工程项目档案管理

2021/3/10
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1、项目文件管理的职责分工不明确。
主要表现在：各参建单位之间文件材料 的收集整理分工不明确，对范围内应收 集、归档的文件材料不清楚，没有正确 地执行文件形成部门整理文件的规定。
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2、人员不稳定，建设项目档案管理 业务不熟。
主要表现在：由于电力施工的特殊性： 施工点多、线长、分散，施工专业技术
人员变化较频繁；新分配来的大中专毕
业生对文件资料的归档工作相关知识不 了解，培训工作不及时。
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3、文件材料收集不齐全
①建设项目前期文件缺失较多。如：土地征 用协议、招投标文件等。
②建设项目设计文件不全。如：初步设计审 批文件、批准概算书、预算书等。
③建设项目施工文件不全。如：工程开工报 告、质量监督检查报告、竣工报告及竣工签 证书、设计变更通知单、竣工图纸、工程决 算报告等。
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施工、监理、调试单位在移交纸质档还移 交相应的电子文件、工程重要活照片和 影像材料。
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工程档案的归档保管
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（一）项目准备阶段的立项审批；选址意见及 报批文件；可研报告及批复；项目评估、论证 文件；环境影响报告及批复、投（融）资计划 等由省电力公司负责收集、积累、整理归档。 分建设单位如属非主送、抄送单位，可保存复 印件。
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省公司招投标管理中心或招标代理机构， 负责收集、整理本部门在招投标工作中 形成的应归档的文件及相关资料，向省 公司档案部门归档；负责向分建设单位 提供设计、施工、监理、物资招投标文 件目录证明及中标书。
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分建设单位：是工程档案管理的实施单 位，负责工程施工、竣工阶段的档案管 理的组织、协调工作;负责工程档案的收 集、整理、保管、统计、鉴定及提供利 用工作。
错误。如：质量评定表及原材料试验报告等项 内容只编写为竣工资料字样、没有注明工程名 称。
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6、建设项目文件整理归档不及时
主要表现：平时对文件资料不注 意收集，工程收尾临近工程达标投 产验收时才突击整理；工程技术人 员又面临下一个工程任务等原因， 造成文件材料不能及时归档，很难 保证项目档案的齐全、完整与准确。
④建设项目监理文件不全。如：工程进度计 划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质 报审表等。
⑤设备文件不完整。如：无设备开箱记录
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4、归档文件材料质量不符合规范要求
①文件格式不规范，文件材料没留装订线；
②签认手续不完整、不真实；
③使用不耐久字迹材料记录文件；
④复印件较多：如施工作业指导书、施工组织 设计的报审表为复印件；原材料证明与试验报 告为复印件；
⑤文件材料的内容不真实（竣工图与设计变更 不Leabharlann Baidu）；
⑥竣工图盖章不规范：如竣工图纸盖名章、代 签；
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5、文件材料整理编目不规范。
①文件的组卷不合理； 如：施工文件中的安装记录文件与相关文件
（工程质量报验单）等分别组卷； ②案卷标题拟写不规范（名称、内容、文种）； 案卷题名没有提示卷内文件的全部信息；拟写
（二）招、投标文件由省公司保存原件，分建 设单位只需保存招、投标文件目录证明及中标 书。
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（三）工程的合同、协议正本由签订合同的双 方归档保存，分建设单位不属于合同方的情况 可保存副本。
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调试单位根据承担的工作任务，负责完 成系统调试方案、措施、调试报告的编 制，并做好收集、整理及移交、归档工 作。
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监理单位负责收集、整理监理文件材料， 向分建设单位的移交；负责审核施工单 位、设计单位竣工文件、竣工图的完整、 准确性。
工程档案管理工作 需要注意的几个问题
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一、工程项目档案管理中的常见问题 （六个方面）
项目文件管理的职责分工不明确。 人员不稳定，建设项目档案管理业务不熟。 文件材料收集不齐全 。 归档文件材料质量不符合规范要求 。 文件材料整理编目不规范。 建设项目文件整理归档不及时
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省公司基建部（工程建设单位的代表） 负责工程项目档案的组织、协调，负责 工程项目环境影响报告书、初步设计审 批文件、施工、监理、设备合同的收集、 积累，并向省公司档案部门归档；负责 向分建设单位移交合同副本。
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省公司规划部门负责工程项目的立项、 审批文件及可行性研究阶段文件的收集、 积累，向省公司档案部门归档，并负责 将工程项目批文、勘察设计合同副本、 工程项目可行性研究报告转发及提供给 分建设单位。
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如何做好档案资料工作：
管理职责： 省公司总经理工作部是输变电工程档案的主管
部门，负责工程档案管理制度、细则的制定并 组织实施；负责工程档案管理的检查、监督、 指导；负责竣工档案的专项验收和达标投产工 程档案管理的考核工作；负责接收和保管工程 的立项及审批文件、可行性研究阶段文件材料、 省公司在工程项目建设期间形成的管理文件、 合同.
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勘察、设计单位负责各阶段设计文件、 竣工图的移交、归档工作；负责提交最 终版竣工图。
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施工单位负责合同规定的工程文件的收 集、整理、移交、归档工作；负责设备 开箱文件收集、整理及移交工作；负责 向设计单位提供竣工草图及全部变更设 计文件作为设计单位编制竣工图的依据。
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运行、检修单位负责施工、安装技术文 件、竣工图和设备等与运行、检修有关 的档案的接收、整理、归档。
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建设单位或分建设单位在签订工程设计、 施工及监理合同、协议时，应设立专门 条款，明确参建单位提交相应工程文件 的收集、整理、移交、归档责任。