公司电子档案管理方法

电子档案管理方法

一、总则

1、对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政办公室统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。

2、电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和移交工作，行政办公室档案管理员进行指导。

3、电子文件的管理由行政办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

4、为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

二、电子文件的形成、整理

1、电子文件的收集范围：

与项目有关的草稿性电子文件、正式电子文件、无纸电子文件、文本文件、图象文件。当正式文件是纸质时，需对纸质文件做转换工作。

2、由相关业务人员对在形成过程中的电子文件进行保管，并在项目结束后对电子文件进行校对、整理。

3、页面中有红头、印章、彩色照片、插图的电子文件需采用彩色模式显示。

三、电子文件的收集

由业务人员向合规部门移交已整理好的电子文件，文件需格式统一且是不可更改的格式，并附纸质移交清单及相关人员签字。

四、电子文件鉴定

合规部门对电子文件进行检查，确认符合要求或需整改。

五、电子文件移交

1、档案室接收合规部确认已检查的档案，并附纸质移交清单及签字。按照清单核对电子文件数量和名称。

2、档案管理员在收到电子档案后，确认其完整、符合要求后在办公系统中确认归档。

六、电子档案归档工作

1、电子档案按项目品种分类登记，根据电子档案的关联性，编制档案号，如：同项目的流程、报告、企业资料应给予相连的档案号，填写《归档电子档案登记表》；同一项目电子文件应集中于一个文档中。

2、分别在电脑和移动设备上进行存储备份。电子档案登记表应与电子档案一同保存。

七、电子档案保管

1、填写《电子档案入库登记表》对电子档案的存储设备进行登记，电子档案载体及载体装具上应做好标签以便查找和管理。

2、更新后随时备份；每月应将档案存储到符合保管要求的移动载体上，并应多套备份，查阅使用和封存保管分开，归档载体应作防写处理。

3、备份载体选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式，实现多套备份。

4、每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%。

5、读取设备更新时应确认兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作。

6、电子档案需每4年转存一次。

八、电子档案利用

1、电子档案的封存载体不得外借。

2、查看、拷贝档案需办理相关登记手续。

八、电子档案的销毁

1、超过保管期限的电子档案，档案管理员需先鉴定，经上报审批通过后，方可销毁。

2、需销毁的电子档案，应对销毁档案做好登记，方可实施。

3、销毁档案，需2人或2人以上共同进行。

九、统计

行政办公室档案管理人员及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计，以备检查。