高职院校二级学院档案管理工作

高职院校二级学院档案管理工作

高职院校的二级学院是高职院校党政、科研等活动的组织和实施者，在教育教学过程中会形成丰富的档案资料。高职院校二级学院的档案记录和反映了二级学院建立、建设和发展的历程，为高职院校的各项统计工作提供源头的基础数据，是评估和衡量二级学院管理水平、教学水平、人才培养质量等的重要平台，是领导决策的重要支撑和保障。1989年10月，国家教委以第6号令颁布了《普通高等学校档案管理办法》，使高职院校档案管理工作步入正规化、标准化。①

1 高职院校二级学院档案管理的范围

高职院校二级学院在日常的教学管理、教学过程、学生管理、科研等方面形成了大量的资料。②这些文字、图像和声像等材料均应归档。归档的重点要以高职院校二级学院形成的不同载体和不同形式的文件材料为主，归联盟入的档案要真实地反映二级学院的各项工作活动情况。

党务行政资料的归档

包括学校下发的党务、行政、人事、科研、学团、工会工作的的文件资料;高职院校数据采集的报表;二级学院的工作设想、工作总结、会议记录、规章制度、合同协议、荣誉证书等。

1.教学常规资料的归档

包括教学计划、教学大纲、教学任务、校历表、课程总表、教材征订计划、考试安排表、期中和期末考试的试卷、学生的毕业设计论文;教学规划、规定、办法、会议纪要;各类教学检查、专业建设、课程申报、评奖评优资料等。

1.师资队伍资料的归档

包括二级学院行政人员、辅导员、实训室人员、专任教师的基本信息;师资培养计划、人才引进计划、骨干教师和专业带头人申报资料、人员年度考核、人员培训进修资料、兼职人员、外聘人员、兼职教师人员的资料;人员发表论文、教材、科研成果、发明专利等。

1.实验实训资料的归档

包括实训室建设方案、实训室改造方案、实验实训教学大纲、实验实训报告、实验室实训文件、记录表、制度、工作计划和总结、管理办法、使用记录、维修及故障记录、实验室评优申报等。

1.学生管理资料的归档

包括各年级学生名册、毕业生名册、学生学籍档案及学籍变动情况原始资料、学生成绩单、毕业生就业去向、学生参加各级各类竞赛获奖情况等。

高职院校二级学院档案管理的重要性

随着高职院校的蓬勃发展，高职院校的规模不断壮大，高职院校二级学院承担的管理和教学任务也不断增加，逐步

加强是必然的趋势。二级学院在学校的统一部署下开展日常管理运维工作，工作中形成的规划、方案、总结、纪要等原始资料都真实记载和反应了二级学院工作活动开展的过程和结果，是二级学院历史的记录和成长的见证，也是学校总档案的完善和补充。根据高职院校档案管理工作的要求，要加强对二级学院档案管理规范，这是搞好学校档案管理工作的基础。目前，如何合理科学的建设和管理高职院校二级学院的档案，成为了各个二级学院乃至整个学校发展中需要思考的迫在眉睫的问题。

高职院校二级学院档案管理存在的问题

管理机制不健全。高职院校对档案管理工作的意识过于淡薄，没有意识到档案管理工作的重要性。学校没有成立专门的档案管理工作领导小组，统一指导规范学校的档案管理工作。同时，二级学院的档案管理工作也没有固定的分管领导专门负责。档案管理员也是由行政人员或富余人员兼职承担;教学档案由教务秘书归档、党务行政档案由行政秘书归档、学生档案由辅导员归档，这些档案谁收集谁管理，导致档案散乱不齐全。

管理意识淡薄。二级学院由于日常承担了学校繁重的教学、科研、学生管理等任务，认为二级学院的中心工作是教育教学，对档案管理工作方面缺乏足够的重视。导致从事档案管理的人员责任意识淡薄，档案管理工作中过于依赖学校的职

能部门档案室;对日常工作中形成的档案资料不重视，过程文件和资料散乱，随意堆放，集中统一梳理归档的意识欠缺。

管理队伍素质不高。二级学院的档案管理队伍大部分是兼职人员，不是科班出身，缺少系统的档案管理的业务培训和学习经验，应用现代信息化手段管理档案的能力缺乏。在从事档案管理过程中，心有余而力不足。这部分兼职的档案管理员，人员变动频繁，没有连续从事档案管理的岗位工作经验积累，严重影响了档案管理的水平和质量。

管理没有统一的存放地。二级学院没有专门的存放档案资料的档案归档的地方“档案室”。档案资料都是分别散落存放在各业务板块的兼职档案员的办公室柜子或电脑中，档案资料分散、不安全。

管理方式落后。二级学院的档案管理还是停留在纸质文档的存档，纸质档案由于时间的推移和自然的不可抗力，会出现变质和老化、发霉、受潮的现象，致使档案材料破坏和缺失。由于人员的素质能力的局限性，导致缺少信息化的档案管理方式，没有形成电子档案。

高职院校二级学院档案管理的建议

充分认识档案管理工作的重要性。二级学院的档案为学校的各项统计和考察借鉴提供了原始的数据，折射了二级学院在成长和发展过程中的不足和进步。在全校范围内，要加强对相关文件的宣传和学习，提高二级学院领导、档案管理

员等对档案的重视。要加强对档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为档案管理工作保驾护航。

建立健全的档案管理队伍。二级学院没有档案管理队伍，需要建立党政主要领导任组长，专职档案管理人员组成的档案管理工作队伍，把档案管理工作的责任落到实处。对档案管理统筹规划，明确档案管理人员的工作职责，确保档案管理队伍的稳定性。

规范档案管理制度。规范档案管理体制，健全管理制度，档案工作的整理、归档、利用、借阅、上交要有章可循，按照规范操作。当档案管理工作的情况作为档案管理人员年终考核的依据之一。在二级学院教师范围内，宣传档案管理制度，使全体教师了解档案归档、利用、借阅等的流程。

设置专门的档案室。统一存放二级学院的档案资料，集中对二级学院的档案进行管理。由二级学院的档案人员负责接收登记档案，配备专门的资料柜，对档案进行分类保管，重要的档案要及时移交给学校档案室保管。

加强对档案管理人员的培训。对二级学院的档案管理人员开展培训，提高档案管理人员的思想素质和业务素质，让他们系统的学习档案管理的专业基础知识;对从事档案管理工作的人员，进行上岗前的培训考核，考核后颁发上岗证书;开展深层次的进修，定期组织档案管理工作学习交流会，到同类院校档案室学习等活动。