机关立卷归档制度

机关立卷归档制度

1.机关实行文书处理部门立卷制度，各科室均应配备兼职人员负责本部门文件管理，文件监管人员要做好文件收发登记、承办、催办并及时退交办公室归档。做好本科室的平时立卷工作。

2.文书立卷要求

（1）文件立卷应按照内容、名称、作者、时间，分门别类地进行整理归档。

（2）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件搜集齐全，保持文件、材料的完整性。

（3）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

（4）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。

3.凡是机关各项活动中形成的具有保存、查考、利用价值的文字、图表、声像等各种载体、形式的历史记录，均应由各科室按有关要求，进行收集、立卷工作，并按规定时间移交机关档案室。

4.立卷工作由文书和各业务部门负责，凡属立卷归档的材料，集中统一立卷和管理，任何部门和个人不得据为已有或拒绝归档。

5.严格执行案卷质量标准，凡归档的案卷，必须遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，区别不同价值，便于保管

利用。各科室的内勤人员，在案卷装订前应与局档案室取得联系，由档案部门、立卷部门共同对案卷质量进行认真检查，对不符合要求的进行修改，符合标准后再装订成卷。

6.装订好的案卷（包括：照片、声像、实物等档案）按档案室要求的时间移交。

（1）文书档案。行政类：上级和全部外来文件，以局名义（含各科承办）和办公室名义的行文由办公室文档人员按规定整理立卷;党群类和以各科名义的收文、发文，由各部门指定的档案网络人员按规定进行收集、整理、立卷。文书档案在每年三月底前将上一年度案卷归档移交完毕。

（2）会计档案：由财务科按规定立卷。其档案在次年三月底前装订完毕，在会计部门保存一年，于会计年度终了后的第二年三月底前归档移交完毕。

（3）设备、基建及技术开发项目档案在项目完成竣工验收的同时清点整理完毕、验收或项目完成后立即归档移交。

（4）照片档案及声像、磁盘档案由形成部门负责按规定立卷。其档案在形成后的次年三月底前归档移交完毕。

（5）其他档案根据需要和实际情况商定。

交接双方按照移交目录逐项填写清楚，经过清点无误后，履行交接手续。

7.各科室、部门文件材料的形成、积累和立卷归档工作受档案室工作人员的监督和指导。

8.对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

9.经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂并监视销毁。