质量体系文件和质量记录控制程序

ISO9001:2000质量管理体系

程序文件

文件和质量记录控制程序

CDJJ-QP-01

编制：版号： A0

审核：编制日期：2002年6月25日

批准：生效日期：2002年8月1日

1 目的

为确保本公司质量管理体系相关文件均被审查、核准、分发，并维持使用文件版本的正确性，以避免不适用／作废文件遭误用，并能为使本公司质量管理体系相关活动的记录被有效控制，特制订本程序。

2范围

2．1凡本公司质量管理体系相关的文件，包含外来文件。

2．2质量记录的识别、储存、防护、取用保存期限等。

3参考文件

3.1ISO 9001:2000 Section

4.2.3

3.2 质量手册…………………………………………………【QM】

4名词及定义

4.1 文件：凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件均属

于。

4.2 控制文件：被使用为作业依据的书面文件，须随时保持

最新版次，具有分发控制、修订版本时须重新分发以确

保文件正确性者。

4.3外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提

供的图面、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流

程中引用的标准。

4.4文件定义的质量记录：属质量活动的记录，但被用来作

为其它相关活动的标准时，该项质量记录应被视为文件，

依记录控制过程控制。

5权责

６．作业流程说明

6.1 文件版本、版次编订原则：

6.1.1 初制订为A版，版次为A0，修订时版次依A1～A10的顺序

递增。

6.1.2文件经过10次修订至第10版时，则将原文件版本换为B版，

同样修订时版次依B1～B10的顺序递增，版本号按A~Z的顺

序递增。版本号、版次号和修改页次在封面页上注明。

6.1.3外部文件的版次依原始文件的版次方式，若外部原始文件无

版次时，则依该文件发行日期作为版次。

6.2文件制订：

6.2.1依组织任务与管理运作的需求，由相关部门草拟文件内容送

文件控制人员以文件标准格式打字及赋予文件编码、版次。

6.2.2文件控制人员打字完成后，依权责规定呈管理者代表审查、

总经理核准。

6.2.3审核过程中，权责人员若对文件有疑义时，应与制订部门／

或人员沟通了解，必要时对文件内容进行适当修正，以符合

本公司质量管理体系运作的需要。

6.2.4审查核准后管理者代表及总经理于文件封面页上签章，即可

依规定颁布发行。

6.3文件编号

6.3.1所有质量体系文件都应进行编号，有利于分类管理。

6.3.2质量手册和程序文件按本司规定编制，然后汇编成册，其编

号分为以下，格式为：

其中：

（1）版号用A0、A1－A10标识，表示版本更改次数，若换版应为B0、B1－B10。

（2）文件顺序号按公司策划的文件数依次往下编号码。（3）文件类别中QM表示质量手册，QP表示程序文件，QC 表示标准规范、作业指导书等，FR表文件记录或表单。（4）公司标志用CDYL表示：成都市第一预应力钢丝有限公司。

6.3.3对已有编号的外来文件直接采用原编号，对没有编号的外来

文件以该文件出版日期为编号。

6.3.4与质量体系有关的质量记录或表单一般用如下格式进行编

号：

(1)质量记录或表单编号为三段

(2)FR为质量记录或表单代号

(3)该质量记录或表单所隶属的程序文件顺序号

(4)质量记录或表单编号也取两位数，如01-99。

(5)（对于同一类型的质量记录，有多个不同格式的记录，可加第

四段序号），文件序号可根据需要确定位数，最少两位数，做到一个文件有一个唯一的编号。

6.3.5 部门代号

为了便于各部门文件发放及登记受控，特给部门一个代号用汉语拼音第一个字母代替。（1）技术部－JS （2）质管

部－ZG （3）办公室－BG （4）生产部－SC（5）供销部－

GX （6）财务部－CW。

6.3.6 分发编号:为了管理按规范规定如下：发给总经理分发号应

为“01”、管理者代表为“02”、技术部为“JS-1”、办公室为“BG”

-3。依次类推。

6.4 文件修订：

6.4.1文件若有不符现状需要修订、增订时，由欲修订的部门／或

人员研讨修订。

6.4.2修订时将欲修订部分草拟内容后，填写在《文件更改申请／

会签表》内经相关部门确认会签后，送文件控制人员对相关

章节修改打印。

6.4.3文件控制人员将修订页打字完成后，送回原修订部门校稿，

再依版次编订原则赋予新版次，用新页内容直接抽换原页内

容后呈管理者代表及总经理审查核准。

6.4.4核准后的文件由文件控制人员依规定重新控制发行。

6.5 文件废止：

6.5.1不适用于本公司质量管理体系的文件应予废止，由管理者代

表向总经理提出说明废止原因后核准废止。

6.5.2文件废止后原文件编码不得再重复使用，经颁布发行的文件

须由文件控制人员回收作废或销毁，同时应保管一份作废文

件，以便今后查阅，并予以记录。

6.6 记录控制：

6.6.1文件控制人员应编制「质量管理体系文件总览表」，将所有

文件记录表中管理，注明文件编码、文件名称、文件版次及

发行日期或相关使用部门。

6.6.2各部门持有的文件若发现有无效或作废文件未抽换者，应立

即告知文件控制人员，要求更换新版适用文件。

6.7文件发行：

6.7.1文件发行控制由文件控制人员负责执行。

6.7.2经核准颁布发行的控制文件，文件控制人员视工作需要性，

复印适当份数，于文件封面页上注明分发单位及分发编号（无