商务秘书实务
254388 商务秘书实务 PPT课件[167页]
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助理级秘书
助理级秘书也常被称为 “见习秘书”,包括接 待员、打字员等,其主 要工作内容是打字、接 待、电传、管理办公用 品、管理办公环境、处 理电话、分送信函、预 定约会等。
文书级秘书
执行级秘书
文 书 级 秘 书 也 常 被 称 为 执行级秘书包括业务秘 “正式秘书”,其主要工作 书、行政秘书等,在一些 内容是起草、打印文稿,收 企业中被称为助理、专 发、处理文书,完成上司临 员、专务等。其工作内 时交办的事项,笔录口授文 容主要是协助上司做办 件,负责会议的记录,为上 公室和业务部门的有关 司的报告和文件的撰拟收 工作 集和组织材料,等等。
二、商务秘书的知识结构
(一)知识构成层次
1.基础知识 基础知识是秘书知识大厦的根基,只有根基坚实宽厚, 才有可能谈到创新能力和应变能力等展现综合素质的 东西。基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科 学基础知识。
2.相关之四海 相关知识包括金融投资、财务处理、税务处理、国际贸 易、企业战略决策、企业资本运作、企业经营管理、企 业法律法规运用、企业危机管理、企业人力资源管理、 商务沟通、商务谈判等方面的知识,还包括经济学等方 面的知识。
利益性
商务活动的任何一方都是以 追求和实现经济利益为目标 和归宿的,离开了经济利益, 商务活动就失去了存在的价 值。
竞争性
商务活动的竞争性要求商务秘 书熟悉和运用商业原则,准确 地掌握商务秘书的工作内容、 职业技能和职业规范,卓有成 效地将专业知识、综合能力和 实践经验整合运用于商业运作 之中。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
行政级秘书 行政级秘书包括办公 室主任、行政经理、 行政总监、经理私人 助理等。其主要工作 内容包括参与决策,监 督检查,辅助管理,设 计工作岗位,制定工作 流程,等等。
商务秘书实务第二版课程设计
商务秘书实务第二版课程设计一、课程概述商务秘书是企业行政管理系统中的关键职位，具有极高的专业性和工作难度。
商务秘书实务课程以讲授商务秘书职业培训和常用文书写作技巧为主要内容，旨在为学生提供全面、系统的商务秘书实务知识和技能培训，使其在实际工作中发挥出更为出色的表现。
二、课程目标本课程的目标是使学生能够掌握下列常见商务文书的制作流程和写作方法：1.合同草案、起草、审核、修改和结构分析方法。
2.出差报告、拜访报告、工作总结和汇报的撰写技巧。
3.信函的格式、写作流程、措辞和语气。
4.表格的编写和制作、数据分析、统计和推理。
目标受众为有一定文书撰写能力和商务基础的职场人士、行政人员、市场推广和运营人员、财务人员、教师和学生等。
三、教学方法和内容本课程采用网络授课模式，主要由如下四个部分组成：1. 课程导入课程导入部分主要通过教师讲解、案例引入、心智导图等形式，介绍商务秘书实务基础知识，包括商务秘书职位、职责、技能要求、常见文书和行业背景等。
2. 课程理论课程理论部分主要介绍商务秘书实务课程中的常用文书类型和编写流程，包括合同、报告、信函、表格等。
该部分以学生为中心，通过讲授法、例题演练和个人练习等学习形式，帮助学生掌握文书撰写的相关知识和技能。
3. 课堂讨论课堂讨论部分主要通过讲师主导和学生参与的方式，讨论众多实际案例，包括案例分析和案例模拟演练等，旨在帮助学生更加深入地理解商务秘书实际工作中的挑战和难点，提高学生分析和解决实际问题的能力。
4. 课程总结课程总结部分主要让学生评估自己的学习成果和掌握情况，以及课程反思和展望。
教师将提供个性化的反馈意见和建议，帮助学生更好地定位自己的问题和发展方向。
四、课程评估和考核本课程的成绩主要由下列部分组成：1.学习笔记和作业（占比30%）2.文书练习和案例分析（占比40%）3.个性化期末考试（占比30%）考核主要考查学生对各类文书的写作能力和撰写流程的掌握情况，以及交流能力、综合分析能力和创新思维等综合素养。
商务秘书实务试题及答案1
⼀、名词解释（每题5分，共20分）1、商务谈判2、反馈3、护照4、损益表（每题空5⾏）⼆、简答题（每题10分，共20分）1、出国商务旅⾏之前除了要做⼀些与国内商务旅⾏同样的准备⼯作之外，还需要做哪些准备⼯作？2、简述横向沟通的优点及缺点。
（每题空10⾏）三，论述题（每题15分，共30分）1、试述商务秘书在商务谈判的准备阶段应该做哪些⼯作？2、请谈谈你对第四阶段时间管理理论的理解。
（每题空20⾏）四，案例分析（每题15分，共30分）仔细阅读下列两个案例并完成⽂后提出的问题。
（⼀）、总经理帕森下午2：00要和业务部共同讨论如何开展某商品在郊区的销售⼯作，这项销售⼯作的成败和公司是否能达到今年度的销售预算有很⼤关联；接着，下午4：00⼜要和⼀位客户商洽⼀笔重要的交易，他希望花⼀个⼩时的时间和这个客户商讨，5：00，结束。
但是恰巧当天上午，办公室⼜收到某⼀政府单位临时开会的通知书，上⾯写着会议的时间是下午3：00，必须由帕森亲⾃参加，⽽且通知书上没有写清会议结束的具体时间。
问题：如果你是帕森先⽣的秘书，你该怎么办呢? 并简要说明理由（空15⾏）（⼆）、某公司总经理告诉秘书⼩王，今天上午要集中精⼒写⼀份重要的报告，不希望被任何事情所打扰。
但不久，来了⼀位陌⽣⼈，说要向总经理推荐他们的⼀种新产品。
⼩王告诉他，今天总经理不在公司。
谁知恰巧这时总经理打开房门，要⼩王进总经理办公室给他找⼀份⽂件。
此情形令⼩王⾮常尴尬，只好解释今天总经理⼯作特别忙，不接待任何来访。
客⼈⾮常不⾼兴地离开了。
问题：请问，这件事⼩王怎样处置会更妥当⼀些? 并简要说明理由。
商务秘书实务考试练习题附答案
商务秘书实务考试练习题附答案一、单选题1.以下哪个选项不是现代秘书工作的业务内容？（）A.文书拟写B.组织活动C.沟通协调D.商务谈判2.以下哪个选项不是秘书职业形象塑造的要点？（）A.规范严谨的专业形象B.不拘小节C.让礼仪成为习惯D.展现独特的人格魅力3.以下哪个选项是女性秘书的服饰仪态？（）A.正装以领带为核心的搭配B.穿西服应注意的细节C.适当保守，严谨专业D.以内敛和朴素为基本原则4.以下哪个选项是沟通的传播模式?（）A.传播线性模式B.媒体传播模式C.数字传播模式D.电子传播模式5.（）是中国古代经典之一，其中有一些记载涉及秘书的职责和准则A.《论语》B.《礼记》C.《史记》D.《中庸》6.以下哪个选项是有效倾听的准备？（）A.心理准备B.语言准备C.人员准备D.问题准备7.以下哪个选项不是手势语的类型？（）A.指示性手势语B.情绪性手势语C.象征性手势语D.抽象性手势语8.以下哪个选项是待客座次礼仪中引导就座的正确顺序？（）A.单人沙发优于长沙发B.沙发椅优于普通椅子C.较低的座椅优于较高的座椅D.距离门近的为最佳的座位9.宴会是指？（）A.正规、庄重的宴请活动，有国宴、正式宴会、便宴和家宴四种B.自助餐，是一种由客人自行挑选、自取自食的就餐形式C.以酒水为主招待客人的一种宴请形式D.以茶会友的一种简便的招待形式10.以下哪个选项不属于会议时间的三层含义？（）A.会议召开的时间B.整个会议所需要的总时间，总天数C.重要的议案或事项必须列在整个议程的前项D.每次会议的时间限度11.以下哪个选项不是会议记录作用的体现？（）A.依据作用B.素材作用C.备忘作用D.归纳作用12.以下哪个选项不是优化办公环境的原则？（）A.舒适B.和谐C.安全D.华丽13.以下哪个选项不属于接听电话的准备工作？（）A.电话机应该摆放在办公桌的左边，方便来电时左手拿起话筒，右手拿笔做记录B.备好专用电话记录本C.端一杯温水放在桌子旁，以备口渴时使用D.时常检查电话机设备，保持正常畅通状态14.以下哪个选项不属于辅助决策的特点？（）A.单向性B.时效性C.同层次性D.全过程性15.以下哪个选项不属于时间管理的基本原则？（）A.目标和计划先于行动B.要事第一，黄金时间面对黄金般价值的事情C.遇见事情能缓则缓D.微笑着说“不”，排除一切无关的干扰16.以下哪项属于新媒体的构成要素？（）A.封闭性B.数字技术和网络技术C.媒介融合趋势减弱D.商业模式不变17.（）是秘书工作中极其重要的一环A.新媒体运营B.打理办公室C.整理文件D.记录会议二、判断题1.技术操作层的秘书人员，一般称为企业文员，他们的工作较为单纯，具有明显的专业性和技术性。
商务秘书实务第2版习题答案
《商务秘书实务》第2版习题答案Chapter 1: Introduction to the Secretarial Profession 秘书职业简介Chapter 2: Fundamentals of Business Etiquette 商务礼仪基础Chapter 3: Corporate Secretarial Ethics 秘书职业道德Chapter 4: An Overview of Business Writing 商务英语写作概览Chapter 5: Creating Business Letters in English 商务信函写作Chapter 6: Writing Memos in English 备忘录写作Chapter 7: Telephone Etiquette 电话沟通礼仪Chapter 8: Meeting Organization 组织会议Chapter 9: Presentation Development 开展讲座Chapter 10: Travel and Accommodation Arrangement 旅行和住宿安排Chapter 11: Business Entertaining 商务宴请Chapter 12: Balance Sheet Composition 制作资产负债表Chapter 13: Payroll Sheet Composition 制作员工工资表Chapter 14: Petty Cash Management 小额现金管理Chapter 15: Foundations of Human Resource Management 人力资源管理基础Chapter 16: Public Relations 公共关系基础Chapter 17: Marketing Research and Advertising Campaign 市场调研与广告活动Chapter 18: Writing Resumes in English 英文简历写作Chapter 19: Writing Job-search Cover Letters in English 英文求职信写作。
412-《国际商务秘书实务》课程标准
《国际商务秘书实务》课程标准（GYZB/K7109-2009）0 概述0.1 适用专业本标准适用于商务英语专业的课程的开发、建设和实施。
0.2 学时与学分建议课程实施时量为32标准学时，建议课程学分为1.5学分。
1 课程定位1.1课程的性质与作用《商务秘书实务》是商务英语专业培养学生职业能力的核心课程，它具有很强的综合性、实践性和规范性，对提高学生的专业素质，培养学生的秘书语言、商务礼仪、商务社交和商务写作能力均有突出的意义，是将本专业学生培养成具有一定商务工作能力之人的重要一环。
学生通过学习，不仅能够掌握在流通经济领域中各种使用文体的写作知识，具备良好的、符合商务要求的个人礼仪风范，并能初步掌握现代办公室工作技巧,能够具备秘书工作的基础能力。
本门课程的先修课程包括：剑桥商务英语初级、商务英语视听说、外贸函电、国际商务礼仪、跨文化交际中英文速录和计算机办公软件。
2.1 课程主体目标本课程培养具有良好的职业道德，熟练掌握文秘专业基本理论知识和业务知识，具备较强的组织协调、语言表达、文书写作与处理能力，熟练操作各种现代办公设备，能够在各类单位辅助领导管理，从事办公室文书处理、会务管理、档案管理等工作的，具备“一技之长＋综合素质”的德、智、体、美等方面全面发展的高素质技能型人才。
2.2 知识、能力与素质目标知识目标通过专业知识的学习，了解秘书职业和秘书行为规范；能力目标通过实践性教学，掌握秘书工作常规工作和高级秘书工作的技能；素质目标培养健康良好的工作习惯和心态，提高社交与沟通、协调能力，培养秘书职业道德。
3.1 课程设计思路《商务秘书实务》课程组结合长期教学实践经验和企业调查研究结果，邀请企业专家共同研讨教学内容和方法，以职业岗位需求为指向，以学生职业能力与素养培养为重点，形成如下课程设计理念：（1）课程从基于秘书工作过程所需的技能切入，以必需、够用为量，以精当、扎实为度，选取有极强的针对性和适应性的教学内容。
商务秘书工作实务
2.高级加工
①综合分析 ②预测分析 ③对策研究 三、信息的传递、存贮与检索
(一)
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(二)
1 2. 3.要设专人负责信息材料的管理。
(三）信息的检索
信息的检索就是从存贮的大量信息材料中，查找所需 要的信息的过程。检索过程的实质，主要是对检索 工具的利用，因而，要做好存贮信息的编目与索引 工作。
①报纸、期刊中与本企业经营活动相关的国内外信息
②供工作用的参考图书、专著、百科全书和专 门词典。
③
⑨内部文献：业务信息资料、本企业或本行业的现实情况，一是静态资料， 即各类基础材料、统计数据；二是动态信息，即时常发生的新情况、新
(2)声像形态的信息 (3)记忆形态的信息 2．信息分类的多种方法 (1)按对象分类 (2)按主题分类
三、会议文书工作 (一)会议文书的分类 1．会议的指导文书 2.会议主题文书 3．会议程序文书 4．会议简报和会议记录文书 5．会议参考文书
6 7．会议管理文书。
(二) 1．会议文件的印制要求规范，尤其是文件格式的设
2．会议文件的分发需要注意要适时适量分发，遵守
3．印制文件前的审定工作，文件样式的设计工作，
1. 2. 3.
1.
印章管理要制度化、规范化。秘书部门必须建立用 印登记簿，登记内容包括用印时间、用印单位及经 手人姓名、盖印份数、批准人、经办人等，以备查 考。
2.
落款章、更正章、证见章 、骑缝章 、骑边章 、密封 章 、封存章
四、值班工作
1. (1) (2)综合性 (3)过渡性
2. 值班工作的职责，主要是管理在正常上班时间之
1 2 3．查出信息要合乎目的要求，尽量避免不相关信息。
第二节 商务秘书与会务工作
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按其责任的大小和能力素质的高低划分（2）
再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。其工 作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。 如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集 资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的 时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监 督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、 纵向的各种关系，辅助决策。
第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外 秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不 可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有 的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我 认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千 元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者 你自以为是，盲目抬高身价等等。
最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书 科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决 策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向 横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群 体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。
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二、商务秘书工作
1、商务活动的特点 交易性 利益性 竞争性
智能化：专业技能、人际关系技能、理 念分析技能
专业化：术业有专攻、行业细分 复合化：多种知识和技能的组合 社会化：国际化、统一化 女性化：女性在管理中整体地位的提升
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第二节商务秘书的素质要求与行为规范
商务秘书的职业道德 商务秘书的知识结构 商务秘书的能力素质
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、
辅助决策的调查研究工作等。 10
秘书实务教学大纲
商务商务秘书实务教学大纲一、说明1．课程的性质和内容通过学习《商务商务秘书实务》这门课程，达到使学生能够熟悉商务秘书日常各项工作内容，掌握商务秘书工作的一般规律，培养学生形成商务秘书工作的综合能力和训练学生掌握商务秘书工作的操作技能，形成商务秘书的职业素质。
根据现代社会对文秘人才的素质和技能要求，培养商务秘书在单位里如何帮助上司处理各种办公室行政管理事务和外联实务，负责内外沟通协调，收发文件，独立进行办公室各项事务的管理，操办各种会议和活动，协助上司收集、传递、处理信息，并提供信息辅助上司决策等能力和技能，为未来从事商务秘书工作打下坚实的基础。
2．课程的任务和要求基本要求：1、让学生掌握商务秘书工作的性质、任务和特点；2、让学生掌握商务秘书工作者必须具备的条件；3、让学生掌握商务秘书工作的一般方法，并加深对商务秘书工作的了解和商务秘书职业的认识；4、培养学生从事商务秘书工作的职业意识和职业技能。
总体要求：1、通过本课程的学习，使学生能够掌握商务秘书工作的基本理论和基础知识；2、通过对本课程的学习，使学生能够掌握商务秘书工作的一般方法，加深对商务秘书工作的了解和商务秘书职业的认识；培养学生从事商务秘书工作的职业意识和职业技能。
3．教学中应注意的问题(1)考虑到中职学生的知识基础和年龄特点，教学中应特别注意由感性认识到理性认识，从简单到复杂。
（2）本课程在教学以面授为主并辅以其他教学模式如情景教学、启发教学、案例教学、模拟教学、讨论教学、实操教学等，尽量设计多种互动环节，适当运用多媒体，结合学生知识特点水平和全国四级商务秘书考试来进行教学。
（3）考虑到现有的商务秘书教材的最大缺点是内容交叉重复：如《商务秘书实务》中有《应用文写作》的知识，又有《文书档案》和《商务礼仪》的知识，因此在教学中可以适当人为调整详略，并明确每一章节的教学目标和重难点，让学生注意复习并及时掌握新的商务秘书学知识。
（4）本课程的教学内容应与实际案例、全国四级商务秘书考试试题相结合，通过独立思考理解案例来让学生掌握商务秘书工作的一般方法，加深对商务秘书工作的了解和商务秘书职业的认识；培养学生从事商务秘书工作的职业意识和职业技能。
商务秘书实务第二章商务礼仪PPT课件
西装穿着的规矩：“三个三”
第一个三：三色原则 第二个三：三一定律 第三个三：三大禁忌
A.袖子上的商标要拆除 B.穿西装必须打领带
三一定律： 即男人在穿西装的 时候，鞋子、腰带 和公文包应该是一 个颜色，而且应当 首选黑色。
C.袜子与西装要配套
3、男商务秘书着装要领
（1）西装的穿法和礼仪 （2）领带的选择 （3）穿着西装的程序
递送自己的名片一定要用双手呈上名片的字迹要面向对方不要以手指夹着名片给人上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三接待礼仪一接待工作的基本原则1诚恳热情2讲究礼仪3细致周到二接待准备上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三接待礼仪1亲切迎客2热忱待客开门礼仪外开门客先入内开门己先入敬茶礼仪3礼貌送客上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当四电话礼一礼貌1微笑接听2使用礼貌语3礼貌呼应4电话处理5结束礼节上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当二准确何人何时何地何事何因如何做六何上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三高效四处理上司的电话1挡驾2处理上司正在开会外出时的电话上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当电话礼仪1打电话时间适宜内容简练语言规范文明礼貌要秉行尊敬对方的意念上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当电话礼仪1打电话时间适宜内容简练语言规范文明礼貌嘴与话筒之间要保持大约三厘米的距离讲电话时如果发生掉线中断等情况应由打电话方重新拨打并抱歉
商务秘书实务-第四章
• 传阅
根据公文的内容，由秘书部门负责人决 定或根据规定的阅读范围 组织传阅工作。 传阅者会做出批示或写明意见。秘书人 员应按传阅者的批示或意见进行处理。 在分办和传阅后秘书人员应根据批示或
意见做好催办、注办工作。
• 催办
指对必须答复的文件，根据时限要求、 及时地对承办情况进行督促与检查，以 确保落实。
• 印章的缴销：停止使用后及时回收，做 好封存或销毁处理
• （二）介绍信管理
• 格式：持出和存根两部分
• 介绍信的使用和管理：专人安全保管、 认真填写清楚、用印、严禁开空白介绍 信
第四节 商务电子文件的运
转处理
• 一、电子文件的特性 • 数字化信息形态 • 非识读性 • 对电子技术和设备的依赖性 • 信息的可变性 • 信息与载体的可分离性 • 载体的不稳定性 • 电子文件的可共享性 • 多种信息媒体的集成性
• 3.签发，指有关领导对文稿签字发出；
• 4.复核
• 5.注册
• 6.缮印 指对已签发的文件定稿进行 誊清、 复印或排版印刷；
• 7.校对 指对文件誊写稿、打印稿或清样按定稿 核对、校正；
• 8.用印 指在完成的文件上加盖机关印章。应注 意必须以签发的文稿为依据；用印应清晰端正， 加盖于签发日期上；用印须和签发机关一致； 用印须核对发文数量；
• （二）商务文书的清退 • 清退：将办理完毕的留在各个工作人员
手中的文件按规定收回来
• 清退的步骤： • 通知 • 清点核对 • 清退交接
• （三）商务文书的保存
• 商务文书的保存方法：分本别类—放入 文件夹或文件盒—按类集中排放
• （四）商务文书的销毁 • 文书销毁范围：不需要归档、平时清退
• 注办
商务秘书工作实务
商务秘书工作实务商务秘书是企业中非常重要的一环，他负责协助高层管理人员进行沟通、安排行程、解决日常工作中出现的问题等。
本文将详细介绍商务秘书的工作实务。
首先，商务秘书应具备良好的沟通能力。
商务秘书需要与高层管理人员、部门经理以及其他员工进行频繁的沟通，了解他们的需求和任务，并为其提供必要的支持。
因此，商务秘书需要具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求，并能够迅速解决沟通中出现的问题。
其次，商务秘书应具备优秀的组织能力。
商务秘书需要为高层管理人员的行程安排、会议安排、文件整理等提供支持。
因此，商务秘书需要能够灵活安排时间，高效地处理多个任务，并且具备良好的时间管理能力。
另外，商务秘书还需要具备良好的协调能力。
在日常工作中，商务秘书可能需要协调不同部门的合作，解决部门之间的冲突，以确保工作的顺利进行。
商务秘书还需要与外部供应商、客户等进行合作和协调，保持外部关系的良好。
商务秘书还需要具备较高的机密性和保密能力。
商务秘书往往接触到一些重要的商业机密，例如企业的战略和商业计划等。
商务秘书需要严守机密，确保这些信息不外泄。
商务秘书还需要对员工的个人信息和公司内部的决策进行保密，以保障公司的利益。
在工作中，商务秘书还需要具备一定的计算机技术能力。
商务秘书需要熟悉办公软件的使用，例如Microsoft Office套件，能够进行文件编辑、制作幻灯片和管理电子邮件等。
商务秘书还可以通过学习一些办公自动化软件和沟通工具，提高工作效率。
此外，商务秘书还需要具备良好的人际关系技巧。
商务秘书在与各种人员进行交流时，需要能够与他人建立良好的关系，尊重他人的观点和意见，并能够处理好人际关系中的冲突和纷争。
商务秘书还需要具备一定的领导力，能够在公司中扮演领导人的角色，带领团队完成工作。
最后，商务秘书需要具备学习能力和适应能力。
商务秘书需要不断学习新知识和技能，以适应企业快速发展的要求。
商务秘书还需要在工作中迅速适应变化，能够灵活应对各种挑战和困难。
商务秘书实务第一章PPT课件
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案例分析
一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼的 信，信是一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘 书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这 样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往 来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间的 一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于 众！信的内容大致是这样，经理命令秘书立即将 信打印寄走。
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2、商务秘书的类型
从能力特长分类 参谋型 秀才型 办事型 公关型 操作型 翻译型
从职务性质分类 从பைடு நூலகம்职长短分类
行政秘书
专职秘书
专业秘书
兼职秘书
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按其责任的大小和能力素质的高低划分
助理文书级秘书，也常被称为“见习秘书” （reception） 文书级秘书，也常被称为“正式秘书” （secretary） 执行级秘书，它包括业务秘书、行政秘书等。
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报考时间：
每年两次 5月和11月
考试科目：
商务秘书理论与实务、商务英语和商务电脑实务。 英语过国家四级者可免考商务英语，国家计算机 水平二级通过者可免考商务电脑。
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就业前景
随着我国市场经济的迅速发展，商务秘书人员以惊 人的速度增长。商务秘书已成为市场经济条件下兴 起的社会职业群体，他们是商务活动中重要的不可 缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是中国加 入世贸组织，对商务秘书人员的要求是越来越高， 他们从官职型向职业型、复合多能型转变。商务秘 书要求是复合型人才，不仅要有企业管理、营销、 人力资源方面的基本理论与知识，而且有商务公关、 谈判、外语、经济法规运用的基本技能，能在涉外 经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从 事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。
高级商务秘书实务操作题精华
高级国际商务秘书实务一、国际商务秘书概述十八、商务公共关系1商务公关和人际关系的区别：①公关的行为主体是组织，人际关系的行为主体是个人②公关的对象是公众，人际关系的对象是私人关系。
③公关是组织的管理能力，人际关系是个人的交际能力。
④公关强调运用大众传播，人际关系局限于人际传播。
2商务公关工作的基本特征：①美誉为目标②公众为对象③互惠为原则④沟通为手段⑤真诚为信条⑥长远为方针3公共关系的基本特征？（1）形象至上（1分）（2）沟通为本（1分）（3）互惠互利（1分）（4）真实真诚（0.5分）（5）长远观点（0.5分）4公共关系的构成要素：①社会组织②公众③传播十六、跨文化商务沟通a跨文化商务沟通的基本原则和技巧(基本模式)1跨文化商务沟通的基本原则：相互尊重原则，谨慎性原则，求同存异原则，相互学习适应原则2跨商务文化商务沟通的基本模式：任务导向型和关系导向性沟通。
正式文化沟通和非正式文化的沟通。
恪守时间和灵活时间的沟通。
情感外向和情感保守的沟通。
七、商务沟通与协调b非语言沟通的内容：①身体语言沟通②副语言沟通③物体的操纵c跨文化商务沟通的基本原则有哪些？1相互尊重原则2谨慎性原则3求同存异原则4相互学习、适应原则d合同纠纷的调节程序：①提出调解申请②接受调节申请③进行调节④制作调节书⑤产生法律效力e请你告诉小张秘书在协调冲突中应注意的问题1）秘书既然是辅助领导协调，那么在大问题上应该严格按照领导所制定的目标要求进行，（1分）要加强请示汇报，遵守秘书纪律，不擅自作主，不掺私心杂念（1分）2）秘书协调是经领导授权，（1分）在秘书部门的职责范围内进行（1分）3）领导工作具有全面性，（1分）协调贯彻于一切工作之中（1分）4）协调要讲究艺术和方法（1分）f吴秘书存在的主要问题有：（1）标题拟写不对，请示和报告不能混用（2分）（2）内容不对，不应一文多事（2分）（3）量词有一处不对，二十五年应该为25 （2分）（4）结束语不对（1分）g矛盾协调如果你是帕森先生的秘书，该怎么办呢？因为下午2点开始的讨论会到3点一定无法结束，而3点开始的会议，又不知道什么时候结束，所以4点与客户的约会可能会受到影响。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
商务秘书工作
商务活动的 基本特点
交易性
利益性
竞争性
商务秘书工作
商务秘书工作内容 常规事物工作
指派性工作 自主独创性工作
指派性ABCD工作法则
重要
B A
急紧
D C
A:： 需首先予以办理
B： 其次办理
C： 放于再次办理 D： 酌情处理（或不办）
商务秘书工作
商务秘书工作的特点
1、辅助性——服务、从属地位 2、中介性——承上启下沟通内外 3、综合性——全面、多样、系统 4、机要性——机密性和重要性
商务秘书工作入门
商务秘书的面试技巧
一、面试准备： 1、了解该单位的性质、规模、经营的范围和 特色等。 2、理清思路、确保表述内容与简历一致 3、预备对方可能提出问题的应对答案 4、了解时下秘书人才市场的薪酬行情 5、准备好应聘材料，预期是与申请职位相关 的材料。如：学历证明、毕业证、等级证书 求职申请、履历材料、推荐信、身份证等 6优化知识结构的 基本原则
将专业知识和相 关业务相结合 将学习的开放性 和指向性相结合 将阶段性和层次 性相结合 将巩固和速成相 结合
T型知识结构图
商务秘书应具备的能力素质
商务秘书的智能素质包括知识结构和能力结 构，前者是后者的基础，后者是前者的运用 和体现。 1、要有极强的表达（口头、文字）和沟通能力 2、缜密、高效、准确的办事能力 3、发挥在各个过程中的辅助管理能力 4、形象良好（整洁、端庄、优雅、成熟、智慧、 敏捷、乐观、热情、亲善、合作）的交际公 关能力 5、掌握多种技能的操作能力
商务秘书实务
商务秘书概述
商务秘书与商务秘书工作 商务秘书的素质要求 商务秘书的行为规范 商务秘书工作入门
商务秘书
商务秘书的定义 广义：是指从事商务活动的组织中，协助投资 者、经营者、企业管理者处理各种商务性事 物，并辅助上司做好决策工作和信息工作， 担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴得工 作人员。 狭义：是指在企业里帮助上司处理各种商业事 务，主要负责联络客户、起草商业合同、收 发函电、同时还参与商务考察、辅助上司商 务决策、参与和服务于商务谈判，并办理各 种具体业务的工作人员。
商务秘书工作入门
商务秘书的面试技巧
二、面试临场 1、严格守时，准备充分 2、注意观察、随机应变 3、诚实稳重、把握分寸 4、展现风采、留下良好印象 5、恭敬退场、主动道谢
商务秘书工作入门
商务秘书见习技巧
基本要求：
1、精心打造良好的第一印象 2、尽快适应和融入企业文化 3、勤奋工作、尽心竭力但不过度表现 具体措施： 1、全面了解企业的性质和历史，了解公司的结构、产品、目 标、成果、市场战略、广告战略以及各种基本的经济数据 2、多方了解新上司的情况、知己知彼，尽快和新上司达成工 作上的默契 3、了解自己工作得范围、性质、特点、职责和技能 4、加强时间管理、环节控制、遵循ABCD工作法 5、在工作中学习，在学习中工作，不断提高所需技能 6、建立和谐的人际关系
商务秘书
商务秘书分类 1.助理级秘书——见习秘书：接待员、打字员等。以服 务性和辅助性工作为主。 2.文书级秘书——正式秘书：文档处理、接待、会议记 录等 3.执行级秘书——助理、专员、专务等。侧重于组织内 部的协调和沟通以及对外的联络和公关等 4.行政级秘书——办公室主任、行政经理、行政总监， 经理私人助理等。参与决策、监督检查、辅助管理、 设计工作岗位、指定工作流程和各项规章制度；帮助 上司协调组织内外的各种关系；指导、带领秘书群体 开展工作，分派任务，合理授权，落实各项决策；并 负责秘书的选聘、培养和调配工作。
商务秘书的素质要求 和行为规范
商务秘书的职业道德
1、敬业爱岗、忠于职守、自觉履行职责 2、诚实守信、恪尽职守、把握分寸 3、积极主动、当好参谋助手 4、遵守纪律、严守秘密、守时守信 5、谦虚谨慎、团结互助、踏实细致 6、实事求是、保持沉默 7、勤奋好学、不断进取、开拓创新
商务秘书的知识结构
专 业 知识