有限公司综合档案管理制度

有限公司综合档案管理制度

某有限公司综合档案管理制度

一、总则

第一条为了加强公司的档案管理工作，有效的保护和利用档案，提高档案管理水平，充分发挥档案在科研、管理和其它各项工作中的作用，按照档案完整、真实、精炼、实用的要求，实现档案管理工作的科学化、规范化、制度化。使企业档案工作纳入工作管理体系，更好地为企业发展提升整体实力。

第二条档案是科研、管理和其他各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件。档案是公司员工智慧的结晶，是公司历史的鉴证。

第三条档案工作是办好公司重要基础工作之一，也是衡量公司管理质量和管理水平的重要标志，是维护公司历史真实面貌的一项重要事业。把档案工作纳入公司整体发展规划，列入议事日程，纳入有关人员职责范围，加强对档案工作的领导。

第四条公司档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。

二、公司档案管理工作的基本原则

以集中管理与分散管理相结合，集中管理为主即公司文书档案由总经办集中统一管理，档案未交总经办的分别由相关部门管理，以便及时利用和维护档案的完整性与安全性。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件材料，由主办人负责将其相关的文件资料及时整理并归档。

三、公司档案管理基本制度

第一条管理部门

1.文件归档结案后原稿由总经办归档，制订文件部门根据实际需要留存复印件;如因工作、业务处理需要原稿须由制订部门保管，应经公司领导同意后妥善保存，总经办则以复印件归档。

2.公司档案分类目录及编号由总经办统一制定，各部门档案则由各部门自行编定并报送总经办档案管理处。

第二条文件点收

文件结案移送归档时根据如下原则点收：

1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺应立即追查归档。

2.文件如经过抽查应有公司领导的签认。

3.文件的处理手续必须完备，如有遗漏应立即退回经办部门补办。

4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件应立即退回经办部门。

第三条文件整理﹙点收文件后应依下列方式整理﹚

1.中文直写，文件以右方装订为原则;中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2.右方装订文件及其附件均应对准右上角;左方装订则对准左上角理齐钉牢。

3.文件如有皱褶破损参差不齐等情形，应先补整裁切折叠使其整齐划一。

第四条档案分类

1.档案分类应视文件内容、部门、组织机构、业务项目等因素按部门、大类、小类三级分类，先以部门区分，部门区分之后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

2.档案分类应力求切合实际，如果因文件较多三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级细类，如文件不多也可仅使用部门及大类或小类二级。

3.同一小类或细类的案件以装订于一档夹为原则，如文件较多一个档夹不够使用时可分为两个以上的档案装订，并于小类或细类之后增设卷次编号以便查考。

4.每一档夹封面内首页应设目次表，文件归档时依序编号登录，并以每一案一个目次编号为原则。

5.档号的表示方式如：A1A2----B1B2C1C2D1-----E1E2

第五条档案整理

1.档案文件应依目次号顺序，以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用见出纸注明目次号码以便翻阅。

2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称以便查档。

第六条保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章制度外，依下列规定办理:

1.永久保存：公司章程、股东名册、组织规程及办事细则;董事会纪录财务报表、政府机

关核准文件;不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书。

2.10年保存：预算决算书类、会计凭证、事业计划资料、其他经核定须保存10年的文书。

3.5年保存：期满或解除的合约，其他经核定保存5年的文书。

4.1年保存：结案后无长期保存必要者.

5.各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

第七条档卷清理

1.档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁以防虫蛀腐朽，每年更换时依规定清理一次，已到保存期限的给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。

2.保管期限届满的文件中部分经核定仍有保存参考价值的，管档人员应将收发文登记单上附注其保留文件，并注明部分销毁的日期。

四、公司档案保密利用制度

1.贯彻并严格执行国家档案《保密法》，维护档案的完整与安全。

2.档案管理人员加强自身修养、忠于职守、模范地执行保密制度。

3.查取档案一律由档案管理人员进行，非档案管理人员严禁擅自入室查阅。

4.严格执行档案借阅利用制度，未经批准档案管人员不得擅自提供密级档案。

5.对因特殊情况借出去的档案，要常监督检查其使用情况，逢节假日全部收回;档案室要有保密措施，加强检查，确保安全。

6.发生失、泄密事件，及时上报有关领导，并立即追查，视情节轻重进行处理。

五、档案借阅利用制度

1.公司内部人员凡是因工作需要借阅利用档案的，办理登记手续即可，外单位借阅须持单位介绍信，并经公司领导批准，方可借阅。

2.利用者只能查阅自已所需内容，不得翻阅、摘抄其它内容，须保持案卷整洁，不得涂改，折迭、折卷、抽换、污损，违者视情节轻重进行处理。

3.机密文件一律不外借，其它各类档案、资料一般不借出，经批准借出后，须当天归还，

特殊情况可适当放宽。

4.归还档案必须当面清点注销，借者主动填写利用效果情况。

5.借阅档案如有损毁、丢失者，按国家《档案法》追究其法律责任。

六、声像档案管理制度

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