2021年高校二级学院档案管理工作亟待加强

高校二级学院档案管理工作亟待加强

高校二级学院档案管理工作亟待加强

作者/ 赖华红

加强档案管理工作在高校管理与建设过程中具有重要意义。《中华人民 ___档案法》规定，重视本组织、本单位、本职务工作的档案建设与管理，是每位工作人员的基本义务。档案是一个国家各类社会组织、机构、个人 ___真实记录，是传承国家、民族、社会发展___基本工具，是对后人负责的精神体现。从学院组织、机构和个人的微观层次而言，档案还具有总结历史经验教训，反映本院各方面发展的历史面貌，强化工作纪律，杜绝滥用职权，防止职务腐败等重要作用。为此， ___专门颁布了《普通高等学校档案管理办法》。从当前高校的发展趋势来看，依法加强二级学院的档案管理，已成为高校在构建和完善现代大学制度过程中强化内部管理的一项重要举措。

一、高校二级学院的学院秘书

随着高等教育事业的发展和高等教育体制改革的深入，我国许多大学设立了若干二级学院，并逐步建立了校院（系）二级管理体制。这些学院作为高校办学的基础组织，在大学教育事业的发展过程中发挥着极为重要的作用。所谓“大学”，实际上就是学校机关与各个学院的综合体。各个学院承载着大学各项事业建设和发展的重任，在党务、行政、教学、科研等管理上既有较强的统一性，又具有不同程度的相对独立性。学院各项事业的发展既关系到学院自身各项工作的未来走向，又关系到整个学校的协调发展。

然而，不论是学校的整体工作，还是学院内部的各项事务，落实到具体操作层次，总是无法离开学院办公室的各项秘书工作。学院秘书是学院乃至高校重要的基础岗位，学校或学院的各项工作都程度不同地依赖于学院秘书的具体运作。因而各个学院依照秘书工作的内容和性质，根据自己的办学规模专门设置了党总支秘书、团委秘书（书记）、行政秘书、教学秘书、科研秘书、研究生秘书、行政秘书、财务秘书等秘书岗位。

二、学院秘书与档案管理工作

二级学院的档案管理工作是高校管理系统中重要的基础工作之一，也是检查、评估学院办学质量和管理水平的重要方面。二级学院档案是学校档案的重要，除其中一部分重要资料要上交学校档案室归档保存外，绝大部分资料留在学院保存。《普通高等学校档案管理办法》第九条规定：“高等学校各部、处、院、系、所等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至两名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、和移交工作。”在实际工作中，大部分高校要求各院（系）和职能部门配备一名兼职档案员，从而在全校形成了以兼职档案员为基础的档案工作网络。但是，在二级学院档案管理的实践中，档案管理任务往往是由办公室秘书承担，也就是说，学院秘书实际上同时充当着兼职档案员的角色。

随着学院事业的发展，学院在党务、行政、教学、科研等活动中了产生许多文件材料；同时，教师在各自的教学科研活动中，也产生了不少重要资料。这些档案材料分散，涉及的内容和范围越来越广，导致学院兼职档案员的工作任务越来越重，学院档案管理工作的压力越来越大，形成了工作内容无法分解而工作负荷又难以承载的现实矛盾。

三、学院档案管理中存在的问题

（一）缺损遗漏严重

近几年来，高校二级学院各项事业发展迅速，各种档案资料随之日益增多，一些重要的档案资料在工作流程中不经意地被遗失或损毁。除了上级“红头文件”、学院党政会议记录、学生工作荣誉、学院人事考核等档案资料，以及秘书工作必需的案头材料保存较为齐备

外，其他档案资料则严重缺损或遗漏，其中缺损最为严重的当属教学档案、科研档案和党务档案。

（二）分割存档

高校机关职能部门与二级学院基本维持着单线归口划块的业务管理体制。比如，学院教学秘书归口学校教务处，研究生秘书归口学校研究生处，团学秘书归口学校学工处团委，党总支秘书归口学校党委各部门等，因此，学院的档案资料处于切块划归各对口部门管理的状态。在这种管理体制下，重点抓了档案源的管理工作，而忽视了档案的全宗化、规范化和标准化。分割存档反映了学院档案管理体制上的弊病。

（三）档案管理意识薄弱，随意性强

由于体制不健全等原因，各归口秘书实际上都是兼职档案管理员，他们忙于日常秘书事务，缺少对档案管理专业知识的学习，对档案管理工作往往缺乏系统的协调。因此，对于日常工作中形成的各种资料，哪些该存档、如何存档、如何延续等，难以做到系统化、规范化和标准化。档案管理工作存在着事务活动忙忙碌碌，存档材料寥寥无几，档案质量不高的现象。

（四）开发利用率低

各个学院的档案管理工作，仅仅停留于“保管”的层面，或者

为迎接某项评估和检查而准备。除了红头文件、党政会议记录等，因当前工作所需而偶尔调阅或使用外，其他档案资料的利用率则非常低。这与学院档案资料普遍缺损，档案资料的基本功能受到严重损害等有着密切联系。

（五）各学院管理水平不平衡

发展不平衡是我国的基本国情。高校二级学院档案工作的管理水平也不平衡。比如，有的学院严格按行文制度办事，学院内部的各项重要决策均能以学院文件形式下发各系、所、室，并及时存档；有的学院实行严格的成就备案制度，个人重大成就均被同时视为学院进步和发展的成果，各种证件、荣誉、专利、发明、论著、实验成果等科研（技）成就的原（复）件，均予以存档。个别学院对国内著名学者的重要用品或重要纪念物均有收集，比如社会交往声像、著名手稿等。

四、二级学院档案管理不瞢的原因

（一）学院秘书工作任务繁重

学院发展规模与学院秘书岗位设置不平衡，造成学院秘书工作量有增无减。档案资料发生量越大的学院，办公室日常的繁杂事务越多，这些日常事务工作，反过来又制约着学院秘书对档案资料及时有效的。另外，学院秘书与学院实验室、资料室、教辅人员工作量严重失衡，也造成了学院秘书的心理失衡，影响了学院秘书的工作心态和工作绩效。

（二）学院秘书地位低、待遇差

学院秘书是高校管理体系中的基础岗位，岗位的基层性、服务性，决定了学院秘书与学院领导、部门负责人以及教学科研人员相比，自然在工作地位和待遇上存在着一定距离。同时，学院秘书地位低、待遇差，还集中体现在学院秘书与学校机关秘书，以及学院秘书与学院办公室、资料室、实验室其他工作人员劳资收入等对应比较方面。这就造成学院秘书除了完成日常应急事务以外，对档案管理工作缺乏积极性。