工作方法(重要)(理论)

工作方法

一、先决条件

1、工作系统化

a、物品、办公桌井然有序

b、不用用太多时间整理物品

c、检查应有的常用工具：订书机、各色笔、透明胶、名片簿、文件夹、剪刀。。。。。。

2、建立工作档

a、目前专题

b、确定日常工作，分为：立即可用、待议项目、固定工作、专题资料、问题档案

3、建立资料档

二、方法理论

PDCA方法论：

PLAN计划工作—》DO IT 执行—》CHECK 检查执行情况—》ACTION 修订计划

1、解决PLAN问题：

a、目标的属性：必须明确、必须可达、必须量化、必须结果、必须时限

b、确定目标方法：剥洋葱法：大—》小—》即时

B树：大——子——子目标

c、收集信息，支持目标，寻找目标：快速阅读、捕捉灵感、专题调查、讨论交换

d、根据信息，决策目标：整理信息->设计方案->选择方案->评价方案；

VSAFE法：价值、合适、认可、可行、持久；

头脑风暴法：只能用于查找方案，不能用于决策方案。

e、科学决策方案：利用决策树来对比所有方案

f、制订所得方案的行动计划：

①制订计划表：绿色——工作内容简单明了，所有条件齐全

黄色——没有确定怎么去做，或者信息条件不够

红色——麻烦比较大，很难完成

②清理每一步的关系，寻找统筹方法，共同利用时间，绘制工作时间网络图

③制订滚动计划，准备备用计划：

滚动：近细远粗，利用前面的执行情况来详细后面的计划

备用：如果有重大事情改变，则启用备用计划或者重新制订计划

2、DO IT 执行

a、立即行动（只有条件不够，才能缓做）：

①不要把难做的事情往后拖，越拖越难做；

②不要把不喜欢的事情向后推，越推越讨厌；

③不要把喜欢的事情做过头，越做越浪费时间。

b、ABC法则：

A型：今天必须做，重要并且紧急的任务

B型：今天应该做，重要或者紧急的任务（只其中一项）

C型：今天可以做，不重要也不紧急任务

注：

①每天都应该完成一些A型、B型、C型的工作，而不只是做A型而已。

②每天的工作不是按照A型->B型->C型，而是全天分配，注意平衡。

③任务的分类是根据条件在变化的，不是定死在那个级别顺序的。

c、80：20定律：务必经常检查自己是否把较多的时间和精力都放在关键的少数事务

上面，而不是浪费在无用的多数事情上面。不能把时间精力平均分配。不要太多的

朋友，而要有关键的一些朋友，要懂得加强这个圈子。

d、双管齐下：安排好充分利用做事情中间的某些等待的时间，预先策划，预先安排。

统筹安排好要做的事情。

e、因数分解法：把困难的事情分解为很多步骤，一步一步去做好。把大的复杂的事情

分析好，分解为很多比较容易完成的小事情。饭要一口一口吃，路要一步一步走。

3、CHECK 检查执行情况

a、排列图：找去影响任务完成的主要的一些因素，然后进行分析统计，得到排列图。

而且按照统计频线分为A类因素：目前的主要因素，B类因素：80～90%范围内，

C类因素即为一般的因素。

b、因果图法：用鱼骨图法找到完成工作所需要经历的步骤，从中找到相应的原因。

c、散点图法：显示成对数据或者两个原因之间的关系。

d、直方图法：将检查到的数据，安装频次分布在图上，然后根据图的形状分析：正常

型，孤岛型、偏向型、双峰型、平坦型、锯齿型。

e、控制图法：查看测量的数据是否在：平均值±3δ以内。

f、核查统计表：根据任务未完成的原因，统计那些原因才是频次最大的原因。

4、订计划，创造性解决问题

a、创造性思维：以新异的、发明性的方法来正确解决问题的思维过程；

b、问题解决的步骤：寻找目标、寻找事实、寻找问题、寻找创意、寻找答案、寻找解

答、寻找接纳；

c、创造性解决问题的原则：解决正确的问题（定义好问题）、讲究效率；

d、创造性解决问题的方法：逆向思维，纵深技术（为什么2、如何2），横向思维，改

变切入点，寻找替代方案，广角思维。

时间管理方法

时间管理主要有：1、时间管理是什么；2、时间管理上的常见错误；3、时间管理的理念；4、时间管理的思路方法；5、制订实施时间管理的计划。

一、时间管理是什么

1、时间、时间管理

a、时间：无弹性，无可积蓄，无可替代，无可追退。

b、时间管理的对象并非时间，而是人在使用时间时选择的行为，也就是自我管理，控

制自我。

2、时间管理理论的演变

便条—》长、中、短日程表—》优先顺序，制订高效计划—》更重于个人管理，提升个人的工作和生活质量，全盘规划。

3、时间管理

不仅是时间上的主人，而更是时间的开发者，开发时间资源是艺术和科学的结合。

二、时间管理上的常见错误

1、时间浪费的主要原因：

a、缺乏时间管理的意识

b、缺乏沟通（总是在等待别人，浪费时间）

c、弄不清优先顺序（不重要的时间浪费太多时间，就算同一事情也要讲究统筹方法）

2、时间的陷阱：

a、没有计划，没有时间表，兵来将挡的日子。

b、不好意思拒绝别人，只帮别人做事，自己的事情没有做。

c、反正时间还早――拖到明天再说（现在就做，否则根据帕金森定律：）

①工作会自动膨胀以占满所有可用的时间；

②如果为某一项工作安排了过多的时间，你就会放慢你的节奏以后让这项工

作用掉你计划分配的所有时间；

③有拖拉习惯的人，总是为自己要做的事情留足够多的时间，反而认为自己

效率高，其实在时间上有极大的浪费；

④不速之客：不要轻易抬头，要显得很忙碌，对不速之客要迅速解决；

⑤会议太多；

⑥文件满桌，电脑里到处都是有用的资料；

⑦事必亲做，太多的事情，人都要做重要的，要学重要的。

3、时间管理错误的对策：

a、要事第一，重要的事决不应被小事情打扰；

b、以最终的结果来开始行动：所做之事对什么有什么作用；

c、要学“NO”，要讲究拒绝的方法；