公司资料室管理规定

公司资料室管理规定

1 总则

本规定的目的在于加强和规范资料室的资料管理，提高工作效率，特制定规定。

2 资料员责任

资料员负责工程文件、技术资料的收集、整理、分类、归档和保管工作。

3 资料归档程序

3.1 各类需归档的资料（图纸、技术文件、工作手册、操作说明书、合同、协议等）移交资料室时，移交人须提供资料移交清单（一式两份），资料经当面点清后，双方签字确认，资料室存一份，移交部门存一份。

3.2 移交人要在资料室的“资料传递登记本”上签字方可离开。

4 管理要求

4.1 资料室要求每日做一次清洁卫生。

4.2 资料室禁止无关人员（外来人员等）进入，严禁烟火。

4.3 资料室应保持清洁卫生，做好安全防火和防潮工作。

4.4 资料室要求保持安静，不能大声喧哗。

4.5 资料室内严禁吸烟。

4.6 未经分管领导批准，员工或其他人员不准在资料员不在的情况下进入资料室和使用资料室的电脑。

4.7 严禁在资料室拍照。

5 资料的查阅、借阅

5.1 重要的技术资料或规定不准外借的资料只允许在资料室查阅，但不准借出。

5.2 员工可以根据工作需要查阅、借阅、复印，但应办理登记签认手续。

5.3 涉及及人事、财务、企业机密等重要档案资料（如合同资料、技术资料等），必须经分管领导同意，方可在资料室内阅读。

5.4 外单位人员查、借阅资料，需经分管领导同意后方可在资料室内查阅或借阅，同时做好登记工作。

5.5 资料员必须在相关的登记表上做好登记，并且经常检查借还情况。

5.6 涉及及人事、财务、企业机密等重要档案资料（如合同资料、技术资料等），一般员工严禁查阅和复印，有工作需要的人员，须经分管领导同意方可查阅。

5.7 禁止将从资料室借出的资料转借他人或代借。

5.8 资料的借阅和查阅时间为：星期一至星期五，上午9：00-12：00 下午13：30-4：30.双休或节假日不借阅或查阅资料，特殊情况必须经分管领导同意，方可借阅或查阅资料。

6 借阅期限

6.1 资料借出期限为10天，期限到前必须将资料归还资料室。如果因工作需要延期借阅的，需办理延期登记及书面说明情况。

6.2 资料借出期限超三个月，如逾期不归还，不来办理续借手续的，将上报分管领导。

7 资料室守则

7.1 严禁在资料室内吸烟。

7.2 进入资料室查阅资料的要履行登记手续，并在资料员的引导下查阅，不得擅自乱翻资料柜的任何资料。

7.3 查、借阅人员要爱护资料、不得随意折、拆、卷、撕页、乱写乱画等不良行为。

7.4 查、借阅资料过程中严禁丢失资料。若有丢失及时上报分管领导。