凭证管理制度

凭证管理制度

1.0目的

为有效管理和控制本公司的业务往来单据凭证，提高凭证保管和传递的工作效率，避免和防止因单据的保管和传递不善带来的负面效应。

2.0各部门职责

2.1销售部：销售人员开立的销售清单和物品需求单，自行审查与核对，确保无误方可出单。

2.2采购部：采购人员根据采购指令到指定供应商处提货，应严格核对单据与实物时否一致，无误带单据和物品回本公司交付仓库。

2.3仓库部：严格检验与核对单据数据与实物信息，并及时办理入库入账手续。

2.4财务部：负责《销售清单》的审核，并在收款方式为现金，汇款，支票单据上签字盖章确认货款是否已付。对挂账的《销售清单》应确认客户的支付能力及支付意向。

3.0操作流程指导

3.1销售凭证的传递与保管

3.1.1销售人员在汇总客户需求时，应自行严格审核客户需求与汇总信息是否完全一致，确认并确保无误后，方可开出《销售清单》。

3.1.2《销售清单》经财务人员审核确认后，交由仓库人员签字确认，白单留财务做记账凭证。

3.1.3仓库人员严格按照《销售清单》备货，备货时，严格认真检查审核所备物品与清单是否相符，及时执行《物料卡管理制度》。并在单据相应的位置做好过程签名记录。

3.1.4仓库人员在备好货后，将物品和单据交由责任销售人员或其指定的人员进行复核，并在单据相应的位置签字确认。

3.1.5有误立即要求仓库人员进行纠正，无误则将蓝单和红单交给物流人员进行包装和发运。

3.1.6若客户在本司自提货物的且挂账的，仓库人员必须在单据上注明“已发货”，并要求客户签字确认货物已交付。

3.1.7单据的保管：白单由财务负责保管;黄单由仓库保管;蓝单需发往外地的由物流保管，客户自提的及现金交易的由销售保管。所有单据必须每天整理汇总并装订。在月末将各自保管的单据集中保管，以备存查。

3.2采购凭证的传递与保管

3.2.1本公司的采购人员到供应商处自提货物时，应严格进行核对采购指令与供应商出具的单据。并认真核对单据与实物得信息，无误后则在单据上签字并自动拿回属于本公司的购货凭证联。

3.2.2若发生有改单的现象，必须要求供应商的有关人员进行签字确认。避免日后的纠纷。

3.2.3采购人员带单据和物品回本公司后，第一时间到仓库交货，验货。无误由仓库人员在单据上注明“货已收”并签名确认。并在《凭证交接记录》上做好登记。

3.2.4在清点和验收无误后，仓库人员立即进行系统账目的录入，以保证

销售的顺利有序的实现。单据录入后必须由录入操作人员在单据上注明“已入”并签名确认。

3.2.5对已入帐的单据由仓库人员进行保管，必须在每日下班前交到财务。由财务人员在《凭证交接记录》上签字确认。

3.3采购退货凭证的传递与保管

3.3.1当本公司有物品退回供应商时，执行人员必须在交付退货的同时要求供应商出具《退货单》，并要求供应商收货人员在《退货单》上签名确认。

3.3.2本公司的退货执行人员在退货后，带单据回到本公司第一时间把《退货单》交到仓库，有仓库人员进行账目的调整。仓库人员在平衡系统账目后在单据上注明“已入”并签字，

3.3.3退货单的传递与保管流程和采购单据的传递与保管流程相同。

4.0管理制度

4.1采购人员对单据保管不善致使单据丢失的，按10元/张进行处罚，并由责任人进行善后处理。

4.2采购人员采购物品回公司后未将物品和单据一起交到仓库验收的，按5元/次进行处罚。

4.3当发生更改单据现象时，当事人未在更改处签名备注的，或未要求更改者签字确认的，按5元/次进行处罚。

4.4在录入单据后未在单据上签名备注的，，造成他人重复录单的，按10元/次进行处罚。并自行对出错的单据进行纠正，

4.5仓库人员未及时办理单据交接的，导致单据积压在某人手中时，在财务人员催要时不能提供单据的，按5元/张单据进行处罚。

4.6对于发生单据交接时有关人员未在指定位置签署的，按5元/次进行处罚。

受控文件

批准/日期审核/日期编制/日期

执行人签字：