单证管理制度

AEO进出口单证管理制度

1、目的:

为进出口业务部的正常发展，减少工作出错率，根据《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》及有关规定，特制定《进出口单证管理制度》（以下简称本制度），作为公司进出口单证复核的依据。

2、定义：

业务单据：与公司业务有关的单据。

报关单据：与进出口报关有关的单据。

货运单据：与进出口货物运输有关的单据。

3、职责：

进出口船务部：负责进出口报关有关单证的管理

4、制度规定：

4.1 进出口单证的统计和存档管理

4.1.1统一编号做好台账记录

按公司编号规定进行统一编号，制作《进出口报关统计表》

4.1.2 统一归档，存档清单备查

进出口单证必须根据公司统一编号，每月、每年进行存档管理。相关的单证资料应建立档案，装订成册，分门别类，妥善保存在专门档案柜；每个档案封存后需及时缮制《进出口单证存档清单》并置于袋里或粘贴于该档案袋封面。

4.1.3 单证保存时间

其他与进出口业务直接有关的单证资料应当自进出口货物放行之日起保存三年。

4.1.4 电子存档管理

必须与纸质存档同步进行归类存档，电子存档的文件名必须与照纸质文件的统一编码一致。电子存档保留至少三年。

4.2 日常单证的检查管理

4.2.1 每一项业务操作完毕，单证员必须在一周内整理留档资质进行存档。

4.2.2 月末由部门档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作。

4.2.3 进出口单证的检查，以季度为单位，由部门主管进行抽查，留档资料是否合格。

4.2.4 每年度一次，将每年产生的全部留档资料进行归档并做好统计在册。

4.2.5 留档工作作为业务操作部门业绩考核的一项内容。

4.2.6 如有部门员工离职，需做好书面工作交接。

4.2.7 档案柜的钥匙由专人管理。

4.3 档案的查阅和借用管理

查阅和借用档案，需填写《进出口单证档案查阅/借用申请表》，必须经申请部门主管及档案管理负责人批准。

4.4 档案销毁，

必须经档案管理负责人上一级领导批准并做好相关记录《进出口单证档案销毁记录》

4.5 其他

其他未尽事宜，在工作中不断补充完善。

5、附件表单