EXCEL基础操作技能提升培训课件

数据分析处理
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选项卡简介
开始 基本的剪切、格式化、样式以及工作表编辑等 插入 插入图表、图型、文本框和符号等 页面布局 影响整个工作表外观和打印设置 公式 函数库、定义名称、公式审核工具等 数据 获取外部数据、排序和筛选、数据工具等 审阅 拼写检查、批注和保护工作表工具等 视图 控制工作表浏览
——有效提高办公软件操作技能！
人力行政中心 培训发展部
今天分享的内容——
一、认识Excel2007——初识庐山真面目 二、高效数据输入——使数据输入准确、快捷 三、更改工作表视图——使Excel更直观 四、数据的处理和分析——工欲善其事必先利其器 五、创建数据图表——传递演示之道
1第 章
认识Excel2007
开发工具 在默认状态下是不可见，它包含程序员使用的命令。
要显示“开发工具”选项卡，选择Office按钮－Excel选项，并选择“常用”,选中 “开发工具”选项卡复选框。
加载项 在装载自定义菜单或工具栏时可见
新人 初级用户 中级用户 高级用户
专家
掌握Excel 的基本操作方法和常用功能，如输入数据，查找 替换，设置单元格格式，排序、筛选和保存等
#REF! 删除了公式中所引用的单元格或单元格区域
#NUM!
1. 由公式产生的数字太大或太小 2. 在需要数字参数的函数中使用了非数字参数
#NULL! 在公式的两个区域中加入了空格从而求交叉区域，但实际上这两个区域无重叠区域
数据有效性（定义数据验证、检查数据合法性）
– 确保数据输入的准确性，以便获得正确的计算结果 – 如输入无效数据，可提供即时帮助对用户进行指导，同时清除相应的无效数据。
表格的常见错误和不规范
1、非法日期
正确输入：2010-10-8，2010/10/8，8/oct/2010， 8-oct-2010 错误输入：2010.10.08，或者20101008 注意：数据导入时，日期一般是文本格式
表格的常见错误和不规范
2、文本型数字
文本型数字使用普通函数计算是可以的，但使用数据透视表或者建立分
① 选中该列右键 设置单元格格式
② 在自定义一栏输入 [=1]"男";[=2]"女";
快速输入数据
（文本整合）
操作方法：=单元格1 & 单元格2 & 单元格3……
例如图1，在C4中输入：=A4&B4（显示结果为：312947101) 图2，在D4中输入：=A4&“-”&B4（显示结果为：312947-101)
➢ 表格数据的常见错误和不规范
多行或多列标题 合并单元格（可能会导致筛选或排序时出错）
不同类型数据放在一个单元格 ……
非法日期 文本型数字 含特殊字符或不必要的空格
……
小技巧 • 同一对象须使用同一名称，而不要使用简写、别称，以便使用功能和函数 • 对于合并标题，可设置“单元格格式—对齐—水平对齐—跨列对齐”来居中
经常使用Excel,如绘制表格，画图表，使用简单的函数等
熟练使用各个Excel 菜单命令；至少掌握20个常用函数（如 IF 、VLOOKUP）以及函数的嵌套运用
熟练运用数组公式 能够利用VBA 编写简单的自定义函数或过程
能结合自身的行业开发不同的Excel应用的高手
第章
高效数据输入
使数据输入准确、快捷
限定数据 的取值
输入错误 警告
自动圈出 无效数据
• 限制类型：
– 数值（限制范围） – 文本（限制长度） – 日期（限制范围） – 时间（限制范围） – 序列（下拉菜单） – 多级菜单（名称的使用）
• 操作方式：
“数据”—“数据工具”—“数据有效性”
快速导入数据
• 导入外部文本文件 • 数据的分列
1、为什么要做标准化与规范化工作？ 2、高效数据输入和编辑技巧
表格标准化与规范化
数据处理分析的基础
当拿到表格时，首先要检查表格的结构和数据是否规范，是否有误
不能随心所欲地设计表格和输入数据，否则会导致Excel中很多函数或功能（如排
序和筛选等）无法发挥作用
表格的常见错误和不规范
➢ 表格结构的常见错误和不规范
– 如果文本中的数据以制表符、 冒号、分号或其他字符分隔， 选择“分隔符号”
– 如果文本中的所有项的长度 相同，选择“固定宽度”
– 可以手动调整分列的位置,也 可以跳过某列而不导入
快速输入数据
文本型数字
当前时间 当前日期
分
数
小
数
日
期
单元格
换
行
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'008
-->
Ctrl+:
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Ctrl+;
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330681198204135017 8
10:00 2012-5-8
1/3 2 1/3
1.8 1月8日 1月8日
abc 123
快速输入数据
输入性别时，能否输入1，显示男，输入2，就显示女？
类汇总，就会出现错误
文本型数字转换为数字
第一步：在空白单元格中填入数字1，选中此单元格，点击“复制” 第二步：选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”即可
表格的常见错误和不规范
3、清楚错误信息
错误值
错误原因
##### 单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期、时间公式产生了一个负值
初识庐山真面目
EXCEL
1、Excel2007简介 2、从Excel新手到专家
- Excel的中文意思——超越 - 它是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一 - 已成为广大用户统计、分析数据和建立专业统计图表的得力助手
数据录入和编辑
电子表格
数据呈现展示
图表
三大 主要功能
数据库
#VALUE! 在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel 不能将文本转换为正确的数据类型
#DIV/O! 1. 输入的公式中包含明显的除数为零（0），如 =5/0
#NAME?
1. 在公式中输入文本时没有使用双引号 2. 函数名的拼写错误
#N/A
1. 内部函数或自定义工作表函数中缺少一个或多个参数 2. 在数组公式中，所用参数的行数或列数与包含数组公式的区域的行数或列数不一致 3. 在没有排序的数据表中使用了VLOOKUP，HLOOKUP或MATCH工作表函数查找数值