物业服务企业档案资料管理制度

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物业档案管理制度_标书

一、前言随着我国城市化进程的加快，物业管理行业日益发展壮大，物业管理档案作为物业管理活动的重要记录和凭证，对于保障物业管理活动的顺利进行、维护业主权益、促进物业管理行业健康发展具有重要意义。

为加强物业管理档案管理，提高档案管理水平，特制定本物业档案管理制度。

二、制度目标1. 建立健全物业档案管理制度，确保档案的完整、准确、系统、安全。

2. 提高档案管理效率，方便查询和利用。

3. 加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员的业务素质。

4. 促进物业管理档案信息化建设，实现档案资源的共享。

三、管理范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理工作，包括但不限于以下内容：1. 物业项目审批、建设、验收等文件；2. 业主大会、业主委员会会议记录及决议；3. 物业服务合同、收费标准、物业服务费收缴等文件；4. 物业维修、养护、更新改造等工程资料；5. 物业安全管理、消防管理、绿化管理等资料；6. 业主个人信息、物业服务人员信息等。

四、管理职责1. 物业管理部门：负责物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 档案管理人员：负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查询、统计等。

3. 物业服务人员：负责提供档案资料，协助档案管理人员做好档案管理工作。

五、档案收集与整理1. 收集范围：按照国家档案管理法规和本制度规定，收集各类物业档案资料。

2. 收集方式：通过查阅、复制、扫描、拍摄等方式收集档案资料。

3. 整理要求：- 档案资料应分类整理，按照时间顺序排列；- 档案资料应编号，便于查询和管理；- 档案资料应标注清楚，包括档案名称、编号、日期、页数等信息。

六、档案保管与利用1. 保管要求：- 档案资料应存放在安全、干燥、通风的档案室；- 档案资料应按照分类和编号进行存放，方便查找；- 档案资料应定期进行检查、清理，确保档案的完整、准确、安全。

2. 利用要求：- 查阅档案应办理借阅手续，并登记借阅信息；- 查阅档案应遵守档案保密规定，不得擅自复制、泄露档案内容； - 查阅档案应爱护档案资料，不得损坏、污损。

物业公司档案管理制度(六篇)

物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。

供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。

1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。

2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。

4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。

5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。

1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。

物业内部管理资料档案管理制度

第一章总则第一条为加强物业公司的内部管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有内部管理资料档案的管理工作，包括各类文件、记录、图表、影像等。

第三条本制度遵循集中统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。

第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。

第五条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理工作。

第六条档案管理员负责具体执行档案管理任务，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。

第三章管理内容第七条档案收集范围：1. 公司内部管理制度、工作流程、操作规范等；2. 各部门业务档案，如工程档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 公司重大活动、项目、会议、培训等资料；4. 公司与外部单位签订的合同、协议、函件等；5. 公司其他具有保存价值的资料。

第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理；2. 保持档案的原始性、完整性、连续性；3. 档案装订、封装应符合规范要求。

第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用；3. 档案资料应定期进行消毒、杀虫处理。

第十条档案借阅要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、擅自复制；3. 借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者按相关规定处理。

第四章管理制度第十一条档案管理制度：1. 制定档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的要求；2. 定期对档案管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改；3. 加强档案人员培训，提高档案管理业务水平。

第十二条档案保密制度：1. 档案资料涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等，应严格保密；2. 档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 借阅者应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。

物业企业的档案管理制度

一、总则为了规范物业企业的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 物业企业各类合同、协议、规章制度、文件、函件、报告、通知、会议纪要等文书档案；2. 物业项目档案，包括工程档案、物业档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 物业管理活动产生的各类电子档案；4. 其他具有保存价值的资料。

三、档案管理职责1. 企业法定代表人负责企业档案管理工作，对本企业的档案工作全面负责；2. 企业档案管理部门负责企业档案的收集、整理、保管、利用和鉴定工作；3. 各部门负责人对本部门档案工作负直接责任，确保档案的完整、准确、安全和有效利用；4. 员工应按照档案管理制度的要求，配合档案管理部门做好档案的收集、整理、归档工作。

四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案管理要求，及时、准确地收集各类档案资料，确保档案的完整性；2. 档案整理：档案管理部门负责对收集到的档案进行分类、编号、编目，建立档案目录，确保档案的准确性；3. 档案归档：档案管理部门按照档案归档要求，对整理好的档案进行归档，确保档案的安全。

五、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门负责对档案进行妥善保管，确保档案的完整、准确和安全；2. 档案利用：档案管理部门应提供档案查询、借阅、复制等服务，确保档案的有效利用；3. 档案保密：档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。

六、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：档案管理部门应定期对档案进行鉴定，对无保存价值的档案予以销毁；2. 档案销毁：销毁档案前，应编制销毁清单，经企业法定代表人批准后方可销毁。

七、档案信息化管理1. 档案管理部门应积极推广应用档案信息化技术，提高档案管理水平；2. 档案信息化系统应具备数据安全、备份、恢复等功能，确保档案数据的安全。

八、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和部门，给予表彰和奖励；2. 对违反档案管理制度，造成档案遗失、损坏、泄密的个人和部门，给予通报批评、经济处罚等处理。

物业服务公司档案管理制度

第一章总则第一条为加强物业服务公司档案管理，确保档案资料完整、准确、系统，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业服务公司所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条物业服务公司档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分类存放；（三）确保档案的完整、准确、系统和安全；（四）提高档案利用效率，服务公司各项工作。

第二章档案分类与归档第四条物业服务公司档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）项目管理档案；（三）财务管理档案；（四）人力资源管理档案；（五）客户服务档案；（六）设备设施管理档案；（七）工程维修档案；（八）法律法规档案；（九）其他档案。

第五条档案归档应按照以下要求进行：（一）归档文件应真实、完整、准确，具有保存价值；（二）归档文件应按照档案类别、时间顺序进行分类、编号；（三）归档文件应附有目录、索引，便于查找；（四）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。

第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵守以下规定：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防火、防盗；（二）档案柜应定期清洁、消毒，确保档案安全；（三）档案资料应分类存放，不得随意乱放；（四）档案资料不得随意借阅、复制，确需借阅的，需经主管领导批准。

第七条档案利用应遵守以下规定：（一）档案利用应严格按照档案管理制度执行；（二）档案利用应保证档案的完整、准确、系统；（三）档案利用应尊重档案的保密性，不得泄露公司秘密；（四）档案利用应按时归还，不得损坏、丢失档案。

第四章档案销毁第八条档案销毁应遵守以下规定：（一）档案销毁前，需经主管领导批准；（二）档案销毁应严格按照档案销毁程序进行；（三）档案销毁后，应做好销毁记录，并报上级部门备案。

第五章责任与奖惩第九条公司各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案的完整、准确、系统和安全。

物业管理档案资料管理制度

物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。

二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。

2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。

三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。

2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。

四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。

2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。

五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。

2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。

六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。

2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。

七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。

2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。

八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。

2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。

九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。

2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。

十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。

2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。

请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。

物业四个档案管理制度

1. 工程档案是物业管理公司重要的历史资料，对物业设施设备的维护、更新具有重要意义。

为确保工程档案的完整性和准确性，特制定本制度。

2. 工程档案包括：工程设计文件、施工图纸、施工记录、验收报告、保修卡、维修记录、设备运行记录等。

3. 工程档案的管理工作由物业管理公司工程部负责，设立专兼职档案管理员。

4. 工程档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。

5. 工程档案的借阅、复制、销毁等，需经工程部负责人审批，并做好登记手续。

6. 工程档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。

7. 工程档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。

二、业主档案管理制度1. 业主档案是物业管理公司了解业主情况、维护业主权益的重要依据。

为确保业主档案的完整性和安全性，特制定本制度。

2. 业主档案包括：业主基本情况登记表、购房合同、租赁合同、装修申请表、维修记录、投诉记录等。

3. 业主档案的管理工作由物业管理公司客服部负责，设立专兼职档案管理员。

4. 业主档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。

5. 业主档案的借阅、复制、销毁等，需经客服部负责人审批，并做好登记手续。

6. 业主档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。

7. 业主档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。

三、财务档案管理制度1. 财务档案是物业管理公司财务状况的重要反映，对物业管理工作的开展具有重要意义。

为确保财务档案的完整性和安全性，特制定本制度。

2. 财务档案包括：财务报表、收支凭证、发票、合同、银行对账单、税务申报表等。

3. 财务档案的管理工作由物业管理公司财务部负责，设立专兼职档案管理员。

4. 财务档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。

5. 财务档案的借阅、复制、销毁等，需经财务部负责人审批，并做好登记手续。

物业资料的档案管理制度

一、总则为加强物业管理资料的管理，确保物业管理资料的真实性、完整性和有效性，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

三、档案管理组织1. 成立物业管理资料档案管理小组，负责物业管理资料档案的管理工作。

2. 物业管理资料档案管理小组由物业经理担任组长，各部门负责人为成员。

3. 物业管理资料档案管理小组负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，对档案管理人员进行培训和考核。

四、档案收集1. 收集范围：物业管理合同、业主委员会文件、物业服务合同、物业服务协议、物业维修基金使用情况、物业服务费用收支情况、物业设施设备台账、业主投诉及处理记录、物业维修记录、物业管理区域规划图纸、物业管理区域平面图、物业管理区域周边环境资料等。

2. 收集要求：（1）收集的资料必须真实、准确、完整，符合国家法律法规和行业标准。

（2）收集的资料应分类存放，便于查阅和管理。

（3）收集的资料应定期更新，确保资料的有效性。

五、档案整理1. 整理原则：按照时间顺序、类别、重要性等进行整理。

2. 整理方法：（1）分类：将收集到的资料按照类别进行分类，如合同类、协议类、费用类、设备类等。

（2）编目：为每份资料编制编号，便于查阅和管理。

（3）装订：将整理好的资料装订成册，并附上目录。

（4）归档：将整理好的资料按照类别、时间顺序等要求归档。

六、档案保管1. 保管地点：物业管理资料档案应存放在安全、干燥、通风的专用档案室。

2. 保管要求：（1）档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施。

（2）档案管理人员应定期检查档案的保管状况，确保档案安全。

（3）档案管理人员应定期对档案进行整理、归档，保持档案的整洁和完整。

（4）档案管理人员应定期对档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。

物业企业的档案管理制度

第一章总则第一条为加强物业企业档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业企业内部所有档案的管理工作，包括但不限于：文书档案、合同档案、财务档案、工程档案、物业档案等。

第三条物业企业档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、完整，不留空白。

2. 准确性原则：档案内容真实、准确，无虚假、伪造。

3. 系统性原则：档案分类科学、有序，便于查阅。

4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全。

5. 规范化原则：按照国家档案管理标准，规范档案管理工作。

第二章档案管理职责第四条物业企业应设立档案管理部门，负责企业档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：1. 负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。

2. 负责档案的收集、整理、归档、保管和销毁。

3. 负责档案的鉴定、统计、编目、检索和咨询服务。

4. 负责档案信息化建设，提高档案管理效率。

5. 负责对各部门、各项目的档案管理工作进行监督、检查和指导。

第三章档案收集与整理第六条档案收集：1. 物业企业各部门、各项目应按照档案管理制度，及时、全面地收集各类档案。

2. 收集的档案应真实、准确、完整，符合国家档案管理标准。

3. 档案收集应遵循以下原则：（1）归档范围：包括但不限于企业内部文件、合同、报表、凭证、照片、录音、录像等。

（2）归档时间：按年度、项目或业务类别进行归档。

（3）归档要求：档案材料应齐全、规范、清晰。

第七条档案整理：1. 档案整理应按照国家档案管理标准进行，包括分类、编号、编目、装订等。

2. 档案分类应科学、合理，便于查阅。

3. 档案编号应统一、规范，便于检索。

4. 档案装订应牢固、美观，便于保管。

第四章档案保管与利用第八条档案保管：1. 档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施。

物业管理档案管理制度

物业管理档案管理制度第一条总则为了加强物业管理档案的管理工作，规范物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本物业管理区域的实际情况，制定本制度。

第二条档案管理机构及职责1. 物业管理公司应当设立专门的档案管理机构，负责物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 档案管理机构应当配备相应的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

3. 档案管理人员应当具备一定的档案管理知识和业务能力，经过专业培训并取得相应的资格证书。

第三条档案的收集和整理1. 档案收集范围：（1）物业管理的规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、会议记录等文件材料；（2）物业项目的招投标文件、合同协议、工程验收报告、维修记录等文件材料；（3）物业服务合同、物业费收缴记录、业主大会决议、业主委员会决定等文件材料；（4）物业服务质量评估报告、投诉处理记录、突发事件应急预案等文件材料；（5）物业管理公司及员工的相关资质证明、培训记录、人事档案等文件材料；（6）其他与物业管理相关的文件材料。

2. 档案整理要求：（1）档案应当分类清晰，编号准确，便于查找和利用；（2）档案应当采用耐久、防磁、防水和防火的材料，确保档案的安全和完整；（3）档案的装订、折叠、装盒等应当符合档案保护的技术要求；（4）档案的目录应当详尽，包括档案的编号、名称、形成时间、形成单位、内容摘要等；（5）档案的整理工作应当由专业人员进行，确保档案的质量和安全。

第四条档案的归档和保管1. 归档要求：（1）档案应当及时归档，不得拖延或者遗漏；（2）归档的档案应当经过审核，确保档案的真实、完整、准确；（3）归档的档案应当标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息；（4）归档的档案应当采用统一的档案袋或者档案盒，标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息。

2. 档案保管要求：（1）档案应当存放在通风、干燥、防盗、防晒、防高温、防潮、防虫、防霉、防有害气体和防有害生物的环境中；（2）档案存放的地方应当设立专门的档案室或者档案柜，实行封闭式管理；（3）档案室或者档案柜的钥匙应当由专人保管，不得随意借出；（4）档案的保管工作应当建立日志，记录档案的存放位置、数量、查阅人员等信息；（5）档案的保管工作应当定期进行巡查和检查，确保档案的安全和完整。

物业管理公司档案管理制度8【7篇】

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【第1篇】物业管理公司档案管理制度8物业管理公司档案管理制度(八)依据《中华人民共和国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。

一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。

公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

二、文件资料点收、整理和归档1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。

2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。

3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。

三、档卷管理1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

2、做好相关的防范措施,注意保密工作。

3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。

确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。

【第2篇】物业管理公司档案管理制度9物业管理公司档案管理制度(九)第一条总则1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务,特制定本制度。

2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。

物业服务的档案管理制度

一、目的和意义为规范物业服务档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业服务管理水平，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 物业服务合同及相关协议；2. 物业服务项目验收资料；3. 业主（住户）档案；4. 物业管理规章制度；5. 财务档案；6. 设施设备档案；7. 工程维修档案；8. 保安、保洁、绿化等日常管理档案；9. 其他与物业服务相关的档案。

三、档案管理制度1. 设立档案室，配备专职或兼职档案管理员，负责档案的收集、整理、保管和利用等工作。

2. 档案收集应遵循真实性、完整性、连续性和保密性原则。

3. 档案资料应按照国家档案管理的有关规定和标准进行分类、编目、归档。

4. 档案资料应实行集中管理，确保档案的完整性和安全性。

5. 档案资料的借阅、复制、外借等，需经档案管理员批准，并办理相关手续。

6. 档案资料应定期进行清点、整理、归档，确保档案资料的完整性和准确性。

7. 档案资料的保管期限根据国家档案管理的有关规定执行。

8. 档案资料的销毁，需经单位领导批准，并按照国家档案管理的有关规定执行。

9. 档案管理人员应定期参加档案管理培训，提高档案管理水平。

四、档案管理责任1. 档案管理员负责档案的收集、整理、保管和利用等工作，对档案的完整、准确、系统和安全负责。

2. 各部门负责人应加强对档案工作的领导，确保档案工作的顺利开展。

3. 业主（住户）应配合档案管理员做好档案资料的收集和整理工作。

4. 档案管理员对档案资料的安全负有直接责任，对因保管不当导致档案资料损坏、丢失或泄密等情况，将依法追究其责任。

五、附则1. 本制度由物业管理公司负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

物业管理公司年月日。

物业档案管理制度细则

一、总则1. 为了规范物业管理公司档案管理工作，保障档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本细则。

2. 本细则适用于公司各物业项目的档案管理。

二、档案管理职责1. 公司主管负责档案管理工作的监督和指导，确保档案管理工作的顺利开展。

2. 文员负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

三、档案收集与整理1. 档案收集（1）收集范围：公司各物业项目的验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等。

（2）收集要求：档案资料必须真实、完整、准确，符合国家有关档案管理的法律法规。

2. 档案整理（1）分类：根据档案的性质、内容、用途等进行分类，确保档案的有序性。

（2）编目：对档案进行编目，编制目录索引，方便查阅。

（3）归档：将整理好的档案按照类别、时间、编号等要求进行归档。

四、档案保管与利用1. 保管（1）档案资料应集中存放，使用专用文件柜，并上锁。

（2）档案资料应按照保管期限进行分类存放，确保档案的长期保存。

（3）档案资料应定期检查，防止虫蛀、霉变、丢失等情况。

2. 利用（1）档案资料借阅需经主管批准，填写借阅单，明确借阅目的、期限和归还时间。

（2）档案资料借阅后，应妥善保管，按时归还。

（3）档案资料利用过程中，应确保档案的完整性和保密性。

五、档案移交与销毁1. 移交（1）档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。

（2）档案移交时，应确保档案的完整、准确、安全。

2. 销毁（1）档案资料保管期满后，经批准方可销毁。

（2）销毁档案资料前，应进行核对，确保档案的完整性和准确性。

（3）销毁档案资料时，应采取有效措施，防止档案资料泄露。

六、监督检查1. 公司定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的落实。

2. 对不符合档案管理要求的，应责令改正，对责任人进行相应处理。

物业档案管理制度标准

第一章总则第一条为了规范物业管理档案的管理工作，确保物业管理档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业管理公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理公司所有物业管理档案的管理工作。

第三条物业管理档案是物业管理活动的重要记录，是物业管理工作的依据和凭证。

加强物业管理档案管理，对于维护业主权益、保障物业管理活动的正常进行具有重要意义。

第四条物业管理档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）完整、准确、安全；（三）便于查阅，提高效率；（四）依法保密，确保安全。

第二章档案分类与归档第五条物业管理档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）财务管理档案；（三）物业管理服务档案；（四）业主委员会档案；（五）房屋维修基金档案；（六）其他应归档的资料。

第六条档案归档范围：（一）物业管理公司的组织机构、人员配备、工作职责等；（二）物业管理项目的立项、审批、验收、移交等；（三）物业管理服务合同、协议、规章制度等；（四）物业管理项目的维修、养护、改造等；（五）物业管理费用的收缴、使用、审计等；（六）业主大会、业主委员会会议记录、决议等；（七）房屋维修基金的管理、使用、审计等；（八）其他应归档的资料。

第七条档案归档时间：（一）行政管理档案：自形成之日起30日内归档；（二）财务管理档案：自形成之日起30日内归档；（三）物业管理服务档案：自形成之日起30日内归档；（四）业主委员会档案：自形成之日起30日内归档；（五）房屋维修基金档案：自形成之日起30日内归档；（六）其他应归档的资料：自形成之日起30日内归档。

第三章档案保管与利用第八条档案保管：（一）档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等；（二）档案应分类存放，标识清晰，便于查阅；（三）档案应定期检查，发现问题及时处理；（四）档案的借阅、复制、摘抄等，应按照相关规定办理手续。

物业档案室资料管理制度

物业档案室资料管理制度
1. 物业档案室的资料那可都是宝贝呀，得有严格的管理制度才行！就好比你家的贵重物品，你不得好好保管呀？比如每次有人借阅资料，都得登记好，这就像你借朋友东西也要打个招呼一样。

2. 咱这物业档案室资料得分类存放呀，这多重要啊！就像超市里的商品得分类摆放，不然找起来多费劲！像那些重要的文件，就得单独放一处。

3. 资料的保管期限一定要明确呀，总不能啥都一直留着吧！这就像食物有保质期一样，过期了就没用啦！比如一些过时的通知，到时间就该清理掉。

4. 物业档案室得有人专门负责呀，这可不能马虎！这就好像一个团队得有个队长一样，得保证一切都井井有条的，不然资料丢了咋办？
5. 进入档案室可得有规矩呀，不能随便乱翻乱拿！这就跟进别人房间要先敲门一个道理呀！没有规矩不成方圆嘛。

6. 资料的借阅得按流程来呀，不能谁想借就借！这就好比去银行办事，得按程序来，不然不乱套啦？比如得经过领导审批啥的。

7. 对于损坏资料的行为，那必须得严惩呀！这就像你心爱的东西被人弄坏了，你不生气呀？所以一定要保护好这些资料。

8. 档案室的环境也很重要呀，得保持干燥整洁！这就跟你希望自己的房间干干净净一样，不然资料受潮损坏了咋办？
9. 定期对资料进行检查核对，这可不能忘呀！这就像你定期检查身体一样，及时发现问题呀，比如有没有缺失的资料。

10. 大家都要重视物业档案室资料管理制度呀，这可关系到我们每个人！这就像大家都要爱护小区环境一样，这是我们共同的责任呀！
我的观点结论：物业档案室资料管理制度非常重要，只有严格执行这些制度，才能保证资料的安全、完整和有效利用，大家都应该认真遵守。

物业档案管理制度及职责

一、目的为了加强物业公司的档案管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，提高物业管理水平，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有物业项目的档案管理工作。

三、档案管理职责1. 总经理（1）负责公司档案管理的总体规划和领导工作。

（2）审批档案管理制度及重要档案资料的收集、整理、归档、借阅等工作。

2. 档案管理员（1）负责档案的收集、整理、归档、借阅等工作。

（2）负责档案资料的保管、保密和防护工作。

（3）定期对档案进行清理、分类、编号、归档等工作。

（4）负责档案资料的统计、分析和利用工作。

（5）负责档案资料的数字化工作。

3. 部门负责人（1）负责本部门档案的收集、整理、归档、借阅等工作。

（2）确保本部门档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

（3）对本部门档案管理员进行监督、指导和工作评价。

4. 全体员工（1）按照档案管理制度的要求，积极配合档案管理员做好档案资料的收集、整理、归档、借阅等工作。

（2）妥善保管个人工作档案，不得随意丢弃或损坏。

（3）未经允许，不得擅自复制、传播档案资料。

四、档案管理制度1. 档案收集（1）各部门应按照档案收集范围，及时、完整地收集档案资料。

（2）档案资料应包括：公司文件、合同、协议、会议记录、财务报表、工程图纸、业主资料、设备设施资料等。

2. 档案整理（1）档案管理员对收集到的档案资料进行分类、整理、编号、归档。

（2）档案资料应按照时间顺序、类别、项目等进行排列。

3. 档案保管（1）档案资料应存放在通风、干燥、防火、防盗、防虫蛀的专用档案室。

（2）档案资料应按照保密等级进行分类存放，重要档案资料应实行专人保管。

4. 档案借阅（1）档案借阅需填写借阅单，经档案管理员批准后方可借阅。

（2）借阅者应妥善保管档案资料，按期归还。

5. 档案数字化（1）档案管理员应将档案资料进行数字化处理，便于查阅和利用。

（2）数字化档案资料应备份存放在安全的地方。

五、奖惩措施1. 对认真履行档案管理职责，成绩显著的单位和个人给予表彰和奖励。

物业档案资料管理制度范本

一、总则为加强物业档案资料的管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、管理范围本制度适用于本物业所有档案资料的管理，包括但不限于以下内容：1. 物业管理合同、协议、章程等法律文件；2. 物业业主大会、业主委员会会议记录；3. 物业管理服务收费标准、物业服务合同；4. 物业设施设备技术档案；5. 物业维修、保养记录；6. 物业安全管理档案；7. 物业财务档案；8. 物业人力资源管理档案；9. 物业绿化、环境卫生档案；10. 其他与物业管理相关的资料。

三、管理职责1. 物业管理公司应设立档案管理部门，负责物业档案资料的收集、整理、归档、保管和利用工作；2. 档案管理部门应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案资料的日常管理工作；3. 各部门应积极配合档案管理部门，做好档案资料的收集、整理和归档工作。

四、档案资料管理要求1. 收集要求：各部门在形成档案资料时，应确保资料的真实性、完整性和准确性；2. 整理要求：档案资料应按照档案分类标准进行分类、编号、编目，确保档案资料的有序性；3. 归档要求：档案资料应在形成后及时归档，归档时应填写归档目录，归档材料应齐全、完整；4. 保管要求：档案资料应按照档案保管要求进行存放，确保档案资料的安全、完整；5. 利用要求：档案资料的利用应遵循保密原则，未经批准，不得擅自复制、泄露档案资料。

五、档案资料利用1. 档案资料的查阅、复制、借阅等，应按照档案利用规定办理；2. 档案资料的查阅、复制、借阅等，应填写相关申请表，经档案管理部门批准后方可进行；3. 档案资料的查阅、复制、借阅等，应在档案管理部门的监督下进行。

六、奖惩措施1. 对在档案资料管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励；2. 对违反档案资料管理规定的单位和个人，给予批评教育或纪律处分。

七、附则1. 本制度自发布之日起施行；2. 本制度由物业管理公司负责解释。

物业建立档案管理制度

一、总则为了加强物业管理档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、档案管理的范围和内容1. 范围本制度适用于本物业范围内所有与物业管理相关的档案资料。

2. 内容（1）物业基础资料：包括物业产权证明、规划许可证、建设许可证、竣工验收报告、维修基金收据等。

（2）物业管理资料：包括物业管理合同、业主大会会议记录、业主委员会会议记录、物业服务企业内部管理制度、物业管理服务标准、物业管理费用收支账目、物业维修保养记录等。

（3）物业设施设备资料：包括设施设备采购合同、安装调试记录、维修保养记录、设备验收报告、设备运行记录等。

（4）物业维修保养资料：包括维修保养计划、维修保养记录、维修保养费用结算单等。

（5）物业安全资料：包括消防安全检查记录、安全培训记录、安全巡查记录、应急预案等。

（6）物业环境卫生资料：包括环境卫生检查记录、环境卫生整治方案、环境卫生整治费用结算单等。

（7）物业绿化资料：包括绿化规划、绿化养护记录、绿化费用结算单等。

（8）物业客户服务资料：包括客户投诉处理记录、客户满意度调查、客户服务协议等。

三、档案管理的职责和权限1. 物业管理档案管理职责（1）物业服务企业负责建立、维护和保管物业管理档案。

（2）物业服务企业应指定专人负责档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。

（3）物业服务企业应定期对档案进行整理、归档和备份。

2. 档案管理权限（1）物业服务企业对物业管理档案拥有使用权、保管权和处置权。

（2）档案管理人员应严格执行档案管理制度，不得擅自复制、泄露、销毁档案。

四、档案管理的程序1. 档案收集（1）物业服务企业应按照档案管理的范围和内容，及时收集物业管理档案。

（2）档案收集应遵循真实性、完整性、准确性原则。

2. 档案整理（1）档案整理应按照档案管理的类别和年代顺序进行。

（2）档案整理应确保档案的完整、准确、系统和安全。

物业管理企业档案管理制度

物业管理企业档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理企业的档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理企业及其下属部门和分支机构的档案管理工作。

3. 档案管理应遵循合法、真实、完整、安全和保密的原则。

二、档案管理职责1. 物业管理企业应设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管和利用工作。

2. 档案管理部门负责人应具备相应的专业知识和管理能力，对档案工作负总责。

3. 各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

三、档案的收集与整理1. 档案收集应包括但不限于物业管理合同、业主资料、设备设施档案、维修记录、财务报表等。

2. 档案整理应按照类别、时间顺序进行，确保档案的系统性和可追溯性。

3. 对于电子档案，应定期进行备份，并确保数据的安全存储。

四、档案的保管1. 档案保管应有专门的档案室，配备必要的保管设施，如防火、防潮、防盗等。

2. 档案室应限制非授权人员进入，确保档案的安全。

3. 对于重要档案，应采取特别保管措施，如加密、隔离存放等。

五、档案的利用1. 档案利用应遵循合法、合规的原则，未经授权不得擅自查阅、复制或传播档案内容。

2. 档案管理部门应建立档案利用登记制度，记录档案的查阅、借阅情况。

3. 对外提供档案复制或咨询服务时，应按照相关法律法规和企业规定办理。

六、档案的保密与安全1. 档案管理部门应制定档案保密制度，对涉及业主隐私、企业商业秘密的档案进行严格管理。

2. 定期对档案管理人员进行保密教育和安全培训。

3. 发现档案遗失、损坏或泄露等情况，应立即采取措施并报告上级管理部门。

七、档案的鉴定与销毁1. 对于超过保管期限或失去保存价值的档案，应进行鉴定，并按照规定程序予以销毁。

2. 销毁档案应有详细记录，并由档案管理部门负责人签字确认。

3. 销毁过程应确保档案内容不被泄露。

八、监督与检查1. 物业管理企业应定期对档案管理工作进行监督检查，确保制度的执行。