对高校二级学院档案管理现状的思考

对高校二级学院档案管理现状的思考

对高校二级学院档案管理现状的思考

高校二级学院档案是高校二级学院在开展教学、科研、管理等活动中形成的对高校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,是衡量学院教学质量和管理水平的一个重要标尺,对学院的建设发展起着重要助推作用。近年来,随着我国高等教育评估制度、评估活动的实行和开展,各高校越来越重视档案工作,档案管理条件不断改善,管理水平不断提高。但是,在一些高校,却仍然存在着只重视校本部档案管理,而忽视其二级学院档案管理的现象,造成二级学院档案管理很不规范,给学院自身建设造成很大负面影响,同时也给高校的长远发展带来一些新问题。

一、高校二级学院档案管理现状

档案管理不集中、统一。高校二级学院档案管理工作一般归属院办公室负责,院办公室大多成立有专门的档案室、配备有专职档案员,但也有一些至今还没有成立专门档案室,甚至连单独的档案库房都没有,所有档案资料都存放在院办公室的铁皮柜里,日常管理和使用由办公室一名成员兼职,管理的范围也仅限于文书档案和部分科技、会计及实物档案,而大量的教学实践、科研活动材料都分属各有关业务部门保管,形成了一个单位多个档案管理部门的格局,这既不符合《档案法》“档案实行集中统一管理”之规定,也不利于本院档案的安全

管理和有效利用。

档案收集不完整齐全,整理不科学规范。高校二级学院档案管理内容广泛,载体形式多样,在日常文件材料收集、整理中往往存在收集不及时、不完整、不齐全,整理不科学、不规范等现象,有些应归档的文件材料没有及时被收集归档或被遗漏,有些已归档文件材料其内容不齐全、不完整。例如,有些部门只重视收集各种红头文件,而忽视了对教学、科研活动中形成的各种文件材料的收集。有些部门归档文件材料中只有请示,没有批复。在归档文件材料的整理、分类上缺乏严格规定和统一标准,造成了档案保管期限划分不准确、目录填写不明细、检索工具不完备等问题,为日后档案的查找利用带来了诸多的困难。

档案管理手段落后,利用效率低。随着科技的进步,计算机及网络技术在高校档案管理中得到广泛运用,但是有些高校二级学院档案管理还仍然停留在手工管理水平上,档案信息存储量小,收集、整理、检索难,利用率低。此外,一些高校管理思想守旧,对二级学院建立后的档案管理工作监督指导不到位,缺少相应的对策措施,档案人员计算机及网络技术薄弱,自动化、信息化程度不高。

二、对改进高校二级学院档案管理工作的建议

加强领导,明确职责。高校要加强对二级学院档案管理工作的领导,建立与二级学院发展规模、发展状况相适应的综合档案室(馆),选拔政治素质高、事业心、责任感强的同志担任档案专职干部。清晰划分学校、二级学院两个层次档案管理的职责范围,使学校与二级学院

各司其职,各尽其责。明确学校档案馆(室)主要负责收集保管校本部及二级学院产生的永久保存价值档案,工作重心放在档案信息的研发利用和档案建设现代化管理水平的提高上,同时负责二级学院档案管理的监督和指导,定期开展档案业务及现代化管理技术培训,使二级学院档案人员的知识结构、业务水平更好地适应当前学院建设发展的需要。

建立完善管理制度。结合二级学院工作实际和特点,建立符合本院实际的《文件材料归档范围、归档要求》、《档案分管院领导责任制》、《专、兼职档案员责任制》、《文件材料的管理和利用制度》、《档案资料传递、登记制度》等档案管理规章制度。健全档案管理工作的检查、考核制度,定期布置、检查、总结档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,不断提高档案管理水平。

加强日常收集与整理。一是要编制一套切合本院实际的档案整理分类方案和工作标准。二是开展积极主动、有目的、有意义的收集工作。一方面要确保归档范围内的文件全部归档,另一方面要特别注意收集日常分散形成的账外文件材料。三是要加强文件材料的整理与分类,严格按照本院文件材料整理、分类方案和工作标准,科学合理地整理各类文件材料。

加强管理和利用。一是要改善现有的管理条件,建立具备温湿度仪、空调、复印机、计算机、扫描仪及防盗系统,符合防火、防虫、防霉、防光、防盗、防尘“六防”要求的档案专用库房。二是要改进管理方法,加大资金投入建立院内计算机网络系统,购置必备的笔记本

电脑、摄像机、数码照相机、录音笔、光盘刻录机、多媒体设施等,利用计算档案管理软件建立目录数据库,运用计算机数据库建立全院档案信息系统,提高档案信息的收集、储备、检索开发、利用的速度和质量,使档案管理工作尽快步入科学化管理轨道。三是加强研发利用,编制《全宗指南》、《大事记》、《基础数据汇编》、《论文论着汇编》等编研资料,并及时增补、充实其内容,使二级学院档案更好地为学院教学、科研、管理服务。

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