高职院校二级学院档案管理工作
高职院校二级学院教学资料档案化管理探析
高职院校二级学院教学资料档案化管理探析随着教育信息化的发展和高等教育的大众化，高职院校二级学院的教学管理工作变得越来越繁杂。
而教学资料档案作为教学工作的重要组成部分，其管理也日益成为学校管理者和教师们关注的焦点。
教学资料档案化管理是提高教学质量、保障学生权益、提升学校办学水平的必由之路。
那么，如何进行高职院校二级学院教学资料档案化管理？本文将从档案化管理的重要性、档案化管理的现状和存在问题、提高档案化管理水平的途径三个方面进行探析。
一、档案化管理的重要性教学资料档案作为教学管理工作的基础，对于教学工作的顺利进行起着至关重要的作用。
教学资料档案记录了学生的学习情况、教师的教学过程、课程设计等重要信息，是学校对于教学工作的重要基础资料。
教学资料档案也是学校对于教学工作进行评估、总结和改进的重要依据，只有通过档案化管理，才能够对学校的教学工作进行科学、客观地评估和检验。
教学资料档案的管理还关系到学生的权益和学校的声誉，只有做好档案化管理工作，才能够保障学生权益和维护学校形象。
二、档案化管理的现状和存在问题高职院校二级学院的教学资料档案化管理在不断地改进和完善中，但是仍然存在一些问题。
教学资料档案的建立和整理工作缺乏统一规范和标准，导致档案的质量参差不齐，影响了档案管理的效率和科学性。
教学资料档案的存储和管理模式落后，无法满足信息化时代对于数据的高效管理和利用需求，档案检索和查阅的效率低下。
教学资料档案的更新和维护工作不力，部分教师对于档案管理的重要性认识不足，导致档案信息的时效性和完整性不足。
三、提高档案化管理水平的途径要提高高职院校二级学院教学资料档案化管理的水平，需要从以下几个方面入手。
建立和完善档案管理制度和规范，明确教学资料档案的建立、整理、存储和维护程序和标准。
引入信息化技术，建立教学资料档案数字化管理系统，提高档案的存储和管理效率，方便教师查阅和利用。
加强对教师的档案管理意识和能力培养，定期组织档案管理知识和技能培训，提高教师对档案管理工作的重视程度。
二级学院档案管理制度
一、总则为了加强二级学院档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学院实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 学院行政、教学、科研、人事、财务、学生等各部门形成的各类档案资料。
2. 学院举办的活动、项目、培训、会议等产生的档案资料。
3. 学院与其他单位、个人之间的往来文件、协议、合同等档案资料。
4. 学院教职工、学生等个人形成的各类档案资料。
三、档案管理职责1. 学院档案管理部门负责学院档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等工作。
2. 各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案资料的真实性、完整性和安全性。
3. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，严格按照档案管理制度执行工作。
四、档案管理流程1. 收集：各部门在形成档案资料时，应按照规定的时间、范围和格式收集齐全。
2. 整理：档案管理人员对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，确保档案资料的有序存放。
3. 归档：档案资料整理完成后，按照归档范围和规定的时间提交给档案管理部门。
4. 保管：档案管理部门对归档的档案资料进行分类、存放，确保档案资料的安全、完整。
5. 利用：档案资料需要查阅时，按照规定程序办理查阅手续，确保档案资料的安全。
6. 销毁：档案资料达到销毁条件时，按照规定程序办理销毁手续。
五、档案安全与保密1. 档案管理部门应建立健全档案安全制度，确保档案资料的安全。
2. 档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案资料中的秘密信息。
3. 档案资料存储应采取电子化、数字化等手段，确保档案资料的长久保存。
六、奖惩与监督1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度，造成档案资料损失、泄露等行为的，依法依规追究责任。
3. 学院设立档案管理监督机构，对档案管理工作进行监督检查。
七、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由学院档案管理部门负责解释。
浅谈高职院校二级学院教学档案管理工作存在的问题及解决对策
浅谈高职院校二级学院教学档案管理工作存在的问题及解决对策文/广东科贸职业学院 梁敏茹 林洁文二级学院教学档案是高校二级学 院在开展教学、 科研、 学生学习等活动中形成的有保存价值的图表、文字、照 片等不同形式的历史记录，是二级学院发展的重要见证，直接反映了二级学院 的教学工作，是评估二级学院教学质量 和管理水平的重要指标， 对学院的建设发展起着重要助推作用。
近年来， 随着我国全面开展高职高 专院校人才培养工作水平评估， 各高职院校越来越重视档案工作， 档案管理工 作需要不断改进和提高。
但是高职院校只重视校级档案管理， 而忽视其二级学 院教学档案管理的现象依然存在， 二级 学院档案管理依旧很不规范，给学院自身建设和发展带来不利，同时也给 高职院校本身的长远发展带来一些新 问题。
—、高职院校二级学院教学档案管理工作的主要内容和特点1.二级学院教学档案内容繁多二级学院教学档案是二级学院教学活动和学生学习的全过程的真实记 录，内容繁多，主要包括：学校规章制度、 学校教务处和督导下发的文件； 教 学大纲、教学计划，教学计划变更材料及申请等教学管理类材料；教师上交的 期末考试A 、B 卷及答案和试卷分析，考试成绩单、顶岗实习材料等教师业务 类材料； 还有学年教学工作总结、 校外实习基地规划材料、 实习总结、 教学质 量评估材料、 教学会议记录、 工作量统 计表、奖惩材料等跟教学相关的行政类档案材料， 以及学生学习过程中转专 业、休学、退学等备案材料。
二级学院 根据自己的职能及特点，档案管理整体 为档案收集、整理、鉴定、保管（移交）、统计、利用等工作。
2.高职院校档案门类较多高职院校的档案不仅门类较多， 且各个门类档案的形成过程也不尽相同。
二级学院所产生的档案有以下两个比 较突岀的特点。
第一，收集多样性。
由于各门类档 案材料记录的内容专业性较强， 且二级学院各专业工作性质存在差异， 档案材料的收集工作必须遵循档案的自身规 律和特点而采用多渠道、 多样性的收集方式。
高职院校二级学院教学资料档案化管理探析
高职院校二级学院教学资料档案化管理探析1. 引言1.1 背景介绍随着高职院校的不断发展壮大，教学活动日益频繁，产生的教学资料量也逐渐增大。
传统的教学资料管理方式已经无法满足教学工作的需要，引入档案化管理成为了一个必然的选择。
档案化管理将教学资料数字化存储、分类管理，极大地提高了教学效率，节约了时间成本。
随着信息技术的迅速发展，档案化管理系统也得到了极大的完善和发展，使得管理更加便捷高效。
高职院校二级学院教学资料档案化管理是当前教育领域的热点问题之一。
它不仅关系到教学工作的顺利进行，还关系到教学质量的提升。
对于高职院校二级学院教学资料档案化管理进行深入研究，并探析其优势、关键技术、挑战与应用前景，有助于更好地指导和促进教学工作的发展。
本文将对该领域进行探讨，希望能为相关研究提供一定的参考和借鉴。
1.2 研究意义教学资料档案化管理在高职院校二级学院中具有重要的研究意义。
通过对教学资料进行档案化管理，可以有效提高教学资源的利用率和管理效率，有助于提升教学质量和教学成果。
档案化管理可以帮助学校建立完善的档案管理体系，促进信息共享和交流，提升学校整体管理水平。
教学资料档案化管理还可以规范教学活动的过程和教学资源的使用，保障教学档案的完整性和保密性，提升教学工作的规范化和科学化水平。
随着信息化技术的发展，教学资料档案化管理有助于学校更好地应对信息化时代的挑战，促进高职院校二级学院的可持续发展。
通过深入研究教学资料档案化管理的意义和作用，可以为高职院校二级学院教学管理工作提供重要的理论指导和实践参考。
1.3 研究内容和方法本文旨在探讨高职院校二级学院教学资料档案化管理的现状、优势、关键技术、挑战以及应用前景。
具体研究内容包括对各高职院校二级学院教学资料档案化管理的情况进行调研分析，探讨不同学院的管理模式和实践经验；分析档案化管理在教学资料管理中的优势和价值，探讨其对教学工作的促进作用；深入研究档案化管理的关键技术，包括信息化系统、数据存储和保护技术等；探讨档案化管理所面临的挑战，如信息安全、隐私保护等问题；并展望档案化管理在教学资料管理中的应用前景，探讨其在提升教学质量和效率方面的潜力。
高职院校二级学院档案管理工作
高职院校二级学院档案管理工作随着社会的发展和科技的进步，档案管理工作在高职院校二级学院中扮演着越来越重要的角色。
它不仅是对学院历史和成就的记录，也是对学院未来发展的规划和指导。
因此，加强高职院校二级学院档案管理工作，对于提高学院的管理水平和教学质量具有重要意义。
一、二级学院档案管理的重要性1、记录学院历史和成就档案是学院历史和成就的记录，它承载着学院从小到大、从弱到强的历程。
通过档案，我们可以了解到学院在各个时期的教学、科研、社会服务等方面的工作情况，为学院的未来发展提供参考。
2、维护学院权益档案中记录了许多与学院相关的信息，如教师、学生个人信息、教学资料、科研成果等。
一旦丢失或损坏，可能会对学院的权益造成影响，甚至带来不必要的损失。
3、提高管理效率通过档案管理工作，可以使学院各项工作的流程更加规范、有序，提高管理效率。
同时，通过对档案的分析和利用，可以为学院的教学、科研、管理等方面的工作提供指导和帮助。
二、二级学院档案管理存在的问题1、档案管理意识不强一些教师和学生缺乏档案管理意识，对档案的重要性认识不足，导致一些重要的档案资料没有及时归档或归档不完整。
2、档案管理手段落后一些二级学院在档案管理方面仍采用传统的手工方式，导致档案管理效率低下，同时也容易造成档案资料的损坏或丢失。
3、档案管理规范不统一由于缺乏统一的档案管理规范和标准，导致各二级学院在档案管理方面存在差异，给档案资料的整合和利用带来困难。
三、加强二级学院档案管理的对策1、加强宣传教育，提高档案管理意识通过开展宣传教育活动，使广大师生认识到档案管理工作的重要性和必要性，提高他们的档案管理意识，自觉参与到档案管理工作中来。
2、加强制度建设，完善档案管理规定建立完善的档案管理规定和制度，明确各级责任和义务，使档案管理工作有章可循、有据可查。
同时，要建立完善的监督机制，对档案管理工作进行定期检查和评估。
3、加强信息化建设，提高档案管理效率积极推进档案管理信息化建设，采用现代化的管理手段和技术，提高档案管理效率和管理质量。
浅谈高职院校二级学院教学档案管理的几个问题
陈亚伟（常州机电职业技术学院，江苏常州，213164）高职院校二级学院教学档案是高职院校档案的重要组成部分，直接反映了高职院校教学工作的全过程，是准确评估高职院校教学质量和教学管理水平的重要依据。
随着高职院校学科和专业建设的快速发展，二级学院教学档案数量快速增长，教学档案科学管理和有效开发利用显得至关重要。
一、高职院校二级学院教学档案的主要构成根据教育部《高等学校档案管理办法》《高等职业院校人才培养工作评估方案》和《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》的要求，高职院校二级学院教学档案主要包括：1.有关教学业务管理的各项规章制度等文件材料。
2.专业设置、专业教学标准、重点专业建设、课程建设与改革、科研项目申报等专业和课程建设文件材料。
3.学期计划和总结、日常教学检查资料、教师教学任务、授课计划、教案、教材征订、调代课申请、试卷管理、课程小结、考核分析、成绩单等常规教学和教学管理文件材料。
4.教学设备、实训项目等校内实训场所和建设协议、接受学生实习情况等校外实习基地建设等教学实践文件材料。
5.教师学习和工作经历及教育培训、教学和教学管理工作、课题研究、社会服务与技术培训等教师个人业务文件材料。
6.毕业设计留校作品、日常教学中优秀留校作品、光盘等其他教学和教学管理实物材料。
二、高职院校二级学院教学档案管理存在的主要问题根据笔者所在院校的实际情况，同时参考兄弟院校的相关情况，笔者认为目前高职院校二级学院教学档案管理主要存在以下问题：1.教学档案管理意识淡薄。
二级学院作为教学和教学管理的主要责任部门，从领导到教职员工都把主要精力放在教学和教学管理上，普遍对日常教学管理、教学质量提升和科研成果水平等比较重视，而对在这些工作中形成的文件材料的收集、保管、整理和归档等容易忽视，只有在院校进行教学水平评估和上级有关部门前来检查指导时，才花大量精力来突击应付。
有些教职人员为了方便自己查阅利用，对教学和教学管理中形成的文件材料移交归档持消极态度，不愿意主动配合档案部门做好移交归档工作。
高校二级学院档案管理制度
一、总则为了加强我院档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及国家、省、市档案行政管理部门的有关规定，结合我院实际情况，特制定本制度。
二、档案管理原则1. 集中统一管理原则：学院档案实行集中统一管理，各二级学院、部门应将档案工作纳入本单位工作计划，配合学院档案管理部门做好档案的收集、整理、归档和保管工作。
2. 完整性原则：确保档案的完整、准确，防止档案散失、损毁。
3. 安全性原则：加强档案的安全防护，确保档案实体和信息安全。
4. 利用性原则：提高档案的利用率，充分发挥档案的作用。
三、档案管理职责1. 学院档案管理部门负责全院档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁和开发利用等工作。
2. 各二级学院、部门负责人为本单位档案工作的第一责任人，负责本单位档案工作的组织实施。
3. 档案管理人员应具备相应的业务素质和职业道德，认真履行职责，确保档案工作质量。
四、档案收集与整理1. 档案收集：各二级学院、部门应按照档案收集范围，及时、准确地收集档案材料。
2. 档案整理：按照档案分类、编号、装订等要求，对收集到的档案材料进行整理。
3. 档案归档：按照档案归档制度，将整理好的档案材料报送学院档案管理部门。
五、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案实体和信息安全。
2. 档案利用：档案管理部门应提供档案查阅、复制等服务，方便单位和个人利用档案。
六、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。
2. 档案销毁：对超过保管期限的档案，经鉴定后，按规定程序进行销毁。
七、奖惩与监督1. 对在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理规定的单位和个人，给予批评教育或纪律处分。
3. 档案管理部门对档案工作进行监督检查，确保档案管理制度落实到位。
八、附则本制度自发布之日起施行，原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。
二级学院学生档案管理制度
第一章总则第一条为加强我院学生档案管理工作，确保档案的完整、准确与安全，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合我院实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我院全日制学生的档案管理。
第三条学生档案是学生在校期间的学习、生活、成长过程的真实记录，是学生转正定级、职称评定、办理养老保险、出国深造等方面的重要依据。
第二章学生档案管理机构及其职责第四条学生档案管理工作实行学院统一领导、二级学院分级管理的原则。
第五条学院学生工作部是学生档案管理的职能部门，负责学生档案的收集、整理、归档、保管、利用和转递等工作。
第六条各二级学院应设立学生档案管理办公室，指定专人负责学生档案管理工作。
第七条学生档案管理办公室的职责：（一）负责学生档案的收集、整理、归档、保管和转递等工作；（二）对学生档案进行定期检查、清点和维护；（三）指导、监督各班级学生档案材料的收集和归档工作；（四）对档案管理人员进行业务培训和考核；（五）协助学生工作部完成其他相关工作。
第三章学生档案的收集与整理第八条学生档案的收集应包括以下内容：（一）学生入学登记表、录取通知书、高考成绩单等入学材料；（二）学生学籍变动材料，如休学、退学、复学、转学等；（三）学生在校期间的学习成绩、课程成绩、论文、科研成果等材料；（四）学生在校期间的各种奖惩材料，如奖学金、荣誉称号、处分等；（五）学生在校期间的体检、鉴定、社会实践、志愿者活动等材料；（六）学生毕业证书、学位证书等毕业材料。
第九条学生档案的整理应按照以下要求进行：（一）按照档案材料的形成时间、内容进行分类；（二）对档案材料进行编号、归档；（三）确保档案材料的完整、准确、规范。
第四章学生档案的保管与利用第十条学生档案的保管应遵循以下原则：（一）确保档案的完整、准确、安全；（二）遵循保密原则，不得泄露学生个人信息；（三）定期检查、清点档案，及时发现问题并整改。
二级学院教学档案管理制度
第一章总则第一条为了加强二级学院教学档案管理工作，确保教学档案的完整、准确、系统，提高教学档案管理水平，根据《高等学校档案管理办法》及相关规定，结合我院实际情况，特制定本制度。
第二条教学档案是指在学校教育教学活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录。
第三条教学档案是学院教育教学工作的重要组成部分，是学院教育教学、科研、管理、服务的重要依据。
第四条教学档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，规范操作；（二）科学合理，便于利用；（三）安全保密，确保完整；（四）分工负责，协作配合。
第二章教学档案的收集与整理第五条教学档案的收集范围：（一）教学计划、教学大纲、教学进度表、教学日志、教案等教学文件；（二）教师备课、授课、辅导、批改作业等教学活动记录；（三）学生成绩、学籍、考试、实习、毕业论文等学生管理材料；（四）教学评估、教学质量监控、教学改革等教学管理工作记录；（五）教学设施、设备、实验室、图书馆等教学资源管理材料；（六）其他具有保存价值的材料。
第六条教学档案的整理要求：（一）按照档案分类、编目、装订等规范进行整理；（二）保持档案的完整、系统、连续；（三）确保档案的准确、清晰、规范。
第三章教学档案的保管与利用第七条教学档案的保管：（一）按照档案保管规范，确保档案安全；（二）建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、维护；（三）加强档案保密工作，确保档案信息安全。
第八条教学档案的利用：（一）按照档案利用规定，为学院教育教学、科研、管理、服务提供档案服务；（二）建立档案查询制度，方便师生查阅档案；（三）加强档案信息化建设，提高档案利用效率。
第四章教学档案的管理职责第九条学院领导对本学院教学档案管理工作负总责，各部门负责人对本部门教学档案管理工作负直接责任。
第十条教学档案管理部门负责：（一）制定教学档案管理制度，并组织实施；（二）组织开展教学档案的收集、整理、保管、利用等工作；（三）定期对教学档案工作进行监督检查。
职业院校二级学院档案管理模式探讨
49办公室业务2014·12办公室业务·档案工作文/黄建辉职业院校二级学院档案管理模式探讨职业院校里的二级学院，档案管理十分重要。
虽然校一级有完善齐全的档案管理制度和管理机构，但是，随着学校学生人数和教职工人数的不断扩大，一些校级档案管理的功能逐步下放到二级学院，这时，二级学院的档案管理就越来越显得重要了。
结合工作实际，笔者就有关职业院校二级学院档案管理模式作以下探讨。
一、现有档案室基本情况以笔者所在单位的档案室为例介绍情况如下：本单位为职业院校的二级学院，学院于2008年4月成立，教职员工52人，其中5名正教授，13名副教授，15名博士（3名博士后）。
学院从2008年4月开始建立综合档案室。
档案室35平方米，分两间，一间保存试卷和教学资料，一间为期刊图书阅览室。
档案室设有档案橱柜10个，能容纳几年的各类档案，配备有空调、碎纸机、保险柜等设备（无配备电脑）。
另外，各专业、各教研室有各自的档案柜，有关的资料自行保管。
该综合档案室配备兼职管理员1人（编外人员），无专职管理人员。
该档案室的最大功能就是存放每年的考卷、教学文件、期刊保存、获奖奖品证书、部分书籍等。
二、现有档案室优缺点分析现有档案管理模式的优点，一是没有专职的档案管理员，大大节省了管理成本，当前只有一个兼职档案管理员，人员精简，节约了成本。
二是功能简单，易于管理，现在的主要功能就是存放，保证安全，保证存放完整，只要需要时，尽快找到就达到目的。
三是由于部分资料存放在各教研室各专业，减少了综合档案室的空间压力，也减少了管理员的工作强度。
四是独立一间档案室是开放式的，方便教师自行阅览期刊，受到广大教职员工的欢迎。
但是，这样的档案管理模式，存在许多缺点：一是没有设立严格的档案管理制度，例如什么样的资料要存放、存放的年限，什么样的资料属于高级（特级）保密资料，什么样的资料可以外借以及借阅手续规定等等。
二是没有采取科学的手段进行管理，还是采取手工管理的模式，经常出现领导需要找某份材料，管理员要很久才能找到，有时甚至出现找不到的现象。
高校二级学院档案管理制度
第一章总则第一条为加强二级学院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及国家、省、市有关档案工作的规定，结合我院实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我院所有二级学院，包括教学、科研、行政、后勤等部门。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案材料的完整、准确、系统和连续；2. 保密性原则：严格执行国家保密法规，保护档案的秘密；3. 利用性原则：充分发挥档案的作用，为学院各项工作提供有力支持；4. 保管性原则：加强档案的保管，确保档案的安全。
第二章档案管理职责第四条学院档案管理工作由学院档案室负责，其主要职责如下：1. 负责学院档案的收集、整理、归档、保管和提供利用；2. 负责学院档案的鉴定、销毁和统计分析；3. 负责学院档案的保密工作，确保档案的安全；4. 参与学院档案工作的监督检查和业务指导；5. 完成上级部门和学院领导交办的其他工作。
第五条学院各部门应积极配合档案室开展档案管理工作，具体职责如下：1. 各部门负责人应高度重视档案工作，加强对档案工作的领导和组织；2. 各部门应建立健全档案工作制度，明确档案管理责任；3. 各部门应按照档案收集范围，及时收集、整理和归档本部门形成的档案材料；4. 各部门应配合档案室做好档案的鉴定、销毁和统计分析工作；5. 各部门应严格执行档案保密制度，确保档案的安全。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 学院各项规章制度、工作计划、总结、会议记录等文件材料；2. 学院教学、科研、行政、后勤等部门形成的各类文件材料；3. 学院各类项目、课题、成果等材料；4. 学院教职工、学生、毕业生等个人档案材料；5. 学院对外交流、合作等活动中形成的文件材料。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类、编目、组卷、装订等规定进行整理；2. 保持档案材料的历史联系，便于保管和利用；3. 档案材料应整洁、美观、规范；4. 档案整理过程中，应确保档案材料的完整、准确。
高职院校二级学院教学资料档案化管理探析
高职院校二级学院教学资料档案化管理探析随着高职院校二级学院教学工作的不断发展，教学资料的管理变得越来越重要。
针对这一问题，对教学资料进行档案化管理成为必不可少的工作。
档案化管理能够更好地保护和利用教学资料，提高教学工作的效率和质量。
本文将对高职院校二级学院教学资料档案化管理进行探析，分析其意义、实施方法、面临的挑战和解决方案等。
一、档案化管理的意义（一）保护教学资料教学资料是学校教学工作的重要支撑，包括教学大纲、教材、试卷、教案、教学设计等。
这些资料的丢失或损坏将会对教学工作产生严重影响。
通过档案化管理，可以对教学资料进行分类、编号、存档，避免丢失或损坏，保证教学工作的正常进行。
（二）提高教学效率档案化管理可以使教学资料更加规范化和标准化，方便教师和学生进行查阅和利用。
教师可以更快地找到需要的资料，减少了寻找资料的时间，提高了备课和教学的效率。
学生也能够更加方便地获取教学资料，提高学习效率。
（三）促进教学质量提升通过档案化管理，学校可以对教学资料进行定期更新和审查，及时淘汰过时的资料，增加新的教学成果。
档案化管理也可以促进教学成果的分享和交流，推动教学改革和提升教学质量。
（一）建立档案化管理制度学校应当建立健全的档案化管理制度，明确教学资料的分类、编号、存档和借阅等流程，规范教学资料的管理和利用。
（二）数字化管理教学资料学校可以采用数字化技术，将教学资料进行数字化处理，建立电子档案库。
这样可以方便教师和学生随时随地获取所需的教学资料，也能够更好地保护教学资料，避免纸质资料的丢失和损坏。
（三）培训教职工和学生学校应当开展相关的培训活动，提升教职工和学生对档案化管理的认识和能力，使他们能够熟练地使用档案化管理系统，提高工作效率。
三、面临的挑战及解决方案教学资料的种类繁多，管理起来比较复杂。
学校可以建立多级分类制度，将教学资料进行细分，制定详细的管理办法，以便更好地管理各类教学资料。
（二）信息安全问题数字化管理教学资料会面临信息安全问题，可能遭到网络攻击或数据丢失。
高职院校二级学院档案管理工作
2.1 它是学校档案的基础 由于二级学院是高职院校教学、科研、管中，形成的数量众多、内容丰富、不同载 体的档案材料，既是二级学院档案的主要内容，又是学校档案的重要 组 成 部 分[6]，学 校 里 每 一 个 统 计 数 据 ，都 是 由 各 个 二 级 学 院 提 供 的 。 2.2 它反映了二级学院的教学管理水平
在各种教学工作水平评估和重点项目申报的过程中都要对专业 的教学计划、教学大纲、教材、师资队伍情况、实训基地的使用面积、仪 器 设 备 配 套 和 使 用 情 况 以 及 学 院 的 教 学 条 件 、教 学 状 态 、 教 学 效 果 等 [1] 进行考查和分析。 专家组将根据教学评估或重点项目申报的评价指 标，凭借大量的档案材料，对被评估或重点项目申报的高职院校做出 客 观 、 全 面 的 评 价 [6]。 2.4 它是领导决策的依据
二级学院档案记载了教师和教学管理人员在教学过程中不断探 索形成的最新教学和实 践 成 果[6]，可 以 映 射 出 教 学 过 程 中 的 成 功 经 验 和存在的不足，是二级学院考核教学效果，加强教学管理，制定教学计 划，总结教学经验，研究教学规律的主要依据。 2.3 它是各种评估和项目申报的重要凭证
高职院校二级学院档案管理工作研究
罗月红 （天津职业大学 机电工程与自动化学院，中国 天津 300410）
【摘 要】高职院校二级学院的成立是为了适应办学规模的增加，因此标志着二级学院独立运行过程记录的档案建设及其管理工作在学校 发展过程中将发挥非常重要的作用 。 本文主 要论述了二级学院档案的归档范围和作用 ，并对如何做好二级学院档案管理工作提出了一些建议。
学生管理档案包含了学生的年龄、性别、籍贯、生源地，班级，毕业 生的就业单位、就业去向、学生成绩以及学生参加各种技能大赛和各 种活动的获奖情况等内容[5]，也 记 录 了 学 生 的 思 想 成 长[7]，所 以 可 以 为 推荐毕业生就业提供学生在校情况的证明和评估标准。 2.7 它为教学改革提供参考
高职院校二级学院教学资料档案化管理探析
高职院校二级学院教学资料档案化管理探析1. 引言1.1 背景介绍高职院校二级学院教学资料档案化管理是当前教育领域面临的重要问题之一。
随着信息技术的快速发展和教学内容的不断更新，教学资料的管理工作变得愈发繁琐和复杂。
传统的纸质档案管理无法满足高职院校教学资料管理的需求，采用电子化档案管理已成为当务之急。
随着高职院校规模的日益扩大，教学资料的数量和种类不断增加，管理起来愈发困难。
目前，许多高职院校的二级学院尚未建立起完善的教学资料档案管理系统，导致教学资源的重复浪费和管理效率的低下。
对高职院校二级学院教学资料档案化管理进行深入探析，找出存在的问题并提出改进建议，对提升教学管理水平、提高教学效率具有重要意义。
本文旨在通过对现有管理模式的分析和探讨，探讨二级学院教学资料档案化管理的重要性和现实意义。
梳理教学档案化管理的关键技术和实践经验，为高职院校教学资料档案化管理工作的提升提供一定参考。
【200字】1.2 研究目的研究目的是通过对高职院校二级学院教学资料档案化管理进行探析，深入了解其重要性、存在的问题以及实践经验，探讨教学资料档案化管理的关键技术和效益。
通过本研究，旨在为高职院校二级学院提供更科学、有效的教学资料档案化管理方案，提升教学质量和管理水平，推动教学工作的持续发展。
希望通过研究成果对相关领域的理论和实践工作做出贡献，促进教学资料档案化管理工作的规范化和专业化发展。
最终实现高职院校教学管理工作的现代化和智能化，为教师和学生提供更优质的教学资源和服务。
1.3 研究方法研究方法是本文研究的核心内容之一，对于高职院校二级学院教学资料档案化管理探析具有重要意义。
在本研究中，我们将采用文献分析、案例研究和实地调研相结合的方法，旨在全面深入地探讨高职院校教学资料档案化管理的现状和存在的问题，以及二级学院在实践中的探索和应用情况。
文献分析将帮助我们系统地梳理和总结已有的相关研究成果和理论观点，为后续研究提供理论支持和参考。
二级学院学生档案管理制度
第一章总则第一条为加强二级学院学生档案管理工作，确保学生档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合我院实际情况，特制定本制度。
第二条学生档案是指学生在校期间形成的，反映学生德、智、体全面发展情况的各类文件材料。
学生档案管理是学院学生工作的重要组成部分，对于维护学生合法权益、促进学院教育教学改革、提高人才培养质量具有重要意义。
第三条学生档案管理遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家有关法律法规和政策规定，确保学生档案管理的合法性、合规性。
（二）真实性原则：确保学生档案内容的真实、准确、完整。
（三）保密性原则：对涉及学生隐私的档案信息，严格保密，不得泄露。
（四）规范性原则：建立健全学生档案管理制度，规范档案收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第二章管理体系第四条学院设立学生档案管理办公室，负责学生档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第五条学生档案管理办公室实行院长负责制，由学院分管学生工作的领导担任主任，负责学生档案管理的全面工作。
第六条学生档案管理办公室下设档案管理员、档案保管员等岗位，具体负责档案的日常管理工作。
第三章档案收集与归档第七条学生档案收集范围：（一）学生入学时的录取通知书、准考证、身份证等证明材料；（二）学生学籍变动材料：包括转学、休学、复学、退学等申请材料及审批文件；（三）学生奖惩材料：包括奖学金、荣誉称号、处分等证明材料；（四）学生各类考试、考核成绩单；（五）学生毕业证书、学位证书等证明材料；（六）其他与学生学习、生活、成长相关的材料。
第八条学生档案归档要求：（一）归档材料必须真实、完整、准确，符合档案管理的规范要求；（二）归档材料应按照时间顺序、类别进行整理，确保档案的有序性；（三）归档材料应妥善保管，防止丢失、损坏。
第四章档案保管与利用第九条学生档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风，温度控制在15℃-25℃之间，湿度控制在40%-60%之间；（二）档案柜应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施；（三）档案管理人员应定期检查档案，确保档案的安全、完整。
对高校二级学院档案管理工作的探讨
对高校二级学院档案管理工作的探讨引言高校二级学院作为高等教育中重要的组成部分，其档案管理工作具有重要的意义。
二级学院档案管理工作的规范与否，直接关系到学院的教学质量与学生的培养质量。
本文将从以下几个方面探讨高校二级学院档案管理工作的重要性、存在的问题及对策。
1. 高校二级学院档案管理工作的重要性二级学院档案管理工作的重要性主要体现在以下几个方面：1.1 学院发展的基础支撑学院的各项工作都离不开档案管理的支撑。
档案管理工作通过对学院的历史沿革、组织结构、人员编制、经费管理等信息进行有效的记录和管理，为学院决策和发展提供重要依据。
1.2 保障教学质量档案管理工作对于学院的教学质量保障具有重要作用。
通过对学生档案的管理，学院可以及时掌握学生的学习情况、考试成绩、项目实践等信息，及时发现和解决教学过程中存在的问题，提高教学质量。
1.3 服务学生发展学生档案是学生学习和发展的有力证明和保证。
只有对学生档案进行科学管理，才能帮助学生更好地规划学业和个人发展，为学生提供个性化的指导和服务。
2. 存在的问题及对策虽然高校二级学院档案管理工作的重要性不言而喻，但在实际工作中还存在一些问题，需要采取相应的对策解决。
2.1 档案管理制度不健全部分高校二级学院档案管理制度存在不完善的情况。
这包括档案管理责任的明确性、档案管理流程的规范性、档案管理标准的统一性等方面。
为了解决这一问题，学院需要加强对档案管理制度的研究和修订，并加强对相关人员的培训和指导。
2.2 档案信息化水平较低部分学院档案管理仍然以纸质方式为主，信息化水平较低。
这导致档案的检索、更新和共享效率较低。
学院可以借助现代信息技术手段，推动档案信息化建设，利用电子档案系统、云存储等技术，提高档案管理的效率和质量。
2.3 档案保密工作亟待加强学院档案中包含大量涉及个人隐私的信息，档案保密工作非常重要。
目前一些学院对档案保密工作重视不够，存在信息泄露的隐患。
学院需要加强对档案保密工作的宣传和培训，建立健全的档案保密管理制度，加强对档案的安全控制和监督。
高职院校二级学院档案管理探析
Archives Management档案管理高职院校二级学院档案管理探析■魏晓琳辽宁金融职业学院摘要：高职院校二级学院管理是一种新型的校系管理模式，各项工作正处于起步阶段，尤其是档案工作是二级学院建设和发展的一块短板，存在着各种问题。
做好高职院校二级学院的档案工作应该从建立一套行之有效的管理制度、做好档案资料飾分类和收集工作以及加强二级学院档案人员的队伍建设和推进二级学院档案信息化进程等方面入手。
关键词：高职院校；二级学院；档案工作随着教育教学体制改革的不断深入，高职院校的招生规模逐渐扩大，为了适应新的形势，高职院校的管理模式也发生了根本性的变化，“二级管理”体制就是校系新型管理模式的代表。
许多学校成立了二级学院，并在二级学院下设学院办公室、专业教研室、学生办公室等机构。
二级管理是高职院校组织在校级职能部门宏观调控的基础上，将管理权限下放到二级学院的一种新模式，在新的运行模式下，二级学院的工作任务和工作量加重，在各项活动中产生的档案数量也不断增加，而二级学院的各项工作尚处于初级阶段，比如档案工作，如何管理好二级学院的档案成为二级学院乃至整个学校工作的新课题。
高职院校二级学院档案的作用二级学院是将原来的院系进行资源整合和重组后成立的，与原院系部相比，二级学院在教学、科研、专业建设、师资队伍建设方面拥有更多的自主权和决策权，由于高职院校二级学院是学校教学、科研和管理各项活动的具体组织者和实施者，因此在各项活动中产生的档案数量众多、内容丰富、载体多样，需要归档的范围包括党政文书档案、教学档案、科研档案、学生档案、声像档案等多个方面，这些档案能够真实地反映二级学院运转的全过程，全面地反映出二级学院教学、科研和管理的水平，是领导决策、教学评估和教学改革的重要依据，对于学校和二级学院的发展都有着非常重要的作用。
同时，二级学院档案是学校档案的基础，做好二级学院档案工作也是为学校整体档案工作打下坚实的基础。
高职学院二级学院档案管理工作存在的问题（-）二级学院档案意识薄弱二级学院的成立和运行尚处于初级阶段，各项工作的体制机制都不成熟，工作内容和数量较权利下移前要多很多，领导和教职工把大部分精力都用在了教学和教学管理上，用在适应新型的工作程序之中，对教学和教学管理中产生的材料疏于收集、整理和归档，只有在教学评估或是上级部门检查时才会突击收集、整理档案材料，评估检查结束后又恢复到从前的状态。
二级学院部中心教学档案管理细则
XX职业技术学院
二级学院（部、中心）教学档案管理细则
衢职院教〔2021〕34号
一、教学档案管理原则
1．教学档案是高校师生在教学活动中XX的、具有保存价值的、并按一定归档制度集中保管的文字材料、图表、录音、录像实物等教学文件材料的总称。
２.教学档案的建档质量是衡量高等院校教学管理水XX教学质量的重要标志之一.
3．教学档案实行分级管理，编目造册。
XX二级学院（部、中心）XX、主任是教学档案管理的第一责任人，教学秘书具体负责管理本单位的教学档案，确保教学档案的完整、准确、系统和安全。
４。
教学档案工作是教学管理的重要组成部分，教学工作与教学档案建设工作应同步进行,在布置、检查、总结、评估教学工作的同时，做好教学档案的收集、整理、归档、评估工作。
5．XX二级学院(部、中心）应建立教学档案查阅制度，充分发挥教学档案的作用。
6．根据《XX职业技术学院档案管理实施办法（XX）》，对教学档案实施规范管理。
７．教学档案管理应充分使用XX管理手段。
二、二级学院(部、中心)教学档案的归档范围与保管期限
13-11 综合
四、本细则自颁布之日起施行。
五、本细则由教务处负责解释。
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高职院校二级学院档案管理工作
高职院校的二级学院是高职院校党政、科研等活动的组织和实施者，在教育教学过程中会形成丰富的档案资料。
高职院校二级学院的档案记录和反映了二级学院建立、建设和发展的历程，为高职院校的各项统计工作提供源头的基础数据，是评估和衡量二级学院管理水平、教学水平、人才培养质量等的重要平台，是领导决策的重要支撑和保障。
1989年10月，国家教委以第6号令颁布了《普通高等学校档案管理办法》，使高职院校档案管理工作步入正规化、标准化。
①
1 高职院校二级学院档案管理的范围
高职院校二级学院在日常的教学管理、教学过程、学生管理、科研等方面形成了大量的资料。
②这些文字、图像和声像等材料均应归档。
归档的重点要以高职院校二级学院形成的不同载体和不同形式的文件材料为主，归联盟入的档案要真实地反映二级学院的各项工作活动情况。
党务行政资料的归档
包括学校下发的党务、行政、人事、科研、学团、工会工作的的文件资料;高职院校数据采集的报表;二级学院的工作设想、工作总结、会议记录、规章制度、合同协议、荣誉证书等。
1.教学常规资料的归档
包括教学计划、教学大纲、教学任务、校历表、课程总表、教材征订计划、考试安排表、期中和期末考试的试卷、学生的毕业设计论文;教学规划、规定、办法、会议纪要;各类教学检查、专业建设、课程申报、评奖评优资料等。
1.师资队伍资料的归档
包括二级学院行政人员、辅导员、实训室人员、专任教师的基本信息;师资培养计划、人才引进计划、骨干教师和专业带头人申报资料、人员年度考核、人员培训进修资料、兼职人员、外聘人员、兼职教师人员的资料;人员发表论文、教材、科研成果、发明专利等。
1.实验实训资料的归档
包括实训室建设方案、实训室改造方案、实验实训教学大纲、实验实训报告、实验室实训文件、记录表、制度、工作计划和总结、管理办法、使用记录、维修及故障记录、实验室评优申报等。
1.学生管理资料的归档
包括各年级学生名册、毕业生名册、学生学籍档案及学籍变动情况原始资料、学生成绩单、毕业生就业去向、学生参加各级各类竞赛获奖情况等。
高职院校二级学院档案管理的重要性
随着高职院校的蓬勃发展，高职院校的规模不断壮大，高职院校二级学院承担的管理和教学任务也不断增加，逐步
加强是必然的趋势。
二级学院在学校的统一部署下开展日常管理运维工作，工作中形成的规划、方案、总结、纪要等原始资料都真实记载和反应了二级学院工作活动开展的过程和结果，是二级学院历史的记录和成长的见证，也是学校总档案的完善和补充。
根据高职院校档案管理工作的要求，要加强对二级学院档案管理规范，这是搞好学校档案管理工作的基础。
目前，如何合理科学的建设和管理高职院校二级学院的档案，成为了各个二级学院乃至整个学校发展中需要思考的迫在眉睫的问题。
高职院校二级学院档案管理存在的问题
管理机制不健全。
高职院校对档案管理工作的意识过于淡薄，没有意识到档案管理工作的重要性。
学校没有成立专门的档案管理工作领导小组，统一指导规范学校的档案管理工作。
同时，二级学院的档案管理工作也没有固定的分管领导专门负责。
档案管理员也是由行政人员或富余人员兼职承担;教学档案由教务秘书归档、党务行政档案由行政秘书归档、学生档案由辅导员归档，这些档案谁收集谁管理，导致档案散乱不齐全。
管理意识淡薄。
二级学院由于日常承担了学校繁重的教学、科研、学生管理等任务，认为二级学院的中心工作是教育教学，对档案管理工作方面缺乏足够的重视。
导致从事档案管理的人员责任意识淡薄，档案管理工作中过于依赖学校的职
能部门档案室;对日常工作中形成的档案资料不重视，过程文件和资料散乱，随意堆放，集中统一梳理归档的意识欠缺。
管理队伍素质不高。
二级学院的档案管理队伍大部分是兼职人员，不是科班出身，缺少系统的档案管理的业务培训和学习经验，应用现代信息化手段管理档案的能力缺乏。
在从事档案管理过程中，心有余而力不足。
这部分兼职的档案管理员，人员变动频繁，没有连续从事档案管理的岗位工作经验积累，严重影响了档案管理的水平和质量。
管理没有统一的存放地。
二级学院没有专门的存放档案资料的档案归档的地方“档案室”。
档案资料都是分别散落存放在各业务板块的兼职档案员的办公室柜子或电脑中，档案资料分散、不安全。
管理方式落后。
二级学院的档案管理还是停留在纸质文档的存档，纸质档案由于时间的推移和自然的不可抗力，会出现变质和老化、发霉、受潮的现象，致使档案材料破坏和缺失。
由于人员的素质能力的局限性，导致缺少信息化的档案管理方式，没有形成电子档案。
高职院校二级学院档案管理的建议
充分认识档案管理工作的重要性。
二级学院的档案为学校的各项统计和考察借鉴提供了原始的数据，折射了二级学院在成长和发展过程中的不足和进步。
在全校范围内，要加强对相关文件的宣传和学习，提高二级学院领导、档案管理
员等对档案的重视。
要加强对档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为档案管理工作保驾护航。
建立健全的档案管理队伍。
二级学院没有档案管理队伍，需要建立党政主要领导任组长，专职档案管理人员组成的档案管理工作队伍，把档案管理工作的责任落到实处。
对档案管理统筹规划，明确档案管理人员的工作职责，确保档案管理队伍的稳定性。
规范档案管理制度。
规范档案管理体制，健全管理制度，档案工作的整理、归档、利用、借阅、上交要有章可循，按照规范操作。
当档案管理工作的情况作为档案管理人员年终考核的依据之一。
在二级学院教师范围内，宣传档案管理制度，使全体教师了解档案归档、利用、借阅等的流程。
设置专门的档案室。
统一存放二级学院的档案资料，集中对二级学院的档案进行管理。
由二级学院的档案人员负责接收登记档案，配备专门的资料柜，对档案进行分类保管，重要的档案要及时移交给学校档案室保管。
加强对档案管理人员的培训。
对二级学院的档案管理人员开展培训，提高档案管理人员的思想素质和业务素质，让他们系统的学习档案管理的专业基础知识;对从事档案管理工作的人员，进行上岗前的培训考核，考核后颁发上岗证书;开展深层次的进修，定期组织档案管理工作学习交流会，到同类院校档案室学习等活动。
提升档案管理的信息化水平。
信息化时代对的要求也逐步提高，要充分发挥信息化手段在档案管理工作中的重要作用，应用现代化办公技术，提高档案工作的管理水平。
③要根据档案资源的时限和内容，建立信息资源查询库，提高档案的利用效率。
余论
随着高职教育事业的蓬勃发展和内涵建设的逐步深化，对二级学院的档案管理工作会提出更高的期望和要求。
高职院校二级学院的档案管理工作是学校基础工作中不可缺少的部分，还存在不少问题有待解决。
高职院校二级学院的档案管理工作是一项长期复杂的系统工程，在高职院校各阶段的工作中起到承前启后的作用。
如何落实《普通高等学校档案管理办法》，进一步推进高职院校二级学院档案管理的工作进程，是新时期需要我们不断思考、探索与实践的。