技开发价值的档案资料等。做好高校档案管理工作，全方位为学校教学和科研服务，对高校的长远发展有着极为重要的作用。由于高校二级学院一般都具有一定的规模和承担一定的职能，所以其形成并自行保存的档案，不但种类多样，而且数量可观，值得研究和关注。高校二级学院档案管理存在的问题ｌ档案管理意识薄弱，、文件资料散乱。二级学院在各种教学、、教研学生活动中，成了许多有价值的文件资料。但是，多二级学院因为形许档案管理意识不强，导致一些比较重要的文件不能及时归档，甚至遗失。如何管理好二级学院自存的档案，并没有一个统一的标准。高校二级学院自存档案的管理是混乱无序、缺少规范的，重要的教学类档案有些仍被称之为教学资料而束之高阁、无人问津。因此，大多数二级学院的档案处于零乱随意堆放的状态，有的存放在各系或存放在教务办、学办、行政办等处，没有集中统一管理。当需要使用时，不能及时准确的查
～
、
ห้องสมุดไป่ตู้

关于高校二级学院档案管理与建设的思考

学校档案的完整体系
要求不够明确。由于办学规模的扩大，级学院职能的增强，二学校档案工作重点在于校级档管理，这样的陈旧观念已经不能适应新时期档案
人 ‘ 培养是高等学校三大功能之一＋教学工作是各级各类高校的巾心任务、二绒学院是学校教学Ｔ作的具体组织者和实施者：院级教学档案是在教师的教活动、学管理、学研究、生学习过程中形成教科学的，包含有保俘价值的文字、表、像、声光盘等学院教学材料．是学院办学指导思想、业培养目标、专号业设置和教学内容、法、果的真实方效记录教学案是学院在多ｔ的教学实践活动中逐渐积累形成的一系Ｆ列原始资料，是学院教学活动和教学管理Ｔ作的缩影，教学哽量、是教学管理水平的历史记载，也是衡量学院教学质量、术水平、理水平学管
科技信息
专题论述
关孑高枝二级学皖裆案管理与建设晌思考
浙江传媒学院电子信息学院黄英
［摘要】本文论述二级学院的档案工作在学校档案建设，高等学校教学评估以及二级学院教学管理中重要作用。对高校二级学院档案建设重要性的认识，档案管理队伍建设，制度建设等方面存在的不足进行分析，出了如何从转变观念，提加强队伍建设，制度建设以及二级学院档案建设的内容与方法等方面，出加强二级学院档案管理与建设的若干措施。提［关键词】二级学院管理档案档案管理随着高等教育大众化的推进，高等学校的办学规模不断扩大，二级学院在高校中应运而生并得到了很大的发展，与此同时二级学院档案管理工作的要求和重要性日益突出：另外。省教育厅规定新建本科专业评估和普通高等学校本科教学工作评估，也对学校的档案工作提出了明确的要求，在新专业评估【，１作为教学工作的基本单位——二级学院｜的档案建设是校档案建设的基础，是教学丁作评估的主要档案来源，它对提高管理水平，不断提高教育质量和办学效益有着重要意义一１二级学院档案建设的重要性．二级学院档案是学校档案的重要组成部分，二级学院档案管理是校级档案管理的延伸二级学院是学校的一个相对独立的教学单位，一各项工作在学校的统一部署下有自己的运行方式，形成的管理文件体现了教学管理水平和教学质量，载着学院的发展历史：院的行政管理记学Ｔ作档案如史什、工作计划、：总结、１作会议纪要等都是真实记录＝级：学院的霞耍资料，映＿二学院的发展过程和取得的成就根据学校反ｒｌ级档案管理工作要求，对二级学院的重要资料一酃分要交学校档案室归档保存，一部分留在学院保存、对于这一部分资料二级学院必须进行有效的整理，成二级学院的案资料一级学院档案是二级学院发展的形二历史记录，二级学院成就的见证 ‘ 学院档案与校级档案共同构成是级

学院二级管理体制下的档案管理

未来
人才培养是高等学校三大功能之一，教学工作是各级各类高校的中心任务。二级学院是学校教学工作的具体组织者和实施者。院级教学档案是在教师的教学活动、教学管理、科学研究、学生学习过程中形成的，包含有保存价值的文字、图表、声像、光盘等学院教学材料，是学院办学指导思想、专业培养目标、专业设置和教学内容、方法、效果的真实记录。教学档案是学院在多年的教学实践活动中逐渐积累形成的一系列原始资料，是学院教学活动和教学管理工作的缩影，是教学质量、教学管理水平的历史记载，也是衡量学院教学质量、学术水平、管理水平的重要依据和凭证。这些档案材料也从定性和定量两个方面反映了二级学院的教学质量和教学管理水平。同时，高校教学活动的延续性和周期性，使得教学档案具有通用性的特点。二级学院教学档案材料对学院总结教学规律、开展教学研究、制定计划、进行教学评估、教学检查等都具有十分重要的参考价值。
作者简介：林苑纯（９５，女，南华工商学院人事处档案专业馆员，研究方向：人事档案管理。１６一）
济技术开发和应用。支持循环经济共性技术和关键技术的研究开发，积极引进和消化、吸收国外先进的循环经济技术，重点组织开发有重大推广意义的资源节约和替代技术、能量梯级利用技术、废物综合利用技术、循环经济发展中延长产业链和相关产业链接技术、“ 零排放”技术、有毒有害原材料替代技术、可回收利用材料和回收处理技术、绿色再制造技术以及新能源和可再生能源开发利用技术等，突破循环经济发展的技术瓶颈，加快循环经济技术产业化示范，提高循环经济技术支撑能力和创新能，为制尊鎏效用循环利用和减少废物排放提供高利

新时期高校二级院系教学档案管理工作的几点思考

育体制改革的不断深入，多数高校已经开始或正在实施学籍、生成绩等，学因此，级院系的教学档案管理的规二
或逐步完善二级院系管理，教学档案的管理内容也日益范化、度化、制科学化、系统化和专业化显得十分必要和复杂多样，文针对新时期二级院系教学档案管理工作，本结合自己的工作经验，行一些交流和探讨。进
、
高校二级院系教学档案管理面临的挑战
档案工作机构是做好高校二级院系档案管理工作的重要
保证。目前，当部分高校的二级院系没有建立档案室或相１．高等教育改革对确保和提高新时期教学档案资料室，没有配备专职或兼职的档案员，致教学档案国家也导管理提出了新要求没有专人管理，责不明确，学档案的收集及整理存在职教教育部从１９９９年以来制定了高等院校扩大招生的严重的不及时、完整及流失现象。不政策，使得招生人数在１间由１９年的１８猛增０年９８０万２重视程度不够，．档案意识薄弱。二级院系是从事教到２００９年的６０，我国高等教育出现了规模的大发学活动的一线教学单位，担着艰巨的教学任务，１万承特别是展，为世界上在学学生规模最大的国家，被外国媒体在我国教育行政管理部门对各高校实行五年一周期的教成这描述为 “ 国高等教育的一次大跃进 ”由于师生（其是学评估背景下，从学院领导到教职员工更是始终把教学中。尤学生）数量的迅速增加，然使得在教学管理中占有核心工作放在首位，必忙于具体的教学事务，对教学档案管理缺

高校二级学院教学档案规范化管理刍议

包括以下几个方面的材料：１教学基本文件类：（）教学工作文件、规加，传统的教学档案管理模式和手工操作方法已不能适应改革发
高校教学档案具有多科性、多样性、广布性、层次性、时序性
章制度：教学计划、教学大纲、开课安排、教学进度表、教学日历、实展的需要。２高校实行内部体制改革，．实行二级分院管理，原本由学校验室及校外实习基地建设规划；教师听课情况记录、教师调课记
形成的现行档案的分类；《新民主主义档案分类表》适用于对１１年考用的一切公开或内部的出版物以及某些档案的复制品，９９是馆（藏室）
五四运动到１９１月中华人民９年０４共和国成立，整个新民主主义革命档案的重要补充。档案馆（所收藏的资料不仅内容丰富，室）而且形式
地方的各种机构在处理日常公务中形成的文书、图籍、档册等清代档＿据调查，有的档案馆（直接采用《档法》有的档案馆（将《室）中，室）中档，
＾ ≮ ．
案的分类，包括清人关前（６７形成的档案、１０年）人关后从顺治元年法》与图书情报界推行多年的《中国图书馆分类法》《、中国图书资料分
在其活动中形成的档案。
、
５《、中档法》只适用于对馆（）塞藏档案的分类．而不能用于对所藏４周铭。略谈企业档案分类【。书，０１Ｊ秘】２００Ｉｌ１资料的分类。所谓资料，是指档案馆（收藏的，、室）机关组织或个人在
教学档案是反映和评估教学质量及教学管理水平的重要依估及申报材料；学科建设、课程建设、科研项目等的申报材料、规
据，是高等学校档案的主体、核心。随着高等教育社会化的基本实划、中期评估以及结题报告、总结等材料。（）３教师业务类：典型教现、高校教学改革和内部体制改革的不断深入以及招生规模的不案、多媒体课件、试题库、教学研究项目和成果、教材使用情况、成学术交流活动记录、工作量统计表、教学情况调查断扩大，教学档案的管理内容也越来越复杂。而高校各院系是从绩修改记录、事教学活动的一线教学单位，是教学文件的主要产生者和保管表、教师先进事迹材料等。（）４学生学籍类：在校学生基本情况表、者。其档案管理的规范化对于提高教学和教学管理效率及水平，成绩登记表、学生各类申请、学籍变更材料、奖惩材料、毕业设计

职业院校二级学院档案管理模式探讨

49办公室业务2014·12办公室业务·档案工作文/黄建辉职业院校二级学院档案管理模式探讨职业院校里的二级学院，档案管理十分重要。

虽然校一级有完善齐全的档案管理制度和管理机构，但是，随着学校学生人数和教职工人数的不断扩大，一些校级档案管理的功能逐步下放到二级学院，这时，二级学院的档案管理就越来越显得重要了。

结合工作实际，笔者就有关职业院校二级学院档案管理模式作以下探讨。

一、现有档案室基本情况以笔者所在单位的档案室为例介绍情况如下：本单位为职业院校的二级学院，学院于2008年4月成立，教职员工52人，其中5名正教授，13名副教授，15名博士（3名博士后）。

学院从2008年4月开始建立综合档案室。

档案室35平方米，分两间，一间保存试卷和教学资料，一间为期刊图书阅览室。

档案室设有档案橱柜10个，能容纳几年的各类档案，配备有空调、碎纸机、保险柜等设备（无配备电脑）。

另外，各专业、各教研室有各自的档案柜，有关的资料自行保管。

该综合档案室配备兼职管理员1人（编外人员），无专职管理人员。

该档案室的最大功能就是存放每年的考卷、教学文件、期刊保存、获奖奖品证书、部分书籍等。

二、现有档案室优缺点分析现有档案管理模式的优点，一是没有专职的档案管理员，大大节省了管理成本，当前只有一个兼职档案管理员，人员精简，节约了成本。

二是功能简单，易于管理，现在的主要功能就是存放，保证安全，保证存放完整，只要需要时，尽快找到就达到目的。

三是由于部分资料存放在各教研室各专业，减少了综合档案室的空间压力，也减少了管理员的工作强度。

四是独立一间档案室是开放式的，方便教师自行阅览期刊，受到广大教职员工的欢迎。

但是，这样的档案管理模式，存在许多缺点：一是没有设立严格的档案管理制度，例如什么样的资料要存放、存放的年限，什么样的资料属于高级（特级）保密资料，什么样的资料可以外借以及借阅手续规定等等。

二是没有采取科学的手段进行管理，还是采取手工管理的模式，经常出现领导需要找某份材料，管理员要很久才能找到，有时甚至出现找不到的现象。

论高校二级学院教学档案管理中存在的问题与对策

、
高校二级学院教学档案管理存在的问题
（）学档案材料收集不全一教档案材料的归档等必须由管理人员再三督促，
高办学层次方面起着参考作用；第三，二级学院教学档案能反映出校风、风、教学风，对提高高校的社会声誉有着监督的作用。
（中学院ａ晋．管理学院；．公共ｂ档案馆，山西晋中０００）３６０摘要：校二级学院档案管理存在的主要问题有：学档案材料收集不全面；案管理高教档
界限不清；统手工立卷等。其原因为院领导、职档案员、师对档案管理重视程度不够；传兼教缺
作及发展壮大的历程。级学院教学档案中记载着二教学活动的经验和教训，其进行分析研究，于对对
程进度表，师任课安排、教教案，秀实习报告，优本专业教学检查，教师工作量核算、记材料。２０登０４年我院档案馆在参与各系迎接升本所做的档案管理指导工作，据实际情况适度增加了存放学院档根
第２７卷第６期
２１００年１２月
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Ｖｏ．７Ｎｏ６１２．
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论高校二级学院教学档案管理中存在的问题与对策

浅谈高校二级学院档案的建立与管理

浅谈高校二级学院档案的建立与管理摘要：随着高校规模的不断扩大，高校的档案管理工作由原来的学校统一管理逐步发展成为学校、学院二级管理。

本文通过分析二级学院建立档案的必要性和档案构成，认真总结了二级学院档案管理中容易出现的问题，进一步对规范二级学院档案管理工作提出了相应的对策。

关键词：二级学院档案管理对策1 二级学院建立档案的必要性学校将各类工作逐步下放到各二级学院的同时，要求各级单位对相关工作内容的档案资料进行长期保管，改变了之前将各类档案全部上交学校的档案管理方式。

这就要求所有二级学院对各类档案的管理工作高度重视。

1.1 二级学院建立完善的档案，是一所高校档案管理工作能够顺利进行的前提二级学院的档案管理是学校档案管理工作的重要基础，二级学院档案建设是校级档案建设的来源和延伸。

二级学院作为学校相对独立的教学单位，在学校的统一部署下，拥有自己独立的管理方式，形成的诸多管理文件，作为档案材料充分客观的记载了学院的历史，反映了二级学院的发展过程和取得的成就，是二级学院成就的见证。

二级学院档案管理与校级档案管理共同构成学校档案的完整体系。

1.2 科学的管理档案，是二级学院进一步做好教学科研工作的前提和保障二级单位的档案管理工作，不仅仅是学校档案管理工作的一部分，还是各二级单位实施教学、科研活动期间重要的参考资料。

教学是二级学院的工作重点，每个部分的教学档案从不同视角严谨客观的记录了一个二级学院教学工作的开展过程。

科研是二级学院的工作难点，科研档案作为二级学院科研活动的基础，真实记载了本单位的的学术水平和科研实力。

行政工作包括内部人事调度与经费分配情况或是其他日常事务的管理，这些工作在二级学院工作中贯穿始终，为其建立完整的档案是行政工作能够顺利进行的前提。

2 二级单位档案管理涉及的主要档案材料二级学院的主要工作内容包括教学、科研和日常行政工作。

对应产生的档案材料也分为教学档案、科研档案和行政档案三个部分。

2.1 教学档案大多数二级学院把教学档案分为三个部分：教学管理基本档案、学生管理与学风建设档案、教学建设与教学改革档案。

二级学院档案管理的现代化与规范化对策研究

二级学院档案管理的现代化与规范化对策研究摘要：伴随着我国高等教育体制改革不断深化，高等教育日益大众化，二级学院的规模越来越大，二级学院档案管理工作的重要性日益突显，二级学院档案规范化、现代化建设也逐渐摆上高校档案管理的议事日程。

二级学院档案管理的规范化现代化是现代社会经济发展和高校日益大众化发展的客观要求，也是高校档案管理规范化、现代化与档案事业可持续发展动力。

二级学院档案管理只有不断增强档案管理的理论意识，大力提高档案管理专业水平和现代化科技水平，恪守标准，依法依章办事，严格执行国家和上级部门制定档案规范标准，才能更有效的促进档案管理的规范化现代化建设。

关键词：二级学院；档案管理；现代化；规范化基金项目：丽水学院教学研究项目：“二级学院档案管理的现代化与规范化对策研究”。

项目编号：09jy03中图分类号：g647.24 文献标识码：a 文章编号：1673-8500（2012）11-0106-02一、问题的提出近年来，我国在高等教育体制改革上取得了前所未有的成就，高等学校的办学规模不断扩大，越来越多的高校都成立了诸如文学院、理学院、工学院、农学院、医学院、商学院之类的二级学院。

伴随着高校的升级、升格、合并和扩招，高等教育日益大众化，二级学院的规模越来越大，二级学院档案管理工作的重要性日益突显。

由于大部分高校二级学院成立的时间不长，一切从零开始，档案管理工作存在着诸多问题，如档案不全、材料散乱、分类混乱、案卷标题、目录不规范、电子设备陈旧、电子技术落后、缺乏专职管理人员或管理人员专业素质低下等等，这一切都直接影响了二级学院档案管理目标的实现。

二级学院档案管理短期目标或最低目标，也是最直接、最现实的目标无疑就是迎接高校评估检查，长期目标或最终目标则是实现高效、科学、有序的档案管理。

这两个目标都要求档案管理规范化与现代化。

二、相关的概念我们有必要先界定“二级学院”的定义。

“二级学院”的概念有广义狭义之分。

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对高校二级学院档案管理工作的探讨
本文分析了二级学院档案管理存在的主要问题，提出了二级学院档案管理工作采取的一些具体措施。

标签：二级学院挡案管理
0引言
随着高等教育体制改革的不断深化。

我校办学规模的不断扩大。

二级学院档案管理工作也呈现了不少问题，本文根据我校二级学院档案管理中的问题，着重提出了一些具体的措施方法，以提高我校二级学院档案管理水平。

1二级学院档案工作中存在的主要问题
1.1对档案管理重视程度不够，档案意识薄弱，档案资料丢失严重。

二级学院般都是在原有系的基础上建立起来的，长期处在教学的第一线，对档案的认识水平低水平，直接导致档案管理水平普遍偏低。

不管领导，还是普通教职员工往往都只认识到教学、科研的重要性，而忽视对日常工作中形成的档案材料的管理，导致平时不注意档案材料的收集、整理，错误地认为档案工作就是对工作材料的简单整理、装订，把档案管理看作自己的额外工作，只有在上级机关检查时才临时突击，应付了事。

部分教师甚至对档案的归档持抵触态度，有些人认为教学、科研成果属于自己，理应由自己保管，不应上交档案部门，有些人则为了查阅方便，常常将自己经手的文件材料据为己有不归档，给档案材料的收集增加了难度。

有些二级学院档案管理职责不明确。

有些兼职档案员总是强调客观原因，以在本部门承担着许多其它工作，难以抽出时间为由，把此项工作往后排，未及时将档案材料收集。

有些二级学院没有配备专职档案员，管理人员忙于日常事务，容易错过了收集时间，导致档案的收集不全。

1.2二级学院的档案管理过分依赖学校档案馆。

一方面，目前高校档案工作还处于高度集中的管理体制，高校对二级学院档案工作过于集中管理。

另一方面，二级学院自身管理制度不健全，档案员对于档案的管理在头脑中没有一个明确的概念。

再由于档案员行政上受学院管理，业务上受高校档案馆的监督指导，相关的档案管理人员积极性不高。

二级学院领导和工作人员对二级学院档案建设重要意义认识严重不足，认为档案管理和建设是学校的事，过分依赖学校的档案馆。

1.3缺乏完善的规章制度。

二级学院档案建设起步较晚，所以往往容易忽视工作的程序化、规范化，习惯于个案处理，按经验办事，没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则。

①界限不清。

二级学院产生的文件材料有的已列入学校档案室的收归档范围，有的则没有，因此，许多有保存价值的文件材料都处于散乱状态，被随意堆放，没有集中统一管理。

②管理不细。

对于已经收集起来的档案材料的管理混乱，不同类别、不同学年的材料被存放在处，不仅不便于查
找利用，并且容易造成档案的丢失。

③职责不明。

二级学院虽都已配了档案管理员，但档案管理工的职责不明确。

1.4二级学院档案管理人员素质不高。

由于二级学院人员编制紧张，就产生了用人上的随意性，进而影响了其管理水平和效率的提高。

二级学院的档案管理人员大多为兼职档案员，而兼职档案员往往身兼数职，难以全心投入档案管理工作。

有的部门兼职档案员更是形同虑设，没能真正履行其职责。

而二级学院兼职档案员变动频繁，新手不断，每个新到岗的兼职档案员对工作的热悉毕竟要有一段时间。

二级学院的兼职档案员很少有机会接受档案专业培训，专业技术人员仅有极其微弱的比例，复合型的档案答人才极其贫乏。

这客观上对二级学院档案归档工作造成很大影响。

影响了归档进程及归档质量，制约了二级学院档案管理和建设工作顺利、有序进行。

2二级学院档案管理的措施
2.1采用科学的管理模式，提高档案管理水平。

打破目前高度集中的管理体制，管理机构要由学校档案馆和二级学院档案室组成，可以根据学校和二级学院的条件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。

集中式管理模式是以高校档案馆为主体的集中管理与提供服务的模式。

高校档案馆配置较高的网络服务器，建立专门的档案信息网站，通过Internet供校内外利用。

每年资料上传时间由学校档案馆定，或由学校档案馆与二级学院商量决定。

二级学院的档案员将可以上传的档案资料上传到学校档案馆的服务器上，二级学院要保证文件的准确性，并要尊重文件作者隐私权和知识产权。

上传完毕后，由学校档案馆负责维护、管理。

分散式管理模式是充分利用现有的网络资源，通过校内发达的Internet网络，把形成的档案信息，如博硕论文集、教学方法与经验等，通过网络向其它高校和社会各方面公布，以积极的姿态为利用者服务。

二级学院每学年固定时间将收集完毕的电子版教学文件，经审查，上传至服务器上，并分门别类，定期更新维护。

2.2提高档案意识、强化规范制度管理。

加强对(档案法>的宣传和学习，对专兼职档案管理人员进行岗位培训，提高档案管理人员的业务水平，举办档案业务专题讲座，不断提二级学院领导和教职工整体的档案意识。

要尽快建立健全收集档案资料的制度，特别是要对收集范围、收集程序、收集途径和奖惩等作出明确规定，以确保收集的准确、完整。

要理顺内部管理关系，建立档案管理人员的岗位责任制，明确各档案员的分工，文件材料收集、整理和立卷归档工作责任到人。

要加强对二级学院档案工作人员的监督检查工作，及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况，使档案工作的规范化，从源头就把好关。

学院档案的现代化管理应纳入二级学院办公技术现代化的统一规划，通过计算机网络对学院档案实现完整、准确和动态、立体的管理。

2.3充分发挥二级学院档案管理特色。

在档案管理方面，二级学院要努力突出自身的特色，才能更具价值。

首先，大量反映二级学院发展的具体材料都是由二级学院进行管理。

这些材料对学校档案部门没有归档的价值，但它体现了二级学院各方面、各层次的工作，反映了二级学院发展、壮大的历程，对二级学院来说非常的珍贵。

其次，各二级学院的专业、学科都各不相同，各有各的特色，
这就决定了二级学院在档案管理上也存在着差异性。

2.4提高管理人员素质，搞好二级学院档案工作。

建立一支结构合理、素质精良的专兼职档案管理队伍是前提。

领导要重视高校二级学院档案工作的人事安排，有条件的可以安排专职的档案工作人员，应针对档案员不稳定的特点，采用“短、勤、快”定期培训和平时业务指导相结合的方法，提高其业务素质。

请档案专业的专家、教授讲授档案基础理论知识和相关法律法规，逐步提高档案员的专业水平；请兼职档案员分批到校档案馆观摩，由经验丰富的专职档案工作人员结合具体案卷进行讲解和操作辅导，使之对档案材料的形成过程、分类归档、管理利用等环节有更自观的认识，这可以提高二级学院档案员的立卷和归档卫作的专业化水平。