建设工程项目档案管理规定

建设工程项目档案管理规定

一、定义

工程项目档案是工程项目建设从酝酿、决策、设计、施工到建成投产整个过程中形成的具有归档保存价值的各类文件材料的总和。凡在项目基本建设活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属项目工程档案（以下简称工程档案）。它包括了工程的前期文件、设计文件、项目管理文件（包括合同及合同管理文件）、交工文件和竣工图（以下简称施工文件）、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、试生产文件、财务器材管理文件及竣工验收文件等。

二、项目文件的归档管理

1、项目文件归档原则

（1）为确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用，档案必须实行集中统一管理的原则。综合管理部全面负责所有与项目有关的档案管理工作。（2）各部门、项目组各派一名专职或兼职人员负责本部门业务工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理，并按要求在文件形成之后的三个月之内或定期向档案室移交。

工程建设承包商（EPC承包商和施工建设单位）应指定专人负责所承包范围内的设计文件、施工技术文件、竣工图、设备文件、操作和维修手册以及按规定应报批文件的收集整理（包括纸质文件、电子文件和声像材料），并按合同要求向业主移交。

监理单位及参与项目建设的其它单位也应安排专人负责相关业务领域范围内文件（包括纸质文件、电子文件、声像材料）的收集整理，并按合同要求向业主移交。

（3）归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量符合要求。

（4）项目文件的归档审查：工程承包商或施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的承包商、监理部门、项目组对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经建设单位档案管理部门确认，并按规

定办理交接手续后，连同审查记录全部交档案部门。

（5）对于项目工程资料归档范围、保存期限及收集责任部门，应由各部门及项目组及时收集、整理、保存、归档，具体见附表1（工程资料归档范围及收集责任单位一览表）。

2、项目文件的归档时间

（1）项目前期文件在前期阶段结束时归档。

（2）基础设计文件、详细设计文件、设计审查会议纪要等随时归档。

（3）项目管理文件由各部门/项目组收集、整理、组卷、保存，并在项目建设完工时归档。

（4）工程施工文件在工程实体交工验收以及完成内容的审核、确认，并经档案管理部门验收案卷质量后归档；竣工验收过程发生的文件应由组织验收部门在“交工证明书”授予承包商之后完成归档。

（5）监理文件应与承包商施工文件同期归档。

（6）工程项目建设中形成的电子文件应由文件形成部门随时登录“文档管理系统”，并适时刻录成光盘保存、归档，电子文件的编号、整理、归档与纸质

文件对应一致。

3、项目归档文件的基本要求

（1）归档的工程技术文件必须完整、准确、系统、规范。

（2）完整：是指能够记录和反映工程建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、设备安装、调度、试生产及验收的全过程。（3）准确：是指真实记录和准确反映建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、数据可靠、签署完备。

（4）系统：是指按照文件形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学、组卷合理。

（5）规范：是指归档文件的编制质量、整理、组卷、卷内文件的排列、案卷编目、装订等符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的要求。4、归档文件的具体质量要求

（1）归档文件应做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续齐备，并应剔除易腐蚀的金属物。

（2）需永久、长期保存的文件不应用易退色的书写材料（红色墨水、纯兰墨水、

圓珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；用热敏纸形成的需要永久、长期保存的文件归档时应附一份复印件。

（3）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。具体的编制要求要符合《国家重大建设项目文件归档要求》等有关规定。

（4）录音、录像文件应保持载体的有效性，对录音、录像文件的管理应执行《录音录像档案管理规范》（DA/T15）的有关规定，照片档案的管理应执行《照片档案管理规范》（GB/T11821-1989）的规定。

95长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。当交工文件以只读光盘形式提供时，必须提供一份经责任人员签字确认的原件，并确保光盘内容与原件一

致。电子文件的归档管理应按照《电子文件归档及管理规范》有关规定执行，并完整地填写电子文件登记表。

三、项目档案管理工作

1、项目文件整理原则

（1）本项目所有文件的整理由文件的形成单位负责，并全部转换为电子版文件。对需要作为档案保存的文件，按归档时间要求移交档案管理部门归档。

（2）各部门及项目组等机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、施工文件、生产试运行文件及竣工验收文件，应根据文件的性质、内容分别按阶段、装置或者单位工程整理。

（3）项目管理文件按年度、问题和时间整理；商务、采购合同及合同管理文件按年度、合同号进行整理；会计档案的整理、组卷执行财政部、国家档案局1998年8月21日发布的《会计档案管理办法》。

（4）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按装置和专业整理。（5）EPC承包商或施工单位形成的施工文件按装置、单位工程、专业整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按装置、单位工程整理。

（6）设备、技术、工艺、专利商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由EPC承包商或施工单位整理。

2、工程项目施工文件的组卷规则

（1）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；