合同归档

一、总则

为了建立健全的档案管理制度和规范部门档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，同时使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务，增强档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

1、合同档案：公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议，

文件等。

2、非合同档案：与业务有关的协议，文件等。

三、归档制度

1、凡属归档范围的文件资料，均由大客户中心统一管理，任何个人不得擅

自留存。

2、归档的文件资料，原则上必须是原件，各部门保存复印件。原件用于报

批不能归档或必须由相关部门保留的，大客户中心保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅。

3、所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。

四、档案保管制度

1、大客户部门设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条

件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、部门设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类

法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用

规律。

6、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

7、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

五、档案管理员的职责

1、部门设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。

2、具体负责工作：负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、

借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。

3、档案管理人员要严格执行部门档案管理规定，认真细致地做好档案保管以

及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

六、档案查阅和借阅要求

1、部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《档案借

阅登记表》, 集团人员借阅需要提交经上级领导审批的《借阅申请表》

。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。

3、不准转借,必须专人专用。

4、必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、

划线或作记号等。

5、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手

续。

附件1 档案借阅登记表

附件2 借阅申请表

申请日期: 年月日

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