浅谈电子文件的归档与电子档案的保管利用
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所谓 网络 归档 方式 ，是 指在机 关 内部 单 ，一 式两份 ，移 交部 门和档 案室 双 时，不要移动或碰撞工作台 ，以免磁
已经实现网络化 ，各部 门和档案室都 方签字后各 自保存一份备查。 成为网上一个节点的条件下 ，各部门 将 自身形成的电子文件通过网络传输 到档案室 ，或按照档案室的要求加工
３ 、防磁 防 震 。 电子 文件 在 保存
电子 文件 的传递 有介质传 递和 存 ，一份供利用。
６ 、文件形成部 门应对 归档的电 和使用时，一定要远离磁场 ，磁性载
档从技术上分为介质归档和网络归档 子文件编制归档说明、需简要说 明磁 体与磁场源之间不得少于７ ６ Ｍ Ｍ。最 两种方式。所谓介质归档方式 ，是指 带 、光盘中存储文件的内容，运行的 好库房建有抗磁性的囤护结构 ，否则 各部 门将 自身形成的电子文件存储在 软 硬件 环境 、版 本号 、文 件 的完整 性 会使磁性载体上的信息丢失。设备应 磁带或光盘上交档案馆 （ 室 ） 保存 。 和准确性等。归档说明可兼作移交清 放置平稳固定。硬盘驱动器执行读写
由于电子文件的特殊性及现有科 保存。 （ 二） 归档范围 技条件和档案管理水平的限制 ，目前
限长的电子文件的纸质载体打印件以
及文件的不同稿本。
２ ０ １ ３ 年第３ 期・ 搿 囊 鹑磊 ２ １
（ 三） 归档办法 网络传递两种 ，从而使电子文件的归
对归档的电子文件做出备份 ，一份封 所用设备上的积尘。
归档电子文件的质量关系到以后 必须采取综合措施 。由于电子文件的 有效的方法 ，一般每隔 １ ０ 年拷贝一 电子文件的保管与利用 ，因此档案部 特殊性 ，载体损害、设备故障、操作 次 ，具体周期也可由各单位保管条件
门应采取措施 ，保证电子文件归档的 失误 、病毒入侵 、黑客攻击、网上篡 而 定。 质量 要 求 ，具体 如 下 ： （ 二） 电子档案信息的安全维护 改、技术淘汰等都可能对 电子档案的
头 划伤盘 片 。 ４ 、定 期 进行 检 测 与拷 贝 。 由于
Байду номын сангаас
二、电子档案的保管
电子档案材料载体和信息易损伤及寿
电子档 案有许 多不 同于传统纸 命的有限性 ，定期进行检测与拷贝是 后进入网络规定的地址 ， 供本机关各 质档案的特性 ，决定了其在保管与维 十分必要的。检测时先检测外观有无
１ 、归档 电子 文 件必须 真 实有 完整安全造成威胁。 电子文件 自身的特性决定了其信 效。要运用各种技术手段保障电子文 （ 一） 电子档案载体 的物理保护 息安全问题的复杂性与重要性。在网 件的真实性与凭证性 ，严格 审定归档
部 门查 阅 。为 了确保 电子 文件 的可靠 护方面的特殊性。电子档案保管其实 损坏或变形 、是否清洁 ；然后进行逻 性 ，在 目前 的技术条件和管理 水平 就是如何保护所存信息能被长久或永 辑检测 ，利用检测软件对信息进行读
下，最好采用介质归档方式。
（ 四） 归档要 求
发 现 问题及 时补救 。定 期拷 远地安全利用，这是一项经常性 、系 写校验 ， 统性的工作 ，也是一项技术性工作 ， 贝是保证磁性载体可靠性的一种行之
文件或图形形式 的电子文件 ，若没有 是使纸质管理系统和电子管理系统独 案相比必然有不同的特点。
纸质等拷贝件 ，必须制成纸质文件或 立地 、无任何联系地保管 ，而应把电
电子文件 归档范 围不仅包括 文
缩微 品等。归档 时，应同时保存文件 子档案与纸质档案作有机的对应 ，相 件本身 ，而且对产生电子文件的支持 的电子版本和纸质版本或缩微品。应 互建立准确可靠的标识关系 ，即：在 文件 、数据文件及其他有关文件一并 保证 电子文件的凭证作用 ，对只有电 纸质档案的卷 内目录 、备考表等内注 归档 ，大体上可包括以下几类 ：一是 子鉴章的电子文件 ，归档时应附加有 明相应 的电子文件的存放地址 、编号 支持性文件 ，指能够生成 、运行文本 法律效力的非电子签章。 等信息 ；在电子档案后标上相应纸质 文件 、数据文件 、图形文件等文件和 档案的库房编号 、柜号、目录号等信 各种命令及设备运行所需要的操作系
管的 目的是利用 ，电子档案的利用方法具有鲜 明的特 点。
【 关键 词 】 电子文件
归档 电子档案
保管
利用
电子 文件 的归档管理 目前 实行 大多数人赞成纸电共存方式 ，即归档
由于电子文件产生与利用的环境
“ 双套制”，即具有永久保存价值的 的 “ 双套制”。实行 “ 双套制”并非 的特殊性 ，其归档范围与其他介质档
一
、
电文 文 件 的 归档
息 。当档案的著录、编号或内容等更 统 。二是 数据文件 ，指各种数据材
应 电子文件 以其新颖性及与传统管 改时 ，应注意保证电子档案与相应纸 料。由于数据在不断变化 、更新 ， 双套 对原始数据每隔一段时间定期拷贝 ， 理方法的不一致性 ，给档案工作带来 质档案的一致性。当然 ，这种 “ 管理方法上的根本性变革。电子文件 制”只是一种过渡方式 ，相信随着科 并将拷贝文件归档 。三是与电子文件 与纸质文件有着完全不同的归档方式 技的发展 、无纸化办公的实现 、档案 有关的各种纸质文件 ，主要有产生电 和特殊归档形式。 （ 一 ） 归档模式 管理水平的进一步提高 ，电子文件可 子文件所使用的设备的安装与使用说 以作为唯一的归档方式并得到更好的 明、操作手册等 ，还有重要的保管期
浅谈 电子文件的归档 与电子档案 的保管利用
口 郑红 丽
【 摘
要 】电子 文件 的归档 实行 “ 双套制”并 非是使 纸质管理 系统和 电子管理 系统独 立地 、无任何 联 系地保 管，电子
文件具有其 特殊性 ，与传 统的管理方 法具 有鲜明的不协调性 ，这对档案管理 工作 方法提 出了新的要求 。保
已经实现网络化 ，各部 门和档案室都 方签字后各 自保存一份备查。 成为网上一个节点的条件下 ，各部门 将 自身形成的电子文件通过网络传输 到档案室 ，或按照档案室的要求加工
３ 、防磁 防 震 。 电子 文件 在 保存
电子 文件 的传递 有介质传 递和 存 ，一份供利用。
６ 、文件形成部 门应对 归档的电 和使用时，一定要远离磁场 ，磁性载
档从技术上分为介质归档和网络归档 子文件编制归档说明、需简要说 明磁 体与磁场源之间不得少于７ ６ Ｍ Ｍ。最 两种方式。所谓介质归档方式 ，是指 带 、光盘中存储文件的内容，运行的 好库房建有抗磁性的囤护结构 ，否则 各部 门将 自身形成的电子文件存储在 软 硬件 环境 、版 本号 、文 件 的完整 性 会使磁性载体上的信息丢失。设备应 磁带或光盘上交档案馆 （ 室 ） 保存 。 和准确性等。归档说明可兼作移交清 放置平稳固定。硬盘驱动器执行读写
由于电子文件的特殊性及现有科 保存。 （ 二） 归档范围 技条件和档案管理水平的限制 ，目前
限长的电子文件的纸质载体打印件以
及文件的不同稿本。
２ ０ １ ３ 年第３ 期・ 搿 囊 鹑磊 ２ １
（ 三） 归档办法 网络传递两种 ，从而使电子文件的归
对归档的电子文件做出备份 ，一份封 所用设备上的积尘。
归档电子文件的质量关系到以后 必须采取综合措施 。由于电子文件的 有效的方法 ，一般每隔 １ ０ 年拷贝一 电子文件的保管与利用 ，因此档案部 特殊性 ，载体损害、设备故障、操作 次 ，具体周期也可由各单位保管条件
门应采取措施 ，保证电子文件归档的 失误 、病毒入侵 、黑客攻击、网上篡 而 定。 质量 要 求 ，具体 如 下 ： （ 二） 电子档案信息的安全维护 改、技术淘汰等都可能对 电子档案的
头 划伤盘 片 。 ４ 、定 期 进行 检 测 与拷 贝 。 由于
Байду номын сангаас
二、电子档案的保管
电子档案材料载体和信息易损伤及寿
电子档 案有许 多不 同于传统纸 命的有限性 ，定期进行检测与拷贝是 后进入网络规定的地址 ， 供本机关各 质档案的特性 ，决定了其在保管与维 十分必要的。检测时先检测外观有无
１ 、归档 电子 文 件必须 真 实有 完整安全造成威胁。 电子文件 自身的特性决定了其信 效。要运用各种技术手段保障电子文 （ 一） 电子档案载体 的物理保护 息安全问题的复杂性与重要性。在网 件的真实性与凭证性 ，严格 审定归档
部 门查 阅 。为 了确保 电子 文件 的可靠 护方面的特殊性。电子档案保管其实 损坏或变形 、是否清洁 ；然后进行逻 性 ，在 目前 的技术条件和管理 水平 就是如何保护所存信息能被长久或永 辑检测 ，利用检测软件对信息进行读
下，最好采用介质归档方式。
（ 四） 归档要 求
发 现 问题及 时补救 。定 期拷 远地安全利用，这是一项经常性 、系 写校验 ， 统性的工作 ，也是一项技术性工作 ， 贝是保证磁性载体可靠性的一种行之
文件或图形形式 的电子文件 ，若没有 是使纸质管理系统和电子管理系统独 案相比必然有不同的特点。
纸质等拷贝件 ，必须制成纸质文件或 立地 、无任何联系地保管 ，而应把电
电子文件 归档范 围不仅包括 文
缩微 品等。归档 时，应同时保存文件 子档案与纸质档案作有机的对应 ，相 件本身 ，而且对产生电子文件的支持 的电子版本和纸质版本或缩微品。应 互建立准确可靠的标识关系 ，即：在 文件 、数据文件及其他有关文件一并 保证 电子文件的凭证作用 ，对只有电 纸质档案的卷 内目录 、备考表等内注 归档 ，大体上可包括以下几类 ：一是 子鉴章的电子文件 ，归档时应附加有 明相应 的电子文件的存放地址 、编号 支持性文件 ，指能够生成 、运行文本 法律效力的非电子签章。 等信息 ；在电子档案后标上相应纸质 文件 、数据文件 、图形文件等文件和 档案的库房编号 、柜号、目录号等信 各种命令及设备运行所需要的操作系
管的 目的是利用 ，电子档案的利用方法具有鲜 明的特 点。
【 关键 词 】 电子文件
归档 电子档案
保管
利用
电子 文件 的归档管理 目前 实行 大多数人赞成纸电共存方式 ，即归档
由于电子文件产生与利用的环境
“ 双套制”，即具有永久保存价值的 的 “ 双套制”。实行 “ 双套制”并非 的特殊性 ，其归档范围与其他介质档
一
、
电文 文 件 的 归档
息 。当档案的著录、编号或内容等更 统 。二是 数据文件 ，指各种数据材
应 电子文件 以其新颖性及与传统管 改时 ，应注意保证电子档案与相应纸 料。由于数据在不断变化 、更新 ， 双套 对原始数据每隔一段时间定期拷贝 ， 理方法的不一致性 ，给档案工作带来 质档案的一致性。当然 ，这种 “ 管理方法上的根本性变革。电子文件 制”只是一种过渡方式 ，相信随着科 并将拷贝文件归档 。三是与电子文件 与纸质文件有着完全不同的归档方式 技的发展 、无纸化办公的实现 、档案 有关的各种纸质文件 ，主要有产生电 和特殊归档形式。 （ 一 ） 归档模式 管理水平的进一步提高 ，电子文件可 子文件所使用的设备的安装与使用说 以作为唯一的归档方式并得到更好的 明、操作手册等 ，还有重要的保管期
浅谈 电子文件的归档 与电子档案 的保管利用
口 郑红 丽
【 摘
要 】电子 文件 的归档 实行 “ 双套制”并 非是使 纸质管理 系统和 电子管理 系统独 立地 、无任何 联 系地保 管，电子
文件具有其 特殊性 ，与传 统的管理方 法具 有鲜明的不协调性 ，这对档案管理 工作 方法提 出了新的要求 。保