商务秘书实务
(新)商务秘书实务
长脸: 主要是选一个发型使你的脸看上去没 有那么长。好好地利用刘海，头发在 头顶不能高，不要增加脸的长度。不 要留平直、中间分缝的头发。也不要 把头发剪得太短、或全部往后梳，梳 不留刘海的发型。你可以剪到腮帮以 上，侧分头发，脸会显得稍圆。头发 可以长至耳根，前额稍剪些刘海，会 使脸显得短。如果你一定要留长发， 你可以在前额处留刘海，提高眼睛的 位置。也可以在两边修些短发，盖住 脸庞。
• 由上述对于礼仪的论述可以看出： • 第一、礼仪在中国作为社会秩序的一部分而受到中华民族历代贤良的广
泛重视和提倡。 • 第二、礼仪是为维系和发展人际关系而产生的、并随着人际关系和其他
社会关系的发展变化而发展变化的。它不仅是社会交往的产物，也是国 际文化交流的产物。 • 第三、礼仪是施礼者与受礼者的情感互动过程。 • 第四、礼仪是一种程序，有一定的规则，不是毫无联系的某些行为的堆 积组合。 • 第五、礼仪规范、程序是一定社会的人们约定俗成、共同认可的。 • 第六、遵行礼仪是现代人文明的重要组成部分，是人际交往的重要手段 和途径。
• 人生是一条美丽的河，我们每一个人都是河里 的一名过客。我来了，我看见，我走过，这个 过程美丽无限。在这个过程之中，我们会遇到 种种成功、失败、悲欢离合。重要的是，我们 需要勇敢地去面对。没有失败，哪有成功？没 有不幸，哪有快乐？成功、失败、快乐、悲哀 等等，其实都是相对的。一切都将成为过去， 而过去将成为可爱。再者，重要的是我们还需 要理智地面对。在这个过程中，我们一定要善 待自己。一个人只有懂得善待自己，他的学习 与生活才有质量，他才能得到别人的尊重，他 才能够认真地生活、开心地学习和工作，才能 够为国家、为社会、为自己所在单位做出更大 的贡献。与此同时，我们还要提倡善待他人， 待人如己。善待别人就是善待自己，这个道理 永远都是不言而喻的。
254388 商务秘书实务 PPT课件[167页]
![254388 商务秘书实务 PPT课件[167页]](https://img.taocdn.com/s3/m/8ba2a8bda98271fe900ef97b.png)
1
2
3
4
助理级秘书
助理级秘书也常被称为 “见习秘书”,包括接 待员、打字员等,其主 要工作内容是打字、接 待、电传、管理办公用 品、管理办公环境、处 理电话、分送信函、预 定约会等。
文书级秘书
执行级秘书
文 书 级 秘 书 也 常 被 称 为 执行级秘书包括业务秘 “正式秘书”,其主要工作 书、行政秘书等,在一些 内容是起草、打印文稿,收 企业中被称为助理、专 发、处理文书,完成上司临 员、专务等。其工作内 时交办的事项,笔录口授文 容主要是协助上司做办 件,负责会议的记录,为上 公室和业务部门的有关 司的报告和文件的撰拟收 工作 集和组织材料,等等。
二、商务秘书的知识结构
(一)知识构成层次
1.基础知识 基础知识是秘书知识大厦的根基,只有根基坚实宽厚, 才有可能谈到创新能力和应变能力等展现综合素质的 东西。基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科 学基础知识。
2.相关之四海 相关知识包括金融投资、财务处理、税务处理、国际贸 易、企业战略决策、企业资本运作、企业经营管理、企 业法律法规运用、企业危机管理、企业人力资源管理、 商务沟通、商务谈判等方面的知识,还包括经济学等方 面的知识。
利益性
商务活动的任何一方都是以 追求和实现经济利益为目标 和归宿的,离开了经济利益, 商务活动就失去了存在的价 值。
竞争性
商务活动的竞争性要求商务秘 书熟悉和运用商业原则,准确 地掌握商务秘书的工作内容、 职业技能和职业规范,卓有成 效地将专业知识、综合能力和 实践经验整合运用于商业运作 之中。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
行政级秘书 行政级秘书包括办公 室主任、行政经理、 行政总监、经理私人 助理等。其主要工作 内容包括参与决策,监 督检查,辅助管理,设 计工作岗位,制定工作 流程,等等。
商务秘书实务第二版课程设计
商务秘书实务第二版课程设计一、课程概述商务秘书是企业行政管理系统中的关键职位，具有极高的专业性和工作难度。
商务秘书实务课程以讲授商务秘书职业培训和常用文书写作技巧为主要内容，旨在为学生提供全面、系统的商务秘书实务知识和技能培训，使其在实际工作中发挥出更为出色的表现。
二、课程目标本课程的目标是使学生能够掌握下列常见商务文书的制作流程和写作方法：1.合同草案、起草、审核、修改和结构分析方法。
2.出差报告、拜访报告、工作总结和汇报的撰写技巧。
3.信函的格式、写作流程、措辞和语气。
4.表格的编写和制作、数据分析、统计和推理。
目标受众为有一定文书撰写能力和商务基础的职场人士、行政人员、市场推广和运营人员、财务人员、教师和学生等。
三、教学方法和内容本课程采用网络授课模式，主要由如下四个部分组成：1. 课程导入课程导入部分主要通过教师讲解、案例引入、心智导图等形式，介绍商务秘书实务基础知识，包括商务秘书职位、职责、技能要求、常见文书和行业背景等。
2. 课程理论课程理论部分主要介绍商务秘书实务课程中的常用文书类型和编写流程，包括合同、报告、信函、表格等。
该部分以学生为中心，通过讲授法、例题演练和个人练习等学习形式，帮助学生掌握文书撰写的相关知识和技能。
3. 课堂讨论课堂讨论部分主要通过讲师主导和学生参与的方式，讨论众多实际案例，包括案例分析和案例模拟演练等，旨在帮助学生更加深入地理解商务秘书实际工作中的挑战和难点，提高学生分析和解决实际问题的能力。
4. 课程总结课程总结部分主要让学生评估自己的学习成果和掌握情况，以及课程反思和展望。
教师将提供个性化的反馈意见和建议，帮助学生更好地定位自己的问题和发展方向。
四、课程评估和考核本课程的成绩主要由下列部分组成：1.学习笔记和作业（占比30%）2.文书练习和案例分析（占比40%）3.个性化期末考试（占比30%）考核主要考查学生对各类文书的写作能力和撰写流程的掌握情况，以及交流能力、综合分析能力和创新思维等综合素养。
商务秘书实务第一章
电话去问一问是否顺利。（积极主动）
18:32 34
案例分析
一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼 的信，信是一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘 书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这 样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往 来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间的 一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于 众！信的内容大致是这样，经理命令秘书立即将 信打印寄走。 假设你就是这位秘书，对于经理的命令，你会怎 么做？
18:32
22
案例分析
于雪一家私营煤矿老总的秘书。该矿的规模虽然 很大，但在安全生产方面存在许多隐患；对于这些隐 患，老总总是抱着侥幸的心理。这天，老总得到消息， 说有关部门要组织安全生产大检查，于是，老总让于 雪赶紧准备一套材料应付检查理？现在于雪有这么 几种选择： a、好，我马上就办。 b、老板，这种技术性很强的资料我不会做，你还是 找别人吧！ c、老总，这事关重大，最好实是求地汇报；对于安 全隐患，我们尽快整改。否则，一旦出事，后果不 堪设想。 d、当面什么也不说，背后写匿名信给有关安监部门。 e、表面上答应，但就是拖着不办！
思考：此案例中穆兰违背了哪些职业道德？
18:32 33
分析
一、她在交给汪经理机票的时候，应该提醒他马
上把机票放进公文包。(忠于职守）
事实上，很多时候秘书需要负责整理上司出差的公文包， 包括把所需文件清点好放进去，以及检查各种证件是否带 齐。
二、答应别人的事应该办到。即使是休息的日子，
作为秘书，也要让上司随时能找到自己。更何况 她知道那天是汪经理出发的日子。（守信）
思考：这案例说明了商务秘书工作具有什么特点？
商务秘书实务-第六章
10：25 抵达上海虹桥机场（××接机）。
（一）旅行计划 一份周密详细的旅行计划主要从以下几方面进行考虑： 1.时间 一是指旅行出发、返回的时间，包括因商务活动需要到 两个或两个以上地点的抵离时间和中转时间；二是指旅 行过程中各项活动的时间；三是指旅行期间就餐、休息 时间。 2.地点 一是指旅行抵达的目的地（包括中转地）。目的地名称 既可详写（即哪个地区、哪个公司），也可略写（即直 接写到达的公司名称）；二是指旅行过程中开展各项活 动的地点；三是指食宿地点。
案例：
一天，总经理告诉秘书小于，他要到x市去开会，让 她陪同一起去。她问总经理坐啥车，秘书长说坐火车， 赶上开会就行，不用早了。
小于看了看列车时间表，算了一下，坐明天9点车就 正好，既不用起早又不用贪黑，欣赏一路风光，晚上 又不耽误休息。她下午买了预售票，就告诉领导明天 在家等着就行了。文件、路费都准备齐了，车也安排 了。她就安心回家了。
总算到站了，而且接站车也一直在等他们。这总算给小于一 点欣慰。
由于他们是坐慢车来的，会议的晚饭开过了，又现给他们热 饭。虽然饭菜很好，但小于吃了两口就饱了。
分析：
秘书安排好领导的差旅，是秘书工作的一 个重要部分。安排过程中，一定要细心谨慎。
上述案例，秘书只是看错一次车，但却给 领导增加了不少麻烦，若领导身体不好就更麻 烦了。服务中出事，往往都在小事上，又多在 高兴和轻易之中。所以，时时要小心，小事也 不可马虎。 Nhomakorabea 18：00
与 ××总经理在公司共进晚餐。
5月12日 星期三 上午 9：30 赴××公司与×××董事长洽谈（需用的4、5号 文件在公文包中）。
11：30 与×××董事长共进午餐（在该公司）。 下午 15：00 拜访×××先生（由××先生陪同，礼品在手提 箱内）。 18：00 在宾馆用餐。
商务秘书实务试题及答案1
⼀、名词解释（每题5分，共20分）1、商务谈判2、反馈3、护照4、损益表（每题空5⾏）⼆、简答题（每题10分，共20分）1、出国商务旅⾏之前除了要做⼀些与国内商务旅⾏同样的准备⼯作之外，还需要做哪些准备⼯作？2、简述横向沟通的优点及缺点。
（每题空10⾏）三，论述题（每题15分，共30分）1、试述商务秘书在商务谈判的准备阶段应该做哪些⼯作？2、请谈谈你对第四阶段时间管理理论的理解。
（每题空20⾏）四，案例分析（每题15分，共30分）仔细阅读下列两个案例并完成⽂后提出的问题。
（⼀）、总经理帕森下午2：00要和业务部共同讨论如何开展某商品在郊区的销售⼯作，这项销售⼯作的成败和公司是否能达到今年度的销售预算有很⼤关联；接着，下午4：00⼜要和⼀位客户商洽⼀笔重要的交易，他希望花⼀个⼩时的时间和这个客户商讨，5：00，结束。
但是恰巧当天上午，办公室⼜收到某⼀政府单位临时开会的通知书，上⾯写着会议的时间是下午3：00，必须由帕森亲⾃参加，⽽且通知书上没有写清会议结束的具体时间。
问题：如果你是帕森先⽣的秘书，你该怎么办呢? 并简要说明理由（空15⾏）（⼆）、某公司总经理告诉秘书⼩王，今天上午要集中精⼒写⼀份重要的报告，不希望被任何事情所打扰。
但不久，来了⼀位陌⽣⼈，说要向总经理推荐他们的⼀种新产品。
⼩王告诉他，今天总经理不在公司。
谁知恰巧这时总经理打开房门，要⼩王进总经理办公室给他找⼀份⽂件。
此情形令⼩王⾮常尴尬，只好解释今天总经理⼯作特别忙，不接待任何来访。
客⼈⾮常不⾼兴地离开了。
问题：请问，这件事⼩王怎样处置会更妥当⼀些? 并简要说明理由。
商务秘书实务考试练习题附答案
商务秘书实务考试练习题附答案一、单选题1.以下哪个选项不是现代秘书工作的业务内容？（）A.文书拟写B.组织活动C.沟通协调D.商务谈判2.以下哪个选项不是秘书职业形象塑造的要点？（）A.规范严谨的专业形象B.不拘小节C.让礼仪成为习惯D.展现独特的人格魅力3.以下哪个选项是女性秘书的服饰仪态？（）A.正装以领带为核心的搭配B.穿西服应注意的细节C.适当保守，严谨专业D.以内敛和朴素为基本原则4.以下哪个选项是沟通的传播模式?（）A.传播线性模式B.媒体传播模式C.数字传播模式D.电子传播模式5.（）是中国古代经典之一，其中有一些记载涉及秘书的职责和准则A.《论语》B.《礼记》C.《史记》D.《中庸》6.以下哪个选项是有效倾听的准备？（）A.心理准备B.语言准备C.人员准备D.问题准备7.以下哪个选项不是手势语的类型？（）A.指示性手势语B.情绪性手势语C.象征性手势语D.抽象性手势语8.以下哪个选项是待客座次礼仪中引导就座的正确顺序？（）A.单人沙发优于长沙发B.沙发椅优于普通椅子C.较低的座椅优于较高的座椅D.距离门近的为最佳的座位9.宴会是指？（）A.正规、庄重的宴请活动，有国宴、正式宴会、便宴和家宴四种B.自助餐，是一种由客人自行挑选、自取自食的就餐形式C.以酒水为主招待客人的一种宴请形式D.以茶会友的一种简便的招待形式10.以下哪个选项不属于会议时间的三层含义？（）A.会议召开的时间B.整个会议所需要的总时间，总天数C.重要的议案或事项必须列在整个议程的前项D.每次会议的时间限度11.以下哪个选项不是会议记录作用的体现？（）A.依据作用B.素材作用C.备忘作用D.归纳作用12.以下哪个选项不是优化办公环境的原则？（）A.舒适B.和谐C.安全D.华丽13.以下哪个选项不属于接听电话的准备工作？（）A.电话机应该摆放在办公桌的左边，方便来电时左手拿起话筒，右手拿笔做记录B.备好专用电话记录本C.端一杯温水放在桌子旁，以备口渴时使用D.时常检查电话机设备，保持正常畅通状态14.以下哪个选项不属于辅助决策的特点？（）A.单向性B.时效性C.同层次性D.全过程性15.以下哪个选项不属于时间管理的基本原则？（）A.目标和计划先于行动B.要事第一，黄金时间面对黄金般价值的事情C.遇见事情能缓则缓D.微笑着说“不”，排除一切无关的干扰16.以下哪项属于新媒体的构成要素？（）A.封闭性B.数字技术和网络技术C.媒介融合趋势减弱D.商业模式不变17.（）是秘书工作中极其重要的一环A.新媒体运营B.打理办公室C.整理文件D.记录会议二、判断题1.技术操作层的秘书人员，一般称为企业文员，他们的工作较为单纯，具有明显的专业性和技术性。
412-《国际商务秘书实务》课程标准
《国际商务秘书实务》课程标准（GYZB/K7109-2009）0 概述0.1 适用专业本标准适用于商务英语专业的课程的开发、建设和实施。
0.2 学时与学分建议课程实施时量为32标准学时，建议课程学分为1.5学分。
1 课程定位1.1课程的性质与作用《商务秘书实务》是商务英语专业培养学生职业能力的核心课程，它具有很强的综合性、实践性和规范性，对提高学生的专业素质，培养学生的秘书语言、商务礼仪、商务社交和商务写作能力均有突出的意义，是将本专业学生培养成具有一定商务工作能力之人的重要一环。
学生通过学习，不仅能够掌握在流通经济领域中各种使用文体的写作知识，具备良好的、符合商务要求的个人礼仪风范，并能初步掌握现代办公室工作技巧,能够具备秘书工作的基础能力。
本门课程的先修课程包括：剑桥商务英语初级、商务英语视听说、外贸函电、国际商务礼仪、跨文化交际中英文速录和计算机办公软件。
2.1 课程主体目标本课程培养具有良好的职业道德，熟练掌握文秘专业基本理论知识和业务知识，具备较强的组织协调、语言表达、文书写作与处理能力，熟练操作各种现代办公设备，能够在各类单位辅助领导管理，从事办公室文书处理、会务管理、档案管理等工作的，具备“一技之长＋综合素质”的德、智、体、美等方面全面发展的高素质技能型人才。
2.2 知识、能力与素质目标知识目标通过专业知识的学习，了解秘书职业和秘书行为规范；能力目标通过实践性教学，掌握秘书工作常规工作和高级秘书工作的技能；素质目标培养健康良好的工作习惯和心态，提高社交与沟通、协调能力，培养秘书职业道德。
3.1 课程设计思路《商务秘书实务》课程组结合长期教学实践经验和企业调查研究结果，邀请企业专家共同研讨教学内容和方法，以职业岗位需求为指向，以学生职业能力与素养培养为重点，形成如下课程设计理念：（1）课程从基于秘书工作过程所需的技能切入，以必需、够用为量，以精当、扎实为度，选取有极强的针对性和适应性的教学内容。
商务秘书工作实务
2.高级加工
①综合分析 ②预测分析 ③对策研究 三、信息的传递、存贮与检索
(一)
1 2. 3 4 5 6
(二)
1 2. 3.要设专人负责信息材料的管理。
(三）信息的检索
信息的检索就是从存贮的大量信息材料中，查找所需 要的信息的过程。检索过程的实质，主要是对检索 工具的利用，因而，要做好存贮信息的编目与索引 工作。
①报纸、期刊中与本企业经营活动相关的国内外信息
②供工作用的参考图书、专著、百科全书和专 门词典。
③
⑨内部文献：业务信息资料、本企业或本行业的现实情况，一是静态资料， 即各类基础材料、统计数据；二是动态信息，即时常发生的新情况、新
(2)声像形态的信息 (3)记忆形态的信息 2．信息分类的多种方法 (1)按对象分类 (2)按主题分类
三、会议文书工作 (一)会议文书的分类 1．会议的指导文书 2.会议主题文书 3．会议程序文书 4．会议简报和会议记录文书 5．会议参考文书
6 7．会议管理文书。
(二) 1．会议文件的印制要求规范，尤其是文件格式的设
2．会议文件的分发需要注意要适时适量分发，遵守
3．印制文件前的审定工作，文件样式的设计工作，
1. 2. 3.
1.
印章管理要制度化、规范化。秘书部门必须建立用 印登记簿，登记内容包括用印时间、用印单位及经 手人姓名、盖印份数、批准人、经办人等，以备查 考。
2.
落款章、更正章、证见章 、骑缝章 、骑边章 、密封 章 、封存章
四、值班工作
1. (1) (2)综合性 (3)过渡性
2. 值班工作的职责，主要是管理在正常上班时间之
1 2 3．查出信息要合乎目的要求，尽量避免不相关信息。
第二节 商务秘书与会务工作
商务秘书实务第二版共24页
2019/11/4
7
按其责任的大小和能力素质的高低划分（2）
再次是执行级，它包括业务秘书、行政秘书等。其工 作内容主要是协助上司做办公室和业务部的有关工作。 如处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集 资料，管理档案，收发传真、电话，计划管理上司的 时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监 督检查上司下达的工作，做信息收集工作，协调横向、 纵向的各种关系，辅助决策。
第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外 秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不 可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有 的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我 认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千 元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者 你自以为是，盲目抬高身价等等。
最后是行政级。它包括办公室经理、行政经理、秘书 科长、经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决 策，监督检查，辅助管理，帮助上司协调组织内纵向 横向的关系和组织外部的各种关系，指导带领秘书群 体协同工作，知人善任，合理授权，合理分派工作。
2019/11/4
8
二、商务秘书工作
1、商务活动的特点 交易性 利益性 竞争性
智能化：专业技能、人际关系技能、理 念分析技能
专业化：术业有专攻、行业细分 复合化：多种知识和技能的组合 社会化：国际化、统一化 女性化：女性在管理中整体地位的提升
2019/11/4
13
第二节商务秘书的素质要求与行为规范
商务秘书的职业道德 商务秘书的知识结构 商务秘书的能力素质
信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、
辅助决策的调查研究工作等。 10
商务秘书实务
商务秘书工作
商务活动的 基本特点
交易性
利益性
竞争性
商务秘书工作
商务秘书工作内容 常规事物工作
指派性工作 自主独创性工作
指派性ABCD工作法则
重要
B A
急紧
D C
A:： 需首先予以办理
B： 其次办理
C： 放于再次办理 D： 酌情处理（或不办）
商务秘书工作
商务秘书工作的特点
1、辅助性——服务、从属地位 2、中介性——承上启下沟通内外 3、综合性——全面、多样、系统 4、机要性——机密性和重要性
商务秘书工作入门
商务秘书的面试技巧
一、面试准备： 1、了解该单位的性质、规模、经营的范围和 特色等。 2、理清思路、确保表述内容与简历一致 3、预备对方可能提出问题的应对答案 4、了解时下秘书人才市场的薪酬行情 5、准备好应聘材料，预期是与申请职位相关 的材料。如：学历证明、毕业证、等级证书 求职申请、履历材料、推荐信、身份证等 6优化知识结构的 基本原则
将专业知识和相 关业务相结合 将学习的开放性 和指向性相结合 将阶段性和层次 性相结合 将巩固和速成相 结合
T型知识结构图
商务秘书应具备的能力素质
商务秘书的智能素质包括知识结构和能力结 构，前者是后者的基础，后者是前者的运用 和体现。 1、要有极强的表达（口头、文字）和沟通能力 2、缜密、高效、准确的办事能力 3、发挥在各个过程中的辅助管理能力 4、形象良好（整洁、端庄、优雅、成熟、智慧、 敏捷、乐观、热情、亲善、合作）的交际公 关能力 5、掌握多种技能的操作能力
商务秘书实务
商务秘书概述
商务秘书与商务秘书工作 商务秘书的素质要求 商务秘书的行为规范 商务秘书工作入门
商务秘书实务
• (2)款式 • 身材修长的女性：适合穿西服式样的外套 上衣、西裤，带腰身套裙，及膝短裙，西 服套裙。 • 身材小巧的女性：适合穿超短裙、合身套 裙、百褶裙等。 • 身材高大偏胖的女性：适合穿外套上衣、 套裤，西服套裙等。 • 身材矮小偏胖的女性：适合穿短上衣、长 裤，西服套裙。 • (3)种类
• • • • • • • • • •
1.2 商务人员的仪表礼仪 1.2.1 正确的着装原则 1)服饰美的首要条件是整洁 2)服饰美的另一条件是协调 3)男女的服饰选择不同 (1)服装的配色 服装的配色忌杂、乱，比较理想的搭配有： 红色—白色 红色—黑色 红色—橄榄色 粉红色—白色 天蓝色—黑色 粉红色—绿色 天蓝色—白色 灰色—黑色 宝蓝色—鲜绿色
• ④西装只能配穿皮鞋。 • ⑤在选择袜子时，应以透气性能好的丝袜、 棉袜为宜。袜长以坐下后不露出腿部或衬 裤为标准；袜色应与西装的颜色色系相同 或相近。 • 1.2.4 正确的佩戴饰品 • 1)项链 • 社交场合中男士佩戴的项链应是体积不大、 较精美细致的金项链，女士还可佩 戴珍 珠项链，如果是出席晚间的舞会或宴会， 还可采用光彩度较亮泽的项链, 使自已
• • • • • •
1.4 言谈的礼仪 1.4.1 言谈的内在要求 1)真诚坦率 2)讲究礼貌 3)言之有物、言之有理、言之有序 ①言之有物是沟通时要有新的内容，让参与 交谈的人有所得、有所想、有所悟。 • ②所谓言之有理，是指交谈的内容不仅要丰 富、新颖，而且要做到持之有据。 • ③言之有序，就是根据讲话的主要目的和中
• ③在与人交谈时，应当不断地通过各种目 光与对方交流，调整交谈的气氛。交谈中， 应始终保持目光的接触，这是表示对话题 很感兴趣。长时间回避对方目光而左顾右 盼，是不感兴趣的表示。 • ④应尽可能使自己的目光与对方保持在同 一高度。 • ⑤交谈和会见结束时，目光要抬起，表示 讲话的结束。道别时，仍用目光注视着对 方的眼睛，面部表现出离别的深情。 • 1.3.7 微笑
商务秘书实务-第四章
• 传阅
根据公文的内容，由秘书部门负责人决 定或根据规定的阅读范围 组织传阅工作。 传阅者会做出批示或写明意见。秘书人 员应按传阅者的批示或意见进行处理。 在分办和传阅后秘书人员应根据批示或
意见做好催办、注办工作。
• 催办
指对必须答复的文件，根据时限要求、 及时地对承办情况进行督促与检查，以 确保落实。
• 印章的缴销：停止使用后及时回收，做 好封存或销毁处理
• （二）介绍信管理
• 格式：持出和存根两部分
• 介绍信的使用和管理：专人安全保管、 认真填写清楚、用印、严禁开空白介绍 信
第四节 商务电子文件的运
转处理
• 一、电子文件的特性 • 数字化信息形态 • 非识读性 • 对电子技术和设备的依赖性 • 信息的可变性 • 信息与载体的可分离性 • 载体的不稳定性 • 电子文件的可共享性 • 多种信息媒体的集成性
• 3.签发，指有关领导对文稿签字发出；
• 4.复核
• 5.注册
• 6.缮印 指对已签发的文件定稿进行 誊清、 复印或排版印刷；
• 7.校对 指对文件誊写稿、打印稿或清样按定稿 核对、校正；
• 8.用印 指在完成的文件上加盖机关印章。应注 意必须以签发的文稿为依据；用印应清晰端正， 加盖于签发日期上；用印须和签发机关一致； 用印须核对发文数量；
• （二）商务文书的清退 • 清退：将办理完毕的留在各个工作人员
手中的文件按规定收回来
• 清退的步骤： • 通知 • 清点核对 • 清退交接
• （三）商务文书的保存
• 商务文书的保存方法：分本别类—放入 文件夹或文件盒—按类集中排放
• （四）商务文书的销毁 • 文书销毁范围：不需要归档、平时清退
• 注办
秘书实务第一章 商务秘书_OK
1、商务秘书与其他 秘书的异同点
2、商务秘书的工作 有哪些特殊性？
课堂练习
3、商务秘书应 具有哪些能力
4、怎样才能过好 面试这一关
主页 20
秘书自学的方式有两种：其一 读书；其二实践。理论与实践 相结合，不断的通过自身学习 提升自己的各种能力
组织性学习和培训
所谓组织性学习，是指在组织 中学习新的知识、理论和价值 观，并加以应用。秘书应不断 掌握相互合作和迅速适应外界 变化的技能
道获 取 知 识 渠
15
5、操作能力
1、表达沟通能力
4、交际公关能力
第一章 商务秘书概述
1ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
学习本课程的参考书目
书名 《现代秘书实务》
著者/译者 范立荣著
《涉外秘书实务》 《涉外秘书全书》 《经理助理与秘书手册》
《秘书国家职业资格培训教 程》
《公司秘书手册》 《办公室事务管理》
张丽琍主编
【美】玛丽·A·德弗 里斯著
【美】斯特罗曼.K. 威尔逊著
张丽琍主编
廖金泽著
沈蕾主编
4、行政级秘书
主要工作内容：包括参与决策，监督检查，辅助管理，设计工作岗位，制定工作
流程，制定各种规章制度，帮助上司协调组织内纵向、横向的关系和组织外部的
各种关系，指导、带领秘书群体开展工作，分派任务，合理授权等
8
二、商务秘书工作
9
（二）、西方学者关于商务秘书工作内容的阐述
1、美国《职称词典》
A、全面处理机关、公司的行政工作，以减 轻政府官员和公司负责人的较次要的行 政事务及办公室工作
（三）、秘书的 能力素质
3、辅助管理的能力
2、办事能力
16
商务秘书实务 全套
第三节 商务秘书工作入门
秘书的面试技巧（1）
第一，要争取通过面试这一关。面度之 前要仔细了解该公司或企业的性质、规 模、经营的范围、特色等
第二，要事先整理自己的思路，确定如 何表达自己的学历、资格、能力、特点 和爱好，所陈述的内容应和简历上的完 全一致
2021/3/20
19
秘书的面试技巧（2）
第三，预先准备好对方可能提出问题的应对答案，特别要想好如 果对方问及“你对原来的上司如何评价？”“如果你未来的上司 是一个脾气比较急躁，喜欢苛求下属的领导，你将怎么 办？”“你们原来的公司规模较大，而我们的公司规模较小，你 会不会感到不适应？”等许多棘手、敏感的问题时，要注意回答 的技巧，因为这些问题是要考察你的人际关系技巧和心理素质， 所以要深思熟虑，不要简单回答是否对错，要辩证全面地陈述你 对问题的认识。 第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外 秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不 可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有 的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我 认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千 元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者 你自以为是，盲目抬高身价等等。
2021/3/20
13
第二节商务秘书的素质要求与行为规范
商务秘书的职业道德 商务秘书的知识结构 商务秘书的能力素质
2021/3/20
14
一、商务秘书的职业道德
爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。
诚实守信，恪尽职守，把握分寸。
积极主动，当好参谋。
遵守纪律，严守机密，守时守信，言必行，行 必果。
谦虚谨慎，踏实细致。团结协作，宽容大度。
商务秘书工作实务
商务秘书工作实务商务秘书是企业中非常重要的一环，他负责协助高层管理人员进行沟通、安排行程、解决日常工作中出现的问题等。
本文将详细介绍商务秘书的工作实务。
首先，商务秘书应具备良好的沟通能力。
商务秘书需要与高层管理人员、部门经理以及其他员工进行频繁的沟通，了解他们的需求和任务，并为其提供必要的支持。
因此，商务秘书需要具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求，并能够迅速解决沟通中出现的问题。
其次，商务秘书应具备优秀的组织能力。
商务秘书需要为高层管理人员的行程安排、会议安排、文件整理等提供支持。
因此，商务秘书需要能够灵活安排时间，高效地处理多个任务，并且具备良好的时间管理能力。
另外，商务秘书还需要具备良好的协调能力。
在日常工作中，商务秘书可能需要协调不同部门的合作，解决部门之间的冲突，以确保工作的顺利进行。
商务秘书还需要与外部供应商、客户等进行合作和协调，保持外部关系的良好。
商务秘书还需要具备较高的机密性和保密能力。
商务秘书往往接触到一些重要的商业机密，例如企业的战略和商业计划等。
商务秘书需要严守机密，确保这些信息不外泄。
商务秘书还需要对员工的个人信息和公司内部的决策进行保密，以保障公司的利益。
在工作中，商务秘书还需要具备一定的计算机技术能力。
商务秘书需要熟悉办公软件的使用，例如Microsoft Office套件，能够进行文件编辑、制作幻灯片和管理电子邮件等。
商务秘书还可以通过学习一些办公自动化软件和沟通工具，提高工作效率。
此外，商务秘书还需要具备良好的人际关系技巧。
商务秘书在与各种人员进行交流时，需要能够与他人建立良好的关系，尊重他人的观点和意见，并能够处理好人际关系中的冲突和纷争。
商务秘书还需要具备一定的领导力，能够在公司中扮演领导人的角色，带领团队完成工作。
最后，商务秘书需要具备学习能力和适应能力。
商务秘书需要不断学习新知识和技能，以适应企业快速发展的要求。
商务秘书还需要在工作中迅速适应变化，能够灵活应对各种挑战和困难。
商务秘书实务
• 我国最早的秘书——使用和撰写甲骨文书的“巫” 。
• 巫的身份，相当于神的代言人。
• 皇权至上的秘书——各级官员
• 历代为皇帝起草文书，掌管印玺，提供参谋意见等 从事现代意义上“秘书”一职的，有各种不同的官 职名称。那时从事秘书工作的，其实是协助朝廷处 理各类事务的官员，就是有诸如蔺相如、诸葛亮、 张良等人，有门客、军师之名，最终还是走向官场。
1、秘书是一种职业。 2、从事秘书职业的人员，是“直接为领导工作
服务”的，秘书服务的根本对象是领导者。
3、秘书工作，是“协助领导处理政务及日常事 务”，秘书活动的根本性质是辅助管理。
4、秘书活动的基本方式，是处理信息和事务。
古今秘书的演变过程
（一）从“神权”走向世俗 • 1、最早的“秘书”名称 • 在我国，“秘书”一词最早出现于汉代。最初的含
定位现代秘书
• （一）明确秘书的职业角色
• 1、从属性地位。有人说，秘书从属于领导。这个 说法并不正确。应该说，秘书职业是从属于管理 活动的，任何有管理存在的行业，就需要秘书来 协助。只要有一个行业，就要有这个行业的秘书， 所以人们称秘书为“三百六十一”行。反之，管 理活动消失，秘书职业就不存在了。
• 2、辅助性作用。秘书的职业是协助管理，在管理 活动中起辅助领导、服务领导的作用。秘书是领 导的“外脑” 、“智囊”，是领导的左右手，在 管理活动中为领导提供信息、出谋献策、处理日 常事务。
（二）明确秘书的活动范围
• 秘书活动是围绕领导活动展开，为领导服 务是秘书第一位的基本职能，秘书活动是 领导的附属和补充，领导活动规定了秘书 活动的基本范围和工作方向，所以。秘书 活动的范围就是领导活动。
秘书的种类
• 秘书是一个统称，从不同的角度，可分为 不同的类别。（见表1）
商务秘书实务教学大纲
《商务秘书实务》教学大纲一、课程说明（一）编制依据本大纲依据“非文秘各专业的专业教学培养方案”所编制（二）课程性质及任务本课程是非文秘各专业的基础课程之一。
通过本课程的学习，要求熟练掌握基本礼仪，能够熟练掌握办会、办文的能力。
（三）课程同其他课程的关系本课程与《经济文书实务》、《秘书学》等课程相辅相成。
（四）教学内容的设置本课程教学内容主要是根据非文秘各专业的专业教学的培养要求来设置。
（五）教学方法与教学手段的采用本课程主要采用讲解式、实训式的形式进行教学。
（六）教材的选用本课程所使用教材为文秘教研室自编教材。
（七）建议学时教学计划学时为56 ，建议学时可为70—72学时。
二、教学时数及分配表教学时数：56三、教学内容第一编商务礼仪第一章商务人员的个人礼仪（一）目的要求掌握商务人员在不同场合的各种礼仪，并能熟练应用。
（二）重点难点重点：行为举止礼仪。
难点；言谈的礼仪。
（三）理论内容第一节商务人员的仪容礼仪。
一、发型美化的礼仪二、面部美化的礼仪要求第二节商务人员的仪表礼仪一、正确的着装原则二、女士着装礼仪要点三、男士服装的着装要点四、男士着装的基本礼仪规范五、正确的佩带饰品第三节行为举止礼仪一、站姿、坐姿、行姿二、有效的手势语、蹲姿、目光、微笑第四节言谈的礼仪一、言谈的内在要求二、交谈中的礼仪和技巧（四）作业测验省略第二章办公室及公共场合礼仪（一）目的要求学习掌握办公室正确得体的礼仪。
（二）重点难点重点：办公室内的礼仪。
难点：特定公众场合的礼仪。
（三）理论内容第一节办公室礼仪一、办公室内的礼仪第二节特定公众场合的礼仪一、街道礼仪二、公车礼仪三、影剧院礼仪四、餐厅礼仪五、宴会礼仪六、舞会礼仪第三节对待校园公众的礼仪一、师生间的礼仪二、同学间礼仪三、课堂礼仪四、学生拜访老师时应注意的礼仪（四）实践内容在教室里以组为单位，设计办公过程中的综合礼仪展现。
第三章商业接待、拜访及会议礼仪（一）目的要求掌握商务人员接待的礼仪规范。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
《商务秘书实务》期中考试试卷
（2015~2016年度第二学期）
考试时间：90分钟总分：100分出卷人：适用班级
班级：学号：姓名：
题号一二三四五评卷人总分
得分
考生请注意：本试卷总分100分，时量90分钟
一、单项选择题(本大题共15小题，每小题2分，共30分)在每小题列出的四个
选项中只有一个选项符合题目要求，请将正确选项前的字母填在题后的括号内。
1.( )是办公用品中不宜大量购买的。
A．圆珠笔 B．磁盘C．打印机墨盒D．订书钉
2．如果上司外出多个地方，秘书应（）。
A．把所有邮件都邮寄给上司 B．把所有邮件保存，待上司回来看
C．登记所有邮件，并用电话一一告知上司
D．将紧急邮件立即寄给上司，非紧急邮件经编号后等待上司回来处理
3.秘书在接听抱怨电话时，应（）。
A．告知对方自己很忙，暗示没有时间听他说话
B．开门见山地把问题直接引上正题
C．拒绝对方，告知对方自己无能为力
D．听对方把话说完，回话时语调安详、沉稳
4.在通话过程中，如果出现线路中断的情况，（）。
A．拨打电话一方应及时重拨B．接话方应主动拨打电话C．拨打电话一方应静等D．接通后接话方应表示歉意
5．秘书在接打电话时，如果需要对方回电，要注意（）。
A．告知对方回电话的时间 B．告知对方自己的电话号码
C．告知对方不要忘了回电话D．反复拨打对方的电话
6．秘书在接听电话时，应选择（）的程序。
A．问候→询问对方姓名→报出自己单位（部门）的名称
B．报出自己单位（部门）名称→问候→询问有关事宜
C．问候→报出自己单位（部门）的名称→询问对方姓名
D．问候→报出自己单位（部门）的名称→询问有关事宜
7．秘书坚持每天记工作日记，其主要的目的是（）。
A．为记而记，建立流水账 B．作为事实依据，供上司参考C．认真分析，继续改进，提高时效D．持之以恒，锻炼自己毅力
8．秘书在安排车辆使用时，如果车辆安排发生冲突，秘书首先应（）。
A．主动与当事各方协调B．上报主管C．自行决定归谁使用D．求助朋友9.在接待客人中(客人第一次来),上下楼梯有时不可避免,下面符合正确商务礼仪的做法是( )。
A．上楼时让领导,来宾走在前方,下楼时将相反
B．上楼时让领导,来宾走在后方,下楼时一样
C．上下楼时都让领导,来宾走在前方
D．两人并排走
10.女士跷二郎腿的坐姿是( )。
A．不符合规范,因为会显得草率而轻浮 B．男士可以,女士不可以C．只要注意上边的小腿往回收,脚尖向下,女士也可以采用D．没有太多的讲究11.作为商务人员,形象很重要,因此,在商务场合中,你应该( )。
A．时刻保持严肃的表情,以示严谨的工作态度
B．时刻保持微笑,营造一个良好的商务环境
C．该笑就笑,表情自如,显示当代人的活力
D．和平时一样，展示个性
12.办公室里礼仪中要注意的礼节很多,下面哪种并不属于忌讳的范围之中( )
A．在办公的时候打扮自己 B．借用同事的办公物品
C．向同事谈论自己的功绩经历 D．办公时看小说等与工作无关的资料13.在男女之间的握手中,伸手的先后顺序也十分重要,在一般情况下应该是( )
A．女方应先伸手去握,这样显得自己的落落大方,也不会让男方觉得难堪
B．男方应先伸手去握,这样会显得自己绅士风度,也避免女方不好意思去握C．男女双方谁先伸手都可以
D．以表示地位高，只能握住对方的手指尖
14.大办公室具有节省空间、透气采光好等优点，缺点是（）
A．监督不便B．相互干扰C．等级森严D．联系不便
15.文书处理工作是是对工作中产生的各种类型的文书进行（）的处理并立卷、归档等，使一些有关联的文书衔接有序，便于管理和查找。
A．甄别与筛选B．上传或下达C．写作与传递D．收文和发文
二、选择题(本大题共5题，每小题1分，共5分)
1.（）不时用手理头发,可以确保仪容整齐。
2.（）与别人交谈时应双眼看着对方。
3.（）在电梯里时,应该先到先行，客人先上，主人可以先下,一边扶着门,一边为客人指路。
4.（）递名片时一定要用双手递,双手接；或者是接递同时进行时用左手递右手接。
5.（）拜访的时候去得越早越好,体现了对对方的尊重。
三、简答题(本大题共2题，共22分)
1.简述时间管理理论ABCD工作法中A、B、C、D四个类别。
（8分）
2.收文办理程序分别有哪些？“登记”的主要事项是什么？(14分)
四、作图题(本大题共1题，共8分)
1、请作出西餐宴会时的长桌座次排法，人数14人。
五、综合题(本大题共2题，共35分)
1.请你为汶罗小学少先队大队部拟一个通知给全体师生。
要写清楚晚会的内容（大队部决定在6月1日早上8点操场集合，组织六年级全体少先队员去参观万州区科技馆），要求自己带上钢笔和笔记本。
（15分）
2.【案例】大意失荆州（20分）
一位外经贸委的处长王女士奉派随团出访,前去欧洲开展招商引资工作,因为出国之前她为了做准备,忘记重新印制一套名片,所以,每到送名片的时候,为了让对方能找到自己的最新的电话和住址,赶紧在名片上临时用钢笔加注了几个有用的电话号码和地址。
半个月跑下来,王女士累得筋疲力尽,却未见有外商与其有过实质性接触,后来经人指点,才明白问题出在哪儿。
原来是她自己奉送给外商的名片不合规范。
为了图省事,王女士临时用钢笔在自己的名片上加注了几个有用的电话号码,本想这样联系起来更方便和更有效。
可是在外商看来,名片犹如一个人的"脸面",对其任意涂涂该改,加加减减,只能表明她的为人处世敷衍了事,马马虎虎。
【问题】:1、试结合王女士的错误来谈一谈名片在当今的商业交往中的重要作用。
2、请想一想如何正确出示名片。